Trong môi trường kinh doanh hiện nay, bất cứ điều gì cũng dễ dàng ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng và lợi nhuận cho tổ chức, các vấn đề đó có thể tạo nên một cuộc khủng hoảng gây nhiều thiệt hại về người và vật chất, nặng nề nhất có thể dẫn đến phá sản.
Một số trường hợp khẩn cấp như thiên tai, tấn công khủng bố hoặc khủng hoảng tài chính toàn cầu là không thể tránh khỏi và nó sẽ không làm tổn hại danh tiếng thương hiệu của tổ chức nếu được xử lý đúng cách. Tuy nhiên, các cuộc khủng hoảng có thể phòng ngừa và hạn chế rủi ro bởi một sự giám sát chặt chẽ. Nó cũng có thể thất bại, đưa tổ chức gần bùn lầy nếu tổ chức có một quyết định không sáng suốt. Vì lý do đó, tổ chức bắt buộc phải xây dựng một chiến lược đối phó với khủng hoảng xảy ra bất ngờ.
Theo một cuộc khảo sát gần đây, khoảng 59% doanh nghiệp đã có kinh nghiệm từ một cuộc khủng hoảng nhưng chỉ có 54% doanh nghiệp có kế hoạch sẵn sàng để đối phó với khủng hoảng.
Hiện tượng Covid-19 hiện nay là một cuộc khủng hoảng hoạt động, sẽ có xu thế diễn ra thường xuyên. Chính vì vậy, nó đại diện cho những khủng hoảng bất ngờ và có thể kéo dài gây tổn hại cho bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào. Nếu không có sự quản trị khủng hoảng tốt thì tổ chức nào cũng sẽ phải hứng chịu rủi ro.
Quản trị khủng hoảng là quá trình một tổ chức đối phó với một sự kiện đột phá, bất ngờ có nguy cơ gây tổn hại cho tổ chức và các bên liên quan. Một cuộc khủng hoảng có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, đe dọa, gây tổn hại cho mọi người, tổn hại cho danh tiếng và tác động tiêu cực đến tổ chức.
Để quản trị hiệu quả mọi khủng hoảng, mỗi tổ chức sẽ cần một quy trình toàn diện mà không phải tổ chức nào cũng được trang bị đầy đủ để xử lý khủng hoảng. Ở nhiều công ty, người giữ chức vụ quản trị khủng hoảng là các chuyên gia truyền thông có nền tảng về quan hệ công chúng, phương tiện truyền thông xã hội và tiếp thị danh tiếng
Trước khi một cuộc khủng hoảng xảy ra, chủ doanh nghiệp nên suy nghĩ về hệ quả sẽ ảnh hưởng đến nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và giá trị của công ty họ như thế nào. Một cuộc khủng hoảng có thể tấn công bất kỳ công ty nào ở mọi lúc, mọi nơi. Kế hoạch nâng cao năng lực xử lý khủng hoảng là chìa khóa để tồn tại lúc này. Các công ty có quy mô lớn thường chú trọng về sự chuẩn bị cho khủng hoảng hơn các công ty nhỏ. Tuy nhiên khủng hoảng không chừa bất kỳ loại hình hay quy mô công ty nào cả.
Dưới đây là bảy bước quan trọng để quản trị khủng hoảng mà mọi công ty nên trang bị tại chỗ bất kể quy mô của công ty như thế nào.
- Có kế hoạch
Mỗi kế hoạch bắt đầu với các mục tiêu rõ ràng. Mục tiêu trong một cuộc khủng hoảng đó là bảo vệ bất kỳ cá nhân nào có thể bị đe dọa bởi cuộc khủng hoảng, đảm bảo các đối tượng chính được thông báo và đảm bảo tổ chức này vẫn tồn tại. Kế hoạch bằng văn bản này nên bao gồm các hành động cụ thể sẽ được thực hiện trong trường hợp khủng hoảng.
- Xác định người phát ngôn
Nếu cuộc khủng hoảng có khả năng ảnh hưởng đến sức khỏe hoặc hạnh phúc của khách hàng, công chúng hoặc nhân viên, nó có thể thu hút sự chú ý của truyền thông.
Bước này đảm bảo công ty sẽ có một người phát ngôn chính, giúp đưa ra một thông điệp nhất quán rõ ràng. Người phát ngôn phải được xác định và có sự chuẩn bị để trả lời các câu hỏi truyền thông cũng như tham gia các cuộc phỏng vấn.
- Trung thực và cởi mở
Khi càng cởi mở và minh bạch thì sẽ có thể giúp ngăn chặn những tin đồn và xoa dịu một sự điên cuồng truyền thông.
Sự minh bạch này phải được dự kiến thông qua tất cả các kênh truyền thông: Phỏng vấn, tin tức, phương tiện truyền thông xã hội, truyền thông nội bộ, vv
- Đảm bảo cho nhân viên luôn nhận được thông báo
Duy trì một lực lượng lao động có hiểu biết giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động trơn chu nhất có thể. Nó cũng giảm thiểu các tin đồn nội bộ có thể dẫn đến nhân viên hiểu sai và đưa thông tin sai trên phương tiện truyền thông xã hội.
- Giao tiếp với khách hàng và nhà cung cấp
Tổ chức chắc chắn sẽ không muốn khách hàng, nhà cung cấp hay các bên liên quan tìm hiểu về khủng hoảng của mình thông qua các phương tiện truyền thông. Bất kỳ thông tin của cuộc khủng hoảng nào liên quan đến tổ chức nên được thông báo từ tổ chức bạn trước tiên.
Khách hàng và nhà cung cấp chính là một phần không thể thiếu của việc xác định đối tượng trong kế hoạch truyền thông khủng hoảng. Bên cạnh đó, họ cũng cần được cập nhật thường xuyên thông tin hơn.
- Cập nhật sớm và thường xuyên
Xây dựng các báo cáo tóm tắt, kế hoạch hành động và cập nhật thường xuyên các càng sớm càng tốt. Hãy lưu ý với tốc độ truyền thông tin của các phương tiện truyền thông xã hội và tin tức truyền hình cáp ngày nay, chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ 4.0, chu kỳ tin tức 24/7.
- Đừng quên phương tiện truyền thông xã hội
Cuộc khủng hoảng Ebola và các sự kiện tin tức lớn gần đây đã khẳng định rằng phương tiện truyền thông xã hội là một trong những kênh truyền thông quan trọng nhất. Hãy thành lập một nhóm truyền thông xã hội để theo dõi, đăng tải và phản ứng với hoạt động truyền thông xã hội trong suốt cuộc khủng hoảng.
Một cuộc khủng hoảng không được quản trị tốt có thể hủy hoại hàng thập kỷ làm việc chăm chỉ và chôn vùi các giá trị của công ty chỉ trong vài giờ. Một cuộc khủng hoảng được quản trị tốt là khi công ty có các quy trình và thủ tục để giải quyết hầu hết mọi vấn đề có thể phát sinh.
Thành phần quan trọng khác của kế hoạch quản trị khủng hoảng là thiết lập kế hoạch kế nhiệm. Tổ chức nên có phác thảo rõ ràng các bước cần thiết để làm theo nếu bạn đột nhiên không thể có khả năng chống chọi với khủng hoảng. Kế hoạch này có thể bao gồm bán công ty, hoặc chuyển quyền sở hữu cho các thành viên gia đình hoặc nhân viên chủ chốt.
Điều quan trọng nhất là mỗi tổ chức cần tạo ra kế hoạch xử lý khủng hoảng khi mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ và mọi người tham gia đều có thể suy nghĩ sáng suốt. Điều này nằm ở việc làm tốt quản trị chiến lược hiện đại, tổ chức cần có tư duy quản trị rõ ràng. Bằng cách lên kế hoạch trước, tất cả các bên sẽ có thời gian suy nghĩ nghiêm túc về các cách lý tưởng để quản trị các loại khủng hoảng khác nhau.
Khi tổ chức muốn phát triển kế hoạch xử lý khủng hoảng, hãy tìm kiếm lời khuyên từ các chuyên gia tư vấn để có thể cung cấp cho tổ chức bạn cái nhìn sâu sắc. Điều đó sẽ quan trọng và rất có giá trị nếu một cuộc khủng hoảng tấn công công ty của bạn.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo:
https://www.reputationmanagement.com