Chuyển đổi số không còn là sự lựa chọn mà là xu thế tất yếu theo dòng chảy của kinh tế thế giới. Hiện nay, các nước tiên tiến đã trong nền kinh tế số và các doanh nghiệp trên thế giới đã thành công trong thực hiện chuyển đổi số để hướng đến sự phát triển bền vững. Tại Việt Nam, việc chuyển đổi số đang ở bước đi đầu tiên và đang được thúc đẩy triển khai mạnh mẽ trong khối Chính Phủ và doanh nghiệp.
Dịch bệnh diễn ra là yếu tố tác động thúc đẩy việc chuyển đổi số diễn ra tốc độ và ráo riết hơn nữa để đi theo chuyển động của thế giới. Theo đánh giá của Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, COVID-19 đã thúc đẩy nhận thức chuyển đổi số của ngành này nhanh hơn từ 3-5 năm, tạo bước nhảy vọt cho thanh toán số. Một thống kê khác cũng cho thấy, trước khi COVID-19 bùng phát, chỉ 20% doanh nghiệp để ý đến chuyển đổi số. Sau 6 tháng, có đến hơn 70% doanh nghiệp chú ý đến quá trình này và trên 50% doanh nghiệp đang thực hiện. COVID-19 là thách thức, cũng như là cơ hội để thực hiện chuyển đổi số.
Đối với khối doanh nghiệp tư, việc chuyển đổi sẽ giúp tạo ra những giá trị vượt trội với người hưởng lợi thông qua tối ưu hóa hiệu quả hiệu quả hoạt động thông qua công nghệ và trình độ được nâng cao của đội ngũ nhân sự. Điều này tạo ra lợi ích cho doanh nghiệp cũng như thúc đẩy nền kinh tế chung của đất nước.
Đối với khu vực công bao gồm bộ phận dịch vụ công và doanh nghiệp công, việc chuyển đổi số càng có ý nghĩa quan trọng trong sự phát triển của kinh tế đất nước và của cả xã hội. Bởi, dịch vụ công và doanh nghiệp công không chỉ hoạt động kinh doanh đơn thuần mà còn phục vụ cho người dân, cộng đồng, xã hội. Ví dụ có thể thấy là khi thủ tục hành chính được cải tiến thay vì giấy mà dựa trên công nghệ sẽ xử lý được cho nhiều người dân hơn hay cơ sở hạ tầng khi có công nghệ sẽ tạo giá trị vượt trội hơn. Do vậy, việc chuyển đổi số tại khu vực công là vấn đề trọng điểm với sự phát triển của đất nước.
Đó là lý do OD CLICK nghiên cứu về chủ đề này. Tầm quan trọng của chuyển đổi số khu vực công tác động đến sự phát triển về kinh tế cũng như xã hội của đất nước. Bài viết này đề cập đến những thách thức tác động đến quá trình chuyển đổi, những trụ cột chính tạo nên thành công của quá trình này cũng như những bài học thành công từ quốc tế.
THÁCH THỨC CHUYỂN ĐỔI SỐ KHU VỰC CÔNG
Chuyển đổi số khu vực công đang đứng trước nhiều thách thức và xét ở nhiều khía cạnh sẽ khó khăn và tốn nhiều thời gian hơn so với khu vực tư nhân. Trong phần này, OD CLICK đã nghiên cứu và xác định những thách thức tác động lớn nhất đến sự thành công của quá trình chuyển đổi số khu vực công
Thứ nhất, khu vực công luôn đề cao sự ổn định do vậy những chuyển đổi sẽ tạo ra thách thức lớn. Chuyển đổi số đòi hỏi những thay đổi trong cả quy trình và hệ thống CNTT, mà điều này lại khó để thực hiện hơn đối với khu vực công so với khu vực tư nhân. Nghiên cứu của McKinsey và Đại học Oxford cho thấy rằng các dự án IT trong khu vực công có khả năng bị vượt chi phí công việc cao hơn 6 lần và có nguy cơ bị chậm tiến độ cao hơn 20% so với các dự án của khu vực tư nhân. Do đó, các tổ chức công cần có sự quyết tâm cùng với sự hỗ trợ từ chính phủ để có bước chuyển mạnh mẽ, đẩy lùi đi những yếu kém hướng đến sự tối ưu hoạt động thông qua công nghệ.
Thứ hai, chuyển đổi số khu vực công gặp khó khăn vì vấn đề nguồn nhân lực. Do đặc thù môi trường ổn định, tuy hàng năm, các nhân sự trong khu vực này đều được đào tạo về nghiệp vụ. Song khoảng cách về kỹ năng, trình độ để đáp ứng với yêu cầu trong ứng dụng công nghệ còn nhiều hạn chế. Có một sự thật là khi công nghệ 4.0 thì chất lượng con người cần đạt 5.0 mới có thể quản trị và áp dụng công nghệ hiệu quả. Sự thiếu hụt về nhân sự có kỹ năng làm chủ công nghệ là thách thức lớn với khu vực công khi độ tuổi trung bình còn cao và khả năng thích nghi còn những hạn chế nhất định. Giải pháp cho vấn đề này là cần tập trung đào tạo những kỹ năng cần thiết để đội ngũ nhân sự có thể làm chủ và sử dụng công nghệ. Đồng thời, các lãnh đạo cần thay đổi tư duy của cán bộ nhân viên để họ hiểu được tầm quan trọng của việc chuyển đổi số vì một số bộ phận nhân sự sẽ không muốn có sự thay đổi. Điều này xảy ra khác phổ biến không chỉ đối với khu vực công mà còn với khu vực tư.
Thứ ba, chuyển đổi số khu vực công gặp khó khăn vì sự thiếu liên kết chiến lược các quy trình kỹ thuật số giữa các cơ quan chính phủ với nhiều đơn vị hoạt động độc lập. Do đặc thù cấu trúc phức tạp, các tổ chức chưa có sự liên kết đồng bộ với nhau trong quá trình chuyển đổi số. Điều này dẫn đến gặp khó khăn trong thống nhất mục tiêu cụ thể, xây dựng sự đồng thuận, thống nhất về cơ cấu lãnh đạo, đảm bảo nguồn vốn và đáp ứng các mốc thời gian thực hiện. Ngoài ra, các hệ thống, dữ liệu thuộc sở hữu của các bộ phận và chức năng khác nhau, trên nhiều nền tảng với các phân loại và yêu cầu truy cập khác nhau. Do vậy, việc đồng bộ dữ liệu lớn (big data) sẽ gặp khó khăn khi dữ liệu lưu trữ nhiều cơ quan khác nhau cần phải sự cho phép với nhiều quy trình, thủ tục. Ví dụ điển hình nếu bộ phận tiếp nhận làm xuất nhập cảnh cần xác minh thông tin về căn cước nhân dân thì sẽ mất thời gian khi liên hệ với bộ công an. Và khi một bên đã áp dụng công nghệ những bên còn lại vẫn lưu trữ thủ công thì càng tạo ra thách thức
5 TRỤ CỘT QUAN TRỌNG TRONG CHUYỂN ĐỔI SỐ KHU VỰC CÔNG
Năng lực số
Trong khi các nhà quản lý, lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong một tổ chức, chuyển đổi số cũng đòi hỏi nhân viên có kỹ năng và năng lực nhất định, bao gồm các kỹ năng về khoa học dữ liệu, kỹ thuật và quản trị cơ sở dữ liệu. Việc phụ thuộc vào năng lực kinh doanh thông thường từ nhân tài nội bộ là yếu tố chính góp phần dẫn đến tỷ lệ thất bại cao trong công cuộc chuyển đổi số của các doanh nghiệp khu vực công.
Năng lực số của doanh nghiệp không chỉ là phần cứng (ICT infrastructure) mà là tổng hợp của nhiều năng lực khác như hạ tầng công nghệ, quy trình thu thập và quản lý dữ liệu, khả năng phân tích, khả năng đưa ra các giải pháp dựa trên phân tích dữ liệu và công nghệ, và khả năng bảo mật.
Nhiều doanh nghiệp ngộ nhận hoặc hiểu chưa đầy đủ về năng lực số. Những doanh nghiệp này chỉ chú trọng phần cứng vì vậy họ lao vào các dự án đầu tư công nghệ tốn kém trong khi đó các giải pháp đưa ra không đáp ứng được kỳ vọng của người hưởng lợi và nhân viên vì sự yếu kém ở những năng lực số khác. Chuyển đổi số là một thay đổi lớn trong quản lý và bởi vì nó đòi hỏi phải triển khai phức tạp các công nghệ mới để thay thế các công nghệ cũ. Chuyển đổi số sẽ thành công nếu bộ phận IT nhanh chóng thích nghi với công nghệ, bao gồm thử nghiệm các công cụ mới, áp dụng các phương pháp chính và tìm giải pháp để đáp ứng nhu cầu thay đổi của tổ chức.
Tuy nhiên, theo nghiên cứu của Trung tâm quản trị của trường Đại học RMIT và KPMG Việt Nam, hầu hết các doanh nghiệp Việt lại chưa ý thức được điều này. Thay vào đó, nhiều tổ chức coi chuyển đổi số là công việc của phòng IT. Và ở chiều ngược lại, những người đứng đầu các phòng ban IT cũng cho rằng chuyển đổi số là công việc của bộ phận mình mà không cần đến sự can thiệp từ lãnh đạo hay các phòng ban khác. Đây là một trong những lý do chính dẫn đến việc đại đa số các dự án chuyển đổi số trong doanh nghiệp thất bại. Một chuyến tàu chuyển đổi số đi đến thành công nếu lãnh đạo doanh nghiệp và tất cả các Trưởng bộ phận tham gia nỗ lực và giám sát toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối. Bước tiếp theo để một doanh nghiệp chuyển đổi số là thuê một đối tác công nghệ có kinh nghiệm để giúp họ chọn đúng công cụ phù hợp với chiến lược chuyển đổi số của họ và thực hiện chúng.
Văn hóa
Peter Drucker từng nói: “Chiến lược chỉ là bữa sáng của Văn hóa.” Câu nói này là một lời nhắc nhở thích hợp rằng một văn hóa mạnh mẽ có thể chống lại sự thay đổi; niềm tin văn hóa cố hữu có thể bắt nguồn từ sâu trong tâm lý tổ chức, và có thể hoạt động như hệ thống miễn dịch của con người, tấn công các tế bào ở tận sâu bên trong cốt lõi của cơ thể. Khi kỹ thuật số ngày càng đi sâu vào trái tim và linh hồn của tổ chức, không gian cơ hội và nhu cầu thay đổi là rất rõ ràng đối với hầu hết các nhà lãnh đạo kỹ thuật số.
Tuy nhiên, văn hóa của các doanh nghiệp khu vực công thường được xây dựng dựa trên các quy trình và kế hoạch dài hạn. Trong khi đó, nhịp độ doanh nghiệp sẽ được đẩy nhanh hơn, tư duy trì trệ không còn phù hợp bởi tất cả sẽ lộ diện nhanh chóng trong môi trường công nghệ phát triển. Do đó, một quá trình chuyển đổi số thành công đòi hỏi một nền văn hóa thích ứng cao, trong đó doanh nghiệp có thể thích nghi với cả cơ hội mới, hay cả từ những mối nguy hại đến từ những công nghệ mới, hay sự đột phá thị trường, hay sự thay đổi của hành vi khách hàng thay đổi và cung cách làm việc.
Thay đổi lâu dài đòi hỏi việc gia tăng nhóm làm việc hướng tới kết quả, từ bỏ tâm lý “ngại” thay đổi, cấu trúc doanh nghiệp thứ bậc, nhiều tầng lớp với nhiều thủ tục hành chính quan liêu không hiệu quả. Đồng thời, tăng cường đào tạo nội bộ, truyền thông nội bộ, hợp tác nội bộ và chia sẻ nội bộ để khuyến khích đồng sáng tạo các giá trị mới trong doanh nghiệp.
Khả năng lãnh đạo
Trong quá trình chuyển đổi số, các tổ chức công thường gặp phải mô hình vai trò lãnh đạo: Thành công phụ thuộc vào cách một nhà lãnh đạo thúc đẩy sự thay đổi. Điều này không chỉ áp dụng cho giám đốc điều hành mà còn cho cả quản lý cấp trung và những người khác.
Trong thời đại ngày nay, sự hợp tác kỹ thuật số là bản chất cho sự thành công của hầu hết các phòng ban trong một tổ chức và một nhà lãnh đạo thành công trong chuyển đổi số sẽ hiểu làm thế nào để thực hiện nó. Ví dụ: bộ phận công nghệ thông tin phải hợp tác chặt chẽ với các nhóm tiếp thị kỹ thuật số để triển khai các chiến dịch quảng cáo hiệu quả, cải thiện giao diện người dùng và thu thập dữ liệu quan trọng.
Tuy nhiên, lãnh đạo trong thời kỳ chuyển đổi số không chỉ là người vạch ra chiến lược tầm nhìn cho những thay đổi trong toàn bộ tổ chức, họ còn là người xây dựng văn hoá chuyển đổi số giúp tạo ra môi trường khuyến khích thử nghiệm, thúc đẩy nhân viên suy nghĩ khác biệt và tăng cường cộng tác, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức. Tổ chức muốn thay đổi và đáp ứng nhanh các nhu cầu của chuyển đổi số thì trước tiên người lãnh đạo phải là người đi tiên phong trong việc tái nhận thức bản thân để có thể vạch ra những chiến lược cụ thể nhằm “lèo lái” tổ chức một cách toàn diện và hiệu quả.
Nguồn nhân lực
Một trong số những vấn đề nan giải nhất mà nhà lãnh đạo khu vực công thường phải đối mặt trong quá trình chuyển đổi số chính là sự kháng cự của nhân viên trước và trong quá trình chuyển đổi, với đặc trưng là tâm lý thụ động, phụ thuộc vào sự chỉ đạo của cấp trên. Do đó, bên cạnh nhận thức và tư duy đúng về chuyển đổi số, một đội ngũ nhân sự có tư duy chủ động, sáng tạo và thích ứng với sự thay đổi cũng đóng vai trò rất quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi. Nhân viên chuẩn bị tâm lý sẵn sàng với sự chuyển đổi sẽ thúc đẩy quá trình chuyển đổi diễn ra hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, các mục tiêu chiến lược chỉ được triển khai hiệu quả thông qua các kỹ năng làm việc chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự. Do đó, bên cạnh việc nâng cao nhận thức về tầm quan trọng, tính cấp thiết, và bản chất của việc thực hiện chuyển đổi số, doanh nghiệp cần chú trọng vào phát triển nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thông qua đào tạo các kỹ năng mềm cho nhân viên, cụ thể là phát triển các kỹ năng nhân sự và phát triển bản thân. Dù là nhân viên hay lãnh đạo, nếu muốn phát triển bền vững thì cần phải vừa trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn lẫn kỹ năng mềm để sẵn sàng vượt qua mọi thử thách.
Những tổ chức xa rời công tác đào tạo đồng nghĩa với việc xa rời đích đến của sự tăng trưởng bền vững. Do đó, các doanh nghiệp cần phải thúc đẩy văn hóa học tập và tạo điều kiện để các chương trình, sáng kiến về huấn luyện và đào tạo được thực thi trong doanh nghiệp mình.
Động lực chuyển đổi
Động lực để phải thay đổi và bước vào giai đoạn chuyển đổi số dù ở khu vực tư hay khu vực công, đều có đích đến là hiệu quả hoạt động của tổ chức. Chuyển đổi số thực chất không chỉ là việc các tổ chức áp dụng công nghệ vào các hoạt động của mình mà đó là quá trình thay đổi phương thức quản lý, văn hóa tổ chức, đội ngũ nhân sự. Trong quá trình này, các doanh nghiệp sẽ gặp không ít khó khăn trong việc thay đổi văn hóa để thích ứng với chuyển đổi số cũng như chuẩn bị cho đội ngũ nhân sự tâm lý sẵn sàng dấn thân và trau dồi kỹ năng mới để sử dụng công nghệ.
Sau khi áp dụng chuyển đổi, các doanh nghiệp cần có sự đánh giá qua hai khía cạnh. Thứ nhất, ban lãnh đạo đánh giá qua góc nhìn chủ quan về sự thay đổi của tổ chức xem liệu họ có đang đi đúng hướng và sự thay đổi có hiệu quả không? Từ đó, họ sẽ có bước đi tiếp theo trong việc cải thiện. Thứ hai, doanh nghiệp sẽ tiến hành cuộc khảo sát đánh giá của nhân sự về chuyển đổi số. Mục đích để hiểu góc nhìn của nhân sự – người trực tiếp thực thi xem những vấn đề mà họ gặp phải là gì và sau khi áp dụng chuyển đổi thì tác động của nó đến tổ chức ra sao. Qua hai góc nhìn, doanh nghiệp sẽ đưa ra chiến lược tiếp theo.
CHUYỂN ĐỔI SỐ KHU VỰC CÔNG ÁP DỤNG TRONG BỐI CẢNH VIỆT NAM
Việc khó khăn trong chuyển đổi số khu vực công không chỉ diễn ra trong bối cảnh Việt Nam mà còn đối với các Chính phủ quốc tế. Họ có những giải pháp dứt khoát để thúc đẩy quá trình triển đổi số thành công. Tuy nhiên, sự khác nhau về hệ thống chính trị, hình thái xã hội dẫn đến không thể đảm bảo áp dụng hay mô phỏng cách thức của các quốc gia hàng đầu sẽ mang đến thành công trong bối cảnh Việt Nam. Do vậy, OD CLICK đã nghiên cứu tổng hợp bài học thành công của các Chính phủ các nước phát triển, phù hợp trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam.
Thứ nhất, tuyển dụng và nuôi dưỡng nhân tài. Chuyển đổi kỹ thuật số đòi hỏi các kỹ năng chuyên biệt có nhu cầu cao và do đó ngày càng khó trong tuyển dụng. Các tổ chức chính phủ thường gặp khó khăn trong việc cạnh tranh để có được những nhân tài như vậy, vì khu vực tư nhân thường có thể đưa ra mức lương cao hơn, văn hóa doanh nhân hơn và con đường sự nghiệp được xác định rõ ràng hơn. Tuy nhiên, một số chính phủ đã tìm ra cách để thu hút hoặc nuôi dưỡng tài năng CNTT cho các dự án kỹ thuật số của họ.
Ví dụ thực tiễn ở Hàn Quốc, một phần đáng kể cơ sở hạ tầng CNTT của chính phủ được tập trung tại một số trung tâm dữ liệu cung cấp nhiều dịch vụ chính phủ điện tử cho người dân. Quy mô và bề rộng của các trung tâm này giúp cho nhân viên CNTT có cơ hội tham gia vào con đường sự nghiệp, chẳng hạn như cải thiện nhiều loại dịch vụ trực tuyến trong khi giải quyết các thách thức trong việc quản lý một trung tâm dữ liệu quy mô lớn. Ở vương quốc Anh, chính phủ tích cực tìm cách thu hút các cá nhân tài năng từ khu vực tư nhân bằng cách cung cấp các cơ hội nghề nghiệp nhanh chóng cho những người có thành tích cao. Ví dụ, CIO của chính phủ và người đứng đầu các dịch vụ kỹ thuật số đã dành phần lớn sự nghiệp của họ cho khu vực tư nhân. Ngoài ra, sinh viên tốt nghiệp có thành tích cao được cung cấp cơ hội thăng tiến nhanh trong các lĩnh vực dịch vụ chính phủ khác nhau, bao gồm cả CNTT.
Thứ hai, xây dựng kế hoạch và chiến lược chuyển đổi số sát với thực tiễn và tinh hình của các tổ chức và cơ quan trực thuộc. Thông thường, khi quá vội vàng trong thúc đẩy chuyển số, các lãnh đạo hoạch định kế hoạch có vẻ tốt trên giấy nhưng không phù hợp với nhu cầu, năng lực và khả năng của tổ chức trên thực tế. Các nhà lãnh đạo gặp phải những sai lầm phổ biến khi đã đánh giá thấp vai trò của việc tìm hiểu văn hóa và động lực của tổ chức. Họ nên trò chuyện và lắng nghe nhiều bên liên quan về quan điểm của họ trong vấn đề chuyển đổi số. Do vậy, giải pháp từ các quốc gia hàng đầu là đầu tư thời gian để tìm hiểu thực tiễn tại các tổ chức và cơ quan. Sự tìm hiểu này giúp các nhà hoạch định chiến lược nắm rõ được mong muốn cũng như xác định được năng lực của đội ngũ nhân sự để có những giải pháp cụ thể nhằm tăng tỷ lệ thành công trong việc chuyển đổi số.
Thứ ba, thành lập một tổ chức/cơ quan chức năng chuyên trách tiến hành cố vấn. Để tiến tới áp dụng chuyển đổi số với quy mô lớn, các lãnh đạo cần tập hợp những nhân lực ưu tú về lĩnh vực này và thành lập ra một ban/ tổ chức chuyên trách. Ban này sẽ có ưu thế về chuyên môn và được cho phép áp dụng và thử nghiệm mô hình để làm hình mẫu cho những tổ chức/cơ quan khác trong khu vực công. Ví dụ điểm hình cho phương pháp này là Chính phủ Đan Mạch.
Để điều phối tốt hơn các dự án CNTT quy mô lớn trong toàn chính phủ và tạo ra hiệu quả về chi phí, Đan Mạch đã thành lập IT Projektraad, một hội đồng số hóa báo cáo Bộ Tài chính, hoạt động như nhóm chỉ đạo CNTT trung tâm. Điều này đã cho phép nó áp dụng cách tiếp cận thử nghiệm và học hỏi, sử dụng các dự án thí điểm để đảm bảo các khoản đầu tư có hiệu quả và sau đó mang lại bài học kinh nghiệm cho các cơ quan khác. Cơ quan này cũng phát triển và chia sẻ các phương pháp hay nhất, thực hiện đánh giá rủi ro cho các dự án trên một ngưỡng chi phí nhất định, tham gia đánh giá dự án, và giúp giám sát dự án CNTT của chính phủ.
Rõ ràng, chuyển đổi số không phải trò chơi may rủi. Hoạt động này lại yêu cầu tính cam kết và sự táo bạo trong một bối cảnh “không chắc chắn” để tái tạo lại toàn bộ doanh nghiệp, thay vì chỉ tiến hành cải thiện những điều tủn mủn. Chuyển đổi số thực chất không chỉ là việc các tổ chức áp dụng công nghệ vào các hoạt động của mình mà đó là quá trình thay đổi phương thức quản lý, văn hóa tổ chức, đội ngũ nhân sự.
Đặc biệt trong khu vực công, sự chuyển đổi gặp nhiều thách thức hơn từ chất lượng nguồn nhân lực, chiến lược thiếu sự liên kết giữa các cơ quan/tổ chức cũng như tâm lý ngại thay đổi của một bộ phận nhân sự cốt cán. Chuyển đổi số là trọng tâm nghiên cứu của OD CLICK với lợi thế về mô hình, chiến lược cũng như sự am hiểu về bối cảnh Việt Nam. OD CLICK đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp trong cung cấp giải pháp giúp chuyển đổi số hiệu quả. Quản trị sự thay đổi tốt là nền tảng cho việc chuyển đổi số thành công khi đội ngũ nhân sự chủ động thấy vai trò của sự chuyển đổi và doanh nghiệp cũng giảm thiểu rủi ro về sự xáo trộn trong hoạt động. OD CLICK hỗ trợ doanh nghiệp trong phát triển nền tảng về văn hóa, lãnh đạo, chiến lược và nhân lực bởi câu chuyện chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở việc áp dụng công nghệ mà đó là câu chuyện của phát triển tổ chức. Đồng thời, với những đối tác tin cậy về công nghệ như MISA, HYPERLOGY, OD CLICK tự tin sẽ mang đến giải pháp toàn diện đến cho doanh nghiệp.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo:
- https://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/public-sector-digitization-the-trillion-dollar-challenge
- https://www.mckinsey.com/business-functions/organization/our-insights/the-organization-blog/what-it-takes-to-digitize-a-public-sector-organization-effectively
- https://www.mckinsey.com/industries/public-and-social-sector/our-insights/the-next-chapter-driving-technology-leadership-in-the-public-sector