Môi trường kinh doanh đầy biến động đặt ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp. Để đối phó với tình hình đó, doanh nghiệp cần có năng lực giải quyết vấn đề hiệu quả và triệt để. Nhiều doanh nghiệp đứng trước khó khăn hay khủng hoảng sẽ tỏ ra lúng túng, loay hoay tìm hướng giải quyết. Nguyên nhân họ như vậy là do chưa chuẩn bị cho mình một quy trình hay kế hoạch xử lý vấn đề một cách bài bản. Việc xây dựng quy trình giải quyết vấn đề là rất cần thiết trong tổ chức. OD CLICK xin giới thiệu một quy trình mẫu giải quyết vấn đề được sử dụng rất hiệu quả tại McKinsey sau đây.
Giới thiệu chung về McKinsey
Từ năm 1923 McKinsey & Company đã trở thành công ty tư vấn quản lý hàng đầu thế giới và thường được gọi tắt là McKinsey. Hiện công ty có khoảng 84 văn phòng trên toàn thế giới với 7.000 chuyên gia đến từ 89 quốc gia. McKinsey đã tư vấn cho hàng ngàn khách hàng bao gồm 100 trên 150 công ty lớn nhất thế giới, các bang và các quỹ tài chính của Mỹ.
Giải quyết vấn đề là gì?
Giải quyết vấn đề là chuỗi quá trình bao gồm các hành động xác định một vấn đề; xác định nguyên nhân của vấn đề; xác định, ưu tiên và lựa chọn giải pháp thay thế cho một giải pháp và thực hiện một giải pháp.
Để quản lý và điều hành hiệu quả một tổ chức, lãnh đạo phải hướng dẫn nhân viên và phát triển các kỹ thuật giải quyết vấn đề. Hãy xem xét các cách làm theo quy trình và phương pháp giải quyết vấn đề sau đây:
Quy trình giải quyết vấn đề của McKinsey
Theo Mc Kinsey
1. Xác định vấn đề
Kỹ năng xác định được vấn đề được xem là một trong những kỹ năng chính để vào được McKinsey, việc này giống như nếu không thể giải quyết một vấn đề theo cấu trúc rõ ràng thì không thể bước qua ngưỡng cửa của công ty McKinsey.
Cách xác định vấn đề rõ ràng: Vấn đề là gì? Các chiều hướng tác động là gì? Chúng ta sẽ làm gì? Và điều này sẽ dẫn đến nhiều điều có thể làm hơn để thành công trong những lúc khó khăn. Chúng ta cũng cần bảo đảm các cách giải quyết vấn đề bằng cách trả lời được các câu hỏi: Bạn muốn làm gì đó nhưng việc đó có ích lợi không? Có thu được lợi về tài chính không? Có được chính sách hay chính trị ủng hộ không?
Các bước sử dụng giả thuyết của vấn đề cùng cấu trúc đã đặt ra của McKinsey:
+ Giải quyết vấn đề ở lần đầu tiên: Sẽ hiệu quả hơn nếu giải quyết vấn đề đúng sai ngay từ đầu mà không phải mất công vẽ ra nhiều chiều hướng rồi xem xét lại cái nào nên dùng nhất. Sử dụng cây vấn đề để đưa ra các câu hỏi để bóc tách vấn đề cũng như giải quyết nó.
+ Sẵn sàng học hỏi: Đội nhóm của McKinsey dựa vào brainstorming để phát triển và kiểm thử các giả thuyết
+ Chia sẻ thẳng thắn: Đầu tiên không có ý kiến nào là tồi, thứ hai không có câu hỏi nào là ngu ngốc, thứ ba là sẵn sàng chấp nhận ý kiến bị phản bác, thứ 4 là biết khi nào nên nói ra để tránh việc tư duy bị bỏ lại đằng sau rồi mới nêu vấn đề và cuối cùng là phải lưu trữ lại trên giấy.
+ Vấn đề không phải lúc nào cũng là vấn đề: Những chẩn đoán của khách hàng có thể đôi khi không chính xác, hãy dựa vào sự khách quan để bỏ qua cám dỗ sử dụng chính chẩn đoán vấn đề của khách hàng đó để phát triển lên.
2. Thiết kế cách phân tích
Khi đã có các giả thuyết thì bạn đã giải quyết vấn đề được ngay từ đầu. Nhưng bạn còn cần phải chứng minh câu trả lời của mình. Bạn sẽ làm việc đó dựa trên việc phân tích hiện trạng của doanh nghiệp đó.
Cách làm của McKinsey:
+ Tìm các yếu tố chính: Kinh doanh luôn có nhiều yếu tố tác động nhưng cần phải tìm ra yếu tố chính để tiết kiệm thời gian và nguồn lực
+ Có cái nhìn toàn cảnh: Liệu những việc đang làm có hướng tới mục tiêu chung
+ “Đừng luộc chín đại dương”: Làm việc thông minh chứ không chỉ dùng sức
+ Đôi lúc hãy để giải pháp tự đến với mình: Đôi lúc rất khó để đưa ra giải thuyết và chúng ta cần dựa vào những phân tích số liệu để giải quyết vấn đề
3. Thu thập dữ liệu
Có quá nhiều dữ liệu nhưng cách nào để chọn lọc ra những dữ liệu quan trọng và thích hợp để sử dụng giải quyết vấn đề mới là điều cần thiết.
Cách làm của McKinsey:
+ Chẩn đoán định hướng dữ liệu của tổ chức: Văn hóa tổ chức cũng rộng như định hướng dữ liệu của họ nên cần phải chọn đúng dữ liệu về vị trí và truyền thông bên trong hay bên ngoài của tổ chức.
+ Sức mạnh của hiện trạng đúng thực tế: Bằng cách dựa vào dữ liệu thực tế càng nhiều thì giải pháp đưa ra càng đúng và sát hơn với khách hàng.
+ Xây dựng cách tiếp cận thích hợp: Có quá nhiều cách tiếp cận những cách nào để thu dữ liệu hiệu quả và phù hợp nhất thì cần được xem xét.
Một cách để thu thập dữ liệu hiệu quả và chính xác chính là phỏng vấn, với sự chuẩn bị kỹ càng cũng như định hướng những gì có thể nhận được thì buổi phỏng vấn sẽ là phương thức thu thập kết quả tốt nhất.
4. Diễn giải các kết quả
Khi đã có các dữ liệu thì còn phải cần hiểu các dữ liệu đó và áp dụng. Dưới đây là cách của McKinsey làm:
+ Nguyên tắc 80/20: Đây là một trong những nguyên tắc hay trong kinh doanh. 80% của việc nghiên cứu sẽ được thực hiện bởi 20% các ví dụ phân tích. Ví dụ: 80% doanh số đến từ 20% khách hàng,..v..v
+ Làm bảng biểu hàng ngày: Cuối ngày hãy luôn hỏi 3 điều quan trọng hôm nay tôi học được là gì? Hãy dành thời gian 30 phút để chuẩn bị và viết ra giấy. Điều này sẽ giúp bạn suy nghĩ và giữ có tư duy sáng suốt ở đầu ngày cho đến cuối ngày.
+ Đừng thay đổi hiện trạng để phù hợp với giải pháp của bạn: Giả thuyết có hay đến đâu nhưng hiện trạng chứng tỏ nó không đúng thì phải thay đổi giả thuyết chứ không phải hiện trạng phải thay đổi.
5. Trình bày các ý tưởng của bạn
Các bước của McKinsey:
+ Cần có cấu trúc cụ thể của ý tưởng
+ “Bài test thang máy”: Đôi lúc bạn sẽ không có đủ thời gian để trình bày toàn bộ giải pháp. Hiểu rõ giải pháp và trình bày nhanh gọn, dễ hiểu để khi vượt qua bài test nhanh như đi thang máy trong 30 giây bạn đã sẵn sàng để bán được giải pháp của mình
+ Hãy để trình bày phải thật đơn giản, một thông điệp trên một bảng biểu.
Luôn sẵn sàng cho mọi thứ: Một buổi thuyết trình tốt không chỉ là chuẩn bị tốt mà còn sẵn sàng ứng biến với các biến cố bất ngờ xảy ra.
+ Tránh những bất ngờ: Trong kinh doanh con người không thích bất ngờ, đừng để như thêm 1 ngày vào dự án hoặc nghỉ, lùi ngày.
+ Điều chỉnh bài thuyết trình cho phù hợp tới người nghe.
6. Quản lý đội nhóm của bạn
Bạn không thể có đội nhóm nếu như không có đồng đội, bước đầu tiên để thành lập đội nhóm là chọn đúng người. Tiếp đó bạn cần nhiều hơn là chỉ quản lý đội nhóm của mình mà còn cần đi cùng họ.
Cách làm của McKinsey:
+ Lựa chọn thật đúng
+ Tuyển dụng theo kiểu McKinsey: Tuyển dụng theo kiểu McKinsey là rất chọn lọc và khó khăn. Khi tuyển dụng kiểu này rất cần phỏng nhiều bài tập tình huống để có thể xem xét được người tham gia có tư duy đến đâu.
+ Luôn giữ thông tin được thông suốt: Thông tin là sức mạnh, không giống các nguồn lực khác, giá trị của thông tin là phải được chia sẻ càng nhiều càng có giá trị.
+ Luôn duy trì tinh thần của đội nhóm
+ Chỉ cần team building vừa đủ: dành thời gian cho nhau vừa đủ và luôn cảm ơn nhau.
+ Luôn đặt kỳ vọng cao và đánh giá thường xuyên
7. Quản lý khách hàng của bạn và Quản lý bản thân
Bạn sẽ cần trả lời câu hỏi chính: Ai sẽ là khách hàng của bạn? Bạn phải trau dồi gì cho bản thân?
Cách làm của McKinsey:
+ Luôn coi trọng khách hàng và bản thân
+ Nhìn nhận theo hướng khách quan
+ Luôn lắng nghe
+ Luôn hiểu cách phát triển
+ Hướng tới tổ chức
+ Luôn có mục tiêu rõ ràng
+ Xác định được những yêu cầu cần làm
+ Các cá nhân phải luôn luôn trau dồi và có định hướng để được đào tạo cũng như để việc chia sẻ kinh nghiệm diễn ra một cách tốt nhất có thể.
Việc giải quyết vấn đề là không dễ vì có rất nhiều thông tin sai lệch hoặc bị hiểu nhầm. Nhưng khi đã áp dụng một quy trình đứng đắn thì OD CLICK tin rằng mọi vấn đề của mọi lĩnh vực đều có thể được giải quyết hiệu quả và triệt để.
OD CLICK biên dịch!
Nguồn tham khảo:
https://www.mindtools.com
The McKinsey Mind – Ethan M. Rasiel – Goodreads