QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI TRONG CHUYỂN ĐỔI SỐ

Chuyển đổi số gắn với quản trị sự thay đổi

Thế giới đang thay đổi theo từng ngày, từng giờ. Chính vì vậy, dù muốn hay không, thì doanh nghiệp nào cũng đều phải chịu tác động bởi một loạt các yếu tố bên ngoài trong quá trình hướng tới các mục tiêu phát triển. Có thể nói rằng, quản trị hiệu quả sự thay đổi tức là doanh nghiệp đang mang lại lợi ích tốt nhất cho mình.

Quản trị sự thay đổi giải quyết khía cạnh con người của sự thay đổi. Việc tạo ra một tổ chức mới, thiết kế các quy trình làm việc mới và triển khai các công nghệ mới có thể sẽ không bao giờ phát huy được hết tiềm năng nếu doanh nghiệp không phát triển đồng bộ chúng với nguồn lực của tổ chức. Đó là bởi vì thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào mức độ nắm bắt sự thay đổi triệt để của từng cá nhân trong doanh nghiệp đó.

Quản trị sự thay đổi bao gồm các quy trình, công cụ và kỹ thuật được sử dụng để quản lý khía cạnh con người của sự thay đổi nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh. Cuối cùng, quản trị sự thay đổi tập trung vào cách giúp nhân viên nắm bắt, áp dụng và tận dụng sự thay đổi trong công việc hàng ngày của họ. Quản trị sự thay đổi vừa là một quá trình vừa là một năng lực.

Ngày nay, đối với nhân loại, sự thay đổi lớn nhất và nhanh nhất chính là sự thay đổi về công nghệ. Loài người đã chứng kiến và trải qua 4 cuộc cách mạng công nghiệp và hiện tại chúng ta đang ở thời kỳ Cách mạng Công nghiệp 4.0. Sự kết nối ngày càng thuận tiện và dễ dàng của con người, máy móc, thậm chí là cả các doanh nghiệp đang dần làm thay đổi nhu cầu của thị trường. Để theo kịp và duy trì tính cạnh tranh, doanh nghiệp phải điều chỉnh theo những nhu cầu này bằng cách số hóa các quy trình và mô hình kinh doanh của họ. Nói cách khác, các doanh nghiệp bắt buộc phải chạy theo một cuộc chơi tất yếu nếu muốn tồn tại – chuyển đổi số (digital transformation).

Mặc dù lợi ích của việc chuyển đổi số có thể rất nhiều, nhưng con đường để biến nó thành hiện thực vốn dĩ không hề suôn sẻ.

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng: 70% chuyển đổi số không thành công và lý do chính dẫn đến sự thất bại này là gì? Công nghệ được ưu tiên khai thác quá mức, trong khi những yếu tố quan trọng không kém, khiến công nghệ thực sự hoạt động như con người, quy trình, văn hóa và tư duy lại đang bị các doanh nghiệp đánh giá thấp và không được chú trọng đầu tư.

Tầm quan trọng của quản trị sự thay đổi trong Chuyển đổi số

Trong bối cảnh kinh doanh hiện tại, các doanh nghiệp đang có xu hướng quản lý nhiều khía cạnh hơn là chỉ quản lý nhân viên, khách hàng và sản phẩm. Họ cũng đang quản lý việc giới thiệu công nghệ mới, sự xuất hiện đột ngột của các cơ hội thị trường mới và sự thay đổi trong cách người tiêu dùng lựa chọn, tương tác và áp dụng các tiêu chuẩn cho thương hiệu của họ.

Quản trị sự thay đổi phụ thuộc phần lớn vào phạm vi chuyển đổi số. Chuyển đổi số thường liên quan đến thay đổi quy mô lớn đòi hỏi sự đầu tư mạnh mẽ của nhà lãnh đạo, một kế hoạch truyền thông có mục tiêu và một nhóm lớn các nguồn lực chuyên dụng.

Những thay đổi nhỏ, gia tăng đối với từng bộ phận là chưa đủ. Doanh nghiệp cần có một chương trình chuyển đổi số toàn diện để đẩy nhanh thay đổi, tái cơ cấu về con người, quy trình, kỹ năng và công nghệ cần thiết nhằm cạnh tranh với những đối thủ áp dụng kỹ thuật công nghệ số tiên tiến nhất.

Quản trị sự thay đổi là một trong những khía cạnh quan trọng nhất để đảm bảo chuyển đổi số thành công. Do đó, có lẽ một trong những lý do khiến vị trí Phụ trách công nghệ thông tin – CIO (Chief Information Officer) hiện là một trong những vai trò quan trọng và có tầm ảnh hưởng lớn trong kinh doanh hiện đại.

Tóm lại, các doanh nghiệp hiện đại phải quản trị sự thay đổi nếu muốn tối ưu hóa chuyển đổi số. Để làm được như vậy, họ cần thay đổi chiến lược quản lý của mình, bởi chuyển đổi số thực chất có tới 80% là chuyển đổi tổ chức.

5 yếu tố chính khi tiến hành thay đổi

Thay đổi luôn là điều cần thiết để thành công, và đối với quá trình chuyển đổi số cũng vậy. Dưới đây là 5 yếu tố chính cần xem xét khi tiến hành thay đổi để chuyển đổi số thành công:

Kế hoạch linh hoạt

Tất cả chúng ta đều hướng tới phong cách làm việc Agile (phong cách làm việc nhanh, cải thiện hiệu suất nhanh chóng), và quản trị sự thay đổi cũng không phải là ngoại lệ. Đảm bảo công việc được quản lý hiệu quả bằng phương pháp Kanban* thông qua việc tập trung liệt kê các đầu việc cần làm tại một nơi để tất cả mọi người cùng xem, ưu tiên công việc quan trọng và theo dõi tiến độ hoàn thành. Đồng thời, sự linh hoạt, chủ động trong công việc phải luôn được khuyến khích.

*Phương pháp quản lý Kanban là phương pháp dùng những tấm bảng trắng và dán những tờ giấy màu phía dưới để mô tả và quản lý quá trình làm việc. Nó được dùng như một công cụ trực quan hóa những nhiệm vụ mà một bộ phận cần làm để tối đa hóa hiệu quả khi có nhiều đầu việc trong một thời điểm.

Tìm kiếm những người cùng thay đổi

Là một nhà lãnh đạo doanh nghiệp, bạn sẽ khó quản lý sự thay đổi một mình. Muốn thay đổi thành công, người lãnh đạo luôn cần sự hợp tác và trợ giúp của các cá nhân trong tổ chức với năng lượng, kỹ năng và niềm đam mê nhằm giúp thúc đẩy sự thay đổi về tư duy, suy nghĩ và học tập. Điều quan trọng là phải xác định được những tác nhân thay đổi, đào tạo và truyền tải thông điệp cho nhân sự để hướng tới mục tiêu cùng thay đổi. Tuy nhiên, các thông điệp và mục đích của sự thay đổi phải luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng chứ không chỉ trực tiếp mang lại ưu thế cho tổ chức.

Sự thay đổi là năng lực, không phải là công cụ quản trị theo giai đoạn

Quản trị sự thay đổi thường được coi là một hoạt động quản lý theo giai đoạn. Doanh nghiệp nên thay đổi tư duy về sự thay đổi như một khả năng tự thân – điều mà doanh nghiệp cần có khả năng thực hiện và chuyển đổi để đảm bảo kết quả thành công. Để việc thay đổi trở thành năng lực của doanh nghiệp, điều cần thiết phải làm là xây dựng nó thành các mô hình hoạt động, phân bổ nguồn lực và đưa ra một lộ trình; sau đó đưa lộ trình thay đổi trở thành một nhiệm vụ chiến lược quan trọng trong doanh nghiệp.

Đưa sự thay đổi hiện hữu trong thực tế

Trái ngược với những gì nhiều người nghĩ, sự thay đổi là hữu hình. Doanh nghiệp có thể thấy sự thay đổi đang diễn ra xung quanh mọi hoạt động một khi nó phát huy hiệu quả. Đưa lộ trình thay đổi vào thói quen làm việc hàng ngày của tổ chức, in áp phích tạo động lực thay đổi, triển khai video lãnh đạo, điều hành hội thảo gắn kết và cuối cùng đảm bảo mọi người được đào tạo hiệu quả là những thay đổi hiện hữu trong quá trình làm việc hàng ngày.

Công nghệ và sự thay đổi đồng bộ với nhau

Để chuyển đổi số thành công, ngoài yếu tố công nghệ là ưu tiên hàng đầu, việc thay đổi tổ chức cũng phải được phân phối đồng đều, không nên quá nghiêng về một bên để tránh dẫn tới phá vỡ cả hệ thống. Công nghệ ảnh hưởng trực tiếp tới sự thay đổi của các yếu tố. Nói cách khác, công nghệ là nền tảng của sự thay đổi.

Tuy nhiên, đứng trước bất kỳ biến động mạnh mẽ nào trong một tổ chức, việc xây dựng một kế hoạch quản trị sự thay đổi có cấu trúc là một vấn đề không hề đơn giản và rất dễ dẫn đến những sai lầm trong quá trình thay đổi. Một số khó khăn thường gặp phải khi chuyển đổi tổ chức gắn với quá trình chuyển đổi số:

Thiếu các đối tác đồng hành

Các nhà lãnh đạo nên thể hiện sự ủng hộ đối với việc chuyển đổi kỹ thuật số không chỉ đối với bản thân doanh nghiệp mình, mà nó nên trở thành một làn sóng, một xu thế trên thị trường, nhờ đó mà việc chuyển đổi số, chuyển đổi tổ chức sẽ dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, những đối tác đồng hành trực tiếp là những công ty công nghệ cũng rất quan trọng, các nhà lãnh đạo nên có một chiến lược rõ ràng trong việc chuyển đổi tổ chức, phối hợp với những đối tác có khả năng để chuyển đổi thành công hơn

Bỏ qua “yếu tố con người” của sự thay đổi

Doanh nghiệp có thể thay đổi quy trình và công nghệ, nhưng nhân viên không thay đổi cũng sẽ không giúp ích gì cho doanh nghiệp, không khác nào với câu nói “Bình mới, rượu cũ”. Quá trình thay đổi diễn ra đồng nghĩa với việc nhân sự sẽ có những vai trò và trách nhiệm mới. Nếu họ không chấp nhận những điều này, sáng kiến thay đổi của lãnh đạo có thể thất bại và quá trình quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp sẽ đổ bể.

Thiếu nguồn lực chuyên dụng

Nguồn lực của chuyển đổi sẽ cần phụ thuộc vào bản chất của quá trình chuyển đổi, phạm vi, phân bố địa lý và thời gian của quá trình chuyển đổi. Việc thiếu những nguồn lực này sẽ dẫn đến quá trình bị gián đoạn và có thể thất bại giữa chừng.

Phớt lờ sự kháng cự

Sự kháng cự xuất phát chủ yếu từ con người, nhưng cũng có thể đến từ các nguồn lực từ bên ngoài. Doanh nghiệp có thể xác định khả năng chống lại sự thay đổi bằng cách tìm kiếm phản hồi thông qua các cuộc họp, phỏng vấn và các nhóm tập trung.

Không có kế hoạch truyền thông

Sẽ là thiếu sót lớn nếu sự thay đổi trong doanh nghiệp không được đưa thành một chiến lược quan trọng và không có ai biết đến nó. Một chiến dịch truyền thông sẽ tạo động lực to lớn cho toàn tổ chức đi theo những thông điệp của sự thay đổi. Thông thường, lãnh đạo cấp cao và lãnh đạo dự án sẽ đưa ra những thông điệp này, lan tỏa đến toàn bộ tổ chức.

Nhìn một cách tổng thể, với tốc độ phát triển của công nghệ ngày nay, doanh nghiệp giống như phải liên tục mọc thêm những đôi cánh mới trong quá trình bay. Nhưng sự khác nhau ở chỗ, doanh nghiệp phải biết cách lựa chọn những phương thức phù hợp cho doanh nghiệp mình, tránh được những cạm bẫy trong quá trình chuyển đổi. Bằng cách đi trước đón đầu và tạo ra một nền văn hóa thay đổi và cải tiến liên tục, đặt con người lên hàng đầu và tận dụng thế mạnh cũng như cơ hội, doanh nghiệp sẽ sớm giành được chiến thắng để tạo một lợi thế tuyệt vời bằng công nghệ, con người và nền tảng tổ chức vững mạnh để tiến tới thành công.

Chuyển đổi số ngay từ khái niệm không phải chỉ là một sự thay đổi vụn vặt mà là sự chuyển đổi toàn diện của tổ chức. Là một trong những tổ chức đi đầu trong việc tìm hiểu những phương pháp và công cụ hỗ trợ cho việc quản trị sự thay đổi, hướng tới chuyển đổi số thành công, đồng thời hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp Việt Nam trong việc xây dựng một nền tảng quản trị vững mạnh chuẩn bị cho sự thay đổi, OD CLICK đã nghiên cứu và xây dựng các mô hình tư vấn chuyên sâu cho các doanh nghiệp. Những chương trình tư vấn này sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra một vị thế vững mạnh từ 3 nhân tố chủ chốt: cơ cấu tổ chức, văn hóa doanh nghiệp, nguồn nhân lực, tạo động lực cho quá trình chuyển đổi số thành công.

Nguồn tham khảo:

Phát triển quản lý lãnh đạo