Các doanh nghiệp đang trong bối cảnh biến động của chuyển đổi số và bất ổn của nền kinh tế. Chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển là vấn đề quản trị của các nhà lãnh đạo để thúc đẩy đạt được mục tiêu đề ra. Quá trình này bắt đầu từ việc xác định rõ mục tiêu và từng cột mốc đến làm thế nào để đạt được mục tiêu đó và đo lường hiệu quả chính xác.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp có đường hướng đúng đắn với mục tiêu cụ thể, nhưng quá trình thực hiện có nhiều lỗ hổng dẫn đến sự thiếu hiệu quả. Mô hình OGSM là công cụ hiệu quả giúp các nhà lãnh đạo quản trị một cách tổng thể toàn bộ quá trình, liên kết được 3 yếu tố mục tiêu, chiến lược và đo lường để đạt được kế hoạch đã đề ra.
Doanh nghiệp lớn như Coca Cola hay Proctor and Gamble hay thương hiệu xe nổi tiếng Jeep đều thành công khi áp dụng công cụ này. Không chỉ áp dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, thúc đẩy đạt mục tiêu chiến lược, công cụ này có thể ứng dụng trong các cấp động của doanh nghiệp từ cá nhân đến các phòng ban.
MÔ HÌNH OGSM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC
Mô hình OGSM
OGSM là một công cụ để lập kế hoạch hoạt động, cho phép các tổ chức liên kết tầm nhìn dài hạn với các chiến lược phù hợp. OGSM là viết tắt của Objective, Goals, Strategies and Measurements. Một kế hoạch OGSM thường kéo dài từ 3-5 năm, cùng với hoạt động đánh giá và điều chỉnh sau mỗi 6 tháng đến 1 năm.
Công cụ này giúp lãnh đạo doanh nghiệp quản trị toàn bộ quá trình hướng đến đạt được mục tiêu đã đề ra, nâng cao hiệu quả hoạt động. 4 trọng tâm chính của mô hình này là thiết lập mục tiêu, xác định cột mốc, hình thành chiến lược và quản lý đo lường hiệu quả.
OGSM giúp theo dõi tiến trình đạt được các mục tiêu và có thể điều chỉnh kịp thời. Từ mô hình này, các nhà lãnh đạo có thể xác định các ưu tiên chiến lược, nhanh chóng tận dụng các cơ hội thị trường, tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, tăng hiệu quả và tính liên kết hướng đến kết quả chung
Phạm vi áp dụng mô hình này là rộng, bên cạnh áp dụng xây dựng chiến lược cho tổ chức còn có thể được áp dụng cho phòng ban và cá nhân. Các phòng ban có thể xây dựng mục tiêu và cách thức thực hiện dựa theo chiến lược chung của công ty. Các cá nhân tự hoạch định, quản lý công việc của mình theo các mục tiêu chung.
Xây dựng mô hình OGSM phát triển chiến lược
Mô hình này tạo ra từ 4 trọng tâm chính thiết lập mục tiêu, xác định cột mốc, hình thành chiến lược và quản lý đo lường hiệu quả. Các nhà lãnh đạo có thể áp dụng mô hình này để kết nối các nguồn lực, có sự chuẩn bị chặt chẽ từ bên trong, kiểm soát quá trình.
Objective (mục tiêu)
Các nhà lãnh đạo xác định rõ ràng mục tiêu tổng thể của tổ chức. Mục tiêu này cần có sự hấp dẫn về mặt cảm xúc, thể hiện ngắn gọn doanh nghiệp muốn làm gì trong tương lai. Ví dụ: Tạo trải nghiệm khách hàng hấp dẫn để thúc đẩy doanh số bán hàng.
Goal (Đích nhắm)
Sau khi xác định mục tiêu lớn, các nhà lãnh đạo có thể chia nhỏ mục tiêu thành các đích nhắm, dễ đạt được hơn. Mỗi đích nhắm được xác định như là có tính đo lường, định hướng hành động và dễ theo dõi. Ví dụ: Cập nhật trang web để bao gồm nội dung hữu ích giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Việc chia nhỏ thành các đích nhắm giúp các nhà lãnh đạo có thể đo lường dễ dàng hơn và xác định tiến độ để đạt được mục tiêu đề ra. Đồng thời, khi đạt các đích nhắm cụ thể thì tinh thần của đội ngũ nhân sự được nâng cao hơn, hiệu suất làm việc tốt hơn.
Strategy (Chiến lược)
Các nhà lãnh đạo xác định chiến lược để hoàn thành từng mục tiêu bằng cách xem xét yếu tố cần thiết để đạt được mục tiêu, các nguồn lực hiện có. Ví dụ: Sử dụng các bài báo có tính tri thức để thu hút khách hàng tìm hiểu về các công nghệ mới, bao gồm cả các sản phẩm của công ty.
Với mỗi chiến lược, các nhà lãnh đạo cần có những biện pháp đo lường hiệu quả để theo dõi kết quả thực thi chiến lược. Những con số cụ thể sẽ giúp theo dõi dễ dàng hơn và có thể điều chỉnh chiến lược kịp thời trong quá trình thực hiện.
Measure (Đo lường)
Các nhà lãnh đạo xác định các chỉ số cụ thể, mang tính định lượng để so sánh vị trí hiện tại với những gì doanh nghiệp sẽ đạt được trong khung thời gian đã xác định của mình. Ví dụ: Viết sáu bài báo mới về tri thức mới trong quý này để xuất bản trên trang web của chúng tôi và quảng bá thông qua phương tiện truyền thông xã hội. Sau khi viết doanh nghiệp có thể thống kê xây vốn hình ảnh tăng lên và số lượng khách hàng tìm đến nhiều hơn.
ÁP DỤNG MÔ HÌNH TRONG CÁC CẤP ĐỘ CỦA TỔ CHỨC
Trong phần trên, doanh nghiệp hiểu và nắm được các thức công cụ OGSM một cách khái quát. Trong phần này, bài viết đi sâu vào tính ứng dụng công cụ này trong các cấp độ của tổ chức, cùng những liên tưởng với những doanh nghiệp lớn trên thế giới.
Mô hình OGSM áp dụng trong cấp độ tổ chức
Theo cách thức tổng quát nhất, mô hình OGSM áp dụng xây dựng chiến lược trong toàn bộ để chức tạo ra tính logic và giúp doanh nghiệp dễ dàng trong quản trị, xác định các bước đi, quản trị từng bước theo các con số cụ thể. Xem xét ví dụ áp dụng với trường hợp của Jeep. các doanh nghiệp sẽ dễ dàng hình dung sử dụng mô hình này trong thực tế.
Jeep là thương hiệu ô tô nổi tiếng của Mỹ với các sản phẩm xe thể thao và xe sang. Jeep là ví dụ điển hình trong việc áp dụng mô hình OGSM trong cấp độ tổ chức để đạt mục tiêu chiến lược của mình.
Bước đầu tiên là xác định mục tiêu của doanh nghiệp. Ở đây mục tiêu của Ford đã được hoạch định là “Phát triển Jeep là dòng xe thành công nhất trong phân khúc xe cao cấp dẫn động 4 bánh, mang đến cảm xúc riêng biệt”. Để đạt được mục tiêu tham vọng này. họ sẽ xác định các đích nhắm. Các đích nhắm để đạt được mục tiêu là dòng xe thành công nhất là “Chiếm được thị phần cao nhất”, “Số lượng xe bán ra hơn 5000 chiếc”,”Lợi nhuận trung bình tăng hơn 20%”. Đồng thời, các cột mốc để tạo ra cảm xúc riêng biệt là “ 75% tài xế khuyên sử dụng Jeep”, “Jeep là thương hiệu xe mạo hiểm được yêu thích nhất”
Tiếp theo là xác định chiến lược để đạt được các đích nhắm đã đề ra là xây dựng thương hiệu Jeep khác biệt thông qua các chiến dịch quảng cáo. Ngoài ra họ trưng bày tại điểm bán và lựa chọn những nhân viên bán hàng phù hợp với thương hiệu. Tập đoàn cũng cho ra mắt các dòng xe Jeep mới với thiết kế đặc trưng. Cuối cùng, thương hiệu tổ chức các cuộc chạy thử, trải nghiệm để tạo ra trải nghiệm với tài xế và khách hàng tiềm năng.
Cuối cùng, họ xác định những tiêu chí đo lường để thực hiện được chiến lược. Với xây dựng thương hiệu, họ xác định “hơn 25.000 người tiếp cận website”, “Hơn 12.500 người ghé thăm sản phẩm ở nơi phân phối”. Trưng bày tại điểm bán, ước tính 80% nhân sự phù có hình tượng phù hợp và “tăng 12% số lượng khách hàng yêu thích thương hiệu”. Với ra mắt sản phẩm mới, chỉ số đo lường là “hơn 1500 xe bán ra”, “Đánh giá của khách hàng tăng 0.5 điểm so với dòng xe khác”. Tổ chức ra cuộc trải nghiệm, chạy thử, họ xác định “Hơn 10.000 tham dự”, “80% người lái xe Jeep và 40% khách hàng tiềm năng thấy hài lòng và tự hào”.
Với cách tiếp cận chi tiết hơn, các nhà lãnh đạo có thể liệt kê ra các hành động cần thực hiện để đạt được tiêu chí đo lường đã đề ra. Ở đây sẽ rõ ràng về việc cần làm gì, khoảng thời gian nào và ai sẽ thực hiện.
Từ trường hợp ví dụ áp dụng mô hình OGBM với Jeep, các nhà lãnh đạo có thể phần nào hình dung được cách thức triển khai với doanh nghiệp của mình. Ưu điểm rõ ràng của mô hình này là khả năng áp dụng khá dễ dàng, phương pháp ngắn gọn và có tính trực quan. Khi nhìn vào có thể hình dung được đích đến và các thức đạt được cũng như kiểm soát quá trình.
Mô hình OGSM áp dụng trong cấp độ phòng ban
Với cấp độ phòng ban, áp dụng mô hình này sẽ giúp các nhà quản lý có thể xây dựng kế hoạch cho bộ phận của mình, dựa trên mục tiêu chung của tổ chức. Chìa khóa là gắn kết giữa mục tiêu chung của bộ phận với mục tiêu chung của tổ chức để hướng tới kết quả chung. Từ ví dụ liên tưởng thực tế có thể trực quan hóa áp dụng mô hình này trong cấp độ phòng kinh doanh.
Nếu mục tiêu chung của doanh nghiệp trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực với thị phần tăng 10% thì mục tiêu của bộ phận kinh doanh tập trung nâng cao doanh số 10%. Để làm được điều này, các cột mốc phòng kinh doanh cần đạt được có thể là “Tăng trưởng doanh thu hàng tháng 5%”, “Giảm tỷ lệ hủy đơn hàng 5%”, “tỷ lệ giữa chân khách hàng đạt 90%”.
Tương ứng với các đích nhắm đặt ra, phòng kinh doanh xây dựng các chiến lược cụ thể như là “Chăm sóc khách hàng cũ với những chính sách đặc biệt”, “Cải tiến quy trình làm việc với khách hàng”, “Mở rộng khai thác tập khách hàng tiềm năng mới”.
Từ những chiến lược được xác định, các nhà quản lý, trưởng phòng sẽ có những chỉ số đo lường cụ thể với từng chiến lược. Ví dụ, với chăm sóc khách hàng cũ với chính sách đặc biệt thì chỉ số đo lường là đạt hơn 90% phản hồi hài lòng, tỷ lệ khách hàng quay lại tăng 30%. “Cải tiến quy trình làm việc với khách hàng” – chỉ số đo lường có thể là “xử lý và phản hồi cuộc gọi nhanh hơn 10%”, “thời gian giải quyết khiếu nại giảm 5%”. “Mở rộng khai thác tập khách hàng tiềm năng mới”, chỉ số đo lường là “Tăng 10% khách hàng mới biết đến thương hiệu”
Nhìn chung, ở cấp độ phòng ban, đảm bảo những mục tiêu và đích nhắm đề ra có ý nghĩa và tác động trực tiếp đến mục tiêu của tổ chức. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo và trưởng bộ phận có sự thảo luận để xác định mục tiêu cụ thể, có tính chiến lược để tạo ra sự đồng bộ và tính liên kết. Mặt khác, bên trong bộ phận kinh doanh cũng cần có sự thảo luận nội bộ để thống nhất các mục tiêu, đích nhắm cần đạt được, các chiến lược trọng tâm và chỉ số đo lường phù hợp.
Mô hình OGSM áp dụng trong cấp độ cá nhân
Khả năng ứng dụng của mô hình này là rất rộng, các cá nhân hoàn toàn có thể áp dụng để quản lý công việc, mục tiêu cá nhân gắn với mục chung của phòng ban và tổ chức. Theo cách thức áp dụng như vậy, hình dung thực tế sử dụng OGSM với nhân sự phòng kinh doanh.
Mục tiêu của bộ phận kinh doanh nâng cao doanh số 10% thì mục tiêu của cá nhân có thể là “Bán hàng vượt chỉ tiêu đề ra”. Để đạt được con số này, những đích nhắm đặt ra với cá nhân là “Tăng doanh số mục tiêu cá nhân lên 5%”, “Mở rộng quan hệ khách hàng mới 5%”, “Hoàn thành 2 khóa học nâng cao kỹ năng chuyên môn”.
Với các đích nhắm như vậy, các thành viên tự đưa ra chiến lược cá nhân của mình. Ví dụ cụ thể như “xây dựng quan hệ tin cậy với khách hàng cũ”, “Chủ động trau dồi kiến thức phục vụ công việc”, “Tìm kiếm và tiếp cận nguồn khách hàng tiềm năng”.
Cuối cùng, các cá nhân xác định chỉ số đo lường cho các chiến lược cụ thể. “Xây dựng quan hệ tin cậy với khách hàng cũ”, chỉ số đo lường có thể là “Thực hiện cuộc gọi hỏi về trải nghiệm khách hàng sau 1 tuần sử dụng dịch vụ”, “Mỗi khách hàng cũ chăm sóc và nhắc lại 1 lần/tuần”, “tỷ lệ khách hàng quay lại mua tăng 5%”. Với “Chủ động trau dồi kiến thức phục vụ công việc”, chỉ số đo lường có thể là “Học 1 khóa học về dịch vụ khách hàng”. Với chiến lược “Tìm kiếm và tiếp cận nguồn khách hàng tiềm năng”, chỉ số đo lường có thể là “mỗi tuần tìm kiếm thêm 50 khách hàng mới”.
Trường hợp trên đây là ví dụ điển hình cho áp dụng mô hình này với các cá nhân. Công cụ chỉ là phần hỗ trợ do vậy điều quan trong là các cá nhân nhận thức trách nhiệm với phòng ban, tổ chức. Chủ động có thảo luận với quản lý để tự hoạch định và quản lý công việc cá nhân hiệu quả.
Nhìn chung, mô hình OGSM là công cụ có tính ứng dụng cao và có thể áp dụng với nhiều mục đích cũng như các cấp độ trong tổ chức. Các nhà lãnh đạo nói chung hay các cá nhân nói riêng thông qua công cụ này có thể có bức tranh toàn cảnh và quản trị quá trình tốt hơn để đạt được mục tiêu đã đề ra. Thông qua đó có thể điều chỉnh linh hoạt trước các tác động của thị trường.
Mô hình này có thể ứng dụng tốt trong xây dựng chiến lược của tổ chức và quản trị hiệu suất nhân sự. OGSM kết hợp BSC sẽ mang đến sự bổ sung lẫn nhau nhằm nâng cao khả năng quản trị theo mục tiêu, tạo ra sự kết nối trong tổ chức hướng đến một đích đến chung. Đây sẽ là chủ đề tiếp theo OD CLICK sẽ đào sâu với bài nghiên cứu và phân tích để cung cấp thêm tri thức cho người đọc.
OD CLICK biên tập
Nguồn tham khảo
- https://www.inc.com/soren-kaplan/want-a-high-performing-team-try-ogsm-model.html
- https://jestertools.com/en/ogsm-tool/
- https://www.consuunt.com/ogsm-framework/
- https://www.mindtools.com/pages/article/ogsm-frameworks.htm
- https://www.smartinsights.com/marketing-planning/marketing-models/ogsm-model-framework/
- https://ogsmsoftware.com/learn-from-ogsm-examples/