Làn sóng VUCA với rất nhiều biến động (Volatility), bất ổn (Uncertainty), phức tạp (Complexity) và mơ hồ (Ambiguity) là khái niệm không mới nhưng chưa bao giờ trở nên rõ ràng và được cảm nhận một cách sâu sắc như hiện nay. Thực tế, ngoài vấn đề liên quan đến sức khỏe con người của đại dịch, thì quá trình toàn cầu hóa, bối cảnh chính trị và sự bùng nổ của công nghệ đã và đang đặt ra nhiều thách thức lớn chưa từng có, cộng thêm một môi trường với những biến số bất định trên toàn cầu lại càng làm cho các thử thách thêm khó lường.
Theo cuộc khảo sát hàng năm của Bain & Company, cho tới năm 1999, có chưa đầy 40% các doanh nghiệp hoạch định chiến lược phát triển của mình dựa theo các kịch bản. Nhưng đến năm 2006, số doanh nghiệp sử dụng phương pháp này để ra quyết định chiến lược đã tăng lên mức 70%. Sự cần thiết của việc áp dụng phương pháp này còn tăng mạnh mẽ hơn nữa sau vụ tấn công khủng bố ngày 11/9/2001 tại Mỹ và việc nhận thức được rằng, các yếu tố không chắc chắn và không dự đoán được sẽ gặp phải nhiều hơn trong thế kỷ 21.
Trong bối cảnh biến động của môi trường kinh doanh, nhiều viễn cảnh có thể xảy ra, tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp. Nó có thể bao gồm các vấn đề có thể dự đoán trước cũng như các vấn đề nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Nó cũng có thể là một vấn đề có ảnh hưởng vô cùng lớn tới công tác quản lý ngắn hạn lẫn công tác quản lý dài hạn của tổ chức. Do vậy, các nhà lãnh đạo quản lý cần phải xây dựng chiến lược cho từng kịch bản có thể xảy ra. Điều đó không có nghĩa là kịch bản là dự báo tương lai mà kịch bản là việc xem xét tất cả các khả năng của tương lai một cách khoa học và hợp lý. Điều này giúp họ có sự chủ động và sự sẵn sàng với những biến động để có quyết định phản ứng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC THEO KỊCH BẢN (SCENARIO PLANNING)
Tính chiến lược gắn với các kịch bản scenario
Xây dựng chiến lược theo kịch bản (Scenario Planning) tập trung vào đưa ra giả định về tương lai sẽ và môi trường kinh doanh của bạn sẽ thay đổi như thế nào. Từ đó đánh giá xem nó có ảnh hưởng như thế nào đến những mục tiêu chiến lược của cả doanh nghiệp và sẽ lên kế hoạch để phản ứng với những biến động đó. Ví dụ, Nông dân sử dụng các kịch bản để dự đoán liệu vụ thu hoạch sẽ tốt hay xấu, tùy thuộc vào thời tiết. Nó giúp họ dự báo doanh số bán hàng cũng như các khoản đầu tư trong tương lai của họ.
Tuy nhiên, việc đưa ra những dự đoán về tương lai cũng là thách thức lớn đối với nhà lãnh đạo. Đây là lý do vì sao các doanh nghiệp phải tập trung vào việc tạo ra một loạt các kịch bản khác nhau nhằm hoạch định viễn cảnh tương lai. Nó cho phép các doanh nghiệp phát triển chiến lược linh hoạt thay đổi để phù hợp với một thị trường luôn biến chuyển không ngừng.
Trong bối cảnh tương lai không thể dự đoán trước như hiện nay, các nhà lãnh đạo không nên chỉ lập kế hoạch cho một tình huống, mà nên chuẩn bị sẵn các chiến lược để đối phó với tất cả các tình huống có thể xảy ra, một số có thể liên quan đến khủng hoảng. Khi đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định tốt hơn và nắm được những gì cần phải biết và quyết định nào sẽ đem lại lợi thế cạnh tranh so với đổi thủ.
Kịch bản Scenarios là yếu tố để kiểm tra tính Chiến lược
Đôi khi các kịch bản được phát triển sau khi một chiến lược đã được xác định. Trong trường hợp đó, các kịch bản đóng vai trò như cách thức để kiểm tra khả năng thành công của chiến lược, hay nói cách khác chiến lược đó đã tối ưu cho sự phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới hay chưa. Lúc này, các nhà lãnh đạo sẽ đánh giá lại chiến lược đã hoạch định sẽ thành công trong điều kiện nào? Trong điều kiện nào thì chiến lược đó sẽ gặp phải thách thức và cần có sự giải pháp điều chỉnh.
Các nhà lãnh đạo có thể xác định trước chiến lược phát triển doanh nghiệp trong thời gian tới và xây dựng các kịch bản có thể tác động đến sự thành công của chiến lược đó. Trong trường hợp những biến cố bất ngờ, vượt ngoài dự định, ví dụ điển hình dịch bệnh Covid, chiến lược đó sẽ thay đổi gì để đảm bảo doanh nghiệp phát triển đúng hướng.
Cách thức tốt nhất là các doanh nghiệp có thể tìm ra hướng chiến lược mạnh mẽ chiếm ưu thế trong nhiều tình huống. Để làm được như vậy, các nhà lãnh đạo cần có sự thấu hiểu về môi trường kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp, hành vi, đặc tính của tập khách hàng mục tiêu và khả năng dự đoán thị trường tốt.
Nhìn chung, rất khó để có chiến lược có thể đúng trong mọi tình huống, đặc biệt trong bối cảnh biến động như hiện nay. Do vậy, các nhà lãnh đạo có một chiến lược phù hợp với từng loại, sau đó theo dõi chặt chẽ các chỉ báo để xác định khả năng xảy ra kịch bản nào có khả năng xảy ra nhiều hơn kịch bản khác.
LỰA CHỌN CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN
Chiến lược phát triển mang tính dài hạn, đóng vai trò như định hướng cho bước tiến tiếp theo của doanh nghiệp. Chiến lược điển hình của doanh nghiệp có thể kể đến trường hợp của Walmart, hướng đến cung cấp sản phẩm với giá thành thấp. Chiến lược này đã đưa Walmart trở thành doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới. Vậy, câu hỏi đặt ra là làm sao các doanh nghiệp xác định và lựa chọn chiến lược phát triển phù hợp? Lựa chọn chiến lược phát triển thành công dựa trên các yếu tố
Nguồn lực của doanh nghiệp
Các nhà lãnh đạo khi hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp cần dựa trên yếu tố về nguồn lực, bao gồm nguồn lực tài chính, nguồn nhân lực và nguồn lực vô hình. Vấn đề về tài chính tác động đến việc doanh nghiệp có thể thực hiện chiến lược đó hay không. Ví dụ, doanh nghiệp xác định chiến lược của mình là đổi mới, mang sản phẩm đứng đầu thị trường, yếu tố chi phí cho việc R&D và chi phí sản xuất là vấn đề hàng đầu với doanh nghiệp. Và cần tính toán với lượng chi phí như vậy, khi sản phẩm ra mắt thị trường có đạt hiệu quả và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp hay không.
Vấn đề về nguồn nhân lực là yếu tố then chốt việc xây dựng chiến lược. Nguồn nhân lực bao gồm năng lực nhân sự, khả năng cam kết, mức độ hiểu tổ chức. Việc hình thành chiến lược nhưng năng lực của nhân sự không đáp ứng được thì không có sự thành công. Ví dụ, doanh nghiệp xác định chiến lược là mở rộng các dòng sản phẩm mới, nhưng nguồn nhân lực của đội ngũ R&D hạn chế, kiến thức về dòng sản phẩm đó thì chiến lược không thực hiện được.
Bên cạnh đó,nguồn lực vô hình như triết lý kinh doanh, uy tín thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp cũng tác động đến chiến lược. Ví dụ, khách hàng biết đến thương hiệu của bạn với giá trị về sản phẩm có chất lượng tốt, giá cả hợp lý. Nhưng hiện tại bạn thay đổi sang phát triển sản phẩm khác biệt với chi phí cao. Như vậy sẽ lãng phí nguồn lực và rủi ro cho việc mất đi khách hàng trung thành.
Mục tiêu của tổ chức
Chiến lược được xây dựng dựa trên mục tiêu phát triển của tổ chức. Mục tiêu hiểu như là đích đến, chiến lược là những cách thức để cán được vạch đích đó. Ví dụ, nếu mục tiêu doanh nghiệp bạn là tăng thị phần lên 30% trong 3 năm, bạn cần xây dựng chiến lược phù hợp dựa trên nguồn lực hiện có. Lúc này, các lãnh đạo doanh nghiệp cân nhắc chiến lược về tăng kênh phân phối sản phẩm, truyền thông sản phẩm rộng rãi hơn hay mở rộng tập khách hàng.
Nhìn chung, chiến lược phát triển không thể xây dựng mà không có căn cứ và mục đích rõ ràng. Khi không xác định rõ ràng mục tiêu, chiến lược sẽ mất định hướng và tỷ lệ thất bại sẽ cao. Song, mục tiêu cần cụ thể, có tính thách thức nhưng có khả năng đạt được bởi ngược lại nếu xác định sai mục tiêu cũng là tác nhân của chiến lược không thành công.
Phân tích những kịch bản tác động
Một điều quan trọng trong lựa chọn chiến lược phát triển là cân nhắc đến những kịch bản có thể xảy ra, tác động đến sự thành công của chiến lược đó. Từ đó, các nhà lãnh đạo hình thành lên những kế hoạch dự phòng. Ví dụ, khi hoạch định chiến lược mở rộng thị phần, trong năm đó, có nhiều doanh nghiệp mới gia nhập ngành và tranh giành thị trường của bạn. Đó là kịch bản có thể xảy ra và mức độ tác động cần được xem xét, có thể doanh nghiệp nhỏ thì không ảnh hưởng nhiều, nhưng là doanh nghiệp có tiềm lực tài chính lớn thì cũng sự đe dọa lớn.
Trong bối cảnh cạnh tranh như hiện nay, nhiều biến số tác động đến doanh nghiệp. Do vậy, việc xác định những tình huống có thể xảy ra, những kịch bản tốt và xấu là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong lựa chọn chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Các nhà lãnh đạo có phương án dự phòng từ việc phân tích các kịch bản tác động sẽ tạo sự chủ động trước các tình huống và giảm thiểu tỷ lệ thất bại trong chiến lược.
Các thức phổ biến và có tính hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng trong xác định chiến lược phù hợp dựa trên các kịch bản là ma trận xác suất tác động. Các nhà lãnh đạo có thể xác định những kịch bản có thể xảy ra dựa trên hai thang đó là Khả năng có thể xảy ra và Mức độ ảnh hưởng. Trong phần tiếp theo, OD CLICK sẽ lý giải rõ hơn về công cụ này để giúp các nhà lãnh đạo có thể áp dụng hiệu quả.
ÁP DỤNG MA TRẬN XÁC SUẤT TÁC ĐỘNG TRONG XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC THEO CÁC KỊCH BẢN
Như đã phân tích ở trên, trong bối cảnh cạnh tranh, các kịch bản đều có thể xảy ra tác động đến sự phát triển của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo cần có sự chuẩn bị về các chiến lược phù hợp để phản ứng với những biến động của thị trường. Trong việc xây dựng chiến lược theo kịch bản, điều quan trọng là cần xác định các kịch bản có thể xảy ra và phân loại thành những nhóm với Mức độ tác động và Khả năng có thể xảy ra. Từ đó, các nhà lãnh đạo có thể xây dựng chiến lược phù hợp cho doanh nghiệp.
Việc phân loại các tình huống theo những nhóm phù hợp giúp các nhà lãnh đạo có thể phân bổ nguồn lực và lựa chọn những cách ứng xử phù hợp. Điều này quan trọng bởi nếu trường hợp mà mức độ tác động không cao cũng không nên tập trung nhiều nguồn lực để xây dựng chiến lược ứng phó. Ngược lại, xác định những kịch bản khả năng xảy ra cao và mức độ tác động lớn, các nhà lãnh đạo sẽ xây dựng kế hoạch chiến lược chi tiết, những hành động cụ thể để tạo sự chủ động trong việc phản ứng.
Ma trận xác suất tác động giúp các nhà lãnh đạo phân loại các kịch bản có thể xảy ra theo 4 nhóm dựa trên Mức độ tác động đến doanh nghiệp và Xác suất có thể xảy ra. 4 nhóm là Sự thay đổi không đáng kể (Incremental Change), Thay đổi đột ngột (A flash in the pan), Sự biến động mang tính chiến lược (Strategic shift), Biến động lớn (Major disruption). Các nhà lãnh đạo sẽ xác định các tình huống rơi vào 4 nhóm kể trên để có cái nhìn trực quan cho việc xây dựng chiến lược phù hợp.
Sự thay đổi không đáng kể (Incremental Change)
Các kịch bản trong nhóm này có khả năng xảy ra lớn nhưng tác động đến doanh nghiệp không đáng kể. Với những tình huống trong nhóm này, các nhà quản lý có những giải pháp và những điều chỉnh nhỏ, thường là những thay đổi trong quy trình kinh doanh, để mang lại hiệu quả tốt hơn.
Ví dụ điển hình là sự thay đổi trong hành vi tiêu dùng của khách hàng từ mua sản phẩm đến việc chấp nhận chi trả nhiều hơn cho trải nghiệm. Điều này là xu thế tất yếu sẽ xảy ra, tuy nhiên cần khoảng thời gian cho sự dịch chuyển này vì vậy tác động đến doanh nghiệp là chưa lớn. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo cũng cần có sự chuẩn bị cho sự thay đổi này để chiếm ưu thế cạnh tranh so với đổi thủ. Chiến lược hướng tới xây dựng trải nghiệm khách hàng tích cực, tạo ra giá trị gia tăng bên cạnh chất lượng sản phẩm. Các doanh nghiệp cần có sự thay đổi trong tư duy, quy trình kinh doanh như phát triển mạnh các dịch vụ chăm sóc khách hàng, với chương trình gắn kết khách hàng và doanh nghiệp.
Nhìn chung, trong nhóm này, các nhà lãnh đạo cũng cần chú ý để có chiến lược dài hạn, tuy nhiên trong thời điểm hiện tại, chưa là ưu tiên hàng đầu. Việc này đòi hỏi các nhà lãnh đạo có những kinh nghiệm để nhận định và đánh giá những xu hướng, viễn cảnh có thể xảy ra để ra quyết định phù hợp, tránh tập trung vào những tình huống có tác động không lớn. Trong kinh doanh, nhiều trường hợp cần chấp nhận những kịch bản không tốt xảy ra với những tác động không lớn để tập trung nguồn lực cho tình huống có mức độ tác động lớn hơn.
Thay đổi đột ngột (A flash in the pan)
Các kịch bản trong nhóm này có khả năng xảy ra thấp và tác động thấp. Thường đây là trường hợp chỉ xảy ra một lần và ít có cơ hội lặp lại, với mức độ tác động thấp. Những trường hợp này có mức độ ưu tiên thấp nhân, các nhà quản lý không cần tập trung để xây dựng giải pháp cho kịch bản này.
Đây là trường hợp có thường xảy ra đột ngột, thường diễn ra trong thời gian ngắn. Ví dụ điển hình là với doanh nghiệp ngành thời trang, khi trong một khoảng thời gian, có phong trào nổi lên và thị trường sẽ ưa chuộng một loại sản phẩm. Thời gian bão hòa nhanh và có thể mất nhiều thời gian mới quay lại xu hướng đó Điều này về bản chất sẽ không tác động nhiều đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Những kịch bản trong nhóm này không phải là ưu tiên chiến lược khi khả năng xảy ra thấp và tác động thấp. Tuy nhiên, những sự thay đổi xảy ra này có thể xem như những dự báo cho sự xuất hiện của những xu hướng mới có tính tác động lớn hơn trong tương lai. Do vậy, các nhà lãnh đạo có sự cảnh giác và theo sát những chuyển động của thị trường.
Sư biến động mang tính chiến lược (Strategic shift)
Các kịch bản trong nhóm này có khả năng xảy ra cao và tác động lớn. Đặc biệt với trường hợp trong nhóm này, các nhà quản lý cần có cuộc họp và tìm ra giải pháp phù hợp nhất, đồng thời, xây dựng kế hoạch hành động cụ thể để chủ động phản ứng. Những biến động này có thể tác động trực tiếp tới sự phát triển của doanh nghiệp
Trường hợp của Microsoft Network (MSN) là một ví dụ điển hình. Ban đầu, họ dùng chiến lược định hình, nhưng trong cuộc cạnh tranh giữa độc quyền mạng và mở rộng mạng đã xuất hiện những biến số như số người đăng ký sử dụng MSN và mạng internet, hồ sơ hoạt động của những thuê bao MSN đầu tiên, đã cung cấp thông tin giá trị về tình hình phát triển của thị trường. Khi nhận thấy rõ ràng rằng hệ thống mạng mở sẽ chiếm ưu thế, Microsoft đã thay đổi định nghĩa về MSN trên Internet. Đây là ví dụ về sự thay đổi về chiến lược để phản ứng với kịch bản biến động của thị trường.
Một trường hợp khác, Công ty Mondex International – một tập đoàn gồm các nhà cung cấp dịch vụ tài chính và các công ty công nghệ – cố gắng định hình tương lai bằng cách đặt ra những tiêu chuẩn về tiền điện tử mà họ hy vọng rằng sẽ trở thành phổ biến. Tuy nhiên, kịch bản xảy là những ngân hàng địa phương vốn không sở hữu nguồn tài chính dồi dào và kỹ năng cần thiết để thiết lập tiêu chuẩn cho thị trường thanh toán điện tử nhưng họ vẫn cung cấp cho khách hàng các dịch vụ điện tử hiện đại nhất. Điều này tác động lớn đến tham vọng của công ty Mondex International.
Những kịch bản trong nhóm này, các nhà lãnh đạo cần đạt thứ tự ưu tiên hàng đầu để tập trung nguồn lực tìm ra những chiến lược ứng phó phù hợp nhất. Những chiến lược này cần có những kế hoạch hành động cụ thể và có nhiều phương án dự phòng để giảm thiểu những tác động và biến thành cơ hội phát triển cho doanh nghiệp.
Biến động lớn (Major disruption)
Các kịch bản trong nhóm này có khả năng xảy ra thấp và tác động lớn. Những kịch bản này sẽ tác động lớn đến doanh nghiệp và mức độ rủi ro là lớn. Bởi những tình huống những tình huống mà bạn có thể không nghĩ sẽ xảy ra, các nhà lãnh đạo hiếm khi có sự chuẩn bị kỹ về chiến lược và sự sẵn sàng. Do vậy, khi những kịch bản này xảy ra, những tác động đến doanh nghiệp rất lớn, có thể ảnh hưởng đến sự tồn tại của một tổ chức.
Ví dụ điển hình có thể thấy là dịch bệnh COVID-19, đây xem là những biến động lớn tác động đến cả nền kinh tế toàn cầu, và khiến nhiều doanh nghiệp đóng cửa. Dịch bệnh COVID-19 có thể thấy có khả năng xảy ra thấp nhưng sự ảnh hưởng nó đến doanh nghiệp là rất lớn. Các doanh nghiệp không nghĩ điều này xảy ra, và không có chiến lược từ trước. Một ví dụ khác là biến động chính trị giữa các quốc gia, như trường hợp của Myanmar. Biến động này tác động lớn cho các doanh nghiệp Myanmar nói chung và các doanh nghiệp nước ngoài tại thị trường Myanmar. Gần đây là trường hợp, chuỗi cung ứng bị đứt gãy tạm thời vì sự cố vận chuyển trên kênh đào Suez, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.
Có thể thấy điểm chung, đây là những biến động có khả năng xảy ra không cao, những ảnh hưởng đến doanh nghiệp là không lường trước. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường chưa có sự chuẩn bị tốt về chiến lược và các phương án dự phòng cho những rủi ro này. Do vậy, các doanh nghiệp cần đầu tư vào quản trị những khủng hoảng để xây dựng chiến lược phù ứng phó phù hợp. Với những doanh nghiệp lớn trên thế giới, họ có những phòng ban chuyên trách.
Nhìn chung trong kinh doanh, sự không chắc chắn hay những bất định luôn song hành cùng với doanh nghiệp. Đây như là khó khăn thách thức năng lực của mỗi nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Thị trường ngày nay ngày càng khốc liệt với những biến số đến từ những chính sách của chính phủ, những đối thủ mới gia nhập ngành hay sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng vì xu thế chuyển đổi số.
Trong môi trường ổn định, việc xây dựng chiến lược không nhiều khó khăn và khả năng thành công nếu hiểu rõ thị trường là lớn. Tuy nhiên trong môi trường biến động như hiện nay, xây dựng chiến lược theo kịch bản là điều kiện tiên quyết để có sự chủ động ứng phó với những biến động của thị trường.
Xây dựng chiến lược theo kịch bản scenarios với công cụ ma trận xác suất tác động mang đến hiệu quả khi xác định và phân loại những tình huống có thể xảy ra. Tuy nhiên, việc xác định cũng đòi hỏi năng lực lãnh đạo trong việc nhận định mức độ tác động và xác suất xảy ra của các kịch bản. Bên cạnh đó, sau khi xác định và phân nhóm, việc xây dựng chiến lược phù hợp cần có phương pháp và quy trình hiệu quả
Hiểu khó khăn này, OD CLICK đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp trong bối cảnh VUCA, với Chương trình phát triển năng lực lãnh đạo. Đồng thời OD CLICK đã nghiên cứu và thiết kế chương trình tư vấn Xây dựng chiến lược dựa trên nguồn lực, những tác động môi trường bên ngoài và kịch bản bối cảnh.
OD CLICK biên tập
Nguồn tham khảo:
3. https://smallbusiness.chron.com/steps-strategic-planning-4651.html
4. https://www.managers.org.uk/knowledge-and-insights/resource/developing-strategy/
Pingback: Phùng Anh Tuấn - Value up INSIDE