TRIỂN KHAI CHIẾN LƯỢC THEO BSC VÀ KPI
Xây dựng và thực thi chiến lược là trọng tâm phát triển cho doanh nghiệp. Sự hiệu quả được tạo ra được quyết định bởi 2 yếu tố là con người và công cụ. Con người có hiểu hệ thống, hiểu mục tiêu, gắn bó với nhau và cam kết với doanh nghiệp. Công cụ đóng vai trò giúp quản lý và đánh giá mức độ hiệu quả. Kết hợp 2 công cụ BSC và KPI mang đến cách tiếp cận vừa có tính tổng thể và vừa có sự đo lường. Mục đích đánh giá hiệu quả giúp việc triển khai chiến lược có sự đồng bộ và liên kết chặt chẽ trong tổ chức
Với quy mô doanh nghiệp khác nhau, cách thức triển khai có sự tinh chỉnh, nhưng nguyên tắc và quy trình tiếp cận có sự nhất quán. Triển khai chiến lược theo BSC và KPI đi qua 5 bước chính.
Bước 1: Xác định tầm nhìn
Phát triển mục tiêu và chiến lược xuất phát, gắn chặt với tầm nhìn, sứ mệnh và hệ giá trị của tổ chức. Một tập đoàn với nhiều phân nhánh công ty con càng cần có sự nhất quán để hình thành mục tiêu chiến lược cụ thể, có tính định hướng sự phát triển chung trong 3-5 năm. Trong bước này, doanh nghiệp cần rà soát đánh giá và khẳng định lại những tuyên bố sứ mệnh, giá trị và tầm nhìn.
Kết quả đầu ra sau khi xác định tầm nhìn là: doanh nghiệp nhìn nhận, nắm bắt và củng cố tầm nhìn, sứ mệnh. Xác định khoảng trống trong giá trị là nền tảng xây dựng mục tiêu chiến lược. Từ đó nhìn nhận được những sự thay đổi chiến lược nếu cần thiết.
Công cụ hỗ trợ: Khung BHAG
Bước 2: Phát triển chiến lược theo BSC
Sau khi xác định tầm nhìn, tiến hành phát triển chiến lược với hai nhiệm vụ trọng tâm: Phân tích và thiết lập chiến lược. Phân tích và thiết lập phân bổ dựa trên 4 viễn cảnh chính của BSC: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học tập và phát triển.
Phân tích chiến lược để nhìn nhận môi trường bên trong và bên ngoài, bao gồm đánh giá toàn diện về năng lực và thành tích so với đối thủ cạnh tranh cũng như vị thế so với ngành. Từ đó có đánh giá cơ hội và thách thức theo mô hình SWOT, dựa trên 4 viễn cảnh chính của BSC.
Từ những phân tích này đưa ra chiến lược và định hướng mục tiêu chung cho doanh nghiệp. Từ đó phân bổ đến các công ty con để thực thi chiến lược hiệu quả. Ví dụ, tập đoàn tăng trưởng thị phần, dẫn đầu thị trường. Công ty con chịu trách nhiệm về chức năng từ đó sẽ có mục tiêu và định hướng riêng để thực hiện. Công ty chịu trách nhiệm về dịch vụ chăm sóc khách hàng, sẽ cần nâng cấp dịch vụ, tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
Kết quả đầu ra ở bước này là đường hướng chiến lược xuyên suốt hệ thống.
Bước 3: Diễn giải và triển khai chiến lược.
Bước này tập trung lập bản đồ chiến lược từ mục tiêu và chiến lược đã xác định ở bước 3. Và thiết lập các thước đo và chỉ tiêu để đo lường.
*Lập bản đồ chiến lược và phân bổ đến các đơn vị thành viên
Doanh nghiệp quy mô lớn với các công ty con, xây dựng bản đồ chiến lược theo 4 viễn cảnh Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học tập và phát triển phân chia thành các cấp độ: Cấp độ tập đoàn, Cấp độ các đơn vị, cấp độ các phòng ban và cấp độ cá nhân. Mỗi viễn cảnh sẽ xác định mục tiêu riêng để đạt được mục tiêu chung đề ra.
Tập đoàn xây dựng bản đồ chiến lược, nhấn mạnh những lợi ích đạt được thông qua việc phối hợp với các đơn vị chức năng. Từ đó, mỗi đơn vị sẽ xây dựng bản đồ chiến lược riêng. Hội sở tập đoàn sẽ chịu trách nhiệm đánh giá và phê duyệt bản đồ của từng đơn vị. Khi được xét duyệt, từng đơn vị phân bổ xuống cấp độ phòng ban và cá nhân.
Nhấn mạnh rằng với khi xây dựng bản đồ chiến lược cần cân nhắc trọng số cho các viễn cảnh. Trong đó, quy trình nội bộ và học phát triển là gốc rễ để tạo ra hiệu quả kinh doanh và khách hàng.
*Liên kết giữa các mục tiêu chiến lược và phân bổ phòng ban, cá nhân
Sau khi xác định mục tiêu chiến lược cho từng viễn cảnh, cần kiểm tra mức độ liên kết để đạt mục tiêu chung, theo phương thức lập luận nhân quả. Khi mục tiêu đã có sự liên kết, tiến hành phân bổ đến các phòng ban, cá nhân để thực thi.
* Thiết lập thước đo và chỉ tiêu để đo lường thông qua KPI
Với mỗi mục tiêu chiến lược của mỗi viễn cảnh, doanh nghiệp đặt ra thước đo KPI với các chỉ số để đo lường hiệu quả thực hiện. Đích đến là giúp Làm sao biết Doanh nghiệp đã thực hiện thành công một mục tiêu chiến lược nào đó? Nó được thể hiện qua thông số nào?. Thước đo KPI mang tính cụ thể, có khả năng đo lường và đánh giá. Ví dụ: Mục tiêu chiến lược tài chính là Mở rộng doanh thu, chỉ thước đo KPI có thể là tăng trưởng doanh thu 25%.
Triển khai thiết lập thước đo và chỉ tiêu được phân bổ xuyên suốt trong các cấp độ của tổ chức từ tập đoàn, các đơn vị, các phòng ban và cá nhân.
Bước 4: Xây dựng giải pháp thực thi
Bước tiếp theo là xây dựng hệ thống giải pháp/ sáng kiến và dự trù ngân sách để thực thi đạt được mục tiêu thước đo đặt ra. Để thực hiện một mục tiêu chiến lược với các thước đo có thể cần nhiều những giải pháp/ sáng kiến. Vấn đề trọng tâm là cần có sự thống nhất và lựa chọn những sáng kiến có tính chất tác động quyết định để tối ưu ngân sách và thuận lợi trong đo lường.
Bước 5: Đánh giá và hiệu chỉnh
Sau khi áp dụng các mục tiêu và thước đo trong thực tiễn, các doanh nghiệp cần có những đánh giá cụ thể về tiến trình thực hiện, hiệu suất công việc. Kết quả đầu ra để xác định chiến lược lựa chọn có hiệu quả không, những giải pháp/sáng kiến giúp công việc thực thi tốt hay không, các chỉ số đo lường có phản ánh đúng thực trạng không. Từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Triển khai tích hợp với OKR và OGSM
Thực thi và triển khai chiến lược hiệu quả có thể cân nhắc kết hợp giữa các công cụ BSC, OGSM, OKR và KPI để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý công việc cũng như thực thi chiến lược. Ưu điểm là các phòng ban, cá nhân nắm rõ công việc và nhiệm vụ, tạo ra sự rõ ràng, thuận lợi trong quản lý. Nguyên lý triển khai dựa theo khung OGSM bao gồm: mục tiêu, đích nhắm, chiến lược và đo lường.
Bắt đầu từ xác định mục tiêu 4 viễn cảnh của BSC, doanh nghiệp xác định các đích nhắm như là những Kết quả then chốt (KRs) cần đạt được. Sau khi xác định đích nhắm sẽ đưa ra giải pháp chiến lược để đạt những KRs đề ra. Thước đo KPI đóng vai trò đo lường kết quả đạt được những chiến lược đề ra. Để quản lý công việc rõ ràng hơn, doanh nghiệp có thể xác định thêm những hành động cần thực hiện để đạt những chiến lược đã hoạch định.