ỨNG DỤNG TRỰC QUAN TRONG LẬP KẾ HOẠCH, GIÁM SÁT VÀ BÁO CÁO CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY
Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, không chỉ những doanh nghiệp khởi nghiệp mà rất nhiều doanh nghiệp đã hoạt động được một thời gian dài gặp phải vấn đề khó khăn trong việc lập kế hoạch, giám sát, kiểm tra và báo cáo công việc.
Bài toán đặt ra cho các doanh nghiệp đó là làm sao để kiểm soát được những công việc đan xen chồng chéo, các dự án đang diễn ra, tối ưu nguồn lực có hạn, nâng cao năng suất doanh nghiệp?
Để làm được điều đó thì buộc nhà quản lý dự án, các nhà quản trị doanh nghiệp cần có những phương thức đúng đắn để quản lý điều hành doanh nghiệp mình một cách hiệu quả nhất. Theo như số liệu thống kê từ Viện quản lý Dự án thì ước tính có 70% số dự án thất bại hàng năm do thiếu những yêu cầu đúng đắn từ ban quản lý, thiếu mục tiêu chiến lược, công cụ triển khai và kiểm soát hoạt động . Hầu hết các doanh nghiệp mới thành lập đều có những khó khăn trong cách kiểm soát công việc cũng như nhân viên. Nhân viên làm việc đối phó, khó kết nối được các nhân viên khác và nhà quản lý, thiếu sự kiểm soát tiến độ công việc, bỏ sót công việc, chậm deadline. Từ những khó khăn đó, việc sử dụng các ứng dụng trực quan đối với các doanh nghiệp để sắp xếp công việc khoa học hơn và nâng cao hiệu suất là hết sức cần thiết.
Nếu bạn đang sống trong áp lực và sợ hãi vì khối lượng công việc nhiều không đếm xuể, hay không quản lý được công việc của các nhân viên trong tổ chức bạn thì có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc sau đây: Phần mềm quản lý Any.do, Asana, Trello, bảng Kanban, biểu đồ, sơ đồ, bảnh trắng, hay bất kỳ công cụ nào phù hợp với tổ chức.
Lợi ích của việc sử dụng ứng dụng trực quan quản lý công việc
1. Tăng động lực làm việc và sự hợp tác của nhân viên.
Các ứng dụng trực quan giúp nhân viên có cái nhìn bao quát, rõ ràng hơn về những hoạt động đang diễn ra. Có thể quan sát được công việc nào xong , công việc nào còn tồn đọng để đưa ra phương án xử lý kịp thời. Nhân viên cũng có thể nhìn thấy được công việc của mình làm tới đâu và có động lực hoàn thành nhiệm vụ, hiểu hơn về dự án khi nhìn thấy được sự tiến bộ của mình so với các đồng nghiệp khác. Đối với nhà quản lý thì ứng dụng trực quan giúp họ có cái nhìn rõ hơn về hoạt động công việc, nhanh chóng nhận ra công việc nào cần ưu tiên trước, có thể xác định đâu là vấn đề còn ứ đọng, giúp tái phân bổ nguồn lực phù hợp, thực hiện đúng tiến độ dự án.
2. Đơn giản hóa mọi thứ
Sử dụng các ứng dụng trực quan giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng hơn về công việc của mình cần làm là gì? Nhà quản lý sẽ không phải cập nhật liên tục cho nhân viên về những việc họ cần làm. Không làm phức tạp quá trình giao việc, nhận việc của nhân viên và nhà quản lý. Ứng dụng trực quan cũng giúp xử lý lượng lớn dữ liệu theo cách đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng với nhiều người. Thay vì lâu nay nhà quản lý yêu cầu từng nhân viên của mình báo cáo công việc hàng ngày của mình và lập kế hoạch thì dùng ứng dụng trực quan giúp nhân viên cũng như lãnh đạo có thời gian tập trung vào mục tiêu chung của dự án, tránh sa đà vào những tiểu tiết. Đối với các cuộc họp để báo cáo tiến độ với ban quản trị trong công ty thì ứng dụng cũng là phương tiện giao tiếp đặc biệt của nhà quản lý.
3. Tăng khả năng hoạt động của bộ não.
Khi suy nghĩ trực quan sẽ giúp cho con người có nhiều ý tưởng liên hệ mới. Hơn nữa, các hình ảnh trực quan sẽ giúp kích thích khả năng suy luận, khiến bộ não trở nên linh hoạt hơn. Não bộ sẽ huy động tất cả các nơ-ron thần kinh dùng để xử lý thông tin và tận dụng tối đa công suất của các dây thần kinh để hoạt động hiệu quả. Não bộ sẽ có phản ứng đối với những màu sắc nổi bật kích thích các nơ-ron thần kinh, do đó não bộ dễ sản sinh ra các ý tưởng hay và độc đáo. Tăng khả năng tiếp cận thông tin với người khác lên đến 80%, giúp trao đổi thông tin, suy nghĩ bản thân với người khác.
Tại sao ứng dụng trực quan, phần mềm quản lý công việc hàng ngày lại quan trọng?
Ứng dụng trực quan hay phần mềm quản lý công việc cung cấp sự rõ ràng và ổn định công việc. Bạn sẽ biết được tuần tự chính xác công việc mình cần làm, đang làm và sẽ làm. Việc quản lý công việc, lên kế hoạch và báo cáo hàng ngày sẽ đơn giản hơn rất nhiều, giảm mức độ căng thẳng, lo lắng khi đối mặt với deadline và giảm khả năng trì hoãn công việc.
Các ứng dụng sẽ giúp minh bạch hóa quá trình giao việc – nhận việc, minh bạch hóa trách nhiệm của nhân viên và quản lý. Từ đó tạo ra sự kết nối giữa tổ chức với nhau.
Ở cấp độ nhân viên hay quản lý thì các ứng dụng trực quan hay các phần mềm quản lý công việc cũng đều cần thiết và là phương pháp tối ưu. Các doanh nghiệp Việt Nam sinh ra trong thời đại công nghiệp số hóa mà không áp dụng công nghệ là một điều thiếu sót và thiệt thòi. Nếu điều này là mới mẻ đối với các doanh nghiệp trẻ thì việc áp dụng thử với các công việc đơn giản, giao việc ở cấp độ nhóm và cá nhân để đem lại hiệu quả nhanh nhất.
OD CLICK