Một doanh nghiệp phát triển bền vững cần có 3 yếu tố quan trọng là: Tổ chức, Con người và Thông tin. Nhưng để duy trì và phát triển thì cần phải có một hệ thống với đầy đủ các bộ công cụ làm việc đó. Truyền thông nội bộ được ra đời từ đó với ý nghĩa không chỉ giúp phát triển bên trong Tổ chức mà còn giúp Tổ chức có sức ảnh hưởng đến khách hàng và thị trường.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là quá trình tương tác hai chiều, giúp nhân viên cam kết với các mục tiêu, giá trị, và gắn kết với tổ chức, nhằm gia tăng hiệu quả hoạt động cũng như sức hút của doanh nghiệp trên thị trường.

Theo Rachel Miller của AllThingsIC định nghĩa: Truyền thông nội bộ là cách thức mà một công ty tương tác với nhân viên của mình và nhân viên tương tác với tổ chức. Mục đích của truyền thông nội bộ là không nói cho mọi người biết phải làm gì mà tạo ra môi trường để mọi người phát triển sự hiểu biết và chia sẻ, trao đổi thông tin. Chỉ như vậy, nhân viên mới có thể cùng nhau hướng tới mục tiêu của công ty.

Vì vậy có thể rút ra: một chiến lược truyền thông nội bộ tốt là đảm bảo mọi người trong một tổ chức đều nhận thức sâu sắc và phù hợp với mục đích cốt lõi của một tổ chức. Bằng cách này, các tổ chức có thể yên tâm rằng mọi người đều nhìn theo cùng một hướng. Không có sự nhầm lẫn nào về chiến lược hay mục tiêu, tất cả mọi người, từ cấp độ lãnh đạo cho đến nhân viên mới đều nhìn chung một hướng.

Ý nghĩa của Truyền thông nội bộ là gì?

  • Kết nối nhân viên: Khi toàn cầu hóa tiếp tục, nơi làm việc đa văn hóa đã trở thành chuẩn mực, và khi các nhân viên trẻ hơn (Thế hệ 2000) tham gia lực lượng lao động, chúng ta cũng sẽ thấy nhiều nơi làm việc nhiều thế hệ hơn. Xây dựng mối quan hệ và mục đích chung giữa tất cả các nhóm khác nhau trong một tổ chức có thể có tác động tích cực đến văn hóa làm việc và có thể khuyến khích quan hệ nhân viên tốt hơn.
  • Hiểu rõ hơn về lực lượng lao động: Giao tiếp hai chiều – thông qua việc cho phép nhận xét về các bài viết bản tin, gửi khảo sát thường xuyên, mời phản hồi về thay đổi tổ chức – mở ra cơ hội cho các tổ chức tìm hiểu nhân viên tốt hơn, từ đó dẫn đến các nhà quản lý cấp trung hiểu những gì nhân viên của họ đang nghĩ, từ đó dẫn đến việc ra quyết định sáng suốt hơn.
  • Tạo động lực cho nhân viên: Một cuộc khảo sát trên LinkedIn cho thấy đối với nhiều nhân viên, ý thức về mục đích là yếu tố then chốt trong việc họ có vui vẻ trong công việc hay không: 74% người tham gia cho biết họ muốn cảm thấy rằng những gì họ thực sự được làm trong công việc của họ. Truyền thông nội bộ có thể là công cụ mang lại cho nhân viên ý thức tìm kiếm mục đích và khiến họ cảm thấy có giá trị: sử dụng nó để làm nổi bật thành tích hoặc rõ ràng về các nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể mà họ đang làm và cách chúng phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.

Các bước triển khai Truyền thông nội bộ như thế nào?

Quy trình triển khai truyền thông nội bộ là một vòng lặp đi lặp lại gồm 3 bước cơ bản:

Bước 1: Thông tin đến nhân viên

Đây là bước quan trọng, vì khi truyền đạt lại thông tin không đúng sẽ dẫn tới hệ lụy là nhân viên làm việc trong sự lơ mơ, không có định hướng hoặc chán nản không tập trung vào mục tiêu của doanh nghiệp. Việc truyền đạt lại thông tin phải vừa mang tính khách quan mà cũng phải có sự khích lệ để không ai cảm thấy ý kiến của mình bị bỏ bên ngoài. Không những thế phải khuyến khích tập thể đưa ra thật nhiều ý kiến để có thể rút kinh nghiệm cũng như tìm ra bài học cho lần xây dựng văn hóa sau.

Bước 2: Nhân viên tham gia đối thoại

Một trong những điểm cần chú ý ở bước này là bắt buộc phải có đối thoại sau khi tiếp nhận được thông tin vì những thông tin được truyền đạt dù có thể mang tính chất là mục tiêu của doanh nghiệp nhưng cách diễn giải không đúng, hoặc người nghe tự ngầm hiểu rất có thể dẫn tới sai lầm khi thực hiện. Điều quan trọng từ bước này chính là lấy được càng nhiều ý kiến trung thực và cùng nhau phá bỏ rào cản mà chia sẻ thẳng thắn. Có như vậy mới có thể thu thập thông tin một cách có hiệu quả được.

Bước 3: Tổng hợp phản hồi

Ở bước này doanh nghiệp sẽ tổng hợp lại những ý kiến khách quan từ ban lãnh đạo cho đến nhân viên. Mục tiêu là phải biết được mục đích và sứ mệnh của doanh nghiệp, người lãnh đạo và ý kiến trung thực của nhân viên đối với những công việc hiện tại. Qua đó, có thể sử dụng nguồn dữ liệu này để đánh giá phương hướng hoạt động cũng như phải truyền tải thông điệp gì cho nhân viên, lãnh đạo để họ có thể đi đúng hướng và cùng chung sức xây dựng doanh nghiệp theo đúng mục tiêu ban đầu.

Ba cấp độ truyền thông nội bộ

Một hệ thống truyền thông nội bộ được coi là hiệu quả, được thể hiện trên 03 cấp độ như sau:

1. Khả năng kết nối thành viên, kết nối công việc của các đội, nhóm/ phòng ban với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

2. Sự tham gia tích cực của nhân viên vào các vấn đề chiến lược và mục tiêu kinh doanh, cũng như hình thành VHDN.

3. Khả năng làm chủ hệ thống, lượng đoán được tâm lý, động lực đám đông, của Lãnh đạo cấp cao, trong doanh nghiệp.


Truyền thông nội bộ ở các doanh nghiệp hiện nay

Hiện nay, có rất ít doanh nghiệp thực sự đầu tư và chú trọng đến công tác truyền thông nội bộ. Chính vì vậy chiến lược và mô hình của truyền thông nội bộ vẫn chưa được phát triển và lan tỏa rộng rãi. Với sứ mệnh đồng hành cùng các doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia của OD CLICK đã nghiên cứu và tìm hiểu sâu về truyền thông nội bộ. Chúng tôi sẽ giới thiệu, và cung cấp những kiến thức, mô hình, quy trình triển khai, công cụ truyền thông nội bộ một cách hệ thống, mang tính ứng dụng cao cho các doanh nghiệp. Đây là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp mạnh, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Nguồn tham khảo:

  1. www.poppulo.com
  2. www.study.com
  3. www.proutsocial.com
  4. www.researchgate.net
  5. www.pracademy.co.uk
Bài viết được đăng trong Tin tức.
error: Nội dung đã khóa !!