Hiện nay, trong môi trường với sự cạnh tranh gay gắt cùng với những biến số, điển hình là dịch bệnh COVID-19, các doanh nghiệp đang chịu ảnh hưởng nặng nề. Tại Việt Nam, theo Cục Quản lý đăng ký kinh doanh thuộc Bộ Kế hoạch & Đầu tư vừa công bố số liệu thống kê cho biết, trong 7 tháng đầu năm 2020, có 63.461 doanh nghiệp rút lui khỏi thị trường, tăng 10,9% so với cùng kỳ 2019.
Trong viễn cảnh không mấy sáng sủa này, những doanh nghiệp có tầm nhìn sẽ nhận ra những cơ hội bứt phá và phát triển bởi một số lượng lớn công ty không có chiến lược đúng đắn đã bị loại bỏ khỏi thị trường. Vì vậy, cơ hội thị trường sẽ mở rộng hơn và cùng với sự thay đổi hành vi của khách hàng, nếu doanh nghiệp nào nắm bắt được sẽ có đà tăng trưởng lớn. Tuy nhiên, để có thể đón đầu được cơ hội này, các doanh nghiệp cần phải có nền tảng tổ chức vững chắc. Khi đó, tổ chức mới đủ mạnh có thể thích nghi tốt với những biến động từ môi trường và tìm được ra cơ hội của riêng mình. Đây cũng chính là đặc trưng nổi bật của OD, bởi theo hai nhà khoa học Culbert và Reisel, “phát triển tổ chức (OD) là cầu nối cho tổ chức, nhu cầu liên tục và nhu cầu tăng trưởng của tổ chức. Nó giúp tổ chức thay đổi để đáp ứng nhu cầu thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài.’’
Do vậy, các doanh nghiệp muốn hướng đến sự phát triển bền vững trong tương lai và sẵn sàng thích ứng với thay đổi từ môi trường, họ phải chú trọng đến OD (phát triển tổ chức). Trong OD, các lãnh đạo sẽ chú trọng phát triển đến yếu tố về văn hóa, chiến lược, quản trị sự thay đổi, đánh giá hiệu suất.
Trong các phần trước, OD CLICK đã đề cập đến tư duy OD và các mô hình của OD. Bài viết lần này sẽ cung cấp kiến thức tổng quát về OD. Ngoài ra sẽ tập trung vào chi tiết các thành tố bên trong của OD, điển hình là vấn đề chiến lược.
TỔNG QUAN VỀ OD (PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC)
Khái niệm OD
Diễn đàn Boston Facilitators Roundtable chuyên về OD định nghĩa phát triển tổ chức – OD là quá trình đòi hỏi sự kỷ luật, chuyên nghiệp tập trung vào cải thiện và nâng cao năng lực trong tổ chức để đáp ứng được mục tiêu chiến lược và chiến thuật. OD hướng vào kết quả hoạt động của mọi người: các cá nhân, nhóm.
Theo quan điểm của French và Bell, “OD là một cách tiếp cận có hệ thống để cải tiến tổ chức, áp dụng lý thuyết và nghiên cứu khoa học hành vi nhằm tăng cường hạnh phúc và hiệu quả của cá nhân và tổ chức”. Qua đó, OD CLICK định nghĩa OD là một quá trình và dựa trên cơ sở khoa học nhằm giúp tổ chức xây dựng năng lực để thay đổi và đạt được hiệu quả cao hơn bằng cách phát triển, cải tiến và củng cố các chiến lược, cấu trúc và quy trình. Nó đi liền với từng khía cạnh nội bộ và tác động trực tiếp lên sự thành công của doanh nghiệp.
OD bao gồm: lập kế hoạch chiến lược; thiết kế tổ chức; phát triển kỹ năng lãnh đạo; thay đổi cách quản lý; học tập, đổi mới, quản lý hiệu suất, quản lý tài năng… Tất cả đều cần thiết cho một tổ chức vững mạnh trước khó khăn của thị trường. Đặc điểm quan trọng của OD là sự thay đổi cần có thời gian và nếu các doanh nghiệp kiên trì thì sẽ thấy được kết quả. Bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể bổ sung các kỹ năng phát triển tổ chức không nhất định chỉ là lãnh đạo. Với các nhân sự và các nhà quản lý cũng có thể trau dồi để tăng cường hiệu quả công việc cũng như quản lý nhân sự dưới quyền.
Hiện nay, có 3 xu hướng chính đang định hình sự thay đổi trong tổ chức đó là toàn cầu hóa, công nghệ thông tin và đổi mới quản lý.
Thứ nhất, toàn cầu hóa đang thay đổi thị trường và môi trường mà các tổ chức hoạt động như cách họ hoạt động. Chính phủ mới, lãnh đạo mới, thị trường mới và các quốc gia mới đang nổi lên và tạo ra một nền kinh tế toàn cầu mới.
Thứ hai, công nghệ thông tin đang định nghĩa lại mô hình kinh doanh truyền thống bằng cách thay đổi cách thức thực hiện công việc, cách sử dụng kiến thức và cách tính chi phí kinh doanh. Cách một tổ chức thu thập, lưu trữ, thao tác, sử dụng và truyền thông tin có thể giảm chi phí hoặc tăng giá trị và chất lượng của sản phẩm và dịch vụ.
Thứ ba, đổi mới quản lý đã đáp ứng xu hướng toàn cầu hóa và công nghệ thông tin và đã tăng tốc tác động của chúng đối với các tổ chức. Các hình thức tổ chức mới, như mạng lưới, liên minh chiến lược và các tập đoàn ảo, cung cấp cho các tổ chức những cách nghĩ mới về cách sản xuất hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
Các thành tố chính của OD
Phát triển tổ chức (OD) thực chất là một quá trình thay đổi nhằm giúp tổ chức vững mạnh hơn, hướng đến 8 yếu tố chính: chiến lược; lãnh đạo; quản trị hiệu suất; văn hóa; hệ thống; quy trình; học tập; cơ cấu tổ chức.
Về chiến lược, đây là hoạt động tập trung vào thiết lập các ưu tiên, tập trung năng lượng và nguồn lực, củng cố hoạt động, đảm bảo rằng nhân viên và các bên liên quan khác đều hướng các mục tiêu chung, thiết lập thỏa thuận về các kết quả / kết quả dự kiến, đánh giá và điều chỉnh hướng đi của tổ chức trong phản ứng với một môi trường thay đổi.
Về lãnh đạo, OD tập trung vào thay đổi tư duy lãnh đạo hướng đến tư duy hệ thống thay vì tuyến tính như truyền thống. Ngoài ra, khuyến khích trao quyền nhiều hơn cho nhân sự để tăng khả năng ứng biến của tổ chức trước những thay đổi của môi trường. Hơn nữa, lãnh đạo phải là người đi đầu trong việc học hỏi trau dồi kiến thức mới và tạo ra tổ chức học tập (learning organization).
Về quản trị hiệu suất, việc hoạt động của mỗi doanh nghiệp cần đi kèm với các thước đo về sự hiệu quả. Hiệu suất ở đây có thể hiểu là hiệu quả của nhân viên và hiệu quả hoạt động chung của tổ chức. Trong OD, sự đánh giá lại và cải tiến những công cụ trong đánh giá hiệu suất luôn được đề cao. Do vậy, OD đòi hỏi các doanh nghiệp liên tục khảo sát thường xuyên để có đánh giá sát sao về hệ thống quản trị hiệu suất của mình và đồng thời so sánh với các công ty cùng ngành để đưa ra quyết định điều chỉnh.
Về văn hóa, OD tập trung đến các yếu tố cơ bản của văn hóa là giá trị, chuẩn mực hành vi. Với mỗi doanh nghiệp việc xây dựng văn hóa bền vững là nền tảng giúp họ giữ chân và thu hút thêm nhân sự tài năng làm giàu sức mạnh đội ngũ. Hơn nữa, văn hóa giúp doanh nghiệp tạo chỗ đứng khác biệt trên thị trường trên bình diện so sánh với các doanh nghiệp khác. Vì vậy, khi nói đến khái niệm phát triển tổ chức (OD) thì văn hóa luôn là một trong những yếu tố nòng cốt.
Về quy trình, OD hướng đến khuyến khích doanh nghiệp luôn thử nghiệm và đổi mới quy trình để tạo sự hiệu quả trong hoạt động. Ở đây là những quy trình kinh doanh, tuyển dụng hay quy trình vận hành của các phòng bạn đều ưu tiên đổi mới hướng đến sự tối ưu.
Về học tập, OD khuyến khích sự học tập và phát triển trong toàn bộ các thành viên trong công ty, từ ban lãnh đạo tới đội ngũ nhân sự. Các doanh nghiệp hướng tới OD thường chú trọng đến các chương trình đào tạo thường xuyên để nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân sự như kỹ năng ra làm việc hiệu quả, kỹ năng giao tiếp nội bộ. Với ban lãnh đạo tập trung kỹ năng ra quyết định, quản trị sự thay đổi để hướng tới sự phản ứng nhanh với sự biến động của thị trường.
Về cơ cấu tổ chức, OD hướng tới xây dựng cơ cấu tổ chức với các phòng ban chức năng có thể sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau vì mục tiêu chung của công ty. Hơn nữa, OD không hướng tới mô hình quyền lực dạng tháp với người đứng đầu là ban lãnh đạo ra chỉ thị mà đề cao đến việc phân quyền nhiều hơn cho các đơn vị cấp dưới để tăng khả năng phản ứng nhanh của tổ chức với sự thay đổi.
Về hệ thống, hệ thống ở đây mang nghĩa rộng trong doanh nghiệp. Ở đây là hệ thống quy chế, chính sách trong công ty cần có sự quy chuẩn và tinh giảm thủ tục hành chính. Hơn nữa là hệ thống về quản trị nhân sự, quản trị tài chính, quản trị hoạt động kinh doanh đều cần được thực hiện những khảo sát để thay đổi và tinh chỉnh để đạt được hiệu quả trong vận hành tổ chức.
Nhìn chung OD là quá trình đòi hỏi phải chẩn đoán, đưa ra giải pháp và đánh giá liên tục hướng đến nâng cao năng lực tổ chức. Do vậy, Điểm cốt lõi mà doanh nghiệp áp dụng OD là đánh giá và cải thiện liên tục những yếu tố nếu trên.
Các đặc điểm cần lưu ý trong OD
Phương pháp tiếp cận OD hiện đang phát triển nhanh chóng và được áp dụng nhiều doanh nghiệp lớn. Do vậy, các nhà lãnh đạo cần nắm bắt được những đặc điểm và xu thế của OD trong tương lai để bắt kịp và áp dụng hiệu quả. Bài viết chỉ ra 4 đặc điểm cần lưu ý chính của phát triển tổ chức
Thứ nhất, OD cần phải phát triển bộ công cụ của mình để đáp ứng sự thay đổi trong các hình thức phân cấp, lãnh đạo, và ra quyết định mới. Với các hình thức tổ chức và mô hình mới dựa trên sự phân cấp quyền hạn,các nhà lãnh đạo OD phải đánh giá lại các hộp công cụ của họ. Liệu các lý thuyết, khuôn khổ, các biện pháp can thiệp và các định dạng hội thảo trong quá khứ có cùng mối liên quan không? Những khía cạnh nào của chúng phải được phát triển thêm?
OD với mô hình mới, lãnh đạo trao quyền nhiều hơn cho nhân sự. Do đó, một số câu hỏi mới được đặt ra. Một ví dụ: làm thế nào để chúng ta xác định và phát triển khả năng lãnh đạo khi không có sếp (duy nhất) và không có sự phân bổ quyền hạn cố định đối với các hoạt động của nhóm? Đây là vấn đề mà các nhà lãnh đạo cần phải có biện pháp giải quyết hướng đến mục tiêu cho nhân sự quyền tự do những vấn nằm trong tầm kiểm soát.
Thứ hai, việc phát triển tổ chức phải xác định chiến lược của tổ chức liên quan đến phát triển lãnh đạo, học tập và phát triển, và chức năng quản lý nhân tài. Nhắc đến khái niệm phát triển tổ chức, yếu tố về phát triển lãnh đạo và quản lý nhân tài cũng như xây dựng tổ chức học tập phát triển là yếu tố nòng cốt. Điểm quan trọng là ban lãnh đạo phải có cuộc thảo luận và đưa việc phát triển này vào chiến lược chung của công ty. Mục đích là để những chính sách liên quan đến học tập, phát triển với các thành viên trong công ty cũng như việc quản lý và thu hút thêm nhân tài hướng đến dài hạn và trở thành nét văn hóa khác biệt của tổ chức. Bởi bản chất của phát triển tổ chức (OD) gắn với học tập nâng cao kiến thức, kỹ năng cũng như liên tục cải tiến, sáng tạo và làm tăng chất lượng đội ngũ với những nhân tài được nuôi dưỡng.
Với vai trò quan trọng như vậy, các nhà lãnh đạo cần phải liên tục có những khảo sát, đánh giá để nhận ra vấn đề của công ty trong việc quản lý nhân tài cũng như phát triển kỹ năng nhân sự. Dựa vào đó đưa ra những cải tiến kịp thời để tạo dựng một đội ngũ mạnh nhằm nâng cao năng lực tổ chức.
Thứ ba, OD là quá trình chẩn đoán và đưa ra kế hoạch cải thiện liên tục để vận hành tổ chức hiệu quả nhất. Vì vậy, khi áp dụng OD, các công ty cần có sự kiên nhẫn bởi kết quả sẽ không thấy được ngay mà cần phải có thời gian để tổ chức dần dần phát triển và hoàn thiện. Hơn nữa, với OD, tư duy của các nhà lãnh đạo luôn phải mở và sẵn sàng thay đổi hoàn thiện quy trình, chiến lược, cơ cấu tổ chức, văn hóa doanh nghiệp bằng cách thường xuyên khảo sát, đánh giá tổng thể. Do vậy, các doanh nghiệp muốn thấy kết quả ngay hay muốn giải quyết vấn đề trong ngắn hạn thì OD sẽ không phát huy hiệu quả trong trường hợp này.
Ở phần trên, độc giả đã hiểu được khái quát về khái niệm phát triển tổ chức (OD) và các thành tố bên trong mà các doanh nghiệp cần hướng tới nếu muốn có sự phát triển toàn diện bên trong tổ chức. Trong phần tiếp theo, bài viết đề cập chi tiết đến một thành tố quan trọng của OD là chiến lược và quy trình để triển khai xây dựng chiến lược phát triển tổ chức hiệu quả.
QUY TRÌNH TRIỂN KHAI CHIẾN LƯỢC TỔ CHỨC
Cách tiếp cận OD phổ biến được sử dụng nhằm giúp các tổ chức thích ứng với thay đổi bao gồm bốn bước chính. Đó là khảo sát; chẩn đoán; can thiệp; và giám sát. Đây là 4 bước cơ bản nhất được nghiên cứu nhằm đạt hiệu quả tối ưu cho tổ chức.
Bước 1: Khảo sát
Bước khởi đầu của quá trình phát triển tổ chức là khảo sát với rất nhiều các khía cạnh tổ chức, trong đó, ba trọng tâm khảo sát chính trong phát triển tổ chức bao gồm: khảo sát năng lực tổ chức; khảo sát văn hóa tổ chức; khảo sát năng lực lãnh đạo.
Quy trình khảo sát sẽ được triển khai phù hợp với đặc thù hoạt động của mỗi doanh nghiệp nhằm mục đích chỉ ra những vấn đề nảy sinh trong quá trình phát triển tổ chức. Kết quả khảo sát chính là tiền đề để doanh nghiệp đưa ra những phân tích đánh giá khách quan, mang lại những kết quả hữu ích cho quá trình ra quyết định, điều hành hoạt động tổ chức hiệu quả về sau.
Bước 2: Chẩn đoán
Chẩn đoán là một trong những bước cực kỳ quan trọng trong quá trình phát triển tổ chức. Trước khi quyết định các biện pháp can thiệp vào tổ chức nhằm một mục đích nào đó, cần hiểu rõ hiện trạng, vấn đề của tổ chức. Đây là quá trình cộng tác giữa các thành viên của tổ chức với nhà tư vấn OD để thu thập thông tin cần thiết, phân tích và xác định các vấn đề cần thay đổi.
Việc chẩn đoán bắt đầu từ thực trạng không như mong muốn (What to fix); xác định những đối tượng có liên quan (stakeholders) và giả thiết tổ chức là tập hợp các vấn đề cần giải quyết.
Một số phương thức để thu thập thông tin có thể sử dụng là khảo sát, phỏng vấn hoặc sử dụng dữ liệu sẵn có từ hệ thống. Việc thu thập dữ liệu cần đầu tư thời gian và là bước nền tảng cho sự thành công cho mọi dự án. Nó cung cấp thông tin và những hiểu biết về tổ chức phục vụ cho quá trình hoạch định kế hoạch hành động với sự can thiệp OD.
Tuy nhiên, tổ chức là một hệ thống phức tạp có sự liên kết của nhiều yếu tố, trong đó có cả yếu tố tác động từ môi trường bên ngoài. Các vấn đề của tổ chức cũng thường phát sinh từ sự thay đổi của môi trường bên ngoài đó. Do đó, để chẩn đoán được đầy đủ các khía cạnh của tổ chức và sự tác động lẫn nhau giữa chúng, doanh nghiệp cần sử dụng một mô hình chẩn đoán có tính hệ thống, theo cấp độ tổ chức, nhóm, cá nhân.
Bước 3: Can thiệp
Tiếp đến, tổ chức cần đưa ra tất cả các biện pháp can thiệp được coi là thích hợp để giải quyết vấn đề đang xảy ra. Danh sách các biện pháp can thiệp cần mang tính thực tế và tập trung vào các hoạt động có mức độ ưu tiên cao. Danh sách này không nên bao gồm những hoạt động có mức độ ưu tiên thấp mà tổ chức không có đủ nguồn nhân lực để thực hiện. Thông thường, có 4 loại can thiệp phổ biến sau (Worley & Cummings, 2009):
- Can thiệp về diễn tiến nhân sự (human process interventions)
- Can thiệp về cấu trúc-công nghệ (techno-structural interventions)
- Can thiệp về quản trị nguồn nhân lực (human resources management interventions)
- Can thiệp về chiến lược (strategic interventions)
Các dạng can thiệp trên có thể được triển khai theo các dạng sau:
- Huấn luyện độ nhạy cảm (sensitivity training)
- Phản hồi khảo sát (survey feedback)
- Tư vấn quá trình (process consultation)
- Phát triển nội bộ nhóm (intergroup development)
- Khai thác điểm mạnh (appreciative inquiry): bao gồm cả chẩn đoán và can thiệp
Sự can thiệp này cần đảm bảo vá những lỗ hổng trong tổ chức đồng thời cũng không ảnh hưởng đến hoạt động vận hành và kinh doanh chung của công ty. Doanh nghiệp nào cân bằng được yếu tố trên sẽ đạt được sự hiệu quả tối ưu trong bước này.
Bước 4: Giám sát
Khi tiến hành giám sát và đánh giá các can thiệp OD, chúng ta thường sẽ quan tâm đến các vấn đề như: mục tiêu có rõ ràng hay không; cam kết có hão huyền hay có ảnh hưởng xấu không; các biện pháp đo lường có đủ chính xác, tin cậy và đầy đủ không; việc thiết kế quá trình đánh giá bao gồm quy trình, thời điểm, người tham gia và các yếu tố liên quan đến lợi ích nhóm có đảm bảo không?
Liên quan đến việc đo lường các biện pháp can thiệp, trước tiên, chúng ta cần lựa chọn những tiêu chí sao cho khớp với mô hình chẩn đoán đã được sử dụng bên trên. Ví dụ, nếu sử dụng mô hình chẩn đoán công việc (job diagnostic model), ta sẽ đo lường kết quả sau khi tái thiết kế công việc. Ngoài ra, ta cũng đo lường các can thiệp OD trong và sau quá trình can thiệp.
Theo Waddell và cộng sự (2007), việc đo lường kết quả sau cũng được chia làm hai loại:
- Kết quả về mức độ tham gia: tình trạng vắng mặt, sự chậm trễ, nghỉ việc, tính ổn định của nội bộ nhân sự, đình công…
- Kết quả về vận hành công việc: năng suất, chất lượng sản xuất, mức độ than phiền, tai nạn lao động, thời gian máy móc ngừng hoạt động và sửa chữa, sử dụng quá mức nguyên liệu và nguồn cung, lượng hao hụt hàng tồn kho…
Khi thiết kế các tiêu chí cho quá trình giám sát và đánh giá, chúng ta có thể chia làm 2 loại đánh giá như sau:
- Được xác lập ngay từ lúc hoạch định can thiệp OD để định hướng việc thực hiện
- Để đánh giá ảnh hưởng tổng thể
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình cụ thể và xác định rõ nhân sự thực hiện. Các tiêu chuẩn có thể đánh giá so với mong đợi, so với bộ phận không được áp dụng can thiệp OD, so với bản thân bộ phận đó lúc trước và sau can thiệp OD… và sau đó đưa ra phản hồi.
KẾT LUẬN
Phát triển tổ chức đòi hỏi kiến thức chuyên sâu, tư duy hệ thống và nỗ lực của toàn tổ chức. Sự hỗ trợ của các chuyên gia OD CLICK, với nền tảng kiến thức quản trị hiện đại về tổ chức & con người gắn với OD, sẽ giúp cho doanh nghiệp thấy được tầm quan trọng của tư duy quản lý theo mô hình OD nói chung, cũng như việc triển khai chiến lược OD nói riêng thông qua việc chuyển giao giá trị cho doanh nghiệp.Thứ nhất, OD CLICK xây dựng quy trình khảo sát phù hợp với đặc thù hoạt động của mỗi doanh nghiệp giúp chỉ ra những vấn đề nảy sinh trong quá trình phát triển tổ chức. Thứ hai, từ những kết quả khảo sát, chuyên gia OD CLICK đưa ra những phân tích đánh giá khách quan, chuyên sâu mang lại những kết quả hữu ích cho quá trình ra quyết định, triển khai chiến lược hoạt động tổ chức hiệu quả. Thứ ba, OD CLICK đưa ra những đề xuất phát triển hiệu quả, bền vững thông qua các hoạt động tư vấn và đào tạo, cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong tương lai. Từ nền tảng kiến thức hệ thống và kinh nghiệm làm việc với đa dạng doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia với tư duy đổi mới, chuyên biệt của OD CLICK sẽ mang đến những giải pháp hiệu quả cho khách hàng.
OD CLICK biên tập
Nguồn tham khảo:
- https://www.managementkits.com/blog/2019/12/3/the-future-of-organization-development
- https://ksrf.wordpress.com/2015/01/04/organizational-development-od/
- https://tobyelwin.com/organization-development-is-business-growth/
- https://hrssconsultinggroup.com/what-organization-development-is-all-about-and-why-you-should-care/
- https://corporatefinanceinstitute.com/resources/knowledge/strategy/organizational-development/
- https://www.digitalhrtech.com/organizational-development/