Phát triển trí tuệ tổ chức

1. Tại sao cần phát triển trí tuệ tổ chức:

Trí tuệ của tổ chức là khả năng của doanh nghiệp trong việc tạo ra kiến ​​thức và sử dụng nó để thích ứng với thị trường và bối cảnh kinh tế, theo Booz & Company. Trí tuệ của tổ chức có được khi các cá nhân liên tục học hỏi và cải thiện năng lực trong xử lý công việc.

Phát triển trí tuệ tổ chức là yêu cầu của xu thế khi công nghiệp 4.0 và Trí tuệ nhân tạo mang đến cơ hội lớn cho các tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Công nghệ, trí tuệ nhân tạo phát triển thì năng lực và kỹ của nhân sự cũng cần được nâng cao hơn để ứng dụng hiệu quả trong công việc.

Phát triển trí tuệ tổ chức cũng là yêu cầu gắn với thế hệ nhân lực mới, Gen Z. Lực lượng này là những người sáng tạo, có khả năng thích ứng công nghệ và luôn muốn học hỏi và phát triển bản thân.

Trí tuệ của con người (Human intelligence) mang đến những phẩm chất độc đáo như sự đồng cảm, sáng tạo, lý luận đạo đức và khả năng giải quyết vấn đề phức tạp mà AI không thể sao chép được. Do vậy, doanh nghiệp cần tập trung phát triển hơn nữa những nay lực này cho đội ngũ. Cân bằng giữa trí tuệ con người và trí tuệ nhân tạo hướng đến sự phát triển bền vững.

Trí tuệ tổ chức được cấu thành từ năng lực tổ chức, văn hóa học hỏi và quản trị tri thức gắn với công nghệ.

Năng lực tổ chức: tài sản chiến lược vô hình mà tổ chức sử dụng để hoàn thành công việc, thực hiện chiến lược kinh doanh và làm hài lòng khách hàng. Bao hàm: năng lực chuyên môn, công nghệ và công nghệ. Trong đó, năng lực chuyên môn là kiến thức và kỹ năng của đội ngũ để hoàn thành công việc. năng lực công nghệ là khả năng doanh nghiệp ứng dụng phần mềm để nâng cao hiệu quả hoạt động. Năng lực công cụ, quy trình là khả năng doanh nghiệp có thể quản lý và vận hành hiệu quả.

Văn hóa học hỏi: Trí tuệ tổ chức được hình ảnh khi các cá nhân được trau dồi kỹ năng học hỏi và phát triển liên tục. Nhân sự hình thành được thói quen học tập đòi hỏi doanh nghiệp cần hỗ trợ tạo môi trường và có những chính sách thúc đẩy hợp lý. Kiến tạo môi trường học tập xanh với các trang thiết bị, khu vực đọc sách, trao đổi. Chính sách về đào tạo phát triển kỹ năng, đào tạo nội bộ, trao quyền và khen thưởng ý tưởng đổi mới.

Quản trị tri thức với công nghệ: doanh nghiệp ứng dụng công nghệ trong lưu trữ tri thức. Những quy trình, tài liệu được chuẩn hóa và lưu trữ nội bộ, thuận tiện cho việc truy xuất. Đồng thời, ứng dụng công nghệ trong đào tạo phát triển nhân viên.

Làm sao để phát triển trí tuệ tổ chức

Để phát triển trí tuệ tổ chức đòi hỏi doanh nghiệp tập trung vào 3 yếu tố: Vai trò của lãnh đạo, khả năng quản trị tri thức, kiến tạo không gian tri thức xanh.

1. Vai trò lãnh đạo

Phát triển trí tuệ tổ chức, trước hết cần tạo ra văn hóa học tập. Vai trò của người lãnh đạo là thúc đẩy một môi trường học tập trong đó các động lực chính là sự cam kết (cả cá nhân và doanh nghiệp), hợp tác (giữa các phòng ban,chức năng) và huấn luyện (người có kinh nghiệm và năng lực sẽ giúp đỡ người kém hơn).

Lãnh đạo là tấm gương cho đội ngũ

Người lãnh đạo hiểu tầm quan trọng của việc học tập liên tục, như là một lợi thế cạnh tranh quan trọng. Truyền đạt giá trị của việc học tập tới mọi người trong tổ chức hiệu quả cần dựa trên thực tiễn hành động của lãnh đạo. Lãnh đạo là tấm gương học tập, cởi mở với những ý tưởng mới của nhân viên đề xuất. Sẵn sàng lắng nghe những góp ý của cấp dưới. Chủ động chia sẻ những gì học được và tâm đắc cho các thành viên. Trong một cuộc họp, có thể khuyến khích các thành viên chia sẻ ý tưởng, phản hồi, đề xuất một cách cởi mở. Điều này đòi hỏi lãnh đạo có sự thay đổi trong tư duy khi lắng nghe nhiều hơn thay vì áp đặt quyết định như trước đây.

Lãnh đạo cung cấp cơ hội áp dụng vào thực tiễn

Một yếu tố quan trọng để nuôi dưỡng văn hóa học tập trong doanh nghiệp là kiến thức học được, có cơ hội để áp dụng vào thực tiễn. Điều này thúc đẩy động lực đọc, học tập và trau dồi kiến thức của đội ngũ. Các nhà lãnh đạo trao quyền cho đội ngũ và khuyến khích sự thử nghiệm trong công việc để tạo điều kiện tốt nhất cho đội ngũ.

Với đặc thù của doanh nghiệp Việt, việc thử nghiệm không được ưu tiên bởi tính rủi ro và có thể gây xáo trộn trong các hoạt động. Để cân bằng việc vừa tạo cơ hội cho nhân sự vừa có sự kiểm soát nhận định là vấn đề thách thức. Các nhà lãnh đạo có thể giới hạn những sự thử nghiệm trong những lĩnh vực và phạm vi nhất định. Ví dụ, trưởng phòng kinh doanh có sáng kiến mới về quy trình chăm sóc khách hàng tốt hơn sau khi có sự tìm hiểu trau dồi kiến thức qua sách, các nhà lãnh đạo có thể trao quyền cho họ triển khai trong khoảng thời gian nhất định, có báo cáo về cách thức và phản hồi kết quả.

Lãnh đạo trao quyền nhiều hơn cho nhân viên
Trao quyền là hình thức thúc đẩy khả năng làm chủ bản thân của đội ngũ. Khi có trách nhiệm nhiều hơn, họ nhìn nhận năng lực bản thân, những ưu và nhược điểm để hoàn thiện năng lực. Các lãnh đạo chỉ đưa ra định hướng, thống nhất mục tiêu chung. Cho phép nhân viên tự chủ về cách thực hiện công việc để học phát triển các kỹ năng mới, cải thiện năng lực của chính mình.

CEO Jeff Bezos nhận ra rằng các nhóm nhân viên lớn thường bị hạn chế trong giao tiếp. Chính vì vậy, ông đã tạo ra các nhóm nhân viên nhỏ hơn, giao việc cho từng cá nhân có thể hoàn thành công việc và cho họ quyền quyết định mọi thứ về công việc được phân công. Việc đó đã kích thích các nhân nhiên tự chủ hơn trong công việc của mình, có cảm hứng để đưa ra những giải pháp sáng tạo và đột phá.

2. Quản trị tri thức

Quản trị tri thức là quá trình nắm bắt, lưu trữ, chia sẻ và quản lý hiệu quả kiến ​​thức và kinh nghiệm nhằm nâng cao kiến ​​thức tổng thể của đội ngũ nhân sự. Theo đó quản trị tri thức tốt thúc đẩy phát triển trí tuệ của tổ chức xây dựng đội ngũ nhân sự trưởng thành. Doanh nghiệp hướng đến xây dựng hệ thống quản trị tri thức gắn với 4 yếu tố.

Chiến lược quản trị tri thức

Đề cập đến một kế hoạch giúp doanh nghiệp quản lý thông tin, dữ liệu và kiến ​​thức. Xác định các hoạt động cụ thể sẽ được thực hiện trong ba lĩnh vực lớn: tạo tri thức, sử dụng tri thức và xây dựng môi trường thể chế thuận lợi cho việc học tập và chia sẻ tri thức. Lãnh đạo cần có mục tiêu rõ ràng, xác định các nguồn lực và ngân sách cũng như phân công vai trò và trách nhiệm. Đồng thời cũng cần có thước đo để đo lường hiệu quả.

Quy trình

Quản trị tri thức hiệu quả đòi hỏi quy trình khoa học, có sự đúc kết từ những chuyên gia hàng đầu trên thế giới với đặc thù thực tiễn của doanh nghiệp. Mô hình SECI (Nonaka, 1994) là khung khái niệm nổi tiếng nhất để hiểu các quá trình tạo ra tri thức trong các tổ chức. Mô hình này tập trung vào các quy trình tổng thể, thông qua việc chuyển đổi tri thức ẩn của mỗi cá nhân thành tri thức hiện để tạo ra chất lượng kiến ​​thức mới. Mô hình bao gồm 4 chế độ chuyển đổi. Socialization (xã hội hóa), Externalization (ngoại hóa), Combination (kết hợp). Internalization (nội hóa)

Ví dụ: doanh nghiệp muốn đổi mới quy trình chăm sóc khách hàng. Trước tiên, cần tạo ra tri thức mới thông qua tổng hợp các kinh nghiệm thực tiễn từ nhân viên (đây là những tri thức ẩn). Thông qua sự trao đổi và tổng hợp để lưu trữ lại (trở thành tri thức hiện). Các thành viên thảo luận xác định quy trình mới.

Con người
Doanh nghiệp cần tạo môi trường thúc đẩy các thành viên học tập kiến thức và chia sẻ đến các thành viên khác. có chính sách đào tạo liên tục, các phòng ban có huấn luyện cho nhân sự của mình cũng như sử dụng giảng viên bên ngoài từ công ty tư vấn. Bên cạnh đó, áp dụng những phương pháp học tập mới tạo động lực và sự hứng thú cho đội ngũ.

Công nghệ
Là yếu tố thúc đẩy sự học hỏi và đẩy nhanh tốc độ chuyển giao kiến ​​thức. Công ty đầu tư xây dựng nền tảng lưu trữ dữ liệu, tri thức. Ví dụ,Ernst & Young là mạng Knowledge Web, bao gồm hơn 2.400 cơ sở dữ liệu, địa chỉ web và 1,2 triệu các loại tài liệu lưu trữ. Mạng nội bộ này cho phép nhân viên trong công ty truy cập vào các nguồn dữ liệu nội bộ và bên ngoài, như tri thức về các ngành nghề kinh doanh,

3. Tri thức và Gen Z

Thế hệ nhân lực mới Gen Z với những đặc điểm và nhu cầu khác biệt. Họ mong muốn được học hỏi và phát triển nghề nghiệp. Hơn 40% nhân viên Gen Z sẵn sàng chấp nhận giảm 5% lương để làm việc ở môi trường mang lại cơ hội phát triển nghề nghiệp, theo khảo sát của Linkedin.

Doanh nghiệp hướng đến môi trường học tập để thúc đẩy phát triển trí tuệ tổ chức, thu hút nhân lực Gen Z tập trung vào 2 chiều không gian. Không gian tri thức hữu hình và không gian kết nối tri thức nội bộ

Xây dựng không gian tri thức hữu hình sẽ tác động đến cảm xúc, giúp nhân sự Gen Z cảm nhận rõ ràng hơn về sự học tập và phát triển.. Xây dựng không gian tri thức bao gồm hai trọng tâm chính là lựa chọn không gian và mua những đầu sách phù hợp.

Không gian nằm trong xu thế phát triển bền vững nên có kiến trúc xanh, vừa có sự yên tĩnh, vào tạo cảm giác thư giãn, kích thích trí tuệ cho nhân sự. Không gian này có thể có ở mỗi phòng ban khác nhau nếu quy mô doanh nghiệp lớn. Điều này là quan trọng tác động đến tâm lý của cá nhân, không gian này không chỉ là nơi đọc sách mà là nơi để thư giãn, trao đổi ý kiến và kiến thức.

Thêm vào đó, doanh nghiệp lựa chọn tài nguyên sách đa dạng, dựa trên sự thấu hiểu nhu cầu kiến thức của các cấp độ nhân sự trong tổ chức. Ví dụ với nhân sự quản lý họ có nhu cầu kiến thức về quản trị, đầu sách lãnh đạo, quản lý nhân viên, tư duy ra quyết định. Các doanh nghiệp có thể khảo sát nhu cầu của nhân sự về các thể loại sách, đầu sách họ mong muốn. Nhân sự cảm thấy được lắng nghe, khơi gợi nhu cầu và cảm nhận tinh thần học tập trong tổ chức.

Xây dựng không gian là nền móng tốt. Điều quan trọng là làm sao để áp dụng tri thức vào thực tiễn công việc hiệu quả thì cần có định hướng kế hoạch hành động cụ thể. OD CLICK đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng không gian xanh, lựa chọn đầu sách và hướng dẫn phương pháp áp dụng phù hợp.

Không gian kết nối tri thức nội bộ. Doanh nghiệp đầu tư mạng xã hội, chia sẻ kiến thức, thông tin nội bộ. Phụ thuộc quy mô, doanh nghiệp có thể xây dựng các đội nhóm kết nối nhân sự có cùng quan tâm về một lĩnh vực kiến thức hoặc cùng một sở thích. Cộng đồng chia sẻ là nền tảng để sản sinh ra trí tuệ và tri thức mới. Ví dụ, một nhóm thích nghiên cứu về tâm lý khách hàng, có thể đưa ra các ý tưởng mới để thu hút khách hàng tốt hơn.