Trên thực tế hiện nay, các giám đốc nhân sự đảm nhận rất nhiều vai trò cùng một lúc chứ không đơn thuần chỉ có một (vài) vai trò thuần túy như trước kia. Họ phải đảm nhận cả vai trò vận hành lẫn chiến lược; vừa là người kiểm soát vừa là đối tác; đồng thời họ phải chịu trách nhiệm cho cả những mục tiêu định tính lẫn định lượng trong ngắn hạn và dài hạn. Bộ phận nhân sự là một phần tất yếu, đóng vai trò thực thi mạnh mẽ trong chiến lược kinh doanh của tổ chức và trong đó ý tưởng về việc chuyển chiến lược thành hành động được gọi là phân tích doanh nghiệp, đó là đánh giá hệ thống và khiến các hoạt động của tổ chức phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Một quy trình phân tích doanh nghiệp hoàn chỉnh trải qua 4 bước.
Bước 1: Xác định cấu trúc của tổ chức
Chúng ta tưởng tượng một tổ chức cũng giống như một tòa nhà, có vô số những các thành tố và hệ thống kết nối như hệ thống các cột trụ, hệ thống ống nước, hệ thống dây điện. Cấu trúc của tổ chức cụ thể hóa các hệ thống cấu thành nên tổ chức đó. Mô hình kinh điển đã được sử dụng trong nhiều thập kỷ để mô tả cách vận hành của tổ chức như Mô hình 7S của McKinsey & Company, tuy nhiên sau thời gian dài đi vào triển khai áp dung, người ta cũng nhận ra những “lỗ hổng” (khoảng trống mà mô hình 7S). Công trình nghiên cứu của Nadler Galbraith và McKinsey đã gợi mở một cấu trúc tập trung vào xây dựng tổ chức phù hợp với mục tiêu chiến lược và đặc thù sự chuyển đổi tổ chức hiện nay.
Bước 2: Xây dựng một quy trình đánh giá
Cấu trúc tổ chức sẽ trở thành một công cụ đánh giá nếu được áp dụng trong phân tích tổ chức. Các yếu tố được xác định trong cấu trúc tổ chức sẽ trở thành câu hỏi đánh giá để thăm dò điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp.
Muốn quá trình đánh giá hiệu quả, nhà quản lý cần làm rõ được các yếu tố sau:
Ai sẽ thu thập dư liệu đánh giá tổ chức?
Ai sẽ cung cấp dữ liệu?
Loại dữ liệu nào nên được thu thập?
Dữ liệu được chuyển hóa thành hành động như thế nào?
Bước 3: Chỉ đạo việc cải thiện các hoạt động
Một quá trình phân tích doanh nghiệp không chỉ giới hạn ở đánh giá mà phải hướng đến mục tiêu cải thiện. Cách cải thiện tốt nhất là đưa ra các phương án hành động cho mỗi yếu tố cấu trúc tổ chức, gia tăng giá trị bằng cách xác định các phương án hoạt động tốt nhất.
Bước 4: Sắp xếp mức độ ưu tiên của các hoạt động
Tiêu chí đầu tiên là tác động, bao gồm những điều kiện sau:
- Sự phù hợp: Mức độ hoạt động. Nhân lực giúp hoàn thành chiến lược
- Sự hòa hợp: Mức độ thống nhất và ảnh hưởng lẫn nhau của các hoạt động Nhân lực
- Trọng tâm khánh hàng: Mức độ hoạt động Nhân lực tác động đến khách hàng bên ngoài
Tiêu chí thứ hai là khả năng thực thi, tiêu chí này bao gồm các điều kiện:
- Nguồn lực: mức độ các nguồn lực có sẵn giúp hoàn thành một hoạt động Nhân lực
- Thời gian: Mức độ quan tâm của các cấp quản trị đến hoạt động Nhân lực
Như vậy, khi các nhà quản lý tập trung vào việc biến chiến lược thành hành động họ sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Đảm bảo mỗi kế hoạch kinh doanh đều có một kế hoạch hành động để triển khai
- Đảm bảo giữ đúng lời hứa chiến lược với khách hàng, nhân viên và nhà đầu từ
- Tìm hiểu về các hoạt động Nhân lực để đánh giá mức độ ưu tiên và nên đặt trọng tâm
OD CLICK biên tập theo Human Resource Champions_Harvard Business Review Press.