QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG CHUYỂN ĐỔI SỐ

Theo Aaron Levie – một doanh nhân người Mỹ, CEO của Công ty điện toán đám mây Box nói: “Mười năm tiếp theo của Công nghệ thông tin sẽ là thứ chuyển đổi toàn bộ doanh nghiệp của bạn”. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam cần nhanh chuyển đổi và thích ứng trước những xu hướng mới về công nghệ trên toàn thế giới. Trước tiên, hãy bắt đầu với việc Chuyển đổi số trong Quản trị nguồn nhân lực – một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp.

Bộ phận nhân sự (HR) là nơi giúp nhân viên chia sẻ những bất bình có thể thay đổi tổ chức một cách tích cực. Trong nhiều năm, HR đã thay đổi về hiệu quả, nhân viên có thể truy cập an toàn vào các dịch vụ và dữ liệu tự động hóa. Tuy nhiên, sự đổ bộ của các công nghệ kỹ thuật số mới như ngôn ngữ máy, trí tuệ nhân tạo và công nghệ đám mây đã đặt ra một thách thức mới cho việc chuyển đổi nhân sự. Chuyển đổi số là quá trình quản lý thay đổi liên quan đến việc ứng dụng các công nghệ kỹ thuật số như Internet of Things, Machine learning, Blockchain, Công nghiệp 4.0, Dữ liệu lớn Big data và trí tuệ nhân tạo AI trong tất cả các khía cạnh của xã hội loài người. Vì vậy, chuyển đổi số trong quản trị nhân sự không chỉ dừng lại ở việc thay đổi, cải tiến cách thức vận hành mà còn nằm ở việc xây dựng văn hóa chuyển đổi số, nhằm trang bị cho doanh nghiệp nói chung và người lao động nói riêng khả năng thích ứng và sẵn sàng cao trước những sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ.

THẾ NÀO LÀ SỐ HÓA DỮ LIỆU, SỐ HÓA QUY TRÌNH VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ?

Hình 1: Số hóa dữ liệu, Số hóa quy trình và Chuyển đổi: 3 bước nối tiếp nhau

Số hóa dữ liệu, Số hóa quy trình và Chuyển đổi số là 3 khái niệm thường được dùng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, thực chất 3 khái niệm này là khác nhau, chúng là các bước nằm nối tiếp nhau trong quy trình Chuyển đổi số. Việc xác định sự khác nhau giữa những thuật ngữ này là rất quan trọng bởi nó giúp doanh nghiệp hiểu được mình nằm ở đâu trong hành trình Chuyển đổi số.

1. Số hóa dữ liệu

Digitization: Quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng analog sang định dạng kỹ thuật.

Ví dụ: Giấy tờ bản cứng chuyển thành file mềm trên máy tính; ghi chú trên giấy nhập lên bảng tính Excel hay báo cáo giấy chuyển thành file PDF.

2. Số hóa quy trình

Số hóa quy trình: Quá trình xử lý dữ liệu để đơn giản và tự động hóa quy trình. Số hóa liên quan đến việc tạo ra văn hóa sử dụng công nghệ để điều hành doanh nghiệp.

Ví dụ: Sử dụng phần mềm CRM, HRM để tối ưu hóa quy trình làm việc; sử dụng phần mềm để thu thập và phân tích dữ liệu thời gian thực.

3. Chuyển đổi số

Chuyển đổi số bao gồm cả số hóa dữ liệu và số hóa quy trình. Nó liên quan đến tự động hóa các quy trình và tạo ra văn hóa tự động hóa nhằm tạo ra một mô hình doanh nghiệp hoàn toàn mới từ văn hóa đến cách nghĩ và cách làm việc.

Hành trình chuyển đổi số đòi hỏi phải xác định rõ các vấn đề cần được giải quyết và sử dụng công nghệ một cách hiệu quả nhất có thể để giải quyết các vấn đề đó. Nó đòi hỏi tư duy trong toàn tổ chức phải được thay đổi, và sự thay đổi này bắt đầu từ sự lãnh đạo và sau đó lan đến phần còn lại của công ty.

Chuyển đổi số là kết quả của số hóa dữ liệu và số hóa quy trình: Kết quả là một tổ chức linh hoạt, sẵn sàng thích nghi với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ

CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Hình 2: Mục tiêu của chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực

Mục tiêu của chuyển đổi số trong nhân sự khá đa dạng:

Để tự động hóa các quy trình và giảm thời gian dành cho các công việc lặp đi lặp lại.
Để tối đa hóa trải nghiệm của nhân viên.
Để sử dụng thời gian giải phóng xây dựng chiến lược và tối đa hóa lợi nhuận kinh doanh.

Chuyển đổi số nhân sự là sự chuyển đổi trong cách thức hoạt động của HR, sử dụng dữ liệu để định hướng và giải quyết tất cả các lĩnh vực của HR như: bảng lương, lợi ích, quản lý hiệu suất, đào tạo và phát triển, khen thưởng và tuyển dụng.

Vai trò của các đội ngũ HR trong chuyển đổi số gồm 2 khía cạnh chính:

Thứ nhất, nó chịu trách nhiệm cho sự chuyển đổi của chính nó – sử dụng các quy trình tự động hóa và kỹ thuật số, dữ liệu.
Thứ hai, HR phối hợp với bộ phận CNTT nhằm dẫn dắt các tổ chức theo hướng chuyển đổi số và hỗ trợ sự phát triển kỹ thuật số liên tục. Điều này liên quan đến việc trao quyền cho nhân viên có tư duy kỹ thuật số để cải thiện quy trình lao động và nâng cao năng suất.

CHIẾN LƯỢC CHUYỂN ĐỔI SỐ: QUY TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Hình 3: Các bước để xây dựng và triển khai chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực

Trong bài viết “What We’ve Gotten Wrong About HR Transformation,” (Những điều chúng ta nhầm tưởng về Chuyển đổi Nguồn nhân lực) của Dave Weisbeck, Giám đốc chiến lược tại Visier đã chia sẻ rằng: “Bất kỳ doanh nghiệp nào hiện đang thực hiện chuyển đổi nhân sự, hoặc nghĩ về việc đó, hãy dừng lại ngay lập tức nếu như các bên liên quan không thể nói rõ lý do, mục tiêu và cách đo lường kết quả một cách rõ ràng”

Vì vậy, bước đầu tiên để bắt đầu chuyển đổi số trong QTNNL là đặt ra các câu hỏi sau đó là giải quyết các câu hỏi đó. Đây chính là quá trình thực hiện chuyển đổi.

1. Xác định mục tiêu bạn muốn đạt được khi áp dụng chuyển đổi số trong QTNNL

Khi xác định mục tiêu của chuyển đổi số, hãy xem xét việc đặt các câu hỏi sau để tạo ra giá trị từ chuyển đổi HR:

Liệu điều này có khiến mọi việc đơn giản hơn cho các thành viên liên quan hay không hoặc họ có bị ảnh hưởng bởi quá trình này hay không?

Mục tiêu của chuyển đổi số là có lợi cho người dùng cuối. Điều đó có nghĩa là nếu HR muốn thực hiện một hệ thống quản lý hiệu suất tự động nhằm thu thập dữ liệu để quyết định đánh giá lương, người quản lý và nhân viên cũng nên được cấp quyền truy cập vào nền tảng này để xem và cập nhật.

Các mục tiêu này có thể đo lường được không?

Mục tiêu nên được định hướng theo kết quả chứ không phải định hướng theo đầu ra.

Ví dụ: Mục tiêu định hướng đầu ra là sử dụng công cụ nền tảng AI để tăng số lượng ứng viên được sàng lọc mỗi tháng trong một chu kỳ tuyển dụng. Đối với định hướng đầu ra này, bạn có thể đặt mục tiêu kết quả số lượng là bao nhiêu và đảm bảo rằng số lượng này có thể đạt được.

Kết quả mong đợi là gì? Là việc sàng lọc cung cấp một cơ sở dữ liệu về các ứng cử viên chất lượng có tiềm năng vào vòng phỏng vấn tiếp theo.

Làm thế nào để đo lường điều này? Mỗi ứng viên được đánh giá theo một số điểm nhất định, và kết quả có thể được đo lường bằng số lượng ứng cử viên đảm bảo một số điểm nhất định được sàng lọc.

Điều này có tác động tài chính tích cực gì đến doanh nghiệp?

Mục tiêu của việc chuyển đổi này phải gắn liền với mục tiêu kinh doanh. Thành công của một dự án chuyển đổi số phải được đo lường bằng giá trị kinh doanh mà nó tạo ra. Ví dụ, mục tiêu có thể là giảm chi phí cho mỗi lần thuê nhân sự hoặc chi phí cho mỗi lần thay thế nhân sự và từ đó giảm chi phí kinh doanh tổng thể. Ngoài ra, mục tiêu có thể là cải thiện doanh thu bằng cách tuyển dụng ứng viên phù hợp bằng việc sử dụng quy trình sàng lọc ứng viên dựa trên nền tảng AI.

2. Ai sẽ là người thực hiện việc Chuyển đổi này?

Những quản lý trực tiếp và những nhân sự có chuyên môn về HR là người chịu trách nhiệm cho việc chuyển đổi này. Họ là những nhà quản lý trực tiếp làm việc với nhân viên trực tiếp và mọi thay đổi đối với các hoạt động nhân sự sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các nhà quản lý này và các đội nhóm của họ.

3. Tuyển dụng thêm nhân sự cho công cuộc chuyển đổi số nếu cần thiết

Đương nhiên việc đầu tư vào các công cụ công nghệ cao nhằm phục vụ chuyển đổi số là cần thiết. Nhưng ngoài ra doanh nghiệp cũng cần phải thuê thêm nhân sự để vận hàng các công cụ này. Ví dụ: Nếu một trong các quy trình có sử dụng AI để nghiên cứu rõ hơn về sự tham gia và hiệu suất trong tổ chức, doanh nghiệp có thể cần thuê một chuyên gia khoa học dữ liệu để hiểu dữ liệu và đơn giản hóa các dữ liệu này nhằm cải thiện chiến lược kinh doanh.

4. Xác định khung thời gian cho quá trình chuyển đổi

Mỗi quy trình phải được cung cấp một lượng thời gian nhất định để chứng minh giá trị của nó đối với tổ chức. Chẳng hạn, một công cụ sàng lọc ứng viên mới phải cần ít nhất 3 tháng để biết liệu nó có khả năng cung cấp một cơ sở dữ liệu ứng viên chất lượng hay không.

5. Xác định các quy trình cần được loại bỏ khi có sự can thiệp của nền tảng kỹ thuật số

Ví dụ, trong chu trình tuyển dụng, quá trình thông qua các trang tìm việc và LinkedIn để tìm ứng viên có thể được loại bỏ hoàn toàn với việc áp dụng các phần mềm tuyển dụng/sàng lọc. Khi xác định được các quy trình cần thay thế, nó cũng có thể yêu cầu tổ chức lại việc quản lý và cởi mở hơn và giảm cấu trúc phân cấp đi. Ví dụ, ngay cả thực tập sinh cũng có thể cung cấp các đề xuất đầu vào cho chiến lược cấp thấp của công ty.

6. Xây dựng đề xuất với lãnh đạo cấp cao để đầu tư vào các tài nguyên cần thiết

Xây dựng đề xuất với lãnh đạo cấp cao luôn là một thách thức. Mặc dù các doanh nghiệp luôn sẵn sàng chi tiêu cho chuyển đổi kỹ thuật số, nhưng họ lại thường thấy rủi ro khi giao phó toàn bộ quá trình này cho một bộ phận để thực hiện. Tuy nhiên, bằng cách trả lời năm câu hỏi đầu tiên, bạn có thể xây dựng một đề xuất kinh doanh dựa trên nghiên cứu kỹ lưỡng, đưa ra cho các nhà lãnh đạo những lý do để họ đầu tư vào phần mềm bạn cần.

Để hiểu công nghệ nào sẽ phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét sự khác biệt giữa hỗ trợ công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật số.

Gordon Laverock, đối tác quản lý về Presence of IT – một công ty tư vấn toàn cầu thuộc ngành nhân sự chia sẻ: “Nếu không hiểu sự khác biệt giữa hỗ trợ công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật số thì một quy trình tự động hóa sẽ chẳng tạo ra được giá trị gì. Hỗ trợ công nghệ là việc sử dụng ứng dụng công nghệ để tạo ra kết quả, trong khi hỗ trợ kỹ thuật số lại thiên về việc lựa chọn công nghệ phù hợp để nâng cao và phát triển lực lượng lao động một cách bền vững.”

7. Chuẩn bị đội nhóm của bạn trước những sự thay đổi

Một sự thay đổi trong quy trình nhân sự có nghĩa là tất cả các bên liên quan cần phải được chuẩn bị cho sự thay đổi này. Vì vậy sẽ dễ dàng hơn khi ta thực hiện một dự án thí điểm trước rồi thu thập thông tin phản hồi học hỏi các kinh nghiệm thay vì áp dụng cho toàn công ty để tránh rủi ro và thất bại trên diện rộng.

8. Tạo ra văn hóa số hóa

Bản chất của chuyển đổi số trong QTNNL nằm ở việc tạo ra văn hóa số hóa. Điều này liên quan đến việc không chỉ học cách sử dụng các giải pháp tự động mà còn học cách sử dụng chúng để chúng tăng cường khả năng của con người.

Andrew Wilson, CIO tại Accdvisor, đã chia sẻ về quá trình chuyển đổi kỹ thuật số được thực hiện tại tổ chức của mình: Để đảm bảo chuyển đổi kỹ thuật số suôn sẻ, các tổ chức phải đặt nhân viên lên hàng đầu, thay vì công nghệ. Điều này cho phép nhân viên thích nghi với công nghệ mới khiến việc áp dụng công nghệ này được mượt mà hơn.

VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG CHUYỂN ĐỔI SỐ TOÀN DOANH NGHIỆP

Khi HR chịu trách nhiệm cho việc chuyển đổi kỹ thuật số tại bộ phận của mình, nó cũng được kỳ vọng sẽ dẫn dắt việc chuyển đổi phần còn lại của tổ chức. Trong khi CNTT quan tâm đến khía cạnh kỹ thuật số, thì vai trò HR lại hướng đến khía cạnh con người nhiều hơn – giúp thay đổi suy nghĩ và giúp tạo ra văn hóa. Nói một cách đơn giản, với tư cách là người giám sát trải nghiệm của nhân viên tại nơi làm việc, HR là trung tâm của việc cho phép chuyển đổi kỹ thuật số.

Một vài lợi ích mà chuyển đổi số trong QTNNL có thể đem lại:

1. Tạo ra lực lượng lao động của tương lai

Chuyển đổi số trong quản trị nhân lực đem đến một cách tiếp cận mới cho phép tinh hóa nguồn lao động và dịch chuyển nhân khẩu học nguồn lao động nhằm đáp ứng nhu cầu số hóa. Một tổ chức muốn thành công cần có tài năng và tiềm năng đầy đủ để đảm bảo các mục đích mà công ty đề ra. Một chiến lược chuyển đổi rõ ràng sẽ giúp phát triển nguồn nhân lực, đặt họ vào những vị trí tốt nhất để học phát triển bản thân. Từ đó, thúc đẩy nguồn lao động và chính nguồn lao động này sẽ thúc đẩy công ty.

2. Đảm bảo trải nghiệm nhân viên tốt hơn

Trải nghiệm của nhân viên là khả năng phát triển cá nhân, cơ hội phát triển nghề nghiệp, đảm bảo nhu cầu của nhân viên và tạo điều kiện cho sự nghiệp của họ, cung cấp trải nghiệm hiện đại để cho phép họ hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

3. Tăng độ chính xác trong thống kê và phân tích dữ liệu

Quản trị nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng trong việc thúc đẩy kinh doanh thành công. Chuyển đổi nhân sự đảm bảo cho việc doanh nghiệp và bộ phận nhân sự đưa ra quyết định sáng suốt thông qua truy cập hệ thống dữ liệu cho phép nhân đôi lợi nhuận, năng suất và tăng cường sự tham gia của nhân viên.

4. Quản lý lực lượng lao động

Doanh nghiệp cần quản lý lực lượng lao động của mình, từ toàn thời gian, nhân viên bán thời gian và nhân viên mở rộng do lao động có tác động đáng kể đến kết quả kinh doanh, trải nghiệm tại nơi làm việc và văn hóa tổ chức. Chuyển đổi nhân sự đảm bảo tầm nhìn hoàn chỉnh, quản lý lực lượng lao động và kiểm soát toàn bộ các quy trình thiết yếu cho tất cả các kỹ năng.

5. Tăng hiệu quả và sự nhanh nhẹn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh đang phát triển

Việc sử dụng Chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các thay đổi kinh doanh đồng thời đảm bảo trải nghiệm nhân viên và hiệu suất tuyệt vời. Chuyển đổi số cung cấp khả năng đổi mới thông qua các nền tảng công nghệ được kết nối để mở rộng khả năng cải thiện việc ra quyết định.

NHỮNG THÁCH THỨC VỚI CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Hình 4: Những thách thức đối với chuyển đổi số trong quản trị nguồn nhân lực

Một số thách thức doanh nghiệp có thể gặp phải khi bắt đầu chuyển đổi số là:

Thiếu chiến lược hoặc mục tiêu cụ thể cho chuyển đổi số
Từ chối đầu tư của lãnh đạo cấp cao
Thiếu ngân sách để chuyển đổi số
Thiếu chuyên môn trong việc dẫn dắt các dự án chuyển đổi số
Thiếu linh hoạt trong việc nâng cấp lên các dự án chuyển đổi số mới

Những vấn đề này là phổ biến và muốn giải quyết chúng đòi hỏi khả năng phục hồi từ HR. Sẽ mất nhiều thời gian để xây dựng một lực lượng lao động có thể thúc đẩy các công nghệ mới này một cách hiệu quả. Tuy nhiên, việc tạo ra cảm giác cấp bách để bắt đầu chuyển đổi kỹ thuật số là rất quan trọng và nó sẽ chỉ được thực hiện nghiêm túc khi bạn đặt ra các deadline cụ thể cho dự án của mình. Các nhân viên mảng nhân sự sẽ cần được đào tạo lại và phải tiếp cận với nhân viên của họ với tốc độ nhanh hơn bao giờ hết để theo kịp các xu hướng công nghệ hiện nay.

KẾT LUẬN

Chuyển đổi số trong QTNNL nhằm tạo ra một tổ chức linh hoạt, sẵn sàng thay đổi trước những thay đổi liên tục của công nghệ. Công nghệ sẽ luôn đi trước và các tổ chức phải cố gắng bắt kịp. Nếu thiếu đi sự nhanh nhạy này, chuyển đổi số trong tổ chức sẽ dễ dàng thất bại.

Để chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi số trong QTNNL, các doanh nghiệp Việt trước tiên cần xây dựng một đội ngũ chuyên gia, đội nhóm nhân sự sẵn sàng tham gia vào quá trình thay đổi này và áp dụng công nghệ ở mức cao nhất, tối ưu nhất. Điều này có thể sẽ là một thử thách với các doanh nghiệp Việt vì nguồn lao động chất lượng cao và nhạy bén với các thay đổi về công nghệ của chúng ta còn hạn chế. Những chương trình đào tạo chuyên sâu, phát triển văn hóa chuyển đổi số trong doanh nghiệp là cần thiết để tăng khả năng làm chủ công nghệ, cũng như phát triển tư duy áp dụng công nghệ vào việc vận hành doanh nghiệp.

Hơn nữa, các doanh nghiệp cũng cần luôn chú ý, luôn cập nhật và đảm bảo rằng doanh nghiệp bạn biết những gì đối thủ cạnh tranh của mình đang làm trong cùng khu vực. Theo dõi các động thái của các tổ chức đó. Điều này sẽ cho phép doanh nghiệp của bạn học hỏi, hoàn thành và tiếp tục tiến về phía trước với dự án chuyển đổi kỹ thuật số quan trọng của mình.

Nguồn tham khảo:

Phát triển quản lý lãnh đạo