CHUYỂN ĐỔI VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TỪ LÃNH ĐẠO
Chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp là một quá trình dài hơi và cần sự tham gia của mọi thành viên của tổ chức. Trong phần 1, chúng tôi đã phân tích về đổi mới văn hóa doanh nghiệp với mô hình 3Cs từ Microsoft, cách kích hoạt văn hóa dựa trên các yếu tố của 3Es: Engage, Enable và Energize. Trước khi nói tới sự tham gia của mọi thành viên tổ chức, thì sự thay đổi phải đến từ các nhà lãnh đạo cao nhất, và đội ngũ cán bộ quản lý cấp trung, thể hiện qua hai khía cạnh: Thay đổi văn hóa cấp độ nhóm và Lãnh đạo văn hóa với mô hình 4Es.
Thay đổi văn hóa cấp độ nhóm
Các nhà lãnh đạo biết rằng một đội ngũ nhiệt tình, tham gia đích thực là một động lực chuyển đổi mạnh mẽ. Thay đổi văn hóa sẽ được thể hiện qua các cấp độ từ cá nhân tới toàn công ty. Với vai trò là một nhà quản trị cấp trung, các gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn thúc đẩy thay đổi văn hóa trong đội nhóm của bạn.
1. Hiểu đội ngũ của bạn
Mọi người thích làm việc với những người họ thích, vì vậy hãy dành thời gian để thực sự hiểu các thành viên trong nhóm của bạn. Làm như vậy sẽ tạo ra một nhóm gắn kết hơn, và bạn sẽ có thể đặt họ vào những vai trò phát huy thế mạnh của họ. Tìm hiểu những gì nhân viên của bạn thích làm và, bất cứ khi nào có thể, giao cho họ đồng đội và khách hàng không chỉ phù hợp với bộ kỹ năng của họ, mà cả tính cách và niềm đam mê của họ để kích thích sự tham gia.
Bên cạnh đó, dành thời gian để khuyến khích liên kết nhóm sẽ giúp thực hiện công việc chất lượng cao hơn với tốc độ nhanh hơn vì các thành viên giao tiếp tốt hơn. Các sự kiện nhóm ngoài công việc là một cách tốt để tạo kết nối tốt hơn. Các hoạt động ngoài lề là một cách đặc biệt tuyệt vời để kết nối các thành viên trong nhóm trong khi tham gia các hoạt động vui chơi và củng cố sứ mệnh, giá trị và văn hóa kinh doanh của bạn.
2. Trao quyền cho nhân viên
Mong đợi những điều tốt nhất từ nhân viên của bạn và trao quyền cho họ đưa ra quyết định. Hãy chắc chắn để truyền đạt niềm tin và kỳ vọng của bạn đến nhóm của bạn. Khi họ biết rằng họ có sự tin tưởng hoàn toàn của bạn và tự tin vào các kỹ năng của họ, họ sẽ tạo ra kết quả tốt nhất. Truyền cảm hứng cho nhân viên của bạn để họ tự hào về những việc họ làm, những đóng góp của họ cho việc chuyển đổi văn hóa cũ và thay thế bằng văn hóa mới hiệu quả hơn.
3. Cung cấp thông tin phản hồi thường xuyên, hỗ trợ.
Phản hồi là điều cần thiết để thu hút và thúc đẩy đội ngũ của bạn. Khi họ làm điều gì đó chính xác, hãy khen ngợi và thể hiện rằng bạn tự hào về họ. Sự thừa nhận công khai về sự thành công trong một cuộc họp nhân viên hoặc email nhóm có thể rất có sức mạnh và tạo động lực cho các thành viên trong nhóm của bạn. Nếu họ có thể làm điều gì đó tốt hơn, thì hãy cho họ biết. Một khi họ biết những công việc ưu tiên, họ sẽ tham gia tích cực và tập trung hơn. Kịp thời, phản hồi nhất quán và huấn luyện tại chỗ thúc đẩy quá trình thay đổi văn hóa.
4. Giúp nhóm của bạn phát triển.
Nuôi dưỡng sự phát triển chuyên nghiệp và cá nhân của các thành viên trong nhóm của bạn là một khoản đầu tư sẽ mang lại lợi ích lớn cho cả công ty và nhân viên của bạn. Tạo một môi trường học tập suốt đời bằng cách nói rõ với nhóm của bạn rằng bạn được đầu tư vào tăng trưởng cá nhân của họ. Giúp nhân viên của bạn hiểu rằng văn hóa mới hỗ trợ tích cực cho sự phát triển của các thành viên trong nhóm.
5. Dẫn dắt với sự nhiệt tình
Hãy nhiệt tình và có một suy nghĩ tích cực. Lạc quan có thể lan truyền, và nó tạo ra một môi trường làm việc dễ chịu. Chia sẻ ý tưởng văn hóa mới truyền cảm hứng cho bạn và chỉ cho nhân viên cách họ có thể áp dụng vào công việc. Tạo cơ hội cho nhân viên của bạn làm điều tương tự. Hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ ý tưởng đổi mới văn hóa bằng cách gửi các liên kết hữu ích cho nhóm hoặc trình bày ý tưởng của mình trong các cuộc họp hàng tuần, tạo cơ hội cho nhóm của bạn chia sẻ tài nguyên là một chiến thuật gắn kết mạnh mẽ.
6. Mang niềm vui vào công việc
Kết hợp niềm vui vào những công việc giúp chuyển đổi văn hóa. Nhân viên tạo ra kết quả tốt hơn khi họ thích những gì họ đang làm. Có khiếu hài hước nhắc nhở nhân viên rằng tự mình ổn, và khuyến khích tính xác thực là một yếu tố quan trọng khác trong việc gắn kết nhân viên hiệu quả. Hài hước tạo ra hiệu ứng tích cực với khách hàng và nhân viên. Sau một tiếng cười vui vẻ, mọi thứ dường như dễ dàng hơn, ngay cả những nhiệm vụ khó khăn nhất.
Lãnh đạo văn hóa với mô hình 4Es
Vai trò quan trọng nhất của một nhà lãnh đạo trong quá trình chuyển đổi văn hóa là cung cấp năng lượng và cam kết để làm gương, và đảm bảo thực hiện tiến trình chuyển đổi. Lãnh đạo là về lắng nghe, và làm cho mọi người thực sự kết nối với người khác.
Quá trình lãnh đạo dẫn dắt chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp thể hiện trong mô hình 4Es: Envision, Enable. Empower and Energize. Với mỗi yếu tố, mô hình phân tích trên cả hai mặt là Vận hành và Tổ chức.
Bước 1: Định hướng tầm nhìn (Envision)
Lãnh đạo bắt đầu với việc có một tầm nhìn, sau đó xây dựng một kế hoạch để đạt được nó. Nó dựa trên cả đánh giá dữ liệu và trực giác. Tầm nhìn về tương lai là chìa khóa để bắt đầu như một Nhà lãnh đạo. Tầm nhìn bắt đầu với việc có một cái nhìn rõ ràng về thế giới bên ngoài. Nó thúc đẩy sự hình thành sứ mệnh của Doanh nghiệp và xây dựng các mục tiêu chung, rõ ràng.
Một tầm nhìn có khả năng trở thành hiện thực cần có 2 yếu tố: văn hóa doanh nghiệp và chiến lược cho các năng lực và giá trị của văn hóa – hoặc thay đổi văn hóa để đạt được một tương lai khác cho Doanh nghiệp. Một quyết định hoặc một trong hai hướng sẽ có ảnh hưởng to lớn tới chương trình thay đổi được thực hiện.
Bước 2: Kích hoạt (Enable)
Định hướng tầm nhìn buộc các quyết định về các lựa chọn – chiến lược. Sau đó, các nhà lãnh đạo phải quyết định phương pháp hoặc công cụ nào sẽ được sử dụng để kích hoạt mục tiêu và khuyến khích loại hành động phù hợp.
Về cơ bản có hai loại cơ chế cho phép – cả hai đều được xây dựng dựa trên sự đổi mới. Các cơ chế đầu tiên (vận hành) bao gồm các công cụ, công nghệ và phương pháp kinh doanh. Trong mọi trường hợp, các công cụ và chiến thuật được sử dụng phải đáp ứng yêu cầu của các lựa chọn chiến lược được xác định trước đó.
Nhóm cơ chế kích hoạt thứ hai (về tính tổ chức) bao gồm các quy trình và cấu trúc. Điều đó cũng có nghĩa là đảm bảo doanh nghiệp có đúng người và kỹ năng phù hợp để hoàn thành công việc. Tất cả đều yêu cầu xây dựng dựa trên văn hóa và giá trị của Doanh nghiệp.
Bước 3: Trao quyền (Empower)
Đưa ra một tầm nhìn rõ ràng, chiến lược và bộ công cụ thực hiện, yếu tố thứ ba của mô hình lãnh đạo 4Es là trao quyền cho mọi người để đạt được các mục tiêu chuyển đổi văn hóa. Có một thỏa thuận khác giữa người lãnh đạo và người đi theo mình.
Nhân viên có được nhiều không gian hơn, họ càng làm tốt hơn. Lãnh đạo càng đáp ứng nhu cầu của nhân viên, sẽ càng thể hiện vai trò Lãnh đạo mạnh mẽ hơn. Do đó, lãnh đạo và nhân viên sẽ cùng nhau có thể đẩy nhanh những thay đổi mà họ đã đồng ý thực hiện.
Nói cách khác, trao quyền hiệu quả cung cấp không gian để hoàn thành nhiệm vụ, không gian để đổi mới, và cơ chế phản hồi để cải thiện kết quả và thúc đẩy tổ chức chuyển đổi.
Về mặt tổ chức, nhân sự cần được đào tạo để hoàn thành công việc. Điều này là hiển nhiên. Việc trao quyền cũng phải mang lại phần thưởng cho tất cả các bên, và các biện pháp kỷ luật hoặc thách thức để cải thiện.
Về mặt vận hành, cả lãnh đạo và nhân viên cần có khả năng đo lường tiến độ so với mục tiêu, một cách minh bạch, điều này cũng khuyến khích đối thoại và cải tiến liên tục.
Tác động tổng thể của việc trao quyền là xây dựng niềm tin. Có nhiều cách để làm điều này, và niềm tin không đến từ 1 lời nói mà cần thời gian.
Bước 4: Truyền năng lượng (Energize)
Đến lúc này, mục tiêu là rõ ràng, kế hoạch được thực hiện, và nhân sự vừa có công cụ vừa có kỹ năng. Tuy nhiên, vẫn còn thiếu một thành phần thiết yếu. Vai trò Lãnh đạo đòi hỏi các kỹ năng tạo ra và duy trì năng lượng cho tổ chức hành động.
Nhìn vào mô hình 4Es, về mặt Tổ chức, chúng tôi tóm tắt vấn đề là thành công cá nhân. Đối với các thành viên của đội, có lẽ năng lượng tối đa sẽ là kết quả của sự kết hợp giữa chiến thắng (trên thị trường) và đạt được cảm giác thành công và hài lòng cá nhân. Đội ngũ tạo ra càng nhiều năng lượng, nhà lãnh đạo càng có nhiều năng lượng – trong một vòng tròn cốt lõi.
Mặt khác, về mặt vận hành, chúng tôi thấy rằng giao tiếp liên tục và cải tiến là các hoạt động chính của Nhà lãnh đạo. Điều này bao gồm việc đi bộ nói chuyện, tính nhất quán, liên lạc liên tục với nhóm, tính thuyết phục và sự rõ ràng cá nhân. Người lãnh đạo là một loại động cơ cho sự thay đổi – thời điểm lãnh đạo đầu hàng hoặc thể hiện sự thiếu quyết tâm, nhóm sẽ mất năng lượng và kết quả sẽ bị ảnh hưởng.
Bài học với doanh nghiệp Việt Nam
Các doanh nghiệp Việt Nam hiện đang bế tắc trong cải cách trước áp lực cạnh tranh, nhu cầu xã hội hay công nghệ, bên cạnh sự lo ngại về môi trường kinh doanh thiếu ổn định, thì Lãnh đạo doanh nghiệp bị ba hội chứng sau:
1. Tin theo vào các kinh nghiệm cũ, ngại học cái mới, thích áp dụng giải pháp ăn ngay, trong khi điều kiện hiện tại đòi hỏi một sự thay đổi đột biến về tổ chức.
2. Không chấp nhận mất mát. Thay đổi sẽ tạo ra xáo trộn, phá vỡ các thói quen và định kiến cũ, cần thời gian để định hình tư duy và thói quen mới. Đầu tư thời gian, tiền bạc, và nỗ lực là bắt buộc để vượt qua quán tính cũ và bắt kịp xu thế mới.
3. Đẩy vai trò dẫn dắt thay đổi cho nhân sự hay cấp dưới thân tín. Điều này giờ đây là không thể. Trong môi trường ổn định dự đoán được, thì có thể đẩy trách nhiệm cho cấp dưới, để quan sát và chỉ đạo. Trong khó khăn phức tạp thì lãnh đạo không thể từ bỏ vai trò.
Thay đổi năng lực tổ chức phải bắt đầu từ thay đổi tư duy và năng lực lãnh đạo. Không thể trì hoãn hay chần chừ lương dựa. Tiến trình phát triển tổ chức không thể khác được.
Chuyển đổi văn hoá đặt ra thách thức với doanh nghiệp ở mọi cấp độ, mọi quy mô. Hoạt động này gây ra sự xáo trộn trong toàn tổ chức, thậm chí có thể kéo lùi kết quả kinh doanh trong ngắn hạn. Một nghiên cứu của Havard Bussiness Review cho thấy, 37 trong top 500 Futune chuyển dịch sang mô hình lấy khách hàng làm trung tâm chỉ đạt được tăng trưởng sau 3 năm. Sự chuyển đổi về văn hoá cần có đầu tư lớn cả về thời gian và tiền bạc. Trong khi đó, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam quen với tư duy muốn đạt được kết quả ngay lập tức. Điều đó là không thể. Quy mô doanh nghiệp Việt đa phần ở mức vừa và nhỏ, cũng là thách thức về nguồn lực rất lớn. Đầu tư không tới nơi tới chốn, nửa chừng, thiếu quyết tâm có thể đẩy doanh nghiệp vào tình trạng suy thoái, nguy cơ phá sản. Vì vậy, các nhà lãnh đạo cần sáng suốt lựa chọn hướng đi, và nên có sự tham gia của đơn vị tư vấn chuyên nghiệp bên ngoài.
Tài liệu tham khảo:
http://apps.prsa.org/Intelligence/Tactics/Articles/view/10906/1103/Fostering_Company_Culture_10_Tips_to_Energize_Your#.XKd5j6QSmyV
https://mickyates.com/leadership/4es-leadership-framework/#.XKd6EOv7R-U
https://hbr.org/2015/06/customer-centric-org-charts-arent-right-for-every-company