Quản trị khủng hoảng – có lẽ đây là bốn từ mà doanh nghiệp hy vọng không bao giờ phải nghe thấy. Sự thật là một cuộc khủng hoảng có thể tấn công doanh nghiệp bất cứ lúc nào, khi có một kế hoạch quản trị khủng hoảng được chuẩn bị từ trước có thể giúp ích cho công ty giảm thiểu được rủi ro. Nếu doanh nghiệp chuẩn bị tốt thì có thể thoát khỏi cuộc khủng hoảng thành công hoặc, trong trường hợp lạc quan nhất, kiếm được thêm một số vốn. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp phải luôn chuẩn bị lập kế hoạch xử lý khủng hoảng.
Quản trị khủng hoảng là gì?
Quản trị khủng hoảng là một quá trình trong đó một doanh nghiệp hoặc tổ chức khác đối phó với tình huống khẩn cấp đột ngột gây ra mối đe dọa cho công ty hoặc các bên liên quan.
Quản trị khủng hoảng bao gồm xử lý các khủng hoảng trong ba giai đoạn: Trước khi khủng hoảng xảy ra, trong cuộc khủng hoảng và sau khi cuộc khủng hoảng đã được xử lý.
Quá trình quản trị khủng hoảng bao gồm những gì?
- Lập kế hoạch cho nhiều tình huống mà doanh nghiệp có thể nghĩ ra. Đặc biệt doanh nghiệp cần chuẩn bị càng nhiều kịch bản càng tốt.
- Giám sát các đề cập xung quanh thương hiệu của doanh nghiệp. Bất kể bản chất của cuộc khủng hoảng là gì, doanh nghiệp phải nắm rõ những gì đang xảy ra xung quanh thương hiệu của họ. Đó là bước đầu tiên trong mọi cuộc khủng hoảng.
- Thành lập một đội phản ứng khủng hoảng. Nhóm nên bao gồm các thành viên từ các phòng ban khác nhau để đảm bảo rằng mọi người đều biết phải làm gì và có thể hành động nhanh chóng.
- Huấn luyện các đơn vị phản ứng đầu tiên thường xuyên. Nếu doanh nghiệp hành động nhanh chóng sẽ có cơ hội lớn để ngăn chặn khủng hoảng lan rộng hoặc ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực khác nhau trong doanh nghiệp
Kế hoạch quản trị khủng hoảng là gì?
Kế hoạch quản trị khủng hoảng là một mô tả chi tiết về tất cả các bước và biện pháp mà công ty sẽ thực hiện trong thời kỳ khủng hoảng.
Chuẩn bị một kế hoạch quản trị khủng hoảng có thể là yếu tố quyết định cho doanh nghiệp. Do đó, một kế hoạch quản trị khủng hoảng nên là một tài liệu không thể thiếu được chuẩn bị cùng với kế hoạch kinh doanh hoặc chiến lược thương hiệu.
Các loại khủng hoảng
Các loại khủng hoảng có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp là:
- Cuộc khủng hoảng tài chính
- Khủng hoảng công nghệ
- Khủng hoảng tự nhiên
- Khủng hoảng tổ chức
- Khủng hoảng nhân sự.
Tổ chức có thể bị ảnh hưởng bởi bất kỳ loại khủng hoảng nào. Nhưng tin tốt là doanh nghiệp có thể chuẩn bị cho càng nhiều kịch bản càng tốt, bằng cách đó dù bất cứ khủng hoảng nào xảy ra thì doanh nghiệp vẫn có thể xử lý tốt.
Các thành tố quan trọng để lập được một kế hoạch quản trị thành công:
- Phản ứng càng nhanh càng tốt trước khi khủng hoảng lan rộng ra mọi khía cạnh
Doanh nghiệp càng sớm giải quyết vấn đề, nó sẽ gây ra ít thiệt hại hơn. Quản trị khủng hoảng là về việc giảm thiểu tác động của các sự kiện có nguy cơ gây hại cho doanh nghiệp, vì vậy doanh nghiệp nên nhanh chóng xử lý mọi việc.
- Chọn một đội quản trị khủng hoảng
Kế hoạch của doanh nghiệp nên chọn chính xác nhân viên chịu trách nhiệm cho một kế hoạch phản hồi truyền thông. Nhân viên nên tự bầu chọn để thành lập một nhóm quản trị khủng hoảng.
Chuỗi lệnh rõ ràng sẽ làm cho giao tiếp của bạn nhất quán và bạn sẽ tránh được thông tin chồng chéo hoặc mâu thuẫn.
- Người phát ngôn nên là thành viên giàu kinh nghiệm nhất trong nhóm.
Người phát ngôn lý tưởng sẽ là một người quản lý truyền thông lành nghề, người có bí quyết cần thiết để xử lý báo chí. Vì họ không có nói lắp và hoảng loạn trong mắt, chỉ ngược lại. Họ phải là cá nhân hóa sự bình tĩnh ở trung tâm của sự hỗn loạn.
Nhóm quản trị khủng hoảng là đơn vị phản ứng đầu tiên của doanh nghiệp, một yếu tố quan trọng trong quản trị khủng hoảng chuyên nghiệp. Mục đích chính của họ là kiểm soát truyền thông trong giai đoạn đầu của cuộc khủng hoảng. Theo cách đó, ngay cả khi cuộc khủng hoảng hoàn toàn là lỗi của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ có thể tập trung sự chú ý vào các hành động và biện pháp khắc phục được đưa ra thay vì nguyên nhân của tất cả các vụ hỗn loạn.
Họ sẽ xử lý tất cả các nhiệm vụ liên quan đến kế hoạch ứng phó khủng hoảng. Kế hoạch phải có sự phân chia chi tiết về trách nhiệm cũng như nêu tên người đứng đầu can thiệp khủng hoảng. Mỗi bài đăng và tin nhắn phải được phê duyệt trước khi chúng được xuất bản.
- Đảm bảo nhà đầu tư và cổ đông của doanh nghiệp luôn bình tĩnh
Ngoài việc làm việc với báo chí, doanh nghiệp cần mọi người quét qua danh sách liên lạc và thông báo cho khách hàng và cổ đông VIP về sự tiến triển của tình hình. Việc trấn an nhà đầu tư và các cổ đông sẽ ngăn chặn khủng hoảng leo thang, vì vậy nhiệm vụ này nên nằm trong danh sách hàng đầu của doanh nghiệp..
Ngay cả khi doanh nghiệp không có một thông cáo báo chí chi tiết hoặc kế hoạch liên lạc bên ngoài, việc trấn an các đối tác vẫn nên là ưu tiên hàng đầu. Điều cuối cùng doanh nghiệp muốn là các nhà đầu tư đừng rời khỏi công ty một cách vội vàng, làm sâu sắc thêm sự bế tắc.
- Quản trị khủng hoảng trên phương tiện truyền thông xã hội
Thật khó để tưởng tượng, nhưng vẫn có những công ty bỏ bê sự hiện diện của phương tiện truyền thông xã hội. Thông tin lan truyền qua phương tiện truyền thông xã hội nhanh hơn nhiều so với thông qua các cửa hàng truyền thống, do đó, rất quan trọng để phản ứng nhanh chóng.
Phương tiện truyền thông mạng xã hội mang đến cho doanh nghiệp cơ hội tham gia trực tiếp với khách hàng, truyền tải chính xác thông điệp mong muốn. Trong giai đoạn đầu của cuộc khủng hoảng, nó là một ý tưởng tốt để ngừng xuất bản các bài viết và đánh giá lại kế hoạch truyền thông.
Doanh nghiệp có thể giữ im lặng lâu nhưng rồi nó sẽ chỉ làm sâu sắc thêm hành vi khủng hoảng. Khách hàng luôn mong đợi một phản ứng và cung cấp phản ứng chu đáo, kịp thời là điều cần thiết.
- Tìm hiểu cách quản trị khủng hoảng
Nếu hệ thống quản trị khủng hoảng của doanh nghiệp thành công, doanh nghiệp phải cập nhật nó thường xuyên. Để làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp, các thành viên trong nhóm cần được đào tạo cả năng lực cứng và mềm. Kỹ năng quản trị khủng hoảng họ có thể được dạy. Nhờ được đào tạo, khi khủng hoảng xảy ra, mỗi bước bạn giành chiến thắng không còn là tự gây thương tích cho doanh nghiệp.
- Giữ bình tĩnh
Cực kỳ khó khăn để giữ bình tĩnh trong cuộc khủng hoảng liên tục. Đó là lý do tại sao nó rất quan trọng để giữ cho mọi thành viên trong đội ngũ quản trị khủng hoảng được thông báo đầy đủ và bám sát kế hoạch. Mọi thông điệp sẽ được thống nhất và theo một mục tiêu chung.
- Học hỏi từ những sai lầm của người khác
Không có cách nào tốt hơn để học hỏi hơn là phân tích những sai lầm của các công ty khác. Nếu như họ có thể phấn đấu để tốt hơn thì tại sao doanh nghiệp ta không thể?
Quản trị khủng hoảng là một chủ đề rộng và phức tạp. Dưới đây, một bản tóm tắt nhanh chóng về các khía cạnh quan trọng nhất của quản trị khủng hoảng:
- Chuẩn bị một kế hoạch quản trị khủng hoảng và cập nhật nó thường xuyên. Kế hoạch quản trị khủng hoảng sẽ phục vụ như một công cụ tham khảo. Doanh nghiệp sẽ không phải tuân thủ toàn bộ mà sẽ có hướng đi rõ ràng.
- Huấn luyện đội ngũ quản trị khủng hoảng của doanh nghiệp. Mọi thành viên trong nhóm nên biết phải làm gì và có thể phản ứng nhanh chóng một khi khủng hoảng xảy ra.
- Kiểm tra đội ngũ quản trị khủng hoảng và kế hoạch của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, chúng ta sẽ có thể đánh giá liệu mọi thứ có hoạt động chính xác hay không, và phần nào trong kế hoạch xử lý khủng hoảng cần cải thiện.
- Chuẩn bị bản thảo của tất cả các tuyên bố doanh nghiệp có thể phát hành và yêu cầu nhóm pháp lý kiểm tra chúng.
Với sứ mệnh đồng hành cùng các doanh nghiệp, đội ngũ chuyên gia của OD CLICK đã nghiên cứu và tìm hiểu sâu về quản trị khủng hoảng. Chúng tôi sẽ giới thiệu, và cung cấp những kiến thức, mô hình, quy trình triển khai, công cụ Quản trị khủng hoảng một cách hệ thống, mang tính ứng dụng cao cho các doanh nghiệp. Đây là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp mạnh, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo: