Truyền thông nội bộ (IC) có tác động trực tiếp đến trải nghiệm của nhân viên và sự tham gia của nhân viên. Tuy nhiên, 60% doanh nghiệp không có chiến lược hoặc tầm nhìn dài hạn cho IC và hơn 21% các nhà truyền thông nội bộ thừa nhận rằng không có kế hoạch gắn liền với chiến lược truyền thông nội bộ của họ. Sự thiếu chiến lược và kế hoạch này là đáng báo động vì một hệ thống IC mà không có chiến lược rõ ràng chắc chắn sẽ thất bại.
Chiến lược IC hiệu quả là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động hàng ngày của mỗi tổ chức. Chiến lược IC xác định các mục tiêu kinh doanh trong việc giao tiếp với nhân viên và lên kế hoạch cho các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu. Đó là kế hoạch chi tiết hướng dẫn bạn đến thành công trong truyền thông nội bộ.
Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc là rất quan trọng. Không có nó, bạn không thể xây dựng các sản phẩm sáng tạo, cung cấp các dịch vụ đặc biệt, thu hút nhân viên hoặc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nói cách khác, nó là chìa khóa để điều hành một doanh nghiệp có lợi nhuận.
Nhiều tổ chức tiếp tục sử dụng các phương thức giao tiếp nội bộ lỗi thời, thường sử dụng cách tiếp cận theo kiểu tập hợp, chung chung, dẫn đến các hệ quả dễ nhận thấy sau:
- Nhân viên dành thời gian tới 2 giờ mỗi ngày để buôn chuyện hoặc lo lắng với những gì mình chưa thông suốt
- Nhân viên có sự nhầm lẫn trong công việc dẫn đến sự thất vọng, giảm năng suất.
Theo báo cáo dữ liệu của Bambu, 80% nhân viên muốn chủ nhân của họ cập nhật cho họ về tin tức của công ty, 77% nói rằng điều đó sẽ giúp họ trong công việc và 66% nói rằng điều đó giúp họ xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các đồng nghiệp. Ngoài ra, 63% nói rằng điều đó sẽ giúp họ trở thành người ủng hộ doanh nghiệp và nói với những người khác về công ty của họ. Chính vì vậy việc xây dựng một chiến lược IC hoàn hảo tại nơi làm việc là điều rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp.
Dưới đây là bảy bước cơ bản để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ thành công:
Bước 1: Hình dung kế hoạch và chiến lược
Một trong những lợi ích chính khi làm việc với một Công ty Tư vấn truyền thông nội bộ là họ sẽ có thể giúp bạn đánh giá thương hiệu của bạn và đưa ra chiến lược truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, cho dù bạn có một đội ngũ chuyên nghiệp để giúp bạn hay không, với tư cách là “người trong cuộc” bạn cũng cần dành thời gian để suy nghĩ và xây dựng một kế hoạch mạnh mẽ. Hãy tự hỏi bản thân bạn muốn truyền thông nội bộ làm gì cho công ty và nhóm của bạn. Mục tiêu hiện tại của bạn là gì và làm thế nào để bạn có kế hoạch đạt được chúng? Bạn có một kế hoạch truyền thông nội bộ bây giờ không, và nếu vậy, có gì sai với nó? Bao lâu bạn hy vọng đạt được mục tiêu của mình?
Trả lời những câu hỏi này là bước khá quan trọng nếu bạn muốn gửi đúng thông điệp cho nhân viên của bạn. Hãy cố gắng dành thời gian suy nghĩ về những vấn đề này
Bước 2: Sử dụng các số liệu bất cứ nơi nào có thể
Giống như hầu hết các khía cạnh khác trong doanh nghiệp, chiến lược truyền thông nội bộ của bạn nên được phân tích để thành công. Để làm điều này, bạn cần thu thập các số liệu cốt lõi để thấy chiến lược của bạn thực sự hiệu quả hay không?
Thống kê về thông tin liên lạc nội bộ của bạn cho bạn thấy nếu nhân viên thực sự sử dụng mạng nội bộ của bạn. Nó cũng cho thấy cách họ sử dụng các công cụ của bạn và nếu bạn có thể tiếp cận những người khác trong quy trình. Điều này có nghĩa là bạn có thể mổ xẻ chiến lược của mình và tìm hiểu về lĩnh vực nào cần chú ý hơn và những gì có thể bỏ qua.
Bên cạnh đó, hãy đảm bảo rằng bạn có thể đo lường kết quả của từng đầu công việc, sử dụng các số liệu thông báo cho bạn về hiệu suất hiện tại và quá khứ. Đôi khi, bạn thậm chí có thể sử dụng thông tin thu thập để thúc đẩy nhân viên của bạn tốt hơn.
Ví dụ, bảng hiệu kỹ thuật số có thể là một cách tuyệt vời để hiển thị các số liệu trong môi trường văn phòng và truyền cảm hứng cho nhân viên bằng cách cho họ thấy bạn đánh giá cao công việc khó khăn của họ.
Bước 3: Nghiên cứu trước khi bắt đầu
Cuộc trò chuyện với nhóm có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc nhất về thông tin nào có thể giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Nói chuyện với nhân viên của bạn về cách họ muốn nhận thông tin từ bạn và những gì họ muốn tìm hiểu. Tất nhiên, khi mọi thứ thay đổi và tổ chức của bạn phát triển, điều đó có ý nghĩa rằng bạn có thể cần phải xem lại thông tin này định kỳ.
Hãy thiết lập các mục tiêu bằng cách xem trước các số liệu và tìm ra điểm bạn cần tạo ra tác động ngay lập tức. Một gợi ý để bạn có thể tạo ra mục tiêu đó là đảm bảo mục tiêu chiến lược theo S.M.A.R.T: Hãy xác định những gì bạn muốn thực hiện bằng các thuật ngữ đơn giản, rõ ràng mà tất cả những người thực hiện đều có thể hiểu:
- Cụ thể(Specific): Mục tiêu của bạn cần phải cụ thể, không mơ hồ.
- Đo lường được(Measurable): Tạo các mốc và mục tiêu có thể giúp bạn thấy được tiến trình của mình đối với từng khía cạnh của mục tiêu của bạn
- Có thể đạt được(Measurable): Bạn cần biết rằng mục tiêu cần có thể quản lý được và thực tế
- Có liên quan(Relevant): Trong trường hợp này, bạn sẽ cần tạo các mục tiêu được liên kết để phát triển nhóm của mình và kết nối liền mạch với mô hình kinh doanh của bạn
- Dựa trên thời gian(Time-based): Tạo thời gian cụ thể cho mục tiêu của bạn để bạn không cho phép mình bị bỏ lỡ
Bước 4: Xác định các kênh và công cụ bạn sẽ cần
Khi bạn đã có ý tưởng về mục tiêu thúc đẩy chiến lược truyền thông nội bộ thì nội dung cần phải nhằm vào các đối tượng cụ thể. Điều này rất quan trọng để tìm ra những thông điệp dành cho nhân viên.
Loại kênh nào bạn sẽ cần sử dụng để hướng thông điệp của mình đến đối tượng dự định? Một số thông điệp hoạt động tốt hơn được truyền tải qua các kênh khác nhau cho người khác, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đang suy nghĩ về cách bạn giao tiếp. Nghiên cứu của McKinsey chỉ ra rằng trong ba năm qua, các công cụ xã hội trong lực lượng lao động đã giúp nhân viên giao tiếp tự do hơn tại nơi làm việc, với 80% nhân viên thường xuyên liên lạc với những người khác trong nhóm của họ (so với chỉ 65% nhân viên không sử dụng nền tảng tin nhắn).
Chiến lược truyền thông nội bộ của bạn cần tập trung vào cung cấp thông tin liên quan đến đúng người và đúng thời điểm. Xác định đúng các kênh cần truyền thông tới nhân viên đẻ đảm bảo rằng thông điệp được truyền tải đúng.
Bước 5: Đánh giá chiến lược phân phối thông tin
Hãy nhớ rằng, bất kỳ chiến lược truyền thông nội bộ nào cũng nên tập trung vào việc truyền tải đúng thông điệp, đến đúng người, vào thời điểm hoàn hảo. Một phần quan trọng trong việc hoạch định chiến lược truyền thông nội bộ là lên kế hoạch cho quá trình đánh giá nội dung của bạn. Điều này sẽ ngăn chặn mọi lỗi không cần thiết, phản ánh kịp thời để sữa chữa từ những phân đoạn nhỏ nhất.
Hãy luôn đặt câu hỏi:
- Ai cần thông tin gì, và khi nào?
- Khi nào bạn có thể gửi tin nhắn tốt nhất?
- Bạn có cần gửi tin nhắn nhiều lần không?
- Làm thế nào bạn sẽ biết rằng tin nhắn đã được nhận và hiểu?
Bước 6: Luôn cho phép phản hồi
Một chiến lược truyền thông nội bộ tốt không chỉ là đảm bảo rằng bạn có thể tiếp cận với nhân viên và các thành viên trong nhóm. Bạn cũng cần chắc chắn rằng nhân viên của bạn có thể giao tiếp với bạn. Cho dù bạn đang đưa ra chiến lược lần đầu tiên hay điều chỉnh chiến lược hiện có, hãy đảm bảo rằng phản hồi luôn được khuyến khích.
Bước 7: Tiếp tục học hỏi và cải thiện
Cuối cùng, hãy nhớ rằng các số liệu bạn thu thập được từ kế hoạch truyền thông nội bộ của bạn không chỉ là một phương pháp theo dõi tiến trình. Bạn cũng sẽ cần học hỏi từ dữ liệu đó và tối ưu hóa các nỗ lực của bạn để đáp ứng. Chẳng hạn, tại mỗi cuộc họp nhân viên, bạn có thể dành một chút thời gian để suy ngẫm về giải pháp truyền thông nội bộ của mình và cách thức hoạt động của mọi người liên quan.
Ngày nay, giao tiếp tại nơi làm việc không chỉ là đảm bảo rằng các nhà lãnh đạo, quản lý và nhân viên cảm thấy thoải mái khi nói chuyện với nhau, đó còn là đánh giá công nghệ có sẵn để giao tiếp và hiểu cách áp dụng nó để cải thiện sự hợp tác, hiệu suất và củng cố văn hóa doanh nghiệp
Chiến lược truyền thông nội bộ là một phần không thể thiếu trong hệ sinh thái truyền thông của bạn. Sử dụng bảy bước này để đảm bảo rằng các chiến lược IC hỗ trợ bởi một quy trình lập kế hoạch vững chắc. Một khi thực hiện tốt chiến lược IC, bạn hoàn toàn có thể yên tâm rằng nhân viên sẽ tận dụng tối đa và làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo: