Trong mô hình quản trị nhân lực truyền thống, phân tích công việc là một chức năng quan trọng, có ý nghĩa đối với tất cả các chức năng quản trị nhân lực. Ngược lại, cách tiếp cận quản trị nguồn nhân lực dựa trên năng lực lại tập trung vào việc xác định, xây dựng khung năng lực và đánh giá năng lực của nhân viên làm cơ sở để thực hiện các hoạt động quản trị nhân lực.
Việc ứng dụng khung năng lực trong quản trị nhân sự đã giúp cho quá trình đánh giá kỹ năng, thái độ của ứng viên và nhân viên trở nên thuận tiện hơn rất nhiều. Khung năng lực truyền tải cách nhìn thống nhất về công việc, là công cụ cho phép người quản lý và các chuyên gia tư vấn về quản lý nguồn nhân lực lấy đó làm khung tham chiếu chung với kiến thức, kỹ năng, thái độ, nhằm thực hiện có hiệu quả các hoạt động liên quan đến quản lý, dự báo đối với nhân lực cũng như các hoạt động tuyển dụng, đào tạo nhân viên, phát triển nguồn nhân lực, cũng như quản lý và đánh giá thành tích nhân viên. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể xây dựng được khung năng lực và triển khai nó một cách hiệu quả trong quá trình quản lý nhân sự. Qua bài viết này, độc giả sẽ có cái nhìn khái quát về khung năng lực, những ứng dụng của mô hình năng lực trong hoạt động quản trị nhân lực và cách thức để xây dựng bộ khung năng lực phù hợp cho doanh nghiệp của mình, từ đó đạt được hiệu quả trong quá trình quản lý nhân sự nói riêng, cũng như phát triển của tổ chức nói chung.
KHUNG NĂNG LỰC LÀ GÌ?
Trước khi tìm hiểu cách xây dựng khung năng lực, bài viết sẽ đề cập tới các định nghĩa về năng lực và khung năng lực.
Theo Cục Quản lý Nhân sự Mỹ (Office of Personnel Management), năng lực là tập hợp những kiến thức, kỹ năng, thái độ/phẩm chất của một cá nhân được thể hiện thông qua những hành vi cụ thể nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc mà cá nhân đó đảm nhiệm, phụ trách. Khái niệm về khung năng lực được bắt nguồn từ định nghĩa về Năng lực đã được nghiên cứu, áp dụng trong quản lý nhân sự ở rất nhiều lĩnh vực.
Dựa trên đó, ta có thể định nghĩa được khung năng lực là gì. Khung năng lực là hệ thống cụ thể hóa các hành vi cần thiết của năng lực ở các cấp bậc khác nhau, áp dụng với các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp để hoàn thành một công việc. Thông thường, năng lực được chia làm 4 nhóm phổ biến sau:
- Năng lực chung (cốt lõi): gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề… Phần lớn các mô hình năng lực thường bao gồm từ bảy đến chín năng lực cốt lõi mà tất cả nhân viên của tổ chức phải sở hữu để giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra (Maddy, 2002).
- Năng lực quản lý: tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý, ví dụ như hoạch định, tổ chức, điều phối nguồn lực; kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc.
- Năng lực chuyên môn: là các kiến thức, kỹ năng chuyên môn gắn với lĩnh vực cụ thể có vai trò thiết yếu để hoàn thành một công việc như kỹ năng bán hàng, kỹ năng lập trình… Năng lực cốt lõi cho một công việc mô tả các kỹ năng, khả năng, hành vi phải được thể hiện một cách nhất quán để một nhân viên thực hiện công việc hiệu quả (Maddy, 2002).
- Năng lực bổ trợ/Kỹ năng làm việc: tùy theo bối cảnh thực hiện nhiệm vụ và vai trò của vị trí trong tổ chức
Tùy thuộc vào kỳ vọng của nhà quản lý về mức độ bao trùm và tách biệt của các nhóm năng lực. Có thể có ít hơn hoặc nhiều hơn nhóm năng lực so với những nhóm đã nêu ở phần trên.Ví dụ, năng lực giao tiếp là năng lực cốt lõi vì nó cần thiết cho mỗi công việc nhưng nó lại là yếu tố cấu thành trong năng lực chuyên môn của nhân viên bán hàng.
Các năng lực được xây dựng phải kết nối với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu. Mối liên hệ giữa mục tiêu, chiến lược của tổ chức với khung năng lực chung được mô tả như sau:
Mối liên hệ của khung năng lực với mục tiêu của tổ chức (Campion, 2011)
ỨNG DỤNG CỦA KHUNG NĂNG LỰC
Ngày nay, khi mà công nghệ trở nên dễ dàng tiếp cận với mọi doanh nghiệp thì lợi thế cạnh tranh bền vững sẽ đến từ năng lực của tổ chức. Bộ khung năng lực được ứng dụng ở nhiều khía cạnh khác nhau của quản trị nhân lực nhằm hỗ trợ cho các hoạt động tuyển dụng, xây dựng chương trình cho cán bộ, quản lý, chương trình đào tạo, phát triển quản lý và lãnh đạo, hệ thống đãi ngộ và quản lý thành tích không những dành cho đối tượng quản lý và lãnh đạo mà còn cả nhân viên trong tổ chức.
- Tuyển dụng
Khung năng lực thường được sử dụng làm cơ sở để tuyển dụng đội ngũ nhân lực nói chung, đội ngũ quản lý và cán bộ có năng lực, cũng như xây dựng chương trình quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý nói riêng. Các năng lực trong khung năng lực sẽ giúp nhà quản lý đánh giá ứng viên theo một tiêu chuẩn nhất định. Khác với bộ tiêu chuẩn tuyển dụng thông thường, nhà quản lý có thể xây dựng chân dung cụ thể cho từng vị trí công việc. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ đảm bảo tìm thấy những ứng viên có thể đáp ứng được kỳ vọng và tạo được nguồn nhân lực chất lượng, đa dạng. Nhờ vậy mà khung năng lực có thể góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của một công ty hay cơ quan, đơn vị do hạn chế được những quyết định tuyển dụng sai lầm.
- Đào tạo nhân sự
Khung năng lực cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình đào tạo nhân sự của doanh nghiệp. Đồng thời đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng khung chương trình và kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với yêu cầu của công việc, của tổ chức cũng như mong muốn của từng công chức. Khi xây dựng khung năng lực, doanh nghiệp sẽ phải xác định rõ ràng được yêu cầu về loại năng lực và cấp độ ở từng năng lực của vị trí hiện tại hoặc vị trí cần phát triển lên đồng thời thực hiện đánh giá năng lực cho từng nhân sự. Khi so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực, doanh nghiệp sẽ có thể xác định được ai cần phải đào tạo năng lực gì và đào tạo ở cấp độ nào trong lộ trình thăng tiến. Vì vậy, mọi người sẽ nhận được đào tạo và phát triển cần thiết về các kỹ năng liên quan thông qua trải nghiệm trong công việc. - Đánh giá đào tạo nguồn nhân lực và xây dựng chế độ đãi ngộ phù hợp
Không chỉ vậy, khung năng lực cũng là cơ sở quan trọng hỗ trợ các nhà quản lý đánh giá hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực, từ đó xây dựng hệ thống quản lý thành tích và đãi ngộ cho nhân viên. Với những tiêu chuẩn đã đề ra trong khung năng lực, doanh nghiệp có thể so sánh năng lực của nhân viên được đào tạo sau quá trình đào tạo để biết được mức độ tiến bộ năng lực của họ cũng như hiệu quả của chương trình đào tạo nhân lực. Qua đó, nhà quản lý sẽ xác định được những gì cần phải kiểm soát, đo lường, cũng như tập trung và thúc đẩy những khía cạnh quan trọng trong thảo luận đánh giá thành tích.
XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI KHUNG NĂNG LỰC
Việc xây dựng bộ khung năng lực thích hợp sẽ giúp tăng cường thành tích của cá nhân và tổ chức, vì vậy cần sự phối hợp của tất cả các chức năng quản trị nhân lực. Dưới đây là 5 bước cơ bản trong xây dựng và triển khai khung năng lực một cách hiệu quả.
Bước 1: Xác định mục đích thực sự của việc xây dựng khung năng lực
Để xây dựng khung năng lực cho một tổ chức, việc đầu tiên phải làm rõ mục đích thực sự của dự án xây dựng khung năng lực.
Với mục đích sử dụng khác nhau (tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân lực, đãi ngộ, trả lương…) sẽ dẫn đến việc lựa chọn khác nhau. Ví dụ như sử dụng cấp độ tối thiểu hay cấp độ xuất sắc làm hồ sơ năng lực.
Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp
Do các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ, công việc nhất định, nên quá trình xây dựng khung năng lực đòi hỏi doanh nghiệp cần chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh. Nếu hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng, thì việc xác định được năng lực nào là cần thiết sẽ gây khó khăn trong quản trị tổ chức, từ đó không thúc đẩy người đảm nhiệm công việc trở nên vượt trội. Do đó, việc chuẩn hóa hệ thống chức danh, giá trị công việc (JE) và mô tả công việc (JD) trên cơ sở phân bổ các chức năng của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Cụ thể, mỗi doanh nghiệp cần phải:
- Thiết kế vị trí một cách khách quan, không phụ thuộc duy nhất vào khả năng của người hiện đang nắm giữ, xây dựng vị trí chuẩn, không nhìn vào người hiện tại
- Thống nhất tên gọi cho cùng một chức danh công việc có cùng yêu cầu kết quả đầu ra
- Đảm bảo rõ ràng về kết quả đầu ra và yêu cầu năng lực từng chức danh
Bước 3: Xây dựng khung năng lực chung cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể xây dựng bộ khung năng lực chung cho mình theo hai cách: xây dựng mới hoàn toàn hoặc sử dụng bộ khung năng lực có sẵn.
- Cách 1: Dựa trên các dữ liệu thực tế thu thập trong quá trình các nhân sự làm việc, doanh nghiệp có thể xây dựng cho riêng tổ chức của mình bộ khung năng lực riêng và mới hoàn toàn. Có thể kể đến một số phương pháp sau:
+ Quan sát
+ Phỏng vấn nhân viên
+ Tạo một bản điều tra
+ Phỏng vấn chuyên gia là những nhà lãnh đạo, quản lý tại doanh nghiệp. Đây là cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất để hình thành định nghĩa năng lực phù hợp với giá trị văn hóa và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
- Cách 2: Nếu muốn tiết kiệm thời gian và công sức, nhiều doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng bộ khung năng lực có sẵn. Một số bộ năng lực được phổ biến rộng rãi và có thể sử dụng rất tốt như 31 năng lực cốt lõi do Tạp chí Workforce đề xuất, từ điển năng lực Đại học Harvard (Harvard University Competency Dictionary), bộ năng lực do Viện phát triển Nhân lực (CIPD) của Vương quốc Anh phát triển… Các bộ từ điển năng lực này đã nêu đầy đủ định nghĩa năng lực, mô tả các hành vi gắn với năng lực và các ví dụ. Việc cần làm là doanh nghiệp xác định năng lực nào có thể cần, phân chia các hành vi thành các cấp độ từ thấp đến cao một cách hợp lý và khoa học. Phương pháp sử dụng các khung năng lực có sẵn sau đó điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù công việc trong doanh nghiệp là phương pháp sử dụng rộng rãi nhất và chứng tỏ sự thành công trên thế giới cũng như ở Việt Nam.
Bước 4: Xác định năng lực và các cấp độ năng lực cho từng vị trí
Sau khi có được bộ năng lực với đầy đủ định nghĩa và mô tả các cấp độ, bước tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm chính là tiến hành chọn lọc các loại năng lực và các cấp độ cần đạt cho từng vị trí. Trong đó:
- Khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực cụ thể đối với từng nhiệm vụ công việc cụ thể
- Quá trình xác định năng lực phải bám sát chức năng, nhiệm vụ và kết quả của mỗi chức danh đã chuẩn hóa trước đó.
- Mỗi công việc gắn với một năng lực nhất định và có các cấp độ yêu cầu tương ứng cho từng vị trí khi kết thúc
Bước 5: Đánh giá
Cuối cùng, sau khi hoàn tất việc xây dựng khung năng lực trong quản lý nhân sự, để khung năng lực có thể được đưa vào sử dụng, các doanh nghiệp sẽ bắt đầu tiến hành việc thực hiện đánh giá cá nhân, xác định khoảng cách năng lực: chênh lệch giữa cấp độ yêu cầu và cấp độ đạt được của mỗi cá nhân sau khi được đánh giá bằng các công cụ đánh giá năng lực của mỗi cá nhân, quá đó đưa ra phương pháp đào tạo, phát triển gắn với mỗi loại năng lực.
Trên cơ sở kết quả phân tích, so sánh, bộ phận nhân sự có thể xây dựng các chương trình phát triển năng lực cụ thể cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp nhằm giúp họ đạt được cấp độ năng lực hiệu quả cũng như thực hiện lộ trình nghề nghiệp đã đặt ra, từ đó khuyến khích, thúc đẩy sự quan tâm của các nhà quản lý, cũng như bản thân nhân viên. Ngoài ra, mục tiêu phát triển năng lực có thể được đưa vào thành chỉ số KPI trong đánh giá cuối năm.
KHÓ KHĂN CHO DOANH NGHIỆP TRONG XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC
Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ được tính ứng dụng của khung năng lực trong quản trị nhân lực. Điều đó khiến doanh nghiệp còn nhiều bất cập trong triển khai và áp dụng:
– Định hướng phát triển, chiến lược kinh doanh, giá trị cạnh tranh cốt lõi không rõ ràng; mục đích, mục tiêu triển khai không cụ thể, không phù hợp.
– Thiếu sự cam kết và quyết tâm của đội ngũ lãnh đạo, quản lý; thiếu cán bộ có chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm về xây dựng khung năng lực. Nói cách khác, người phân tích năng lực cần có năng lực thu thập thông tin, phân tích và tổng hợp, đồng thời phải tránh đưa ra những yêu cầu chung chung về kiến thức, kỹ năng hay thái độ. Mặt khác, cần tránh mô tả một phần công việc cụ thể, tránh liệt kê quá nhiều thái độ và phẩm chất nghề nghiệp, dẫn đến tình trạng xây dựng một hình mẫu con người lý tưởng thay vì một con người trong công việc, có năng lực thực thi công việc được giao.
– Đưa ra khung năng lực chênh lệch quá nhiều so với thực tiễn của doanh nghiệp.
– Kiến thức và kỹ năng chỉ dừng lại ở quản lý và đào tạo trong doanh nghiệp cơ bản. Những kỹ năng, kiến thức mở rộng không được đào tạo chuyên sâu dễ dẫn tới việc hiểu sai, làm sai cách xây dựng khung năng lực cho tổ chức.
– Tham khảo các chương trình xây dựng khung năng lực có sẵn, nhưng lại bê nguyên xi về mà không chỉnh sửa và tùy biến cho phù hợp. Điều này dẫn tới bộ khung năng lực không đồng nhất với văn hóa, mục tiêu, quy trình đào tạo nhân sự nội bộ doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Khung năng lực đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản trị nhân lực và là một chiến lược cốt lõi giúp gắn kết các hành vi và kỹ năng với định hướng chiến lược của tổ chức. Hiểu rõ giá trị của khung năng lực đối với các chức năng quản trị nhân lực sẽ giúp đánh giá làm thế nào để ứng dụng chúng trong riêng doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đã thất bại trong việc theo đuổi mục tiêu này vì đội ngũ quản lý không hiểu rõ những lợi ích của khung năng lực và không được đào tạo đầy đủ về công cụ này. Thêm nữa, hệ quả của việc không tạo ra được sự liên kết giữa khung năng lực với mục tiêu của doanh nghiệp sẽ dẫn đến mớ hỗn độn các khái niệm trong khung năng lực và thất bại trong việc hiện thực hoá được những lợi ích tiềm năng vốn có của công cụ này. xây dựng mô hình năng lực thích hợp sẽ giúp tăng cường thành tích của cá nhân và tổ chức. Với kinh nghiệm ở các dự án tư vấn đào tạo về phát triển năng lực tổ chức, OD CLICK luôn thấu hiểu, mang những giá trị hệ thống có tính cập nhật linh hoạt và cá biệt hóa tới doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi giàu kinh nghiệm sẽ luôn sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp để khảo sát, triển khai, đánh giá toàn hoàn thiện nói riêng và tư vấn tư vấn quản trị nhân lực nói chung. Bên cạnh đó, OD CLICK cũng có các chương trình tư vấn và đào tạo, cũng như công cụ nhằm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh; thiết lập hệ thống quản trị hiệu suất KPIs, lương 3P; HR auditing – đánh giá lại hệ thống đãi ngộ, khung, bậc lương nhằm giữ chân nhân tài và thu hút nhân sự.
Nguồn tham khảo:
- Campion, Fink, Ruggeberg, Carr, Phillips and Odman (2011), “Doing competencies well: Best practices in competency modeling”, Personnel psychology, (64), pp. 225-262
- Maddy, D. J., Niemann, K., Lindquist, J., & Bateman, K. (2009). Core competencies for the Cooperative Extension System. Personnel and Organizational Development Committee (PODC) of ECOP: http://podc.unl.edu/finalPODC.pdf. 2002
- https://www.opm.gov/policy-data-oversight/assessment-and-selection/competencies/
- https://resources.base.vn/hr/4-buoc-xay-dung-khung-nang-luc-hieu-qua-trong-quan-tri-nhan-su-227
- https://www.ihcm.vn/tin-tuc/tin-tuc/quan-tri-doanh-nghiep/1724-huong-dan-doanh-nghiep-tu-xay-dung-khung-nang-luc-voi-5-buoc-co-ban.html