QUẢN TRỊ THÔNG MINH VỚI MA TRẬN CHỨC NĂNG RACI
Dự án thành công là những dự án có sự phân chia rõ ràng về người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với mỗi nội dung, phạm vi, đầu công việc. Tuy nhiên, khi bắt đầu chạy một dự án mới chúng ta thường sẽ gặp phải các vấn đề phát sinh như:
- Trách nhiệm không rõ ràng giữa các cá nhân hoặc bộ phận
- Nhiều người cùng làm một việc hoặc không ai làm gì cả
- Quy trình phê duyệt hoặc ra quyết định không rõ ràng.
- Đổ lỗi lẫn nhau, không ai nhận trách nhiệm.
Điều này dẫn đến năng suất và hiệu quả thực hiện không cao, mức độ phối hợp giữa các bộ phận kém.
Adam Smith đã mở đầu cuốn sách “Của cải của các dân tộc” bằng một ví dụ nổi tiếng về chuyên môn hoá công việc trong một xí nghiệp sản xuất kim khâu. Miêu tả công việc trong xí nghiệp, ông viết: “một người kéo sắt thành sợi mảnh, một người khác làm thẳng sợi sắt, người thứ ba cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu kim, người thứ năm mài dũa để tạo cây kim”. Mười người trong một ngày làm được 4800 cây kim. Còn nếu làm việc hoàn toàn độc lập, mỗi người trong một ngày chỉ làm được 20 cây kim. Ví dụ này thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân có lợi thế cơ bản là làm tăng năng suất lao động của cả nhóm.
Ma trận RACI là gì ?
Ma trận Raci, hay còn gọi là ma trận chức năng/ ma trận trách nhiệm là công cụ hữu hiệu trong quản lý dự án, công việc. Ma trận Raci đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình, gắn công việc, kết quả với người chịu trách nhiệm.
R.A.C.I là viết tắt của 4 nhóm người theo lần lượt các chữ cái:
R = Responsible: Người/bộ phận chịu trách nhiệm đầu mối triển khai.
A = Accountable: Người sẽ chịu trách nhiệm phê duyệt, chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng
C = Consulted: Cần ai tham vấn trong quá trình thực hiện
I = Informed: Những người cần nắm được thông tin.
Các bước thực hiện khi tổ chức công việc theo ma trận Raci:
Bước 1: Thu thập các thông tin tổng quan về bối cảnh công việc của công ty
Bước 2: Liệt kê những nhiệm vụ chính, các công việc liên quan theo cột ở bên trái ma trận
Bước 3: Liệt kê, xác định các cá nhân, đơn vị tham gia vào nhiệm vụ/ dự án theo hàng ngang phía trên của ma trận
Bước 4: Dùng ký hiệu mô tả mức độ tham gia thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận chức năng, những người có trách nhiệm, những người thực hiện, người tham vấn và người phải được thông báo cho mỗi công việc
Bước 5: Điều chỉnh để không có sự chồng chéo công việc hay thiếu hụt nhiệm vụ, nhân sự giữa các bộ phận chức năng
Bước 6: Chia sẻ, thảo luận và thống nhất với các bên liên quan trước khi bắt đầu thực hiện
Dưới đây là ví dụ áp dụng mô hình RACI vào hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự
Lưu ý: Đảm bảo mỗi nhiệm vụ phải có ít nhất 1 người thực hiện (R) và không có công việc nào có nhiều hơn 1 người chịu trách nhiệm (A).
Ma trận RACI là phương tiện đơn giản và hiệu quả để xác định vai trò và trách nhiệm của mỗi người trong một dự án. Biết chính xác ai chịu trách nhiệm, ai chịu trách nhiệm, cần ai tham vấn và ai phải được thông báo ở mọi bước trong tiến trình sẽ cải thiện đáng kể cơ hội thành công của dự án.
Nguồn tham khảo:
- https://www.cio.com
- https://www.projectsmart.co.uk