THỰC HIỆN KIỂM TOÁN NGUỒN NHÂN LỰC HIỆU QUẢ
Giống như bất kỳ kiểm toán nào, Kiểm toán nguồn nhân lực (HR Audit) cũng là một quy trình chính thức có hệ thống, được thiết kế để kiểm tra các chiến lược, chính sách, quy trình, tài liệu, cấu trúc, hệ thống và thực thi liên quan đến quản lý nguồn nhân lực của tổ chức. Nó đánh giá những điểm mạnh, hạn chế và nhu cầu phát triển của nguồn nhân lực hiện tại từ mục tiêu tăng cường hiệu suất tổ chức.
Kiểm toán đã là hoạt động thường xuyên, bắt buộc trong lĩnh vực tài chính, đặc biệt nó là một nghĩa vụ theo luật định. Tuy nhiên, trong trường hợp nguồn nhân lực, không có ràng buộc pháp lý để áp dụng kiểm toán. Dù vậy, một số công ty vẫn muốn có kiểm toán nhân sự vì những lợi ích hoạt động này mang lại.
Kiểm toán nguồn nhân lực là một phương pháp toàn diện (hoặc phương tiện) để xem xét các chính sách, quy trình, tài liệu và hệ thống hiện hành nhằm xác định nhu cầu cải thiện và nâng cao chức năng nhân sự cũng như đánh giá sự tuân thủ các quy tắc và quy định luôn thay đổi. Kiểm toán liên quan đến việc xem xét một cách hệ thống tất cả các khía cạnh của nguồn nhân lực.
CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TOÁN NGUỒN NHÂN LỰC
Theo William Werther và Keith Davis, có năm cách tiếp cận của Kiểm toán nguồn nhân lực như sau:
(1) Phương pháp so sánh:
Cách tiếp cận này xác định mô hình nhân sự của một công ty làm chuẩn, kết quả kiểm toán của tổ chức sẽ được so sánh với nó.
(2) Phương pháp tiếp cận từ bên ngoài:
Trong cách tiếp cận từ bên ngoài, điểm chuẩn được thiết lập để so sánh kết quả của riêng công ty đó. Tiêu chuẩn cho kiểm toán được thiết lập bởi nhà tư vấn bên ngoài.
(3) Phương pháp thống kê:
Theo cách tiếp cận thống kê, thông tin thống kê của công ty về sự vắng mặt, doanh thu của nhân viên, vv được sử dụng như các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất.
(4) Cách tiếp cận Tuân thủ:
Theo cách tiếp cận tuân thủ, các kiểm toán viên đánh giá các hoạt động trong quá khứ để xác định xem các hoạt động đó tuân thủ các quy định của pháp luật và phù hợp với các chính sách và quy trình của công ty hay không.
(5) Phương pháp tiếp cận MBO:
Theo MBO, các mục tiêu cụ thể đã được cố định. Kết quả thực hiện được so sánh với các mục tiêu này. Các chuyên gia kiểm toán tiến hành khảo sát hiệu suất thực tế và so sánh với các mục tiêu đã đặt ra.
QUY TRÌNH KIỂM TOÁN
Quy trình kiểm toán của mỗi tổ chức có thể khác nhau, nhưng về cơ bản tuân theo một số bước dưới đây:
- Tóm tắt và định hướng:
Đây là cuộc họp chuẩn bị của các thành viên chủ chốt để:
- Thảo luận các vấn đề chính
- Vạch ra các quy trình kiểm toán cụ thể
- Xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán chi tiết
- Tổng hợp thông tin:
Bước này liên quan đến việc xem xét tất cả các hồ sơ và tài liệu liên quan đến nhân sự cũng như hướng dẫn, mẫu thẩm định, tài liệu về tuyển dụng và tất cả các thông tin liên quan khác.
Kiểm toán nguồn nhân lực là phân tích quan trọng về quản lý nguồn nhân lực hiện có trong tổ chức. Để có thể làm được điều đó, kiểm toán sẽ phải được cung cấp dữ liệu định lượng, xác thực cũng như toàn diện. Nói cách khác, sự thành công của giai đoạn lập kế hoạch nguồn nhân lực này phụ thuộc vào chất lượng thông tin được cung cấp.
- Khảo sát nhân sự:
Khảo sát nhân sự liên quan đến cuộc phỏng vấn với các nhà quản lý chủ chốt, giám đốc điều hành, các nhân sự hàng đầu trong tổ chức và cả đại diện nhân viên, nếu cần. Mục đích là để xác định và liệt kê các vấn đề quan tâm, sức mạnh hiện tại, nhu cầu dự đoán và triết lý quản lý về nguồn nhân lực.
- Tiến hành phỏng vấn:
Vấn đề chính ở đây là xây dựng các câu hỏi thích hợp và khai thác. Quyết định về những câu hỏi này phụ thuộc vào phạm vi và mục đích của Kiểm toán cũng như về văn hóa của tổ chức. Các kỹ năng của người phỏng vấn thể hiện qua việc có được thông tin có liên quan và chính xác mà không đe dọa người được phỏng vấn.
- Tổng kết:
Các dữ liệu do đó thu thập được tổng hợp để mô tả:
- Tình hình hiện tại
- Ưu tiên
- Mẫu nhân viên
- Vấn đề hiện hữu
Tương tự, các nhu cầu trong tương lai được xác định và các tiêu chí thích hợp được phát triển để làm nổi bật các ưu tiên nguồn nhân lực và các khuyến nghị cụ thể được thực hiện.
- Báo cáo:
Giống như các cuộc họp lập kế hoạch cho việc tóm tắt và định hướng, kết quả của cuộc đánh giá được thảo luận trong một vài vòng với các nhà quản lý và các nhân viên cốt lõi. Trong quá trình này, các vấn đề tiếp tục được cô đọng và thảo luận. Dựa trên những phát hiện và thảo luận trong các cuộc họp, sau đó một báo cáo cuối cùng được chuẩn bị và trình bày chính thức cho Ban Giám đốc. Báo cáo này nên bao gồm tình hình hiện tại của tổ chức, đánh giá hiệu quả và hiệu quả của các lĩnh vực khác nhau được kiểm toán, một sự tuân thủ pháp lý / các lĩnh vực báo cáo quan tâm, và các khuyến nghị quan trọng để cải thiện.
Tóm lại, Kiểm toán nguồn nhân lực thể hiện tính hiệu quả trong quản lý nguồn nhân lực của tổ chức. Kiểm toán Nhân sự có thể đạt được nhiều mục tiêu, chẳng hạn như đảm bảo tuân thủ pháp luật; giúp duy trì hoặc cải thiện lợi thế cạnh tranh; thiết lập tài liệu hiệu quả và áp dụng công nghệ; xác định điểm mạnh và điểm yếu trong đào tạo, truyền thông và các thực thi việc làm khác.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Abhishek Kumar Sadhu (2016), “HUMAN RESOURCE AUDIT”, websource: http://managementversity.com/human-resource-audit/ accessed in July 2016
- Davis and Carnovali (2010), “The HR Function‟s Compliance Role”, Corporate Compliance Insight, web source: http://corporatecomplianceinsights.com/hr -function-compliance-role/, accessed in August 2016.
- Dr. Usha Tiwari and Deevanshi Shrivastva (2013), “Strategies And Practices Of Talent Management and Their Impact On Employee Retention And Effectiveness”, International Journal of Business Administration and Management.
- Madhuri Gupta, Kavita Aggarwal (2012), “TALENT MANAGEMENT STRATEGY: A STUDY OF PRIVATE BANKS IN INDIA”, Asian Journal of Multidimensional Research.
- Ankur Chadha (2016), http://managehrnetwork.blogspot.in/2008/08/emerging -trends-inmanaging-human.html, accessed in November 2016
- Sadhana Kumari (2017), HR Audit: An Emerging Tool of Human Resource Management, International Journal of Business Administration and Management.