SỬ DỤNG MÔ HÌNH 7S TRONG PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP
Để thành công, mỗi doanh nghiệp cần có kiến thức về tổ chức nội bộ và tìm ra cách thức làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn. Trong bài viết này chúng tôi đưa ra mô hình 7S để cung cấp những kiến thức về vấn đề này.
Mô hình 7S của McKinsey là công cụ phân tích thiết kế tổ chức của công ty bằng cách xem xét 7 nhân tố nội bộ chính: chiến lược, cấu trúc, hệ thống, giá trị được chia sẻ, phong cách, nhân viên và kỹ năng để xác định xem chúng có được liên kết hiệu quả hay không và cho phép tổ chức đạt được mục tiêu của nó.
NỘI DUNG CĂN BẢN CỦA MÔ HÌNH 7S
Mô hình 7S của McKinsey bao gồm bảy nhân tố phụ thuộc lẫn nhau được phân loại thành phần “cứng” hoặc “mềm”:
Các nhân tố “cứng” dễ xác định và lãnh đạo có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến chúng như: Chiến lược, Cấu trúc, Hệ thống.
Các nhân tố “mềm”có thể khó mô tả hơn, ít hữu hình hơn và bị ảnh hưởng nhiều hơn bởi văn hóa. Tuy nhiên, những nhân tố mềm này cũng quan trọng như các nhân tố cứng, có đóng góp rất lớn để doanh nghiệp thành công.
Mô hình dưới đây minh họa 7 nhân tố và mối quan hệ của chúng:
Hãy xem xét từng nhân tố cụ thể:
Chiến lược: kế hoạch đưa ra để xây dựng và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Cấu trúc: cách thức tổ chức của công ty và hệ thống báo cáo liên cấp.
Hệ thống: các hoạt động và thủ tục hàng ngày mà nhân viên tham gia để hoàn thành công việc.
Giá trị chia sẻ: được gọi là “mục tiêu siêu hạng” đây là những giá trị cốt lõi của công ty được minh chứng trong văn hóa doanh nghiệp và đạo đức công việc chung.
Phong cách: phong cách của nhà lãnh đạo được lan tỏa trong tổ chức.
Đội ngũ: nhân viên và khả năng chung của họ.
Kỹ năng: kỹ năng thực tế và năng lực của nhân viên làm việc cho công ty.
Mô hình 7S có thể được áp dụng cho nhiều tình huống và là một công cụ có giá trị khi thiết kế tổ chức. Mô hình 7S mang lại nhiều lợi ích :
- Tạo thuận lợi cho sự thay đổi của tổ chức.
- Giúp lãnh đạo thực hiện chiến lược mới.
- Xác định cách mỗi nhân tố có thể thay đổi trong tương lai.
- Tạo thuận lợi cho việc sáp nhập của các tổ chức.
CÁC BƯỚC SỬ DỤNG CÔNG CỤ 7S
Để sử dụng hiệu quả công cụ 7S, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1. Xác định mối liên kết giữa các nhân tố
Mục tiêu của bước 1 là xem xét các yếu tố 7S và xác định xem chúng có được liên kết hiệu quả với nhau hay không. Thông thường, lãnh đạo cần nắm rõ 7 yếu tố được điều phối trong công ty như thế nào. Sau đó, chủ doanh nghiệp cần tìm những khoảng trống, mâu thuẫn và điểm yếu giữa các mối quan hệ của các phần tử.
Bước 2. Xác định thiết kế tổ chức tối ưu
Bước thứ hai là xác định thiết kế tổ chức hiệu quả mà bạn muốn đạt được. Bằng cách cân nhắc sự liên kết mong muốn, bạn có thể đặt ra mục tiêu của mình và nó sẽ giúp thực hiện các kế hoạch, hành động dễ dàng hơn rất nhiều. Trước tiên, bạn cần phải tìm sự liên kết tối ưu tốt nhất. Thứ hai, bạn cần thực hiện rất nhiều nghiên cứu hoặc đánh giá để tìm hiểu cách các tổ chức tương tự khác đối phó với thay đổi tổ chức hoặc thiết kế tổ chức mà họ đang sử dụng. Sau đó, bạn sẽ tìm ra thiết kế tối ưu cho tổ chức của mình.
Bước 3. Quyết định điểm cần thay đổi và những thay đổi cần được thực hiện
Bước 3 miêu tả cơ bản kế hoạch hành động của bạn, các nhân tố bạn muốn sắp xếp lại và làm thế nào bạn thực hiện điều đó. Nếu bạn thấy rằng cấu trúc và phong cách quản lý không phù hợp với giá trị của công ty, bạn nên quyết định tái cấu trúc tổ chức, quy trình báo cáo và điều chỉnh phong cách quản lý giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
Bước 4. Thực hiện các thay đổi cần thiết
Việc thực hiện là giai đoạn quan trọng nhất trong bất kỳ quá trình thay đổi nào, chỉ những thay đổi được thực hiện tốt mới có tác động tích cực. Vì vậy, bạn nên sử dụng nguồn lực trong công ty hoặc thuê tư vấn phù hợp nhất hỗ trợ thực hiện các thay đổi.
Bước 5. Liên tục xem xét 7 nhân tố
Bảy nhân tố: chiến lược, cấu trúc, hệ thống, kỹ năng, đội ngũ, phong cách và giá trị chia sẻ đều thay đổi liên tục và tác động lẫn nhau. Một thay đổi trong một phần tử luôn có tác động lên các yếu tố khác. Do đó, việc xem xét liên tục từng nhân tố cũng như tổng hòa tất cả 7 nhân tố là rất quan trọng.
NHỮNG CÂU HỎI THỰC TẾ
Trong thực tế, một số câu hỏi có thể được đặt ra khi sử dụng mô hình 7S vì chỉ khi đó, bức tranh toàn cảnh của một doanh nghiệp mới được hình thành. Sau khi liệt kê ra những câu hỏi này, điều quan trọng là trả lời được một số vấn đề như:
- Có phải tất cả mọi người trong doanh nghiệp đều được hỗ trợ trong phạm vi của các nhân tố cứng hay không?
- Các nhân tố cứng có được hỗ trợ đầy đủ trong doanh nghiệp hay không?
- Đâu là những điểm tương đồng và khác biệt trong việc phân tích IST-SOLL (phân tích tình trạng hiện tại và tình trạng kì vọng trong tương lai)
- Cần sử dụng những phương tiện nào để làm giảm những khác biệt được xác định trong phân tích này?
- Làm thế nào để hiện thực hóa và triển khai một kế hoạch một cách tốt nhất có thể?
Mô hình 7S rất quan trọng trong vận hành doanh nghiệp. Mô hình sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn và phân tích sâu hơn các yếu tố hoạt động của mình. Hãy nắm bắt nó và vận dụng thật khôn khéo để tìm ra con đường phát triển tối ưu nhất cho tổ chức của mình.
Tài liệu tham khảo:
- mindtools.com
- mckinsey.com the 7-s Framework
- mckinsey.com the 7-s Model