TÁI CẤU TRÚC DOANH NGHIỆP
ĐỊNH NGHĨA TÁI CẤU TRÚC
Tái cấu trúc (Reengineering) là việc xem xét và cấu trúc lại một phần, một số phần hay toàn bộ một tổ chức, một đơn vị nào đó, mà thường là một công ty. Ngoài việc tổ chức cho công ty thành các mảng chức năng (như là sản xuất, kế toán, tiếp thị, v.v…) và xem xét các nhiệm vụ mà mỗi chức năng thực hiện, theo lý thuyết tái cấu trúc, chúng ta còn phải chú ý tới các quy trình hoàn thiện từ khâu tìm kiếm các nguyên liệu, cho tới các khâu sản xuất, tiếp thị và phân phối. Công ty tái cấu trúc cần trải qua một nhóm các quy trình.
Trong quá khứ, khi môi trường tương đối ổn định, hầu hết các tổ chức tận dụng các cơ hội để tiếp tục, đáp ứng với những thay đổi dần dần và nhỏ. Nhưng theo thời gian, trên toàn thế giới, các tổ chức đã nhận thấy rằng những thay đổi dần dần không phải là giải pháp cho vấn đề hiện tại của họ, và đôi doanh nghiệp cần tạo ra những thay đổi cơ bản trong tổ chức. Ngày nay trên thế giới, những thay đổi mang tính cách mạng này được biết tới là tái cấu trúc.
Quá trình tái cấu trúc ( Business Process Re-engineering) là một quá trình trong đó các chức năng hiện tại của tổ chức được thay bằng các quy trình kinh doanh. Vì vậy, tổ chức chuyển từ định hướng chức năng sang định hướng quá trình. Điều này dẫn đến giảm chi phí kinh doanh và gia tăng hiệu quả kinh doanh, giúp các tổ chức trở nên cạnh tranh hơn. Tái cấu trúc là một khởi đầu mới cho một cơ hội mới để tái tạo lại quá trình tái thiết và thay đổi phương pháp làm việc. Tái cấu trúc là bỏ qua một phần lớn kinh nghiệm của hàng trăm năm quản lý công nghiệp cũ, phá vỡ các quy tắc hiện tại nhưng được chấp nhận trong tổ chức.
Tái cấu trúc dựa trên phân tích và loại bỏ các quy tắc và giả định cũ. Hầu hết các công ty được thay đổi với các quy định mới và từ bỏ các quy định đã tồn tại từ những thập kỷ trước. Những quy tắc này được tạo ra dựa trên các giả định về công nghệ, nhân sự và mục tiêu tổ chức; khi các công ty này không sẵn sàng bỏ qua các quy định cũ, bất kỳ loại tái thiết và hiện đại hóa nào đều không hiệu quả.
Tái cấu trúc là các quá trình suy nghĩ căn bản để đạt được những phát triển thú vị trong chất lượng và tốc độ phục vụ. Nếu chỉ có một kết quả không thể chấp nhận được thì tất cả các công ty và tổ chức, kể cả các chính phủ buộc phải xác định lại chính mình. Các tổ chức mới sẽ được tạo ra với mục đích khai thác thế giới ngày nay và tương lai.
Việc tái cấu trúc không có nghĩa là phục hồi những gì chúng ta có hoặc những thay đổi bổ sung hay để lại cấu trúc nguyên vẹn. Tái cấu trúc có nghĩa là bắt đầu từ con số không, có nghĩa là từ bỏ những cách cũ và truyền cảm hứng cho một cái nhìn mới. Tái cấu trúc theo dõi cải thiện hệ thống hiện tại và làm cho kết quả tốt hơn.
Nếu muốn có một định nghĩa ngắn về việc tái cấu trúc, câu trả lời là: Bắt đầu mọi thứ lại từ đầu.
SỰ CẦN THIẾT CỦA TÁI CẤU TRÚC
Tái cấu trúc không chỉ là một điều cần thiết cho các công ty kinh tế mà còn là điều cần thiết cho sự tồn tại của bất kỳ tổ chức xã hội nào. Tất cả các tổ chức đang trong khủng hoảng hoặc có thể dự đoán cuộc khủng hoảng , ngay cả các tổ chức đang ở đỉnh cao của quyền lực cũng có thể ở lại đỉnh đó bằng cách tái cấu trúc. Trong các chiến lược lý thuyết cạnh tranh, các tổ chức không chỉ tham gia vào cuộc cạnh tranh mà còn phải đối mặt với sự thay đổi nhanh chóng. Bất kỳ công nghệ tiên tiến nào hay bất kỳ đối thủ cạnh tranh bên ngoài nào và bất kỳ thỏa thuận thương mại quốc tế mới nào cũng bị ảnh hưởng bởi sự biến đổi nhanh chóng của thị trường.
Chiến lược cạnh tranh dựa trên thực tế là các rủi ro có mối đe dọa và đầu tư cơ hội. Chiến lược cạnh tranh đã nổi lên như một kết quả phản ứng với ba câu hỏi:
- Tổ chức hiện đang làm gì?
- Điều gì xảy ra trong môi trường tổ chức?
- Tổ chức nên làm gì trong lĩnh vực này?
Tái cấu trúc, lập kế hoạch và kiểm soát sự thay đổi. Khả năng đánh giá, lập kế hoạch và thực hiện thay đổi liên tục với khả năng phân tích ảnh hưởng của những thay đổi.
Những loại thay đổi nào được tạo ra từ việc thực hiện Tái cấu trúc?
CÁC YẾU TỐ THÚC ĐẨY TÁI CẤU TRÚC
Yếu tố bên ngoài:
Trong cuộc cạnh tranh toàn cầu, nhu cầu đổi mới trong tổ chức sẽ rõ ràng hơn để các tổ chức có thể tạo ra các dịch vụ hoặc sản phẩm mà có thể cạnh tranh với các tiêu chuẩn quốc tế. Do đó, việc tăng cường kiến thức và điều phối các quy trình là một trong những thách thức lớn nhất mà ngày nay sẽ phải đối mặt với nó. Tái cấu trúc có thể được sử dụng như một công cụ để cải thiện chức năng. Sự phát triển của công nghệ thông tin là một trong những yếu tố lựa chọn được xem xét trong quá trình tái cấu trúc. Những thay đổi nhanh chóng trong công nghệ thông tin giúp cho tổ chức cập nhật và giao tiếp nhanh hơn và tốt hơn. Trong điều kiện khác nhau và không thể đoán trước trong biến thị trường, trong môi trường, đời sống xã hội ,các vấn đề công nghệ và tổ chức, những thay đổi về kinh tế, quy định mới và các yếu tố khác được lựa chọn mục tương ứng với tái cấu trúc của tổ chức. Tóm lại, các yếu tố bên ngoài thúc đẩy sự thay đổi là:
1 – Mức độ cạnh tranh trên thị trường toàn cầu tăng
2 – Nhu cầu của khách hàng thay đổi.
3 – Kỳ vọng của khách hàng tăng
4 – Những tiến bộ trong công nghệ thông tin
5 –Môi trường kinh doanh năng động
Yếu tố nội bộ:
Các yếu tố nội bộ có thể là nguyên nhân chính của việc chọn quá trình tái cấu trúc. Thay đổi chiến lược của tổ chức, có thể là một yếu tố để kích thích tổ chức lựa chọn tái cấu trúc để tiếp tục con đường. Thay đổi trong cơ cấu tổ chức cũng có thể thay đổi quy trình hữu hình hơn. Một ví dụ khác về yếu tố bên trong có thể là nhu cầu đơn giản hóa. Đơn giản hóa có thể được áp dụng như mức độ hiệu suất, hiệu quả và giảm độ phức tạp của các trường hợp dưới kính hiển vi. Những thay đổi cần thiết về quy trình, kỹ năng và thái độ cũng có thể được coi là yếu tố nội bộ trong việc chọn tổ chức lại.
Tóm lại, các yếu tố nội bộ thúc đẩy tái cấu trúc bao gồm:
1 – Thay đổi chiến lược tổ chức
2 – Thay đổi cơ cấu tổ chức
3 – Sự cần thiết phải đơn giản hóa
4 – Thay đổi về quy trình, kỹ năng và hành vi
CÁC BƯỚC HÀNH ĐỘNG
Bằng cách thực hiện Tái cấu trúc trong tổ chức, thay đổi triệt để và các nguyên tắc mới sẽ được tạo ra:
1- Xử lý công việc theo nhóm và quy trình
Khi xử lý dự án, mỗi cá nhân sẽ đảm nhận những công việc cụ thể trong quy trình, làm việc theo nhóm để hoàn thành nhiệm vụ chung.
2 – Những thay đổi trong việc thực hiện các nhiệm vụ đơn giản để phục vụ công việc đa chiều
Khi xử lý công việc theo nhóm và quy trình, nhân viên làm các công việc đơn giản, khác với các công việc cũ. Tái cấu trúc được sử dụng để loại bỏ các công việc dư thừa. Sau khi thực hiện tái cấu trúc, phần lớn các công việc không hiệu quả sẽ bị xóa bỏ, có nghĩa là mọi người dành nhiều thời gian hơn cho công việc thực sự hữu ích. Vì công việc của một cá nhân đơn giản và cốt lõi nên có thể sử dụng trong nhiều quy trình khác nhau.
3 – Nâng cao vai trò tự chủ của cá nhân
Các công ty không muốn nhân viên luôn tuân thủ các khuôn mẫu sẵn có, họ muốn nhân viên chính là những người tạo quy tắc riêng của mình. Chính họ tự giám sát bản thân và những người xung quanh.
4 – Đào tạo nâng cao năng lực và kỹ năng làm việc
Nếu cá nhân không tuân thủ các quy tắc sau khi tái cấu trúc thì họ cần được đào tạo để tăng kỹ năng và năng lực, nâng cao hiểu biết cũng như ý thức làm việc.
5 – Thay đổi về phương pháp đánh giá, trả lương theo kết quả
Phương pháp đánh giá và trả lương theo kinh nghiệm cần được thay thế bằng phương pháp mới hiệu quả hơn, đó là đánh giá theo mục tiêu và trả lương theo kết quả làm việc thực tế.
6 – Thay đổi về phong cách quản lý, từ giám sát sang huấn luyện viên:
Nhân viên không cần quá nhiều ông chủ, họ cần một huấn luyện viên. Các huấn luyện viên là có thể là quản lý trực tiếp, sẽ tiếp nhận thông tin từ nhân viên của mình và giúp họ giải quyết vấn đề.
7 – Thay đổi cấu trúc tổ chức cấp bậc sang quản lý công việc
Trong các công ty đã được tái cấu trúc, cơ cấu tổ chức không phải là một vấn đề. Các nhân viên sẽ giao tiếp với người chịu trách nhiệm trực tiếp về công việc họ cần thông tin hay phối hợp.
Tái cấu trúc là một khái niệm tương đối mới để cải thiện kinh doanh, các phương pháp tiếp cận và phương pháp hỗ trợ của nó vẫn đang phát triển. Và mỗi tổ chức sẽ có những phương pháp khác nhau nhằm giải quyết những vẫn đề của mình để phát triển và duy trì phong độ đỉnh cao của tổ chức.
Tài liệu tham khảo:
- AlborziSadrollah(1993)- the evolution of competitive strategy – Zamine Magazine – No. 29 – December 13
- AbdiMalekabadi,Farshid(2010) ,Business process re-engineering – Translated by – Tadbir
- Asemi Poor Mohammad Javad(1993)- Management as a way to improve the process of administrative reform – Rasa Magazine
- Coil Kohan – Open Engineering Public Administration – Public Management Magazine – Issue 37
- Ghadami Mohsen (2003)-reengineering concept Seminar, Iranian Research Organization for Science and Technology