CÔNG CỤ PR NỘI BỘ HIỆU QUẢ
- Bản chất của PR nội bộ
Thực tế mỗi doanh nghiệp luôn cần duy trì và trao đổi thông tin liên lạc giữa các chi nhánh, giữa các bộ phận: lãnh đạo, quản lý, nhân viên và người lao động . Điều này được gọi là “giao tiếp nội bộ”, một tính năng thiết yếu trong cơ cấu hành chính của doanh nghiệp. PR nội bộ hỗ trợ, thúc đẩy quá trình giao tiếp này hiệu quả hơn, trơn tru hơn. Do vậy bản chất của PR nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong một công ty, như giữa người chủ và người lao động, giữa người quản lý và nhân viên, để có thể hiệu triệu mọi nguồn lực, mọi nỗ lực trong nội bộ giúp tổ chức đạt được mục tiêu đề ra bằng việc sử dụng những công cụ PR nội bộ linh hoạt và phù hợp.
- Đối tượng và các bên liên quan của PR nội bộ gồm có:
Nguồn: Lê Trần Bảo Phương
Nhìn vào sơ đồ trên ta có thể thấy, đối tượng mục tiêu của PR nội bộ được chia thành 4 nhóm cụ thể, đó là: Khách hàng, các đối tượng thúc đẩy, các đối tượng hỗ trợ và các đối tượng hạn chế sự phát triển của doanh nghiệp.
Chúng ta thường suy nghĩ và lầm tưởng việc xây dựng mối tương tác của PR nội bộ chỉ dừng lại ở việc tác động đến nội bộ tổ chức, thực tế lại không đơn giản như thế. Bởi lẽ đối tượng tác động của PR nội bộ nằm ngoài cả phạm vi trong tổ chức. Các nhóm đối tượng nằm ngoài nội bộ doanh nghiệp có thể coi là nhóm công chúng mục tiêu, chiến lược quản trị mối quan hệ tương tác giữa doanh nghiệp với các nhóm công chúng mục tiêu này sẽ giúp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi, không bị gây cản trở; đồng thời giúp xây dựng và củng cố sự thiện cảm về tổ chức trong tâm trí của các nhóm công chúng chủ chốt, đó là những cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có khả năng tác động đến sự tồn tại và đi lên của doanh nghiệp như: báo chí, khách hàng…
Nhưng tựu chung quy lại, hai đối tượng chịu ảnh hưởng trực tiếp của PR nội bộ là Nhân viên/ Người lao động và Chủ đầu tư/cổ đông.
- Lợi ích PR nội bộ mang lại cho doanh nghiệp.
Vậy việc xây dựng và sử dụng tốt truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu gì?
Thứ nhất, giúp Ban giám đốc (BGĐ) đạt được niềm tin, sự ủng hộ từ Cổ đông/Nhà đầu tư;
Thứ hai, giúp BGĐ phổ biến cam kết, sứ mệnh, tầm nhìn và quy định của tổ chức để CBNV hiểu và tuân thủ;
Thứ ba, gia tăng niềm tự hào nội tâm của mỗi nhân viên, giúp họ làm việc năng suất hơn, và luôn lấy khách hàng là trung tâm;
Thứ tư, giúp doanh nghiệp đạt được sự ủng hộ từ CBNV về những quyết định có thể gây ảnh hưởng đến quyền lợi của họ;
Thứ năm, giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp, hình ảnh và lòng trung thành của người lao động;
Cuối cùng nhưng đặc biệt quan trọng, PR nội bộ giúp hạn chế những cách hiểu sai lệch phát sinh bên ngoài gây bất lợi cho hình ảnh tổ chức.
- Công cụ PR nội bộ hiệu quả
Căn cứ vào nhóm đối tượng ảnh hưởng chính của PR nội bộ, chúng ta có thể tập trung vào 2 nhóm đối tượng và sử dụng công cụ phù hợp.
- ĐỐI VỚI NHÀ ĐẦU TƯ/CỔ ĐÔNG
Nhà đầu tư hay cổ đông của một công ty thực tế họ là chủ của doanh nghiệp, họ thuê và trả lương, kiểm soát hoạt động điều hành của Ban giám đốc, chính vì vậy để tác động đến nhóm đối tượng này. Bộ phận nhân sự PR nội bộ có thể sử dụng các công cụ sau đây:
CREDENTIAL: Hồ sơ năng lực công ty, dùng để giới thiệu và kêu gọi sự hợp tác hoặc huy động vốn từ nhà đầu tư.
Bộ phận làm Credential phải thể hiện được năng lực cốt lõi, năng lực tài chính, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm của công ty, thành quả mà công ty có được.
INVESTING PRESENTATIONS: Là chuỗi các cuộc họp giữa BGĐ và cổ đông tiềm năng để vận động họ góp vốn.
PROFIT & LOSS REPORT: Là báo cáo về tình trạng lãi lỗ của doanh nghiệp theo tháng/Quý với những lý giải về những thuận lợi, khó khăn và các giải pháp cho tháng/ quý tiếp theo.
Q&A MEETING: Là buổi họp chất vấn của các nhà đầu tư, cổ đông đối với hiệu quả sử dụng vốn của ban điều hành
Q&A Meeting là cơ hội rất tốt cho ban điều hành có thể giải đáp các thắc mắc của chủ sở hữu, cũng như vận dụng sự ủng hộ của họ. Q&A Meeting nên được tổ chức định kỳ sau khi nhà đầu tư nhận được Profit & Loss report của Ban điều hành.
ANNUAL REPORT: Báo cáo thường niên là công cụ dùng để cung cấp thông tin chính thống cho cổ đông, nhà đầu tư về kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phần quan trọng nhất của báo cáo thường niên là phân tích nguyên nhân lãi lỗ; các yếu tố khách quan, chủ quan tác động đến doanh nghiệp và dự báo triển vọng phát triển.
SHAREHOLDER CONFERENCE: Đại hội cổ đông là cuộc gặp thường niên của cổ đông và nhà đầu tư.
- ĐỐI VỚI CÁN BỘ NHÂN VIÊN/NGƯỜI LAO ĐỘNG
Cán bộ nhân viên là người lao động, được Ban giám đốc thuê, trả lương và kiểm soát năng suất /hiệu quả lao động. Chính vì vậy, BGĐ luôn mong muốn:
- CBNV làm việc chăm chỉ, có trách nhiệm, hiệu quả công việc ở mức cao nhất;
- CBNV hài lòng với mức lương vừa phải/thỏa đáng để đảm bảo nguồn vốn được chi trả, giữ được người giỏi;
- Hạn chế tối đa việc nhân viên nghỉ không kiểm soát, nhân sự giỏi bị dụ dỗ, lôi kéo đồng thời hạn chế tối đa nhân sự nghỉ việc rồi nói xấu, chỉ trích, gây tổn hại đến uy tín của tổ chức.
Do vậy, trong những trường hợp trên, BGĐ có thể sử dụng các công cụ dưới đây để nâng cao hiệu quả PR nội bộ, đạt được mục tiêu chiến lược và hạn chế những ảnh hưởng xấu.
PRESIDENT MESSAGE: Là thông điệp của chủ tịch hay tổng giám đốc gửi đến toàn thể cán bộ công nhân viên công ty với mục đích: Thông qua gói phúc lợi như: Du lịch, lương thưởng, bảo hiểm.. tổ chức muốn cảm ơn đến đóng góp và hy sinh thầm lặng của cán bộ nhân viên và động viên tinh thần làm việc của họ.
INTERNAL NEWSLETTER: Là bản tin nội bộ phát hành định kỳ mỗi tháng hoặc quý.
Nội dung của bản tin nội bộ phổ biến, cập nhật thông tin cho toàn thể nhân viên về hoạt động của các phòng ban bên trong và bên ngoài tổ chức. Công cụ này sẽ đặc biệt hữu ích tạo ra sự hiểu biết đồng nhất và đầy đủ về tổ chức, giúp người nhân viên luôn cảm thấy tự hào về nơi mình làm việc.
INTERNAL BULLETIN BOARD: Là bảng tin nội bộ trong công ty. Đây là nơi nơi mà các bài viết về doanh nghiệp, các hình ảnh tiếp thị nổi bật của doanh nghiệp được trình bày, mục đích của những hình ảnh truyền thông này là giúp nhân viên cảm thấy tự hào về công ty, khách hàng và chủ đầu tư thêm niềm tin vào nơi mình lựa chọn đầu tư.
VIDEO: Là phim tự giới thiệu về tổ chức, công cụ này giúp cho nhân viên nội bộ nắm được một bức tranh tổng thể của tổ chức, đặc biệt thông qua video, mỗi cá nhân sẽ ý thức rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của mình trong tổ chức.
DIRECT MEETING: Buổi trao đổi cởi mở giữa người quản lý với nhân viên của họ để hai bên có thể lắng nghe ý kiến, nguyện vọng và giúp người quản lý hỗ trợ kịp thời những khó khăn của nhân viên.
Đây được xem là hoạt động đống vai trò quan trọng nhất trong chuỗi hoạt động giúp đem lại sự hài lòng của người lao động.
BOD & EMPLOYEE PARTY: Buổi tiệc thân mật rút ngắn khoảng cách giữa Lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên các cấp bậc. Khi sự xa cách càng thu hẹp, thì tinh thần đoàn kết và đồng lòng càng nâng lên.
EXTRA BENEFIT: Là những phúc lợi cộng thêm để khuyến khích tinh thần lao động của cán bộ nhân viên trong công ty sau những giờ lao động hay tăng ca vất vả..
Extra Benefit có thể là những ngày phép được cộng thêm, phiếu ăn uống, phiếu xem phim, phiếu giảm giá…
Như vậy, PR nội bộ sẽ có tổng cộng 13 công cụ, được phân chia làm 2 nhóm đối tượng cụ thể. Mục đích cuối cùng của PR nội bộ là giúp cho nhà điều hành có thể quản trị tổ chức được tốt hơn thông qua việc truyền thông, thể hiện được các chính sách, phúc lợi của công ty, đồng thời củng cố văn hóa doanh nghiệp bằng việc xây dựng một môi trường, không khí đoàn kết, thấu hiểu và sẻ chia.