CÔNG CỤ 7Cs TRONG GIAO TIẾP

Giao tiếp là một phần không thể thiếu trong cuộc sống của mỗi con người, chúng ta dành gần như cả ngày để giao tiếp. Giao tiếp xuất hiện trong tất cả các mối quan hệ, từ trong gia đình, tới nơi công sở và trong toàn xã hội. Vậy trên cương vị là  một nhà lãnh đạo, nhà quản lý, hằng ngày bạn phải tiếp xúc với vài chục thậm chí hàng trăm người, đâu là cách thức giúp bạn truyền tải thông tin đạt hiệu quả tối ưu nhất.

Công cụ 7Cs là công cụ ứng dụng hữu ích trong truyền thông và giao tiếp, 7Cs giúp đảm bảo rằng các cuộc trao đổi, email, cuộc gọi hội nghị, báo cáo của bạn được xây dựng tốt và rõ ràng để khán giả có thể hiểu thông điệp mà người nói muốn truyền tải. 

Theo 7Cs, thông tin liên lạc cần phải đáp ứng 7 yếu tố dưới đây:

  1. Clear: Rõ ràng

Khi viết hoặc nói chuyện với một ai đó, hãy xác định một cách rõ ràng về mục tiêu hoặc thông điệp mà bạn muốn truyền tải. Hãy tự hỏi bản thân mục đích của mình trong giao tiếp với người này là gì?

Để rõ ràng, hãy cố gắng giảm thiểu ý tưởng trong mỗi câu bằng cách dùng các từ ngữ tường minh, tránh đa nghĩa, đảm bảo rằng người đọc hiểu trọn vẹn ý nghĩa bạn nói. 

  1. Concise: Ngắn gọn

Khán giả – người nhận thông tin của bạn, dù ở dạng đọc hay nghe, họ đều không muốn đọc sáu câu hay nghe 5 – 10 phút khi bạn có thể truyền đạt thông điệp của mình trong ba câu hoặc 2 phút. Chính vì vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng trọng tâm bạn muốn truyền đạt cho người nghe và khi viết hãy đảm bảo cách viết của bạn ngắn gọn, loại bỏ những từ ngữ không cần thiết.

  1. Concrete: Cụ thể

Khi thông điệp của bạn cụ thể, khán giả của bạn sẽ hình dung được một bức tranh rõ ràng về những gì bạn đang nói với họ. Cụ thể nhưng không có nghĩa là dài dòng, lan man mà thông điệp bạn truyền đi cần đủ nghĩa để cho người nghe hiểu.

  1. Correct: Chính xác

Chính xác ở đây được hiểu là tính phù hợp trong việc sử dụng ngôn ngữ giao tiếp với người nghe. Hãy tự đặt ra câu hỏi, các thuật ngữ kỹ thuật bạn sử dụng có phù hợp với trình độ học vấn hoặc kiến ​​thức của người tiếp nhận thông tin hay không? Nếu là truyền tin dưới dạng viết, hãy kiểm tra lại thêm một lần nữa về lỗi ngữ pháp, chính tả để chắc chắn bạn không mắc lỗi trước khi gửi tin, tránh để người đọc hiểu sai ý tưởng.

  1. Coherent: Chặt chẽ

Khi giao tiếp, yếu tố chặt chẽ trong câu từ, ý tưởng là vô cùng quan trọng, nó thể hiện sự hợp lý và thuyết phục người nghe tin vào điều bạn chia sẻ. Tất cả các thông tin được chia sẻ cần kết nối với nhau và liên quan đến chủ đề chính.

  1. Complete: Truyền đạt đầy đủ mong muốn

Hãy cung cấp đầy đủ thông tin và mong muốn của bạn cho người đọc/nghe. Dưới đây là hai ví dụ về cùng một mục đích là gửi thông báo tham dự họp mặt bằng email, nhưng cách chắn cách hai sẽ là cách giao tiếp khôn ngoan và đem lại hiệu quả tốt hơn.

Cách 1: “Tôi chỉ muốn gửi cho bạn một lời nhắc nhở về cuộc họp chúng ta sẽ có ngày mai!

Cách 2: “Tôi chỉ muốn nhắc bạn về cuộc họp ngày mai về chính sách đại lý mới. Buổi họp sẽ diễn ra lúc 10:00 sáng trong phòng hội nghị cấp hai. Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn không thể tham dự.

  1. Couteous: Lịch sự

Giao tiếp lịch sự là thân thiện, cởi mở và trung thực. Không có những lời lăng mạ ẩn ý hoặc tông điệu hung hăng thụ động. Bạn hãy đặt cảm xúc của người nghe vào trong tâm trí và đồng cảm với nhu cầu của họ.

Tất cả chúng ta phải giao tiếp mỗi ngày, khi chúng ta giao tiếp tốt hơn, chúng tôi càng có uy tín với khách hàng, sếp và đồng nghiệp.

Sử dụng 7Cs của truyền thông như một công cụ kiểm tra cho tất cả các thông tin liên lạc của bạn.

 

Leave a Reply

error: Nội dung đã khóa !!