Đánh giá nhân viên là vấn đề phức tạp trong quản trị, đặc biệt với những người quản lý. Thực tế, 47% nhà quản lý gặp khó khăn trong việc đảm bảo tính công bằng và khách quan trong quá trình đánh giá nhân viên, theo HBR. Do vậy, những công cụ và mô hình hỗ trợ quá trình đánh giá được tin cậy như phương pháp có thể hỗ trợ nhà quản lý trong vấn đề này
Ma trận 9 ô của McKinsey là công cụ quan trọng trong quản trị, được phát triển năm 1970, được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng nhằm đánh giá chính xác hiệu suất nhân viên. Ứng dụng trong quản trị nhân tài và lập kế hoạch kế nhiệm. Tuy nhiên, qua thực tế, đánh giá nhân viên không đơn giản chỉ là sắp xếp phân nhóm, khái quát hóa như vậy. Mà đòi hỏi nhà quản lý cần có nhiều kỹ năng khác nhau cùng với sự thấu cảm.
MA TRẬN 9 Ô ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ CẤP DƯỚI
9 box matrix – Ma trận 9 ô trong đánh giá nhân viên
Công cụ ma trận 9 ô của McKinsey, còn được gọi là ma trận 9 ô của McKinsey hoặc 9-box matrix, là một công cụ phổ biến được sử dụng trong quản lý nhân sự để đánh giá hiệu suất và tiềm năng của nhân viên. Công cụ này giúp nhà quản lý định hình và quyết định về các chiến lược quản lý nhân sự, bao gồm việc phát triển và thăng tiến, cũng như việc phân chia nguồn lực và đầu tư vào nhân viên.
Ma trận 9 ô của McKinsey bao gồm hai chiều đánh giá chính:
- Hiệu suất hiện tại: Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, năng lực và thành tựu của nhân viên trong vai trò hiện tại của họ.
- Tiềm năng phát triển: Đánh giá khả năng và ý chí của nhân viên trong việc phát triển và tiến xa hơn trong tổ chức.
Kết hợp hai chiều này tạo ra một ma trận 9 ô, trong đó các ô đại diện cho các nhóm nhân viên khác nhau được thể hiện trong mô hình dưới đây.
Mỗi ô tương ứng với một nhóm nhân sự mang đặc điểm tương ứng mà người quản lý thấy được ở trong bộ phận/phòng ban của mình. Từ đó sẽ có cách thức quản trị phù hợp với từng nhóm.
Công cụ ma trận 9 ô của McKinsey cung cấp một cái nhìn toàn diện về hiệu suất và tiềm năng của nhân viên, từ đó giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược về quản lý nhân sự như phát triển, thăng tiến hoặc thay đổi. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc áp dụng công cụ này đòi hỏi sự đánh giá chính xác và cân nhắc kỹ lưỡng từ phía nhà quản lý. Bởi, doanh nghiệp có thể mất một nhân sự tài năng, nếu có đánh giá thiếu chính xác và thiên kiến
Kế hoạch hành động với từng nhóm nhân sự
Sử dụng mô hình 9 ô của McKinsey
Yếu tố quan trọng trong việc ứng dụng công cụ ma trận 9 ô đó là xác định tiêu chí đánh giá và có căn cứ để đánh giá khách quan, gắn với 7 bước chính
- Xác định các Tiêu chí Đánh giá: Các tiêu chí này có thể bao gồm kỹ năng chuyên môn, khả năng lãnh đạo, sự đổi mới, tinh thần làm việc nhóm, và các khía cạnh khác của hiệu suất công việc.
- Xây dựng Ma trận 9 ô: Tạo ra một bảng có 9 ô, được phân chia thành ba phần chính: hiệu suất hiện tại (current performance), tiềm năng (potential). Mỗi ô sẽ đại diện cho một mức độ hiệu suất và tiềm năng khác nhau.
- Đánh giá Hiệu suất Hiện tại: Đánh giá hiệu suất hiện tại của nhân viên bằng cách so sánh với các tiêu chí được xác định trước đó. Điền vào ô phù hợp trên ma trận dựa trên đánh giá của bạn về hiệu suất hiện tại của họ.
- Đánh giá Tiềm năng: Điền vào ô phù hợp trên ma trận dựa trên đánh giá của bạn về tiềm năng của họ trong các lĩnh vực khác nhau.
- Xác định Biện pháp Hỗ trợ: Cuối cùng, xác định các biện pháp hỗ trợ cần thiết để giúp nhân viên phát triển và đạt được tiềm năng của mình. Điền vào ô phù hợp trên ma trận với các biện pháp hỗ trợ cụ thể mà bạn đề xuất.
- Thảo luận và Lập kế hoạch Phát triển: Dùng ma trận 9 ô McKinsey làm cơ sở cho các cuộc thảo luận về hiệu suất và phát triển với nhân viên. Xác định các mục tiêu phát triển cụ thể và lập kế hoạch để hỗ trợ nhân viên trong việc đạt được chúng.
- Theo dõi và Đánh giá: Theo dõi tiến độ và hiệu suất của nhân viên theo thời gian và cập nhật ma trận 9 ô McKinsey theo nhu cầu. Đánh giá lại và điều chỉnh các biện pháp hỗ trợ và mục tiêu phát triển khi cần thiết.
THỰC TIỄN DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG CỤ
1. Công ty công nghệ đã ứng dụng vào thực tiễn
TechInnovate, một công ty khởi nghiệp công nghệ mới nổi của Úc. TechInnovate đã quyết định triển khai ma trận 9 ô của McKinsey để đánh giá và quản lý nhân viên của họ, nhưng chưa đạt hiệu quả. Nhiều nhân sự cho là tiềm năng, nhưng lại không đạt hiệu suất như kỳ vọng. Lý giải vấn đề này, sau quá trình áp dụng theo đúng quy tắc của ma trận, có một số vấn đề phát sinh trong thực tiễn triển khai được nội bộ công ty phân tích.
TechInnovate chưa có hệ thống đánh giá hiệu suất nhân viên chặt chẽ hoặc không có dữ liệu đáng tin cậy để đánh giá hiệu suất và tiềm năng. Điều này dẫn đến việc đánh giá thiếu chính xác
Các nhà quản lý tại TechInnovate không đảm bảo sự cân nhắc và tính công bằng khi sử dụng ma trận 9 ô. Họ có thể ưa chuộng hoặc phản đối một số nhân viên mà không có lý do chính đáng, làm mất tính khách quan của quá trình đánh giá.
Sau khi đánh giá xong, công ty thiếu sự quyết liệt trong việc đưa ra kế hoạch hành động cụ thể dựa trên kết quả của ma trận 9 ô. Việc thiếu các biện pháp phát triển và quản lý sau khi đánh giá có thể làm mất ý nghĩa của quá trình đánh giá.
Cuối cùng, việc triển khai ma trận 9 ô của McKinsey tại TechInnovate không tạo ra giá trị thực sự cho tổ chức và nhân viên. Việc đánh giá chỉ để hoàn thành thủ tục mà không có sự kế thừa hoặc quyết định chiến lược có thể khiến quá trình trở nên không hiệu quả.
Có thể thấy, từ thực tiễn, vấn đề của TechInnovate gặp phải cũng sẽ là điển hình với nhiều doanh nghiệp khi ứng dụng công cụ này. Đó là vấn đề của chưa có hệ thống đánh giá hiệu suất với các chỉ số đo lường phù hợp, tính thiên vị trong quá trình đánh giá, sự thiếu trao đổi giữa các cấp và sự thấu cảm với nhân viên.
Công cụ sẽ phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp có nền tảng hệ thống tốt và đội ngũ cấp trung mạnh được trang bị đầy đủ kỹ năng để ứng dụng hiệu quả trong quản lý. Nắm vững nguyên tắc và cách thức triển khai là một khía cạnh, điều quan trọng là quản lý được biến số để đánh giá và phát triển nhân viên hiệu quả.
2. Khoảng trống giữa công cụ và thực tiễn
Ma trận 9 ô của McKinsey có sự đơn giản và dễ áp dụng. Song, ứng dụng vào thực tiễn vấn đề thách thức nhất là sự đánh giá và hiểu được yếu tố về mặt con người. Thực tế, công cụ khó có thể đánh giá tiềm năng con người, mà cần sự thấu hiểu giữa người quản lý và nhân viên để khai thác được tiềm năng phù hợp.
Khả năng đánh giá thiếu chính xác: Việc đánh giá cần nhìn nhận từ nhiều góc nhìn và kết quả đánh giá minh bạch để tránh sự thiên kiến cá nhân. Nhưng thực tế thì khả năng thiên kiến vẫn luôn xảy ra vì không nhiều doanh nghiệp chưa có hệ thống đo lường hiệu suất tô·, với các chỉ số KPI phù hợp theo vị trí
Thiếu tính linh hoạt đối với sự biến động: Mô hình 9 ô có thể không linh hoạt đối với sự biến động và thay đổi trong tổ chức. Các nhân viên có thể phát triển nhanh chóng hoặc trải qua các giai đoạn khó khăn mà không được phản ánh đầy đủ trong mô hình này.
Không tập trung vào phát triển. Thực tế, nhiều quản lý không tập trung vào phát triển. Tập trung vào việc phân loại và xếp hạng nhân viên. Điều này có thể làm mất đi cơ hội để tối ưu hóa và phát triển tài năng trong tổ chức. Đây là vấn đề cần quán triệt tốt mục tiêu và thay đổi tư duy đánh giá.
ĐÁNH GIÁ VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP
Tư duy đánh giá nhân sự
Đánh giá nhân sự hiệu quả cần xác định rõ đánh giá nhằm mục đích gì. Thực tế, tư duy quản lý truyền thống, việc đánh giá dùng để kiểm soát khả năng thực hiện công việc theo sát kế hoạch KPI đề ra. Xem xét nhân sự nào không đạt yêu cầu để có thể cắt giảm. Cách tiếp cận này sẽ dễ bỏ qua yếu tố cảm xúc, tinh thần của nhân viên tác động đến hiệu suất. Và có hành động cụ thể để thúc đẩy nhân sự phát huy hết tiềm năng của họ.
Tư duy đánh giá nhân sự hiện nay hướng đến có cơ sở căn cứ để xây dựng đội ngũ. Những nhân sự có hiệu suất không đạt yêu cầu sẽ được phân loại, và trao đổi để tìm ra hướng phát triển. Phụ thuộc vào kết quả và đặc điểm tính cách của từng nhân sự sẽ có kế hoạch giao việc, định hướng và đào tạo khác nhau. Tư duy tiếp cận này thúc đẩy từ kết quả đánh giá đến kế hoạch hành động nâng cao sẽ tốc độ và tối ưu hơn,
Công cụ mang tính hỗ trợ, kỹ năng của đội ngũ quản lý là yếu tố quyết định
Nhìn từ khía cạnh thực tiễn khi phân tích ma trận và ứng dụng của một doanh nghiệp. Có thể thấy, khó có công cụ nào là hoàn hảo để đánh giá được tiềm năng của con người. Bởi tiềm năng là khía cạnh ở bên trong, nội tại của mỗi cá nhân, mà người lãnh đạo phải là người khơi ra được điều đó. Ví dụ, nhân sự này có hiệu suất kém vì chưa được giao công việc đúng với thế mạnh, hay những nhân sự yếu có thể phát huy khả năng thật sự khi được huấn luyện và dẫn dắt.
Tuyển dụng nhân sự đã là một thách thức của doanh nghiệp, nhưng huấn luyện và dẫn dắt họ trở thành nhân tài của doanh nghiệp là thách thức lớn hơn. Trong đó, vai trò của đội ngũ quản lý là trung tâm. Để quản lý và phát triển tốt đội ngũ của mình, người quản lý đòi hỏi cần có
a. Kỹ năng huấn luyện và phản hồi.
Đội ngũ quản lý là những người hướng dẫn và động viên nhân viên để phát triển và đạt được tiềm năng tối đa của họ. Quản lý cần có khả năng cung cấp phản hồi xây dựng. Huấn luyện và phản hồi hiệu quả không phải là bảo nhân viên phải làm gì, mà đưa ra định hướng để họ tự đưa ra giải pháp để cải thiện. Đồng thời cũng khơi dậy động lực để họ hành động. Điều quan trọng là nên lắng nghe và tiếp nhận phản hồi từ nhân viên một cách tích cực và mở cửa để tạo ra một môi trường làm việc đầy động lực và hỗ trợ sự phát triển cá nhân. Tóm lại, kỹ năng huấn luyện và phản hồi của đội ngũ quản lý không chỉ là khả năng quản lý hiệu quả mà còn là chìa khóa để tạo ra một tổ chức phát triển và thành công.
b. Khả năng thấu hiểu và đồng cảm nhân sự
Quản lý nên thể hiện sự quan tâm và đồng cảm đối với nhân viên, không chỉ qua lời nói mà còn qua hành động. Họ có thể tổ chức các cuộc trò chuyện cá nhân, hỏi thăm sức khỏe và tình hình gia đình của nhân viên để thể hiện sự quan tâm của mình. Quản lý cố gắng hiểu biết về lịch sử và ngữ cảnh cá nhân của từng nhân viên, bao gồm cả những trải nghiệm và thách thức đã trải qua. Điều này giúp họ có cái nhìn toàn diện hơn về nhân viên và hiểu rõ hơn về những yếu tố ảnh hưởng đến họ. Qua đó nắm được cách thức để phát huy tiềm năng của họ.
c. Kỹ năng đánh giá và phát triển nhân sự
Đánh giá cũng đòi hỏi cần có phương pháp để loại bỏ sự thiên vị cá nhân và có căn cứ tham chiếu để kết quả minh bạch, khách quan. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý quản trị công tác kế hoạch, thống nhất những tiêu chí, chỉ số. Tạo dựng cơ chế để thu thập kết quả đa chiều, bao quát cả khía cạnh ẩn bên trong. Từ kết quả khảo sát, cần biết cách xây dựng kế hoạch phát triển tương ứng, giúp nhân sự cải thiện.
Tuy mô hình 9 ô của McKinsey là một công cụ hữu ích trong việc đánh giá và quản lý nhân viên, nhưng cần phải sử dụng một cách cẩn thận và kết hợp với những kỹ năng của đội ngũ quản lý có cái nhìn toàn diện và chính xác nhất về hiệu suất và tiềm năng của nhân viên. Không có công cụ nào hoàn hảo, mà các cá nhân, ở đây là các nhà quản lý cần hoàn thiện kỹ năng liên quan để dẫn dắt đội ngũ hiệu quả.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo:
- https://www.tmi.org/blog/talent-management-and-the-9-box-grid-what-you-must-know
- https://hbr.org/2018/04/why-the-most-productive-people-dont-always-make-the-best-managers?
- https://www.aihr.com/blog/9-box-grid/
——————————
Bộ chuyên đề Phát triển quản lý hiệu quả của OD CLICK đã được thiết kế dựa trên kinh nghiệm làm việc với doanh nghiệp và tiếp xúc với các đặc trưng nhân sự
https://odclick.com/dao-tao/quan-ly-hieu-qua/
Liên hệ để nhận được tư vấn đề chương trình đào tạo:
Hotline: 0981155896