ĐIỀU LÀM NÊN SỰ TIN CẬY CHO TỔ CHỨC
Niềm tin tổ chức là cách nhìn nhận của những bên liên quan đối với những gì mà doanh nghiệp đưa ra. Ngoài những giá trị của bản thân sản phẩm của doanh nghiệp, niềm tin là một trong các yếu tố quyết định việc khách hàng “định giá” cho sản phẩm đó như thế nào. Đối với các tổ chức dịch vụ – sản phẩm càng vô hình – niềm tin càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết!
Vai trò của niềm tin tổ chức
Niềm tin tác động đến tốc độ và chi phí. Niềm tin càng lớn, hay nói cách khác, độ tin cậy của doanh nghiệp càng cao, thời gian và chi phí tiêu tốn để khắc phục những vấn đề trong duy trì các mối quan hệ với nhà cung cấp và khách hàng càng được hạn chế.
Một số vụ bê bối xảy ra, việc thiếu niềm tin lan tràn trong xã hội đã làm phát sinh một loại “thuế đầu vào” đánh lên tất cả các hoạt động kinh tế. Mà độ tin cậy tổ chức cao không khác gì một tấm vé thông hành, mở ra rất nhiều cơ hội hợp tác. Chắc chắn bạn sẽ tìm được cộng sự (đối tác, nhà đầu tư, khách hàng) dễ dàng hơn rất nhiều khi họ nhìn vào bạn một cách niềm nở, đón chào thay vì xét nét, thăm dò và đầy rẫy hoài nghi với cách thức bạn đã xây dựng tổ chức trước đó!
Niềm tin là tài sản vô hình của doanh nghiệp, thúc đẩy hình thành giá trị thương hiệu và tạo dựng danh tiếng. Nó tạo ra cảm xúc tích cực cho khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ, đầu tư thời gian và tiền bạc hay thậm chí PR cho sản phẩm của bạn đến người khác.
Niềm tin tổ chức cũng quan trọng ngay với chính nội bộ của nó. Một tổ chức uy tín sẽ thu hút và giữ chân được nhân sự, khiến họ cống hiến cao hơn và cam kết bền chặt hơn. Vì từ niềm tin tổ chức vững mạnh, họ sẽ có cơ sở để gắn tương lại của mình vào đó, nỗ lực phát triển và nỗ lực vươn lên.
1. Năng lực lãnh đạo và quản lý
Tổ chức luôn đi liền với nhà lãnh đạo, hay nói cách khác, lãnh đạo chính là linh hồn của tổ chức.
Nhắc đến Singapore, họ không quên nhắc về Lý Quang Diệu; nói đến Việt Nam, họ không quên nói về Hồ Chí Minh!
Đó chính xác là cách thức mà năng lực lãnh đạo và quản lý, hay nói cách khách là chính người lãnh đạo, tác động đến “nhận thức” về “tổ chức”.
Thiếu năng lực quản lý và lãnh đạo, một doanh nghiệp dù hội tụ đủ các “tố chất” để thành công (nhân lực, vật lực, cơ hội, môi trường,…) cũng chỉ mãi dậm chân tại chỗ. Thiếu khả năng ra những quyết định đúng, một công ty dù đã xây dựng được một “cơ ngơi” trước đói, có thể hoặc sụp đổ trong nháy mắt, hoặc phải trả một cái giá thật đắt!
Hình ảnh lãnh đạo; trong nội bộ, phải là người năng lực và “thấu hiểu nhân tâm” mới có thể dẫn dắt được nhân sự’ trong mắt các nhóm đối tượng liên quan khác lại chính là hình ảnh phản chiếu của công ty, tổ chức đó. Lãnh đạo phải có năng lực mạnh mới tạo dựng được niềm tin cho tổ chức.
2. Văn hóa
Như đã đề cập đến trong các bài viết về Văn hóa doanh nghiệp – là “cái còn thiếu khi doanh nghiệp có tất cả, là cái còn lại khi tất cả đã mất”.
Văn hóa là các chuẩn mực và niềm tin được chia sẻ mạnh mẽ, khuyến khích phát huy các giá trị toàn công ty, sức mạnh cá nhân và sức mạnh toàn đội ngũ.
Sự hòa nhập của văn hóa làm việc với con người trong đó xây dựng cho nhân sự cảm giác an toàn, về một nơi mà họ cảm giác “họ thuộc về”. Niềm tin của nhân sự cho tổ chức tăng lên từ chính điều đó!
Văn hóa doanh nghiệp mạnh không chỉ tác động đến nhân viên mà còn ảnh hưởng tới sự đánh giá của các bên liên quan. Vì văn hóa doanh nghiệp mang lại sức mạnh từ đoàn kết và theo một góc nhìn nào đó, tương tự như đạo đức. Giỏi nhưng không tuân thủ các quy chuẩn, không chơi theo “luật chơi chung” thì cũng không được xem trọng hay thừa nhận.
3. Hệ thống
Hệ thống tổ chức là khâu “phân bổ” và “hành động” – lập kế hoạch, báo cáo, ngân sách, nhân sự với mục tiêu gắn liền với văn hóa và chiến lược. Hệ thống vận hành với những phản hồi thực tế giúp củng cố sự công bằng, năng lực và niềm tin từ nhân viên. Ví dụ, với những trục trặc trong quản trị nhân sự, kế hoạch để cho lãnh đạo giành thời gian đến những cuộc họp của nhân viên để lắng nghe họ, xây dựng niềm tin và kết nối tổ chức
Các hoạt động thiếu tính hệ thống trong nội bộ sẽ gây ra những biểu hiện hữu hình mà nhân viên trong tổ chức hay khách hàng, đối thủ bên ngoài cũng nhận ra.
Các hệ thống và quy trình (quy trình tuân thủ, kiểm tra chất lượng, quy tắc ứng xử và đào tạo đạo đức) giám sát hoạt động của tổ chức cũng giống như là một hệ thống pháp luật, căn chỉnh và đảm bảo các hành vi được thực hiện có độ tin cậy cao. Các hoạt động doanh nghiệp duy trì bởi một quy trình lập kế hoạch nghiêm ngặt sẽ đảm bảo rằng giá trị của công ty được chia sẻ trước hết là trong tổ chức và sau đó là ra bên ngoài.
4. Phát triển sản phẩm và dịch vụ
Xuất phát từ quan điểm bất biến: “Niềm tin có thể không khó để gây dựng, nhưng chắc chắn không dễ để lấy lại”.
Sản phẩm và dịch vụ, cũng như các hoạt động xoay quanh nó như sản xuất hay giao hàng là những giá trị hiện hữu rõ ràng nhất của doanh nghiệp mà các bên trực tiếp trải nghiệm được. Đó không chỉ là chất lượng mà còn là tác động đến môi trường, là mục đích hướng về xã hội và chia sẻ các giá trị, là một hình ảnh “sạch” không vi phạm các chuẩn mực đạo đức và quy định pháp luật.
Nếu như, chỉ một trong số những điều trên bị vi phạm, dù tổ chức không chủ ý, doanh nghiệp sẽ đánh mất đi sự tin cậy tổ chức, khó mà hồi phục lại được. Mọi việc lại càng khó khăn hơn để xây dựng niềm tin của nhân sự trong tổ chức. Làm sao ta có thể hy vọng họ sẽ tin vào nơi mà biến giá trị của họ thành những sản phẩm chưa chất lượng? Nhân sự vốn là người hiểu nhất về doanh nghiệp, liệu họ có tin vào sự thành công của tổ chức khi chính họ nhận thức được rõ ràng những bất cập trong nó?
Nên nhớ, dù bạn đạt được vô số thành tựu và chỉ một lỗi lầm, cái người ta nhớ chỉ là lỗi đó của bạn. Và, con người, không thích bị lừa dối, không đi ký gửi niềm tin nơi đã lừa dối mình, chưa tính đến việc, có cả ngàn lựa chọn thay thế khác ở ngoài kia!
5. Cấu trúc
Nếu hệ thống là một khung các hoạt động để đảm bảo thực hiện các hoạt động một cách có tổ chức, hiệu quả, phát hiện và khắc phục các vi phạm, lập kế hoạch nâng cao năng lực tổ chức thì cấu trúc là hệ thống lãnh đạo – quản lý điều hành hệ thống đó.
Bộ máy doanh nghiệp đảm nhậm vai trò giám sát thận trọng quá trình vận hành hệ thống và cung cấp ra ngoài các giá trị đã qua “kiểm nghiệm”. Cơ cấu doanh nghiệp phải được xây dựng như thế nào để cho phép quản lý hiệu quả và giành được sự tin cậy của các bên liên quan, củng cố niềm tin tổ chức?
Cấu trúc phải rõ ràng, hiệu quả, không chồng chéo, mọi các nhân trong cơ cấu đó đều hướng đến mục tiêu chung của tổ chức và nỗ lực vì điều đó. Bản thân lãnh đạo đã quyết định rất lớn đến “niềm tin tổ chức”, cấu trúc còn là một hệ thống những nhân vật chủ chốt trong tổ chức. Vì vậy, một bộ máy thiếu gắn kết, lỏng lẻo sẽ thường dẫn đến những thiếu sót trong một khâu, một hoạt động nào đó của hệ thống, tạo ra những sản phẩm “khiếm khuyết”. Mà sản phẩm “khiếm khuyết” thì chẳng thể thu phục niềm tin của con người.
6. Chiến lược
Làm kinh doanh trong thời đại này, cơ hội nhiều và thách thức cũng không ít. Thị trường đang ngày càng khó tính và khắt khe hơn!
Điều này thể hiện ở chỗ, những điều gọi là “chiến lược”, “tầm nhìn”, “giá trị cốt lõi” của doanh nghiệp không phải chỉ là những dòng chữ viết trên giấy hay để nói cho “sang”. Hàng vạn ánh mắt bên ngoài nhìn vào tổ chức của bạn, phương hướng mà bạn đi và cách thức bạn đi trên con đường đó!
Sự cạnh tranh khốc liệt của hiện tại là gì? Đó là phải nổi trội về mọi mặt! Nên nhớ, ngoài bạn ra còn có rất nhiều tổ chức khác, và quan trọng là, chúng tôi nắm quyền lựa chọn!
Trong bối cảnh ngày càng cạnh tranh gay gắt, việc ngày càng hoàn thiện mọi mặt là việc doanh nghiệp bắt buộc phải làm nếu không muốn tụt lại phía sau. Và sự tin cậy tổ chức, nếu gây dựng thành công, sẽ là một nguồn lực lớn thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp. Và bởi có lẽ, không có gì “mạnh mẽ” mà lại “mong manh” như niềm tin. Doanh nghiệp phải kiểm soát hiệu quả tất cả các yếu tố ảnh hưởng mới có được niềm tin bên vững. Trong bài viết sau, OD CLICK sẽ tiếp tục đào sâu về vấn đề này, trước tiên là về niềm tin tổ chức đối với cam kết của nhân viên.
NGUỒN THAM KHẢO:
https://sloanreview.mit.edu/article/designing-trustworthy-organizations/