Trong kinh doanh, có rất nhiều vấn đề phức tạp cần giải quyết, nhiều nhà lãnh đạo, quản lý có thể dễ dàng giải quyết vấn đề nhanh chóng nhưng họ lại bỏ lỡ đi một số bước của quy trình giải quyết vấn đề. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc họ có thể sẽ bỏ lỡ những giải pháp tốt hoặc thậm chí là xác định vấn đề không chính xác. Đối với một số tổ chức, họ thường sử dụng cách giải quyết vấn đề bằng quy trình cá nhân và thường chỉ ở cấp độ đủ tốt. Vậy làm gì để tránh được những rủi ro này? Sử dụng mô hình Quy trình Simplex là phương pháp hiệu quả giúp các tổ chức giải quyết vấn đề sáng tạo, thành công.
Giải quyết vấn đề (Problem Solving) là một kỹ năng quan trọng và cần thiết trong cuộc sống. Kỹ năng giải quyết vấn đề thể hiện cách thức chúng ta đối diện, phát triển và xử lý những tình huống, những sự việc diễn ra hàng ngày trong cuộc sống. Nó gần như là một phần của cuộc sống, là cầu nối để liên kết sự việc này với sự việc khác. Song, dù quen thuộc và được nhận thức bởi hầu như toàn xã hội thì việc cần phát triển để có được kỹ năng giải quyết vấn đề lại là vấn đề không phải ai cũng nhận ra và định hướng đúng.
Kỹ năng giải quyết vấn đề mang tính quyết định không chỉ thành công mà còn là hạnh phúc của mỗi cá nhân. Việc giải quyết vấn đề liên quan mật thiết đến cuộc sống của mỗi người, nó xâu chuỗi những sự kiện lại thành một chuỗi sự kiện một cách có mục đích, nguyên nhân và kết quả. Hiển nhiên là kết quả xấu sẽ làm giảm đáng kể tỷ lệ thành công của hành động liên quan, phát sinh ngay sau đó. Những quyết định sai làm thường dẫn đến những hậu quả mà không ai mong muốn, với tùy mức độ khác nhau,từ những ảnh hưởng nhỏ, đến những hậu quả mà không ai mong muốn, với tùy mức độ khác nhau, từ những ảnh hưởng nhỏ, đến những biến cố, thậm chí là những khủng hoảng kéo dài. Thất bại trong việc giải quyết mâu thuẫn gia đình dẫn đến tan vỡ, lựa chọn ngành học theo số đông mà không tìm rõ đam mê của mình dẫn đến lãng phí thời gian và mất phương hướng. Giải quyết vấn đề bất đồng quan điểm với sếp một cách vụng về có thể dẫn đến mất việc.
Có thể thấy những vấn đề trên nếu không được giải quyết đúng quy trình sẽ dẫn đến những hệ quả đáng kể. Trong tổ chức cũng vậy, giải quyết vấn đề có tầm quan trọng rất lớn. Chính vì vậy, để cho quá trình giải quyết vấn đề hiệu quả hơn, Quy trình Simplex 8 bước sẽ giúp các nhà quản lý, lãnh đạo nâng cao kỹ năng của mình. Quy trình này được sáng tạo bởi Min Basadur được phổ cập trong cuốn sách “The Power Of Innovation” của ông.
Quy trình Simplex là một quy trình đơn giản, những cách thức giải quyết rõ ràng và được thực hiện trong những dự án với bất cứ quy mô nào. Thay vì thực hiện một hành động để giải quyết vấn đề cụ thể thì hãy coi quá trình Simplex là một chu kỳ liên tục để giải quyết tình huống. Nó được biểu diễn dưới dạng vòng tròn, điều đó đồng nghĩa với việc thực hiện chu kỳ cải tiến liên tục cho khách hàng và mỗi tổ chức.
Quy trình Simplex bao gồm 8 bước thực hiện:
Bước 1: Xác định vấn đề
Chúng ta thường coi vấn đề là việc cần thiết, tuy nhiên, đa số mọi người thường nhìn vấn đề ở bề nổi chứ không tìm nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Để tránh tình trạng “nhìn mặt mà bắt hình dong”, chúng ta nên tự hỏi trước khi bước vào giải quyết vấn đề:
– Khách hàng muốn gì ở chúng ta? Họ phàn nàn về điều gì?
– Nếu ta giúp khách hàng, khách hàng sẽ thấy như thế nào?
– Có thể xảy ra điều gì trong quá trình làm việc?
– Chúng ta có thể giúp ai khác bằng cách sử dụng năng lực chúng ta có?
– Điều gì làm chậm công việc hoặc khiến nó trở nên khó khăn hơn?
– Chúng ta có thể làm gì tốt hơn cho khách hàng?
– Điều gì gây ra bực mình và khó chịu cho đội nhóm?
Hãy đặt những câu hỏi hướng vào bên trong doanh nghiệp, tổ chức hoặc đội nhóm của bạn. Việc đặt câu hỏi như vậy sẽ làm cho bạn rõ ràng hơn trong việc xác định vấn đề và có ích cho tương lai.
Tuy nhiên thì bạn cũng có thể nhầm một số thông tin ở bước này, việc xác định vấn đề sai là điều khó tránh khỏi nhưng hãy nhớ quá trình Simplex là một chu kỳ liên tục.
Bước 2: Sự thật của vấn đề:
Giai đoạn tiếp theo của quá trình xác định vấn đề là nghiên cứu vấn đề một cách đầy đủ nhất có thể. Bạn có thể bắt đầu với một số câu hỏi sau:
– Chúng ta biết gì về vấn đề này?
– Thu thập và phân tích dữ liệu
– Cách người khác nhìn vấn đề này?
– Những giải pháp ta có thể thử?
– Những lợi ích có thể nhận được?
– Hiểu rõ đầy đủ bất kỳ quy trình, thành phần, dịch vụ hoặc công nghệ nào bạn muốn sử dụng.
Tìm hiểu thực tế hiệu quả thì bạn sẽ thấy được bức tranh rõ ràng hơn cho vấn đề bạn gặp phải.
Bước 3: Nhận diện vấn đề:
Bây giờ, khi mà chúng ta đã hiểu hơn về vấn đề, ta cần nhận diện ra những vấn đề đó một cách rõ ràng bằng cách đưa ra những định nghĩa chính xác liên quan tới sự kiện đó.
Hãy đảm bảo rằng vấn đề đã được nhận diện một cách chính xác nhất, bởi vì nếu bạn nhận diện chúng trong phạm vi quá lớn thì bạn không có thời gian hay nguồn lực để giải quyết một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, nếu bạn chỉ tìm thấy vấn đề trong phạm vi quá hẹp, bạn chỉ muốn giải quyết một hiện tượng mà không phải nguyên nhân xâu xa. Basadur gợi ý trong bước này chúng ta nên hỏi câu hỏi: “Tại sao” để nhìn vấn đề rộng và “điều gì ngăn cản chúng ta” để giải quyết vấn đề trong phạm vi hẹp.
Ví dụ, Nếu vấn đề của bạn là tình hình đội ngũ đang giảm đi sức sáng tạo vốn có, hãy hỏi: Điều gì trong công ty của tôi đã ảnh hưởng tới sức sáng tạo của đội nhóm? Hoặc: Liệu xã hội và gia đình có ảnh hưởng đến sức sáng tạo đội nhóm không? Và tôi có thể làm gì nhỉ?
Câu hỏi ở phạm vi hẹp hơn là “tôi không biết làm thế nào để kiểm soát tình trạng của đội ngũ”?
Vấn đề lớn thường được tạo thành từ nhiều vấn đề nhỏ. Đây là giai đoạn bạn có thể sử dụng các phương pháp chia nhỏ, bóc tách vấn đề để tìm hiểu sâu hơn.
Bước 4: Đưa ra các giải pháp:
Nhìn chung chúng ta đều có những cách giải quyết vấn đề của riêng mình. Khi đó hãy bàn bạc với team hoặc những đồng nghiệp của bạn để tìm ra nhiều giải pháp hơn. Sử dụng các phương pháp như brainstorming, đặt câu hỏi tập trung.
Sử dụng bước này như cách để tìm ra giải pháp, không phải phân tích hay phản biện. Hãy nhớ rằng những ý tưởng không thực tế thường có thể tạo ra những điều tốt đẹp. Bạn cũng có thể sử dụng thêm các công cụ để hỗ trợ.
Bước 5: Phân tích và lựa chọn
Ở bước này, bạn cần phải phân tích để chọn ra một idea phù hợp để tiến hành. Hãy tự hỏi:
– Lựa chọn này có phù hợp với cách chúng ta thực hiện trong tương lai về mặt chiến lược theo đuổi?
– Sẽ ảnh hưởng đến xung quanh như thế nào?
– Liệu lợi ích có tương xứng với chi phí bỏ ra?
Các phương pháp nhưng phân tích so sánh theo cặp, phân tích ma trận quyết định, phương pháp xương cá đều có ích cho bạn.Một khi bạn đã chọn được một ý tưởng, hãy phát triển nó càng nhiều càng tốt. Sau đó hãy đánh giá nó để xem liệu nó có thực sự tốt để sử dụng hay không.
Nếu ý tưởng của bạn không mang lại lợi ích đủ lớn, thì hãy xem liệu bạn có thể tạo ra nhiều ý tưởng hơn hoặc khởi động lại toàn bộ quá trình.
Một số kỹ thuật có thể bạn nên áp dụng:
– Phân tích rủi ro, giúp bạn khám phá khi mọi thứ có thể đi sai hướng.
– Phân tích Tác động cho phép bạn nhìn thấy hậu quả của quyết định.
– Sáu chiến mũ tư duy giúp bạn khám phá quyết định của mình bằng cách sử dụng một loạt các phong cách ra quyết định hợp lệ.
Bước 6: Lên kế hoạch
Khi bạn ra quyết định có nghĩa bạn cần một kế hoạch để thực hiện nó rồi. Có kế hoạch hành động giúp bạn quản lý các dự án đơn giản – những kế hoạch này chỉ ra ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và làm thế nào để thực hiện công việc?
Để giải quyết những vấn đề nhỏ hoặc thực hiện một dự án nhỏ, ví dụ như một dự án về IT bạn có thể đặt mục tiêu cho từng cá nhân hoàn thành, điều này có vẻ dễ thực hiện.
Nhưng trong một số trường hợp phức tạp hơn thì bạn cần sử dụng một người quản lý có kinh nghiệm để đưa ra những quyết định phù hợp trong quá trình thực hiện.
Bước 7: Bán ý tưởng
Cho đến giai đoạn này, bạn có thể tự mình thực hiện tất cả công việc hoặc thực hiện cùng với một nhóm nhỏ. Bây giờ bạn chỉ cần đưa ý tưởng cho những người hỗ trợ nó. Những người này có thể là sếp, nhà đầu tư hoặc các bên liên quan khác tham gia dự án.
Bước 8: Hành động
Đây là giai đoạn cuối cùng và đến lúc thực hiện những gì bạn đã chuẩn bị rồi. Đây chính là thời gian để thi hành giải pháp. Hành động nhiều lên và lo lắng ít lại.
Sau khi thực hiện xong 8 bước, các nhóm sau đó sẽ quay lại bước một để tiếp tục tinh chỉnh vấn đề và giải pháp. Mô hình Simplex phức tạp hơn nhiều phương pháp giải quyết vấn đề khác, vì nó đòi hỏi các kỹ năng phát triển về hội tụ, tổng hợp và phân kỳ chủ động bên cạnh sự trì hoãn phán đoán theo chiều dọc. Nếu có thời gian để phát triển các kỹ năng này, nó cho phép một cách tiếp cận chuyên sâu và sáng tạo để giải quyết vấn đề, tạo ra những cách thức mới, sáng tạp để có được và thực hiện một giải pháp.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo:
- https://www.morassociates.com
- https://www.toolshero.com
- http://www.free-management-ebooks.com
- https://www.mindtools.com