KIỂM TOÁN NHÂN SỰ – HR AUDIT
Ngày nay, bên cạnh các hoạt động kiểm toán tài chính và kế toán thông thường, người ta còn hay nói đến khái niệm Kiểm toán nhân sự (HR Audit). Đây là hoạt động phổ biến định kỳ, thường xuyên, liên tục tại các nước phát triển và các doanh nghiệp đa quốc gia. Các hoạt động kiểm toán nhân sự có thể do công ty mẹ kiểm toán các hoạt động nhân sự tại các công ty thành viên, phòng nhân sự tại văn phòng chính kiểm toán các hoạt động nhân sự tại các chi nhánh, tự bản thân phòng nhân sự tiến hành kiểm toán các hoạt động nhân sự của mình hoặc phòng nhân sự kiểm toán các công tác nhân sự thực hiện tại các phòng ban chức năng khác. Mục đích của công tác này là đảm bảo bộ máy nhân sự hoạt động hiệu quả, không có sai sót về quy trình nghiệp vụ, tránh xảy ra các sự cố không đáng có trong Nhân sự.
HR Audit là gì?
Kiểm toán nhân sự là một công cụ kiểm soát quản lý giúp doanh nghiệp đánh giá việc áp dụng hệ thống quản trị nguồn lực. Thực tế, nhiều doanh nghiệp mặc dù đã bỏ ra nhiều chi phí để tuyển dụng nhân sự cao cấp tuy nhiên thực tế kết quả mang lại chưa thực sự hiệu quả do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan. Chính vì vậy, giải pháp kiểm toán nguồn nhân lực (HR Audit) đã nhận được sự quan tâm, ủng hộ của doanh nghiệp như là một giải pháp tổng thể kết hợp giữa tuyển dụng và kiểm toán lại hệ thống nhân lực, qua đó giúp doanh nghiệp không những có được những nhân sự chất lượng mà còn có hệ thống quản lý nguồn lực phù hợp với chiến lược phát triển dài hạn của mình.
Theo Dale Yoder, “Kiểm toán nhân sự đề cập đến việc kiểm tra và đánh giá các chính sách, thủ tục và thông lệ để xác định hiệu quả của việc quản lý nhân sự”. Đây là một quá trình phân tích, điều tra và so sánh, cung cấp thông tin phản hồi về các chức năng nhân sự. Nó cho phép doanh nghiệp biết về hiệu quả của các chương trình nhân sự. HR Audit cung cấp thêm thông tin phản hồi về việc các nhà quản lý có đáp ứng được các nghĩa vụ nhân sự không.
Sự cần thiết của kiểm toán nhân sự
Ban điều hành của các doanh nghiệp đã nhận ra sự cần thiết phải kiểm toán nhân sự vì nó ảnh hưởng mạnh mẽ đến động cơ làm việc của nhân viên, vì nhân viên có quyền lợi tham gia vào việc ra quyết định.
Sự tăng trưởng của một doanh nghiệp cần đến kiểm toán nhân sự. Thực tế là các doanh nghiệp lớn đòi hỏi sự phản hồi liên tục để cải thiện hiệu quả hoạt động của nhân viên. Kiểm toán nhân sự tạo điều kiện cho hệ thống truyền thông nội bộ trở nên hiệu quả hơn. Đặc biệt, khi công ty có các cơ sở cách xa nhau về địa lý, thì việc kiểm soát các hoạt động tại cơ sở thông qua HR Audit là điều không thể thiếu.
Áp lực từ các công đoàn của người lao động cùng với sự tham gia của họ vào việc xây dựng chính sách việc làm và đặt câu hỏi về năng lực quản lý đã làm tăng nhu cầu về kiểm toán nhân sự.
Kiểm toán nhân sự trở nên cần thiết vì trong doanh nghiệp có sự phân cấp thẩm quyền và phân cấp quyền lực rõ ràng.
Mục tiêu của kiểm toán nhân sự
Kiểm toán nhân sự được thực hiện nhằm hiện thực hóa một số mục tiêu chính:
- Xem xét hoạt động của Phòng Nhân sự và các hoạt động liên quan để đánh giá hiệu quả thực hiện các chính sách khác nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Xác định và chỉ ra những thiếu sót, thất bại, những bất thường trong việc thực hiện các chính sách, thủ tục, thực tiễn cũng như chỉ thị của Bộ phận Nhân sự và từ đó đề xuất các biện pháp khắc phục.
- Biết được các yếu tố gây bất lợi cho việc không thực hiện hoặc thực hiện sai các chương trình và hoạt động theo kế hoạch.
- Đề xuất các biện pháp để kịp thời khắc phục những sai sót, thiếu sót nếu có để có định hướng trong tương lai và hỗ trợ đắc lực cho việc tư vấn Phòng Nhân sự sao cho công việc đạt hiệu quả cao nhất.
- Đánh giá cán bộ, nhân viên dựa trên Báo cáo Thẩm định Kết quả và đề xuất các khuyến nghị phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên.
- Đánh giá biểu đồ công việc của nhân viên quản trị nhân sự, của quản lý nhân sự, các nhân viên hành chính, nhân viên tuyển dụng, cho dù họ đã thực hiện các chỉ thị và hướng dẫn để quản lý nhân lực có hiệu quả trong các đơn vị của mình hay chưa.
Quy trình kiểm toán hệ thống nguồn nhân lực
Quy trình kiểm toán nhân sự thường được thực hiện qua 5 bước:
Bước 1: Xác định phạm vi kiểm toán và hoàn thiện hệ thống bảng khảo sát các vấn đề cần kiểm toán. Bước đầu tiên thực hiện kiểm toán nhân sự là xác định phạm vi kiểm toán. Nếu một cuộc kiểm toán nhân sự chưa bao giờ được tiến hành thì nên xem xét lại toàn diện các chính sách và thủ tục. Trong tương lai, các doanh nghiệp có thể lựa chọn tiến hành kiểm toán tập trung vào các chức năng nhân sự cụ thể như biên chế hoặc lưu giữ hồ sơ. Về hệ thống bảng khảo sát, danh sách bảng câu hỏi được áp dụng cho bộ phận nhân sự sẽ được đưa ra cho khách hàng trước khi bắt đầu kiểm toán dựa trên nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Bước 2: Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu là một quá trình quan trọng để đánh giá thực tế áp dụng quy trình quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Khi kiểm toán bắt đầu, nhóm kiểm toán phải thu thập tất cả các tài liệu và biểu mẫu áp dụng trong phạm vi kiểm toán. Có thể sử dụng bảng khảo sát để thu thập dữ liệu, bảng khảo sát sẽ giúp làm sáng tỏ những quy trình, chính sách đang được áp dụng để tìm giải pháp cải tiến.
Bước 3: Kết quả phân tích: dữ liệu sau khi khảo sát sẽ được phân tích, đánh giá và hoàn thiện báo cáo cho lãnh đạo doanh nghiệp. Cần tạo một báo cáo với những phát hiện của kiểm toán, báo cáo này nên xác định bất kỳ điểm mạnh và điểm yếu nào được tìm thấy trong quá trình kiểm toán, đồng thời đưa ra các khuyến nghị để sửa chữa các trường hợp không tuân thủ.
Bước 4: Kế hoạch hành động: Sau khi kiểm toán hoàn thành, giám đốc điều hành của công ty nên gặp nhóm kiểm toán để thảo luận về các phát hiện và lập kế hoạch giải quyết từng vấn đề hoặc lĩnh vực đáng quan tâm được xác định trong báo cáo. Các hạng mục hành động có thể bao gồm các thay đổi đối với chính sách, thủ tục hay thực tiễn đào tạo. Các doanh nghiệp cũng nên xem xét các nguồn lực sẵn có của họ khi thiết lập một tiến trình sửa chữa các vấn đề không tuân thủ và phải đảm bảo rằng các khắc phục này phải thực tế và khả thi. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên thực hiện các biện pháp để đảm bảo thông tin kiểm toán được giữ bí mật và được bảo vệ khỏi sự tiết lộ không chủ ý.
Bước 5: Cải tiến không ngừng: Một khi các biện pháp khắc phục đã được thực hiện, các doanh nghiệp nên liên tục theo dõi và định kỳ xem xét các quy trình mới hoặc thủ tục mới để đảm bảo sự tuân thủ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng nên cải tiến không ngừng thực tế triển khai những quy định chính sách về nhân sự, không ngừng hoàn thiện hệ thống quản lý nguồn lực phù hợp với chiến lược kinh doanh dài hạn đã đề ra.
HR Audit tại Việt Nam
Trên thực tế tại Việt Nam, các doanh nghiệp đang dần làm quen với hoạt động kiểm toán nhân sự. Một số công ty đa quốc gia, tập đoàn lớn đã thực hiện công tác này nhằm đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả của hệ thống. Nhiều doanh nghiệp cũng bắt đầu sử dụng các công cụ, phương pháp kiểm toán nhân sự để đánh giá chất lượng hệ thống nhân lực. Tuy nhiên, yếu tố quyết định tính hiệu quả của HR Audit không nằm ở các phương pháp, bộ công cụ hiện đại mà là văn hóa và triết lý của doanh nghiệp. Chỉ khi các phòng ban, nhân viên trong tổ chức coi nhau là khách hàng để phục vụ, hỗ trợ cao nhất, thì kiểm toán nhân sự trong công ty mới có ý nghĩa, không mang tính hình thức.
(Tham khảo:
http://www.whatishumanresource.com/objectives-and-benefits-of-Human-Resource-auditing
https://www.gnapartners.com/steps-for-a-successful-hr-audit/)