MÔ HÌNH KỶ LUẬT VÀ TRÁCH NHIỆM
“Làm thế nào chúng tôi có thể tăng khả năng giám sát của mình để đạt được kết quả mong muốn?
Làm thế nào chúng tôi có thể làm được những điều đó mà không gợi cho người ta cảm giác khó chịu, chống đối, bị thao túng và kiểm soát”
Đây là những câu hỏi khó đối với lãnh đạo các doanh nghiệp, nhất là trong bối cảnh môi trường làm việc hiện nay đã quá phức tạp, lãnh đạo khó mà sử dụng các phương pháp cũ để giao trách nhiệm cho cá nhân. Thế hệ lao động mới đã khác hẳn thế hệ từng chiến đấu trong chiến tranh, khác với thế hệ từng sinh ra trong thời kì bùng nổ dân số (Baby Boomer) và khác với thế hệ gần đây nhất là thế hệ X (1961 – 1981). Nếu lãnh đạo doanh nghiệp không tôn trọng sự khác biệt này và tìm ra cách quản lý mới phù hợp, thì không mong chờ gì thế hệ lao động hiện tại sẽ làm việc với sự nhiệt tình và chăm chỉ.
Mô hình kỉ luật và trách nhiệm đưa ra các yếu tố và bước đi thiết yếu, giúp mọi người có kì vọng đúng và quản lý những kì vọng theo hướng tích cực và đúng nguyên tắc, truyền cảm hứng cho mọi người, khiến họ có động lực làm việc và làm việc có kết quả.
MÔ HÌNH TRÌNH TỰ TRÁCH NHIỆM
Mô hình trình tự trách nhiệm bao gồm 2 vòng: Vòng ngoài và vòng trong.
Vòng ngoài: Giải quyết các vấn đề thiết lập kì vọng, hoạt động cơ bản này sẽ xây dựng và duy trì mối quan hệ trách nhiệm của nhà quản lý, lãnh đạo với các thành viên khác, đồng thời đặt nền móng cho việc khiến họ trở nên cũng có trách nhiệm.
Vòng trong: Xác định phương pháp đương đầu với những kỳ vọng nếu không được đáp ứng.
VÒNG NGOÀI:
Hình thành kì vọng: Khiến người khác có trách nhiệm với công việc theo cách tích cực, bằng cách hình thành một kì vọng rõ ràng ngay từ đầu. Khi bạn đã xác định được chính xác “điều bạn muốn phải xảy ra”, phân tích để xác định kì vọng có phù hợp với tầm nhìn, chiến lược và ưu tiên kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp và những người liên quan hay không.
Truyền đạt kì vọng: Truyền đạt kì vọng chính một cách thật rõ ràng để mọi người hiểu điều gì đang được mong đợi, tại sao chúng ta phải thực hiện và tại sao hoàn thành việc đó lại quan trọng đến thế. Quá trình truyền đạt không đầy đủ hoặc không hiệu quả sẽ tăng nguy cơ thất bại. Truyền đạt một cách đầy đủ và hấp dẫn với công thức “Tại sao – Ai – Cái gì – Khi nào”
Kết nối với kì vọng: Nỗ lực hình thành và truyền đạt kì vọng có thể trở thành vô nghĩa nếu bạn không tạo ra sự duy trì và kết nối. Tích hợp sự kết nối vào các cuộc họp hiện tại để bạn có thể xác định các kỳ vọng hàng đầu theo định kì, bằng đối thoại và các bài kiểm tra.
Kiểm tra kì vọng: Bước cuối cùng và là bước quan trọng trong vòng ngoài có thể tạo nên hoặc phá vỡ tất cả những việc bạn đã thực hiện tốt ở ba bước trước. Nếu bạn thất bại trong bước kiểm tra, bạn sẽ thường xuyên thất bại hơn là đạt được điều bản thân kì vọng. Một số nguyên tắc vàng :
- Khiến mọi người sẵn sàng tham gia kiểm tra, đánh giá
- Quá trình đánh giá gồm các yếu tố: Đánh gía tình trạng – Đảm bảo sự kết nối liên tục – Cung cấp sự hỗ trợ cần thiết – Củng cố tiến độ – Khuyến khích học tập
- Lắng nghe, quan sát và đảm bảo
- Tin tưởng nhưng phải xác minh
VÒNG TRONG
Phần thứ hai trong Mô hình trình tự trách nhiệm giúp bạn chẩn đoán và giải quyết vấn đề của những kỳ vọng không được hoàn thành.
Các kỳ vọng chưa được đáp ứng có thể bắt nguồn từ bốn biến số, các biến số này dẫn đến bốn giải pháp vòng trong: Đào tạo, động lực, trách nhiệm và văn hóa. Bạn phải đảm bảo rằng nguyên nhân thất bại của các kì vọng không phải sau khi thực hiện hiệu quả tất cả các phương pháp ở vòng ngoài.
Động lực: Sự thiếu động lực thường là nguyên nhân chính đằng sau các kỳ vọng không được hoàn thành. Kể cả khi nhân viên của bạn không có biểu hiện của sự lười lao động. Động lực chính là là cho mọi người một lý do hấp dẫn để làm việc chăm chỉ cho mục tiêu trước mắt. Trở thành một người kể chuyện với mục tiêu khuyên bảo và thuyết phục mọi người, bồi đắp và tôn vinh những thành công một cách công khai, không chỉ thành công sau cùng khi đạt được mục tiêu, mà cả những dấu mốc dọc chặng đường.
Đào tạo: Nếu bạn nghi ngờ rằng mọi người không đáp ứng được kỳ vọng là bởi thiếu đào tạo, hãy đào tạo có mục tiêu. Kinh nghiệm trong ngành đào tạo – tư vấn của một số công ty và OD CLICK trong thời gian qua, chúng tôi có thể thấy rằng sự đào tạo thích hợp vào đúng thời điểm có thể nhanh chóng cải thiện kết quả và tạo ra những cột mốc. Để quy trình đào tạo đạt hiệu quả, quá trình bao gồm đi từ “không nhận thức/không có khả năng” tới “có nhận thức” – giai đoạn cao nhất của năng lực. Trong quá trình đào tạo, nhà lãnh đạo cần thuyết phục mọi người cam kết tiếp nhận quy trình đào tạo, tăng tốc quá trình truyền đạt, giúp đỡ mọi người phản hồi cũng như luôn luôn cho họ thấy điều họ muốn.
Trách nhiệm cá nhân: Đôi lúc, người ta không thực hiện được kỳ vọng là bởi vì họ không coi việc vượt qua trở ngại và tìm hiểu xem bản thân còn có thể làm gì để đạt được mong muốn là trách nhiệm của cá nhân mình. Kể cả những người có động lực cao và được đào tạo tốt đôi lúc cũng thiếu trách nhiệm. Mọi người thể hiện ba loại thái độ chủ yếu khi phải đối mặt với yêu cầu đòi hỏi phải có trách nhiệm cá nhân lớn hơn: Né tránh, tính toán và đón nhận. Tạo ra nền văn hóa tích cực và hợp tác, bằng cách không để dòng chảy trách nhiệm chảy từ trên xuống, với các vị trí cao có trách nhiệm tạo ra trách nhiệm cho cấp dưới. Dòng chảy từ dưới lên đặt trách nhiệm vào tay các cá nhân ở mọi cấp độ và họ nỗ lực chủ động để tiếp nhận và tạo ra trách nhiệm.
Văn hóa: Nếu bạn thất bại trong đạt được kì vọng, đó có thể là hệ quả của vấn đề văn hóa trong tổ chức. Trong bốn giải pháp vòng trong, văn hóa có thể là giải pháp khó nắm bắt và giải quyết nhất. Tuy nhiên, dù vậy, thúc đẩy thay đổi văn hóa để mọi người suy nghĩ và hành động, tạo ra văn hóa trách nhiệm là một công cụ mạnh mẽ. Trong môi trường văn hóa tốt nhất, mỗi ngày, mọi người có trách nhiệm suy nghĩ và hành động theo cách thức cần thiết để phát triển giải pháp hiệu quả, tìm kiếm câu trả lời và vượt qua trở ngại. Tạo ra môi trường văn hóa trách nhiệm sẽ giúp đội ngũ vận hành mọi thứ thông suốt.
Mô hình này thể hiện mối quan hệ chặt chẽ giữa kì vọng và trách nhiệm, đó là 2 yếu tố luôn song hành với nhau. Mô hình hoàn thiện này cho thấy một cái nhìn tổng quan về hành trình mà các doanh nghiệp sẽ phải trải qua để xây dựng một tổ chức vững mạnh.
Nguồn tham khảo: Sách “Đội nhóm bất khả chiến bại” của Roger Connors – Tom Smith
Biên tập bởi OD CLICK.