Trong quản trị nguồn nhân lực, vấn đề xây dựng khung năng lực là trọng tâm với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Khung năng lực giúp làm tăng sự rõ ràng xung quanh các kỳ vọng về hiệu suất và thiết lập mối liên kết rõ ràng giữa hiệu suất của cá nhân và tổ chức. Không chỉ trong khía cạnh quản trị hiệu suất, khung năng lực đóng vai trò giúp doanh nghiệp tuyển dụng, đào tạo nhân sự. Bởi, xác định những năng lực cần thiết của cá nhân với vị trí công việc, từ đó hoàn thiện nhưng năng lực còn thiếu sót.
Vấn đề xây dựng khung năng lực là thách thức với các doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa được những vị trí công việc trong tổ chức, lựa chọn và hình thành năng lực phù hợp cho từng vị trí. Việc xây dựng bộ khung năng lực không phù hợp sẽ tác động việc tuyển dụng đánh giá, đào tạo và phát triển nhân sự. Hơn hết, doanh nghiệp sẽ mất thời gian và tiền bạc để xây dựng lại.
Trong bài viết này, OD CLICK đi sâu vào triển khai xây dựng khung năng lực hiệu quả và áp dụng vào thực tiễn với các ngành đặc thù. Các nhà lãnh đạo có thể tham khảo và áp dụng phù hợp vào doanh nghiệp.
KHUNG NĂNG LỰC LÀ CẤU TRÚC XÁC ĐỊNH TỪNG NĂNG LỰC CÁ NHÂN
Khung năng lực
Theo Viện phát triển Nhân lực (CIPD) của Vương quốc Anh, khung năng lực được hiểu là cấu trúc đặt ra và xác định từng năng lực cá nhân (chẳng hạn như giải quyết vấn đề hoặc quản lý con người) được yêu cầu trong một tổ chức hoặc một bộ phận của doanh nghiệp.
Khung năng lực được xây dựng nhằm xác định những kiến thức, kỹ năng, thái độ/phẩm chất của một cá nhân được thể hiện thông qua những hành vi cụ thể nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc. Từ bộ khung này, các nhà quản lý có thể xác định yêu cầu cho vị trí công việc, giúp tuyển dụng, đánh giá và phát triển nhân sự.
Khung năng lực thường tiếp cận theo 4 nhóm: Năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn, năng lực bổ trợ và năng lực quản lý. Trong đó, năng lực cốt lõi là năng lực tất cả vị trí công việc cần có, năng lực này gắn với giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn, văn hóa của tổ chức. Năng lực chuyên môn hướng đến kỹ năng đáp ứng yêu cầu vị trí công việc. Năng lực quản lý hướng đến hoạch định, tổ chức, điều phối nguồn lực; kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc.
Khung năng lực trong mối quan hệ với mục tiêu của tổ chức
Điều quan trọng là khung năng lực được xây dựng cần gắn với mục tiêu của tổ chức, dựa trên nền tảng giá trị cốt lõi. Bởi, việc này hình thành giá trị xuyên suốt trong tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân sự. Đặt trong mối quan hệ với tổ chức, nhân sự cần có giá trị, nền tảng năng lực phù hợp để cùng nhìn về một hướng. Khi đó, năng lực của tổ chức sẽ nâng cao khi năng lực nhân sự được hoàn thiện.
Theo Campion et al (2011), mối quan hệ của tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị với việc xây dựng khung năng lực được thể hiện dưới mô hình
Từ mô hình này có thể thấy khung năng lực cốt lõi là trục xuyên suốt với gốc từ nền tảng cốt lõi của tổ chức (tầm nhìn, sứ mệnh,giá trị chiến lược). Nền tảng của tổ chức giúp hình thành năng lực chung và phân bổ vào những nhóm công việc khác nhau. Mỗi nhóm công việc sẽ có yêu cầu về chuyên môn và khả năng lãnh đạo.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng bộ khung năng lực có sẵn và có điều chỉnh nhưng chưa dựa trên nền tảng tổ chức. Điều này dẫn đến xây dựng khung năng lực nhanh nhưng kết quả không tốt khi không đánh giá nhân sự, tuyển dụng thiếu hiệu quả và đào tạo phát triển nhân viên chưa đúng định hướng.
QUY TRÌNH XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC
Xây dựng khung năng lực là quá trình tổng thể đòi hỏi cần có sự chuẩn bị, khảo sát và thiết kế khoa học. Trong phần này, OD CLICK chỉ ra các bước hình thành khung năng lực cho doanh nghiệp. Các nhà quản lý có thể tham khảo và áp dụng cho mô hình doanh nghiệp.
Bước 1: Chuẩn bị
Trong bước này, các nhà lãnh đạo quản lý cần xác định mục đích của việc xây dựng. Bởi với mục đích khác nhau thì cách tiếp cận xây dựng sẽ khác nhau. Ví dụ, mục đích để phục vụ cho tuyển dụng sẽ rất cụ thể về nhiệm vụ và năng lực cần thiết cho từng vị trí. Trong khi đánh giá mức lương sẽ cần xét trên nhiều phương diện khác nhau như các nhóm năng lực đáp ứng yêu cầu công việc, phạm vi trách nhiệm của cá nhân, hiệu suất làm việc dựa trên yêu cầu nhiệm vụ.
Bên cạnh đó, trong bước chuẩn bị, các lãnh đạo quản lý cần có sự thông báo cho đội ngũ nhân sự về sự thay đổi sắp tới. Quan trọng nhất là cần tạo ra sự đồng bộ trong nhận thức về ý nghĩa nội hàm của vấn đề này. Nếu trong nội bộ tổ chức không có sự thống nhất sẽ tạo ra tác dụng ngược, dẫn đến việc xây dựng không hiệu quả. Nhân sự cần hiểu việc tạo ra khung năng lực này giúp đánh giá tốt hơn, hình thành hệ thống đãi ngộ công bằng, lợi ích của họ được đảm bảo.
Bước 2: Thu thập thông tin & chuẩn hóa
Bước quan trọng trong xây dựng khung năng lực là thu thập dữ liệu cần thiết để kiện toàn hệ thống tổ chức và chuẩn hóa các chức năng bộ phận. Dữ liệu thu thập chi tiết thì việc xác định những năng lực cần thiết cho các vị trí càng chính xác, khả năng đánh giá nhân viên hiệu quả quả hơn.
Thông thường sẽ có những kỹ thuật trong việc thu thập thông tin như quan sát, phỏng vấn, tạo bảng hỏi và phân tích công việc. Trong đó, quan sát thể hiện khi người chịu trách nhiệm có cái nhìn tổng quan về các công việc chính của các cá nhân, các vị trí để từ đó có những ghi chép dữ liệu bước đầu. Phỏng vấn là cách thức hiệu quả khi người chịu trách nhiệm trao đổi với trưởng các bộ phận để xác định lại các nhiệm vụ, chức năng của vị trí công việc. Đồng thời, phác thảo những năng lực/ phẩm chất cần thiết cho từng vị trí. Tạo bảng hỏi khi đó người thực hiện sẽ thiết lập các câu hỏi và gửi rộng rãi đến những nhóm nhân sự chọn lọc để thu thập các ý kiến. Cuối cùng, phân tích công việc, người thực hiện sẽ đi sâu hơn đến xem xét dựa trên tương quan kế hoạch, chiến lược của tổ chức, yêu cầu khách hàng, với mô tả công việc. Từ đó có hướng đến sự chuẩn hóa trong mô tả công việc và trách nhiệm của các vị trí công việc
Nhiều trường hợp, các doanh nghiệp lập mô tả công việc và chức năng trách nhiệm của mỗi vị trí chưa được sát với những yêu cầu của công việc, kế hoạch và chiến lược chung của tổ chức cũng như mong muốn khách hàng. Điều này tác động đến việc hình thành các năng lực để đánh giá nhân sự.
Mục đích chính của bước này đó là trao đổi với các thành viên trong tổ chức để họ hiểu được ý nghĩa của việc thay đổi. Đồng thời, thống nhất và chuẩn hóa lại hệ thống chức danh, mô tả công việc, giá trị công việc (JE), mô tả công việc (JD) để làm cơ sở hình thành những nhóm năng lực phù hợp.
Bước 3: Xây dựng khung năng lực chung
Xây dựng khung năng lực chung sẽ có hai hướng tiếp cận. Thứ nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo những bộ năng lực có sẵn và điều chỉnh phù hợp với đặc thù của tổ chức. Thứ hai, doanh nghiệp tự xây dựng bộ khung năng lực cho mình.
Các doanh nghiệp thường chọn bộ năng lực có sẵn để điều chỉnh, như vậy sẽ tiết kiệm thời gian. Nhưng vấn đề cần cân nhắc lài đây là bộ khung chung, còn các doanh nghiệp sẽ có đặc thù khác nhau, ngành hoạt động khác nhau. Do vậy khi điều chỉnh áp dụng, doanh nghiệp cần có sự thấu hiểu và thay đổi phù hợp dựa trên đặc thù của doanh nghiệp
Cách tiếp cận khác là doanh nghiệp có thể tự xây dựng bộ khung năng lực phù hợp. Điều này đòi hỏi sự tiếp cận khi đã có sự chuẩn hóa và phác họa được những năng lực cần thiết, thông qua việc thu thập dữ liệu, lấy ý kiến như đã tiến hành ở bước hai.
Xây dựng khung này đòi hỏi những người liên quan cần thống nhất và gọi tên đúng năng lực cần thiết. Thông thường sẽ tiếp cận phân chia theo các nhóm năng lực là Năng lực chuyên môn, Năng lực cốt lõi, năng lực quản lý và năng lực bổ trợ. Tùy thuộc theo chiến lược và định hướng của lãnh đạo doanh nghiệp để mở rộng hay thu hẹp các nhóm. Có thể tiếp cận rút gọn thành Năng lực tổ chức và Năng lực chuyên môn. Điểm cần lưu ý trong việc xây dựng khung là năng lực cốt lõi cần xác định dựa trên nền tảng giá trị, bản sắc của doanh nghiệp. Do vậy các nhà lãnh đạo cần có sự thảo luận, thống nhất lựa chọn 4-6 năng lực cốt lõi. Ví dụ, nền tảng giá trị của doanh nghiệp là sự chính trực, tính trách nhiệm, tận tâm với khách hàng, thì năng lực cốt lõi dựa trên đó, áp dụng cho mọi vị trí công việc.
Bước 4. Triển khai & đánh giá
Trong bước này sẽ tập trung sắp xếp năng lực đã xác định vào nhóm năng lực với vị trí vị trí công việc. Khi đó, những người có trách nhiệm cần khảo sát hoặc thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực cụ thể đối với từng nhiệm vụ công việc cụ thể. Đồng thời, quá trình xác định năng lực phải bám sát chức năng, nhiệm vụ và kết quả của mỗi chức danh đã chuẩn hóa trước đó. Mỗi công việc gắn với một năng lực nhất định và có các cấp độ yêu cầu tương ứng cho từng vị trí khi kết thúc.
Trong triển khai, điểm quan trọng là những nhân sự phụ trách xây dựng cần đảm bảo tạo kết nối giữa năng lực cá nhân với các mục tiêu và giá trị của tổ chức. Những năng lực được sắp xếp theo nhóm, với từng vị trí công việc sẽ đánh giá chính xác các cá nhân khi có sự liên kết với mục tiêu của tổ chức. Ví dụ có thể thấy, với vị trí kinh doanh, những năng lực đo lường định hướng khách hàng như khả năng giao tiếp và thuyết phục, nhạy bén trong nắm bắt nhu cầu khách hàng, tạo kết quả kinh doanh cụ thể.
Sau khi hoàn tất việc xây dựng khung năng lực trong quản lý nhân sự, để khung năng lực có thể được đưa vào sử dụng, các doanh nghiệp sẽ bắt đầu tiến hành việc thực hiện đánh giá cá nhân, xác định khoảng cách năng lực: chênh lệch giữa cấp độ yêu cầu và cấp độ đạt được của mỗi cá nhân sau khi được đánh giá bằng các công cụ đánh giá năng lực của mỗi cá nhân, quá đó đưa ra phương pháp đào tạo, phát triển gắn với mỗi loại năng lực.
Trên cơ sở kết quả phân tích, so sánh, bộ phận nhân sự có thể xây dựng các chương trình phát triển năng lực cụ thể cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp nhằm giúp họ đạt được cấp độ năng lực hiệu quả cũng như thực hiện lộ trình nghề nghiệp đã đặt ra, từ đó khuyến khích, thúc đẩy sự quan tâm của các nhà quản lý, cũng như bản thân nhân viên. Ngoài ra, mục tiêu phát triển năng lực có thể được đưa vào thành chỉ số KPI trong đánh giá cuối năm.
ÁP DỤNG THỰC TIỄN TRONG LĨNH VỰC CHĂM SÓC Y TẾ
Xây dựng khung năng lực là cơ sở để các doanh nghiệp tuyển chọn nhân sự, đào tạo và phát triển họ, mang đến giá trị cho tổ chức. Doanh nghiệp hoạt động trong bất kể lĩnh vực nào cũng cần xây dựng bộ khung này để giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Hay nói cách khác là nâng cao năng lực cạnh tranh dựa trên con người. Trong khuôn khổ bài viết này OD CLICK đề cập đến hình thành khung năng lực trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, y tế. Bởi tính chất công việc đặc thù và có liên hệ đến sức khỏe của bệnh nhân, do vậy việc xác định năng lực cho các vị trí để đánh giá cũng như tuyển chọn nhân sự có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
Năng lực lãnh đạo
Trong lĩnh vực này, khung năng lực xây dựng cho đội ngũ lãnh đạo và nhân sự cũng có sự khác biệt hơn so với ngành khác. Đặc biệt, đội ngũ lãnh đạo trong ngành này có trách nghiệm và yêu cầu về năng lực đặc thù, khi họ cần biết cách tạo ra một văn hóa nơi làm việc trong đó ưu tiên chăm sóc bệnh nhân an toàn và chất lượng cao. Đồng thời, một văn hóa thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm giữa các chuyên gia, đặt ra các mục tiêu chiến lược cho sự an toàn của bệnh nhân. Ngoài ra, họ cần đảm bảo sự phối hợp giữa các bác sĩ lâm sàng và nhân viên chăm sóc sức khỏe trong việc điều trị cho bệnh nhân. Hơn thế nữa, họ cần cho mình khả năng tư duy chiến lược để có hướng phát triển cho bệnh viện trước những thách thức đặt ra của thị trường.
Từ những đặc điểm kể trên, việc xây dựng khung năng lực cho vị trí đặc thù này cần lựa chọn năng lực và sắp xếp theo các nhóm năng lực, như là cơ sở của tiêu chí đánh giá cho vị trí công việc này. Theo WHO – Tổ chức Y tế Thế giới, nhóm năng lực cho vị trí lãnh đạo trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, y tế có thể chia thành năng lực cá nhân và năng lực chuyên môn.
Trong đó năng lực cá nhân, chức năng đề cập đến là phong cách lãnh đạo, khả năng nhận thức và sự thích nghi trước những thay đổi. Điều này được thể hiện trong việc thấu hiểu điểm mạnh điểm yếu của các cá nhân, và có khả năng xử lý những vấn đề phát sinh. Ngoài ra, năng lực cần xét đến là về đạo đức và khả năng học hỏi, thực hành hướng đến mang chất lượng dịch vụ, lợi ích tốt nhất cho bệnh nhân
Với năng lực chuyên môn, các nhà lãnh đạo trong ngành hướng đến vừa có tư duy chiến lược để định hướng sự phát triển của bệnh viện, nhưng đồng thời cũng có năng lực chuyên môn y tế để kiểm soát chất lượng chung. Hơn nữa, họ cần có năng lực giao tiếp và sự thấu hiểu. Sự giao tiếp ở đây là khả năng kết nối trong nội bộ để mang đến chất lượng tốt nhất cho người bệnh, cũng như đảm bảo luồng thông tin thông suốt trong tổ chức. Các nhà lãnh đạo cần có khả năng trao đổi và thấu hiểu với bệnh nhân, gia đình bệnh nhân để đáp ứng nhu cầu của họ. Hơn hết là năng lực thể hiện chuyên môn để huấn luyện, đào tạo nhân viên, tạo môi trường an toàn cho bệnh nhân.
Năng lực của đội ngũ nhân sự
Những vị trí nhân sự trong lĩnh vực này cũng có những đặc thù so với các ngành khác, bởi liên quan đến sự an toàn của bệnh nhân. Do vậy, năng lực của đội ngũ nhân sự, đặc biệt là những người tương tác với bệnh nhân cần đặc biệt trú trọng. Ngay cả những vị trí đặc thù nhất như đảm bảo vệ sinh, cũng cần có hiểu biết nhất định về y tế.
Theo nghiên cứu về năng lực trong dịch vụ chăm sóc sức khỏe của Thái Lan, năng lực cá nhân chú trọng đến kỹ năng làm việc với con người, năng lực tự quản lý bản thân, năng lực công việc.
Trong đó năng lực làm việc với con người hướng đến là giao tiếp hiệu quả với bệnh nhân để xác định tình hình, đáp ứng nhu cầu của họ. Bên cạnh đó, khả năng giao tiếp với các bác sĩ để truyền tải đầy đủ tình hình bệnh nhân là quan trọng. Với năng lực công việc đề cập đến sự chuyên trú làm việc đúng như cam kết. Và hơn hết là khả năng phân tích các tình huống, quyết định về các lựa chọn và đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề. Trong lĩnh vực y tế và chăm sóc sức khỏe, những vấn đề có thể phát sinh đòi hỏi nhân sự có cho mình kỹ năng quan trọng này. Đồng thời, họ cần có sự kết nối tốt với các bộ phận liên quan để chăm sóc bệnh nhân toàn diện nhất. Cuối cùng là khả năng học hỏi và sử dụng công nghệ trong bệnh viện để nâng cao chất lượng dịch vụ.
Trên đây là những năng lực chung nhất của đội ngũ nhân sự chuyên trách và làm việc trực tiếp với bệnh nhân. Song, đối với từng vai trò khác nhau trong bệnh viện thì năng lực có thể mở rộng hơn. Đặc biệt, với nhân viên chăm sóc, các bác sĩ, năng lực hiểu biết về các loại thuốc là năng lực chuyên môn cốt lõi tác động trực tiếp đến hiệu quả và sự an toàn của bệnh nhân.
Nhìn chung, khung năng lực là có vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, nếu muốn phát triển và tạo ra giá trị vượt trội trên thị trường. Với bất kể doanh nghiệp nào, trong bất kỳ lĩnh vực nào thì con người là trung tâm trong sự phát triển của tổ chức. Việc hình thành khung năng lực giúp tuyển dụng, đánh giá, đào tạo và phát triển nhân sự, nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Việc xác định đúng năng lực và đánh giá xác định khoảng cách năng lực của nhân viên sẽ giúp có lộ trình phát triển phù hợp cho họ. Tuy nhiên, để xây dựng khung năng lực cần có kế hoạch và lộ trình rõ ràng, trong đó phải có sự truyền tải giúp nhân sự hiểu tầm quan trọng của vấn đề này với mỗi cá nhân và tổ chức. Sự chuẩn hóa trong hệ thống tổ chức, xác định rõ mô tả công việc là bước quan trọng trong việc hình thành bộ khung năng lực thích hợp cho các vị trí.
Với vai trò là công ty tư vấn quản lý, OD CLICK đồng hành cùng doanh nghiệp trong hình thành bộ khung năng lực hiệu quả. Với bước đầu tiên dựa trên nền tảng tổ chức, hệ giá trị, văn hóa của tổ chức. Tiếp theo là quản trị sự thay đổi giúp hạn chế xáo trộn trong doanh nghiệp khi thay đổi phương thức, hình thành, quy chuẩn bộ khung năng lực mới. Đồng thời, việc hình thành khung năng lực kéo theo hệ thống đánh giá, quản trị hiệu suất cần được điều chỉnh, hướng tới đánh giá nhân sự theo năng lực hiệu quả hơn.
OD CLICK biên tập
Nguồn tham khảo:
- Campion, Fink, Ruggeberg, Carr, Phillips and Odman (2011), “Doing competencies well: Best practices in competency modeling”, Personnel psychology, (64), pp. 225-262
- Puckwipa, Suntara (2021),”Development of pharmacy competency framework for the changing demands of Thailand’s pharmaceutical and health services”
- https://www.who.int/servicedeliverysafety/areas/health-service-delivery-for-leaders.pdf?ua=1
- https://www.cipd.co.uk/knowledge/fundamentals/people/performance/competency-factsheet#gref
- https://www.mindtools.com/pages/article/newISS_91.htm