XÂY DỰNG TỔ CHỨC PHỐI HỢP HIỆU QUẢ
Hợp tác tại nơi làm việc không có gì mới. Tuy nhiên, nó ngày càng trở nên quan trọng trong thế giới hiện đại khi chúng ta trở nên kết nối nhiều hơn trên toàn cầu. Nền tảng công nghệ cho phép chúng ta cộng tác với đồng nghiệp một cách hiệu quả, tạo ra một lực lượng lao động có trình độ học vấn, có kỹ năng và gắn kết hơn. Hơn nữa, sự hợp tác này đang diễn ra nhiều hơn, không chỉ trực tiếp mà còn cả trực tuyến.
Trước tiên, có một số lý do giải thích tại sao văn hóa hợp tác trong doanh nghiệp lại trở nên quan trọng đến thế.
Khi làm việc trong một dự án, một cá nhân thường cần đầu vào của các nhân viên khác. Bằng cách hợp tác với những người khác – các phòng ban khác nhau hoặc thậm chí các chi nhánh khác nhau, dự án có thể thành công hơn. Một số lợi ích hàng đầu khi công ty xây dựng được văn hóa cộng tác, đó là:
- Đổi mới nhanh hơn:
Chuyên môn và quan điểm đa dạng của các thành viên sẽ giúp giải quyết vấn đề dễ dàng và nhanh hơn. Giữ cho mọi người luôn cập nhật về tiến độ dự án, những cơ hội mới và những thách thức tiềm năng giúp thúc đẩy đối thoại, vì vậy bạn có thể xúc tiến việc thiết kế và thực hiện các giải pháp.
- Tăng hiệu quả cho các nhóm từ xa
Các công cụ cộng tác trực tuyến đặc biệt hữu ích cho các nhóm có nhân viên từ xa, bởi vì mọi người đều có thể cập nhật thường xuyên (và luôn cập nhật) tiến trình, từ bất cứ đâu. Hợp tác mở cũng làm giảm khả năng nhân viên ở xa cảm thấy tách biệt và khuyến khích họ tích cực tham gia.
- Phát triển kỹ năng cho nhân viên
Khi làm việc cùng nhau và có cơ hội chia sẻ, các nhân viên có thể học hỏi lẫn nhau, do đó mở rộng kỹ năng và cho phép tự phân tích kiến thức của chính họ. Và vì sự hợp tác thường yêu cầu đầu vào từ nhiều nhóm khác nhau, bạn cũng tăng cường mối quan hệ giữa các bộ phận. Ngoài ra, nhân viên mới có thể học nhanh hơn khi được đặt vào các nhóm hợp tác.
- Tăng sự hài lòng của nhân viên
Hợp tác tại nơi làm việc giúp tạo ra một môi trường nơi nhân viên cảm thấy có giá trị cho các kỹ năng độc đáo cũng như thành quả của họ. Đội ngũ nhân sự hài lòng với công việc không chỉ tác động tích cực đến văn hóa công ty, mà còn có thể gia tăng mức độ gắn kết, trung thành với doanh nghiệp.
- Cho phép mọi người nhìn thấy bức tranh toàn cảnh
Làm việc với những người khác cho phép bạn thấy các kết nối giữa các sáng kiến và phòng ban khác nhau để mọi người không cảm thấy cô lập và hiểu rằng công việc của họ liên quan đến mục tiêu lớn hơn dự án cụ thể. Ý thức về mục đích chung này chỉ ra cho nhân viên một lý do có ý nghĩa để làm việc cùng nhau.
- Khách hàng hài lòng hơn
Khi nhân viên tiếp cận thông tin nhiều hơn, nhanh hơn (thông qua các đồng nghiệp của họ trong môi trường hợp tác), họ có thể cung cấp giải pháp nhanh hơn, dẫn đến khách hàng hài lòng hơn và thường tiếp tục mối quan hệ kinh doanh, gia tăng lòng trung thành với doanh nghiệp.
Các lợi ích khác của sự hợp tác tại nơi làm việc bao gồm tăng cơ hội huấn luyện và học tập, giảm áp lực cá nhân và tăng tính linh hoạt. Văn hóa hợp tác trong tổ chức không những giúp giảm độ dài chu kỳ làm việc mà còn đóng vai trò quan trọng khiến đội ngũ nhân viên và khách hàng hài lòng hơn.
Những đặc điểm chính của một tổ chức có văn hóa phối hợp tuyệt vời
Cách phối hợp, làm việc của mỗi người có thể khác nhau, nhưng luôn có những đặc điểm nhất định giúp mọi người dễ dàng hợp tác.
Thứ nhất, kỹ năng giao tiếp tốt
Kỹ năng giao tiếp là một yếu tố quan trọng trong việc thành công của nhóm. Tuy nhiên, những kỹ năng này phụ thuộc vào từng cá nhân trong nhóm của bạn. Ngay cả khi ai đó nhút nhát hoặc im lặng, họ vẫn có thể tương tác với người khác một cách chính xác bằng các phương thức khác nhau. Tuy nhiên, một hay một vài cá nhân thiếu kết nối với các thành viên khác thực sự là vấn đề leader cần suy nghĩ và tìm giải pháp.
Thứ hai, giao tiếp cởi mở
Trực tiếp gắn liền với một nhóm các kỹ năng xã hội tổng thể, giao tiếp cởi mở là yếu tố chính trong việc tạo ra một môi trường hợp tác. Điều này thể hiện ở việc trong mọi trường hợp, nhân viên không cảm thấy khó chịu khi yêu cầu giúp đỡ hoặc tư vấn. Trưởng nhóm đóng vai trò thúc đẩy các câu hỏi và cho phép toàn bộ nhóm tham gia và giúp tìm ra giải pháp.
Một số nhà quản lý đã thấy rằng cách tốt nhất để thúc đẩy tinh thần đồng đội là bắt đầu với chính họ. Hãy cởi mở về những lựa chọn của bạn và nhờ người khác cho lời khuyên. Khi bạn bắt đầu một cuộc trò chuyện, bạn có thể hiểu thêm về những gì sẽ làm cho nhóm của bạn hiệu quả hơn.
Giao tiếp mở cũng có thể được xây dựng thông qua hoạt động văn hóa công ty và vui chơi giải trí. Những bữa ăn trưa theo nhóm giúp bạn có thể thảo luận về các dự án quan trọng cũng như những gì mọi người đang làm trong cuối tuần.
Hãy nhớ rằng, các đồng đội của bạn càng thoải mái với nhau, mọi người sẽ càng phối hợp hiệu quả hơn.
Thứ ba, phản hồi hữu ích
Một trong những phần quan trọng nhất của sự hợp tác là thông tin phản hồi. Các đồng đội của bạn thoải mái với nhau như thế nào là một yếu tố ảnh hưởng lớn với chất lượng phản hồi họ đưa ra.
Đôi khi, tất cả những gì nhân viên cần là: “Đây là một ý tưởng hay, hãy tiếp tục thực hiện!”. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp khác, phản hồi có thể phức tạp hơn, thậm chí thay đổi toàn bộ dự án theo hướng mới để thành công. Khi đó, cả người yêu cầu phản hồi và người đưa ra phản hồi đều cần hiểu những góp ý mang tính xây dựng không phải là công kích cá nhân. Mục tiêu của phản hồi là hỗ trợ lẫn nhau và thúc đẩy thành công chung.
Thứ tư, năng lực lãnh đạo
Mặc dù mỗi bộ phận sẽ có những người quản lý cụ thể dẫn dắt các thành viên còn lại trong nhóm, nhưng điều quan trọng là mọi người đều cảm thấy thoải mái với vai trò leader.
Điều này rất quan trọng vì các kỹ năng lãnh đạo tốt cho phép các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau ở mọi giai đoạn của dự án. Cùng nhau, họ có thể tìm ra giải pháp và hiểu phần nào của công việc sẽ cần sự hỗ trợ.
Nếu có ai đó trong nhóm của bạn tách biệt với mọi người hơn, bạn có thể muốn làm việc với họ để cải thiện kỹ năng lãnh đạo của họ. Bạn có thể giúp đỡ những cá nhân này bằng cách hướng dẫn họ tự chủ công việc của họ và cộng tác bất cứ khi nào cần.
Thứ năm, trách nhiệm giải trình
Nếu bạn muốn có sự hợp tác thành công tại nơi làm việc, bạn cần thúc đẩy trách nhiệm cá nhân. Điều này có vẻ trái ngược vì tinh thần đồng đội là thể hiện thành quả tập thể. Tuy nhiên, trách nhiệm cá nhân sẽ thúc đẩy mọi người cố gắng hết sức và khắc phục mọi vấn đề phát sinh. Trách nhiệm là một yếu tố thúc đẩy bởi vì nó cho phép mọi người tự hào về công việc của họ.
Khi có sự cố xảy ra, bạn muốn ai đó chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, mắng chửi nhân viên không giúp bạn sửa chữa sai lầm. Điều quan trọng là bạn và đồng đội học được gì từ những sai lầm đó.
Thứ sáu, cam kết thành công
Cam kết thành công là trụ cột cuối cùng cho phép các nhóm cộng tác tốt trong công việc. Nếu mọi người trong nhóm của bạn cam kết thành công mạnh mẽ, bạn sẽ thấy rằng sự hợp tác rất dễ dàng để thúc đẩy và hiệu quả chung sẽ được cải thiện.
Cảm ơn mọi người vì đã làm việc chăm chỉ và khen thưởng kết quả tuyệt vời là một số cách mà các nhà quản lý có thể giúp mọi người gia tăng cam kết của họ với nhóm.
Vai trò của lãnh đạo trong xây dựng năng lực phối hợp tổ chức
Có thể thấy năng lực phối hợp của tổ chức mang lại nhiều lợi ích cho từng dự án cũng như toàn bộ hoạt động của công ty. Đối với nhân sự Việt Nam, khả năng phối hợp nhóm và liên chức năng (cross-funtional) vẫn là thách thức. Tuy nhiên, là một nhà lãnh đạo, khả năng dẫn dắt đội ngũ của bạn sẽ thúc đẩy sự phối hợp trong nhóm và giữa các nhóm. Dưới đây là những gợi ý các công việc nhà quản trị cần làm để thúc đẩy phối hợp trong tổ chức:
- Định hướng rõ ràng, cụ thể
Mọi hoạt động của các thành viên nhóm, từng dự án hay cả công ty đều cần có đích đến. Sụ dẫn dắt mang tính định hướng giúp mỗi người nhìn nhận được mục tiêu chung, đảm bảo sự hợp tác được diễn ra. Sau khi có mục tiêu, leader cần truyền đạt rõ ràng cho cấp dưới. Quản lý có tổ chức, minh bạch và linh hoạt là điều quan trọng nhất khi nói đến thành công của một nhóm đa chức năng. Là người lãnh đạo nhóm, bạn rất nhanh chóng nhận thấy rằng việc quản lý nhóm truyền thống và nhóm đa chức năng đi kèm với sự phức tạp để dung hòa nhiều quan điểm, ý kiến. Tuy nhiên, nếu được xử lý chính xác, nhóm của bạn sẽ đạt đến một tầm cao mới, những rào cản đột phá lâu dài và hoàn thành các mục tiêu mà ngoài tầm với.
- Xây dựng môi trường giao tiếp tuyệt vời
Nếu không có một chiến lược có tổ chức để liên lạc tuyệt vời, nhân viên của bạn không thể hợp tác tích cực. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong thành công của nhóm bạn và không nên xem nhẹ.
Bất cứ khi nào có thể, khuyến khích gặp mặt trực tiếp. Nếu các cuộc họp trực tiếp thường xuyên là không thực tế, có rất nhiều công cụ trực tuyến bạn có thể sử dụng để tạo ra môi trường liên lạc ổn định, đáng tin cậy giữa bạn và tất cả các thành viên trong nhóm và giữa các nhóm.
- Thấu hiểu cá nhân
Nếu là lãnh đạo nhiều nhóm, hãy quan tâm tới từng leader của mỗi nhóm bạn quản lý, và truyền cho họ ý thức quan tâm tới từng thành viên. Bằng cách chú ý tới mỗi thành viên trong nhóm chức năng, khen ngợi và thời gian riêng biệt, bạn sẽ có thể:
Làm việc tốt hơn với các kỹ năng khác nhau theo ý của bạn:
Đặt mục tiêu kỳ vọng rõ ràng cho mỗi người.
Loại bỏ bất kỳ yếu tố nào cản trở hoạt động chung.
Có được một cái nhìn tốt hơn về từng khía cạnh của dự án.
Khuyến khích và khen thưởng công việc thách thức, đổi mới và tư duy theo định hướng nhóm.
- Linh hoạt
Một trong những lợi ích lớn nhất của phối hợp trong tổ chức là nó thúc đẩy sự đổi mới. Bằng cách kết hợp nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau vào một môi trường làm việc hiệu quả và đáng khích lệ, bạn đã tạo ra không gian lý tưởng cho những ý tưởng mới và những hiểu biết mới, thay đổi luật chơi để phát triển. Để tận dụng những ý tưởng này và giúp công ty tiến lên, bạn phải linh hoạt, cởi mở và cho phép những cá nhân thể hiện. Điều tệ nhất mà nhà lãnh đạo làm với đội ngũ là ngăn cản sự sáng tạo bằng những suy nghĩ hạn hẹn.
Văn hóa phối hợp trong nhóm và giữa các nhóm đa chức năng có thể là tài sản lớn nhất của công ty bạn nếu nó được quản trị đúng cách. Bằng cách sử dụng kỹ năng lãnh đạo tốt, bạn sẽ có thể tập hợp và phát huy sức mạnh một đội ngũ năng suất cao với các cá nhân hiệu quả hướng đến thành công.
Tài liệu tham khảo:
https://www.smartsheet.com/how-workplace-collaboration-can-change-your-company
https://www.elcomcms.com/resources/blog/the-importance-of-collaboration-in-todays-workplace
https://instapage.com/blog/collaboration-in-the-workplace
https://richtopia.com/effective-leadership/workplace-culture-encourage-collaboration
https://blog.gethappie.me/10-ways-to-promote-collaboration-at-work
https://cirkus.com/blog/teamwork-collaboration-workplace/
https://www.proofhub.com/articles/benefits-of-cross-functional-team-collaboration
https://cmoe.com/blog/9-must-management-skills-successful-cross-functional-teams/