TƯ VẤN TÁI CƠ CẤU TỔ CHỨC

Những thay đổi của môi trường kinh doanh, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ cũng như bối cảnh cạnh tranh toàn cầu đã đặt các doanh nghiệp Việt Nam đứng trước những thử thách vô cùng lớn, làm lộ ra những yếu kém bên trong nội bộ cũng như hiệu quả hoạt động của tổ chức. Trước sự biến động ngày càng lớn của thị trường, tính “ổn định” của doanh nghiệp giờ đây đang bị thách thức. Những hạn chế, yếu kém liên quan đến vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp như con người, hệ thống, cấu trúc, văn hóa, tính hiệu quả và động lực phát triển đang dần bộc lộ và là nỗi lo cho các nhà lãnh đạo. Biểu hiện cụ thể:

  • Con người trong tổ chức chạy theo đầu việc, chịu áp lực bởi công việc ngắn hạn, cục bộ. Đội ngũ quản lý có xu hướng làm việc đối phó, mất phương hướng về chiến lược để thích ứng với những thay đổi của khách hàng, đối thủ và thị trường.
  • Sự phối hợp hoạt động trong tổ chức kém hiệu quả do cơ cấu chưa phù hợp. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tốt sẽ cho phép doanh nghiệp sử dụng các thông tin từ các bộ phận một cách hiệu quả nhất, và từ đó giúp cho hoạt động phối hợp giữa các đơn vị được chặt chẽ và phối hợp nhịp nhàng hơn.
  • Quản trị nguồn nhân lực yếu kém. Tổ chức công việc bị chồng chéo, tính hiệu quả trên đầu người thấp. Nhân sự có xu thế bảo thủ trước sự thay đổi, ngại học hỏi cái mới.
  • Quản lý chi phí, hiệu suất quản trị các nguồn lực thấp, thiếu các hệ thống, công cụ kiểm soát cần thiết, do đó ảnh hưởng đến lợi thế bền vững của doanh nghiệp.

Những biểu hiện trên đây từ môi trường nội bộ doanh nghiệp là những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cần thực hiện tái cơ cấu để nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo dựng động lực phát triển bền vững.

Không chỉ chịu tác động từ những hạn chế, yếu kém nội bộ, Tái cơ cấu tổ chức cũng trở nên cấp thiết, khi môi trường kinh doanh có sự biến động, thách thức các triển vọng phát triển, đe dọa đến sự sống còn của doanh nghiệp. Các thách thức và áp lực từ môi trường bên ngoài ngày càng hiện hữu phải kể đến là:

  • Thứ nhất, thị trường xuất hiện nhiều mô hình kinh doanh mới, sản phẩm, dịch vụ mới cũng như cách thức tiếp cận khách hàng mới, kênh truyền thông và kênh bán mới làm thay đổi rõ rệt hành vi của người tiêu dùng. 
  • Sức ép từ các cam kết hội nhập kinh tế dẫn tới cạnh tranh ngày càng tiệm cận đến các tiêu chuẩn mang tính toàn cầu.
  • Cùng với làn sóng của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, tác động của bệnh dịch như Covid-19 và sự suy giảm các nguồn lực xã hội, buộc doanh nghiệp phải thay đổi mô hình hoạt động để thích ứng. 
  • Trong bối cảnh này, các mô hình kinh doanh thành công bị phá vỡ nhanh, điển hình như vận tải Taxi, cho dịch vụ du lịch, bán lẻ, hay cho vay ngân hàng. Các doanh nghiệp phát triển dựa trên nguồn lực dần bộc lộ những yếu kém trong hệ thống quản trị. Khách hàng ngày càng giữ vai trò quyết định tới sự phát triển của tổ chức. 
  • Đặc biệt, lực lượng lao động mới,cụ thể là thế hệ 9X, trở nên tự chủ, không chấp nhận những cứng nhắc và lạc hậu trong bộ máy quản trị truyền thống. Tính minh bạch của xã hội ảnh hưởng đến nhận thức của lãnh đạo, xu thế lãnh đạo chức danh chuyển sang lãnh đạo đích thực, cũng đang đòi hỏi sự chuyển đổi về năng lực tổ chức và văn hóa doanh nghiệp.

Những thách thức và áp lực trên đạt doanh nghiệp trong bối cảnh tái cơ cấu để thích ứng, đón nhận các cơ hội và loại bỏ các yếu kém cố hữu. Tái cơ cấu là quá trình tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động, sức cạnh tranh, và thích ứng với bối cảnh mới, đòi hỏi những thay đổi trong cơ chế quản lý và cơ cấu tổ chức. Quá trình này kéo theo sự thay đổi toàn diện về: Mục tiêu chiến lược, quy mô và phạm vi hoạt động, tổ chức, lãnh đạo, nhân sự, công nghệ, hay văn hoá tổ chức. Như vậy, quá trình tái cơ cấu có thể bao gồm cả hoạt động tái cấu trúc lại các quy trình kinh doanh.

Từ những thực tiễn nêu trên, quá trình tái cơ cấu tổ chức phải đảm bảo đạt được các mục tiêu như sau: 

  1. Rà soát, đánh giá và nhìn nhận lại năng lực thực sự của doanh nghiệp, làm rõ những ưu điểm và hạn chế trong cơ cấu, chỉ ra những gì cần giữ lại, những gì phải xóa bỏ, điều chỉnh hay cần ưu tiên phát triển; 
  2. Tìm ra hướng đi mới chủ động hơn, xây dựng phương án đổi mới mô hình hoạt động, chiến lược kinh doanh phù hợp để nhanh chóng nắm bắt nhu cầu mới của thị trường;
  3. Áp dụng chuyển đổi số trong doanh nghiệp đồng bộ hơn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh;
  4. Tận dụng những lợi thế từ các cam kết thương mại tự do để mở rộng thị trường kinh doanh.

Để quá trình tái cơ cấu diễn ra hiệu quả nhất, Ban lãnh đạo cần từ bỏ những tư duy cũ không còn phù hợp trong thời điểm hiện tại và định hướng chiến lược, tầm nhìn mới cho doanh nghiệp. Quan trọng nhất là đội ngũ lãnh đạo tạo ra động lực để toàn bộ tổ chức thay đổi và thuyết phục nhân sự về lợi ích trong dài hạn. OD CLICK là nhà tư vấn chuyên nghiệp về chiến lược và phát triển tổ chức, sẽ đồng hành cùng Ban lãnh đạo doanh nghiệp giải quyết những vấn đề khó khăn nêu trên. 

Mô hình tái cơ cấu doanh nghiệp phổ biến được các nhà nghiên cứu và tư vấn quản lý trên thế giới đánh giá cao là mô hình 7S của McKinsey. Khi triển khai các hoạt động tái cơ cấu cho các doanh nghiệp Việt Nam, chúng tôi hoàn thiện mô hình tái cơ cấu doanh nghiệp theo hướng tư vấn, bao gồm ba bước: 1. Tái định vị chiến lược; 2. Tái sắp xếp tổ chức; 3. Tái đổi mới năng lực và nền tảng tổ chức.

  • Tái định vị chiến lược: Xác định lại chiến lược và Mô hình kinh doanh trên cơ sở những phân tích hệ thống Môi trường nội bộ và Môi trường bên ngoài của doanh nghiệp.
  • Tái sắp xếp tổ chức: Thiết kế lại cơ cấu tổ chức theo chiến lược, hình thành các cơ chế phối hợp giữa các bộ phận, cũng như hệ thống các quy trình hoạt động, theo hướng tinh gọn, minh bạch, và hiệu quả.
  • Tái đổi mới năng lực và nền tảng tổ chức: Xây dựng hệ thống công cụ và chính sách quản trị nguồn nhân lực giúp nâng cao sức mạnh nội tại của tổ chức và năng lực của đội ngũ nhân viên; phát triển văn hóa doanh nghiệp, tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp; và phát triển năng lực lãnh đạo nhằm dẫn dắt và lãnh đạo tổ chức thành công.

Dưới đây là mô hình Tái cơ cấu tổ chức được OD CLICK xây dựng dựa trên kinh nghiệm 20 năm tư vấn, giảng dạy, và nghiên cứu của Chuyên gia Tư vấn trưởng Đỗ Tiến Long. 

Quy trình tái cơ cấu tổ chức phải đi đôi với phát triển năng lực lãnh đạo và định hình văn hóa doanh nghiệp mới. Trong đó, người lãnh đạo là trung tâm của sự thay đổi, người nhận ra các vấn đề của tổ chức và định hình các bước đi chiến lược. Họ cũng là người dẫn dắt quá trình tái cơ cấu, kiểm soát, đánh giá hiệu quả và quản trị rủi ro trong quá trình tái cơ cấu. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bỏ qua yếu tố văn hóa trong tái cấu trúc sẽ tạo ra sự hỗn độn, không đồng nhất, từ đó dẫn tới tình trạng chiến lược mới, bộ máy mới nhưng văn hóa cũ. Điều này khiến cho quá trình tái cơ cấu của cả doanh nghiệp gặp thất bại.

Nhận thức rõ vai trò của hai yếu tố này sẽ giúp cho nhà lãnh đạo hiểu sâu sắc hơn bản chất vấn đề tái cơ cấu doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những hành động phù hợp để thực hiện sự thay đổi. Cụ thể:

  1. Phân tích các cơ hội và áp lực của doanh nghiệp: Dựa trên số liệu phân tích, thống kê tình hình thực trạng của doanh nghiệp nhằm đưa ra đánh giá tổng thể về những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải, đồng thời nhận ra các cơ hội mà sự thay đổi mang lại.
  2. Đổi mới nhận thức và tạo động lực: Để quá trình tái cơ cấu triển khai thành công, đội ngũ lãnh đạo trước tiên phải là người tiên phong đối với sự thay đổi, từ đó thuyết phục nhân viên về lợi ích của việc tái cơ cấu. Ở giai đoạn này, chuyên gia OD CLICK có những tư vấn cho lãnh đạo về cách thức truyền thông hiệu quả về tái cơ cấu tổ chức tới nhân viên.
  3. Xác định tầm nhìn và mục tiêu chiến lược mới: Trên cơ sở đánh giá lại hiệu quả hoạt động và rà soát công tác tổ chức, doanh nghiệp cần xác định lại tầm nhìn, sứ mệnh, và các mục tiêu chiến lược nhằm giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, phù hợp với những nguồn lực hiện có, và môi trường hoạt động của doanh nghiệp.
  4. Xây dựng cơ cấu tổ chức và hệ thống vận hành: OD CLICK đưa ra các phương án tư vấn khả thi, phù hợp với chiến lược và đặc thù của doanh nghiệp nhằm xây dựng và sắp xếp cơ cấu tổ chức phù hợp để hiện thực hóa tầm nhìn và các mục tiêu chiến lược đặt ra; Phương thức phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban để tổ chức vận hành hiệu quả nhất; Phân định chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận, phòng ban để thấy rõ trách nhiệm, quyền hạn trong thực hiện công việc. 
  5. Phát triển nguồn vốn nhân lực: Xây dựng hệ thống công cụ và chính sách quản trị nguồn nhân lực giúp nâng cao sức mạnh nội tại của tổ chức và năng lực của đội ngũ nhân viên, tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, và phát triển năng lực lãnh đạo nhằm dẫn dắt và lãnh đạo tổ chức thành công.

Giá trị chuyển giao sau chương trình tư vấn:

  • Hình thành tư duy đổi mới và cập nhật cho Ban lãnh đạo;
  • Đảm bảo sự tham gia của toàn tổ chức ở cấp độ cao nhất, tạo động lực cho nhân viên trong quá trình thay đổi;
  • Xác định được những căn cứ chiến lược mới cho toàn công ty và từng phòng ban;
  • Xây dựng cơ cấu tổ chức, cải cách chính sách, quy định, quy trình công việc nhằm tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả;
  • Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm từng phòng ban đến nhân viên;
  • Bố trí lại nhân sự, đưa ra các phương thức quản trị, báo cáo và đánh giá công việc phù hợp và hiệu quả;
  • Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả toàn công ty

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và tâm huyết với nghề tư vấn quản lý, OD CLICK sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp đạt được thành công trong quá trình tái thiết tổ chức. Từ đó, doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả hoạt động, sức cạnh tranh, nắm bắt được cơ hội, vượt qua các thách thức, áp lực từ sự thay đổi của thị trường.

Sự thành công của các tổ chức chính là kim chỉ nam và động lực phát triển của đội ngũ chuyên gia OD CLICK.

Bình luận