90% doanh nghiệp không thể thực hiện hiệu quả chiến lược, lý do chính (chiếm 86%) là lãnh đạo và quản lý thiếu sự thảo luận về chiến lược, theo tạp chí Fortune. Nói cách khác, đội ngũ quản lý ít được tham gia vào quá trình xây dựng chiến lược.
Chiến lược công ty tạo ra sự khác biệt thực sự cần dựa trên yếu tố con người và văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Trong đó, đội ngũ quản lý cấp trung là một mắt xích quan trọng. Các nhà lãnh đạo có thể nhạy bén và có tầm nhìn chiến lược tốt, nhưng để thực thi đòi hỏi vai trò của đội ngũ quản lý.
Khi chiến lược không thành công, doanh nghiệp thường đề cập đến các lý do là các mục tiêu khó không thể thực hiện được, thiếu kế hoạch quản lý chiến lược hay thiếu sự gắn kết của nhân viên. Nhưng lại ít đề cập đến vai trò của lực lượng quản lý.
Bài viết này đi sâu vào phân tích mối quan hệ và vai trò của đội ngũ quản lý cấp trung đến sự thành công trong chiến lược của doanh nghiệp. Từ đó, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nhìn nhận lại và có kế hoạch hành động để phát huy hết năng lực của lực lượng này trong doanh nghiệp.
QUẢN LÝ CẤP TRUNG LÀ CẦU NỐI TRONG HOẠT ĐỘNG CHIẾN LƯỢC CỦA DOANH NGHIỆP
Lực lượng quản lý cấp trung trong doanh nghiệp
“Quản lý cấp trung là người chịu trách nhiệm kiểm soát và điều hành nhân sự cấp dưới thực hiện công việc, nhưng không chịu trách nhiệm quyết định cách thức hoạt động của một doanh nghiệp. Họ ở dưới quản lý cấp cao, hoặc lãnh đạo cao nhất, tùy thuộc quy mô tổ chức.”, được định nghĩa bởi Collins Dictionary.
Nói tóm lại, người quản lý cấp trung đóng vai trò là người trung gian giữa quản lý cấp trên và nhân viên cấp dưới. Các nhà quản lý cấp trung chiếm vị trí trung tâm trong hệ thống phân cấp tổ chức, chịu trách nhiệm thực hiện các kế hoạch chiến lược bằng cách định hướng và dẫn dắt nhân viên cấp dưới thực thi công việc. Thông thường tại doanh nghiệp sẽ có 4 cấp độ, nhân sự (Worker), quản lý cấp trung (Middle Manager), quản lý cấp cao (Senior Manager) và giám đốc (CEO).
Ở cấp độ doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, thì quản lý cấp trung thường là trưởng phòng, team leader, trưởng nhóm, xưởng trưởng. Họ sẽ phải báo cáo công việc lên các quản lý cấp cao hơn. Ví dụ: giám đốc nhân sự là quản lý cấp cao và trưởng phòng đào tạo báo cáo với giám đốc nhân sự đó là quản lý cấp trung. Giám đốc nhân sự tạo ra các chính sách và thủ tục nhân sự, trường phòng đào tạo thực hiện/quản lý bằng cách ủy quyền cho nhân viên nhân sự cấp dưới.
Trong các công ty lớn, người quản lý cấp trung thường là trưởng bộ phận, chịu trách nhiệm báo cáo cho quản lý cấp cao hơn. Ví dụ, trưởng bộ phận R&D là quản lý cấp trung, phải báo cáo Giám đốc sản phẩm (Product manager), là quản lý cấp cao.
Vai trò chiến lược của đội ngũ quản lý cấp trung trong tổ chức
Chiến lược thành công phụ thuộc nhiều vào lực lượng quản lý cấp trung. Sau khi phân tích lý luận từ Floyd and Wooldridge (1992), kết hợp với thực tiễn, đã đúc rút 3 vai trò chiến lược của đội ngũ quản lý cấp trung trong đóng góp vào sự thành công của quá trình thực thi chiến lược.
Đưa ra đề xuất giải pháp sát thực tiễn
Theo sự phân cấp trong tổ chức đã đề cập ở trên, đội ngũ quản lý cấp trung sẽ rất gần gũi với môi trường kinh doanh thực tế. Họ trực tiếp định hướng cho nhân viên thực thi các công việc gắn với mục tiêu của doanh nghiệp. Với tính thực tiễn ở “chiến trường”, họ đưa ra các ý tưởng mới để cải tiến chiến lược cho với ban lãnh đạo cấp cao. Ở vai trò này, tính sáng tạo của người quản lý cấp trung được phát huy.
Mặt khác, với các tiếp cận này, lãnh đạo công ty cần có sự cởi mở trong đón nhận và thảo luận đánh giá để lựa chọn ra đề xuất phù hợp. Đồng thời, cần xem xét mức độ phù hợp của các đề xuất, vì họ có thể đưa ra dựa trên lợi ích cá nhân thay vì lợi ích của công ty.
Tổng hợp và đưa ra thông tin:
Người quản lý cấp trung đóng vai trò là cầu nối thông tin trong tổ chức theo 2 khía cạnh. Một mặt, họ là nguồn cung cấp thông tin cho lãnh đạo cấp cao. Các nhà quản lý cấp trung đưa ra phân tích môi trường về các mối đe dọa và cơ hội, báo cáo với ban lãnh đạo. Ban lãnh đạo cấp thường bao quát vấn đề vĩ mô và họ cần thông tin để xây dựng chiến lược thực tế.
Mặt khác, đội ngũ cấp trung truyền đạt mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp đến nhân sự cấp dưới. Ban lãnh đạo cấp cao không thể đưa ra ý kiến của từng nhân viên. Nhà quản lý cấp trung sẽ thay mặt lãnh đạo để truyền đạt thông tin, các yêu cầu chiến lược đến đội ngũ nhân sự thực thi. Điều này sẽ đảm bảo rằng chiến lược được truyền đạt rộng rãi đến các cấp nhân sự trong doanh nghiệp.
Nâng cao khả năng thích ứng của tổ chức
Người quản lý cấp trung có thể làm cho tổ chức thích ứng tốt hơn. Thứ nhất, họ khuyến khích và truyền cảm hứng cho nhân sự cấp dưới thực thi công việc với sự sáng tạo, linh hoạt hơn. Thứ hai, họ đưa ra quyết định nhanh, tại hiện trường, nếu thị trường có những biến động bất thường. Tuy nhiên, để làm được điều này đòi hỏi lãnh đạo cần có cơ chế trao quyền cho họ trong một số phạm vi công việc chuyên trách.
Sự sáng tạo và các quyết sách nhanh có thể nâng cao khả năng phản ứng của doanh nghiệp với thị trường. Tuy nhiên, lãnh đạo đủ bao quát và định hướng rõ ràng triết lý chiến lược của tổ chức để những quyết định này không đi ngược lại với giá trị mà doanh nghiệp hướng đến.
Có thể thấy, vai trò của đội ngũ quản lý cấp trung trong tổ chức cũng như trong việc thực thi chiến lược là quan trọng. Bởi, nếu lãnh đạo có định hướng đúng cho lực lượng này họ có thể phát huy nhiều tài năng vào quá trình. Nhưng nếu không có sự định hướng đúng đắn, thì họ dễ mất đi sự cam kết và chỉ tập trung vào lợi ích cá nhân.
MÔ HÌNH SỰ THAM GIA CỦA QUẢN LÝ CẤP TRUNG VÀO CHIẾN LƯỢC
Trên thực tế, hoạt động triển khai chiến lược của doanh nghiệp gặp thách thức với khoảng trống giữa việc hoạch định chiến lược của Ban lãnh đạo và hiệu quả thực thi của cấp dưới. Để thu hẹp được khoảng cách này đòi hỏi doanh nghiệp tạo ra mối liên kết chặt chẽ hơn với lực lượng quản lý cấp trung.
OD CLICK đã nhìn nhận mức độ ảnh hưởng của đội ngũ quản lý cấp trung trên hai phương diện xây dựng chiến lược và thực thi chiến lược. Trên thế giới cũng đã có nghiên cứu về vấn đề này, điển hình là Wooldridge và Floyd (1990) đã xác định hai mối quan hệ giữa sự tham gia của quản lý cấp trung vào chiến lược và hiệu quả hoạt động của tổ chức
Sự tham gia của nhà quản lý cấp trung trong xây dựng chiến lược
Mô hình đề cập bao gồm môi quan hệ nhân quả của 4 nhân tố: Sự tham gia của đội ngũ cấp trung trong chiến lược, Cải thiện khả năng ra quyết định, Chiến lược ưu việt và hiệu suất tổ chức. Doanh nghiệp có sự tham gia của đội ngũ, có nghĩa là họ được thông tin về quá trình xây dựng chiến lược, được đưa ra những ý kiến dựa trên quan điểm thực thi. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần nuôi dưỡng thói quen trao đổi, phản hồi 2 chiều. Lãnh đạo cần nhìn nhận vai trò của cấp trung và cởi mở lắng nghe nhiều hơn. Cách tiếp cận như vậy giúp đa dạng hóa các quan điểm trong quá trình xây dựng chiến lược vì không chỉ có sự tham gia của ban lãnh đạo cấp cao mà còn cả những người khác trong công ty.
Dựa trên những quan điểm từ quản lý cấp trung, ban lãnh đạo sẽ có đánh giá và đưa ra quyết định hợp lý. Theo đó, chiến lược sẽ ưu việt hơn, có sự cân bằng giữa định hướng chung và góc nhìn thực tiễn triển khai. Sự phối hợp đồng bộ 2 chiều như vậy giúp nâng cao hiệu suất của tổ chức khi đội ngũ có thể thực thi công việc hiệu quả.
Hai nhà nghiên cứu Kim và Mauborgne (1998) cũng nhận thấy rằng sự tham gia của đội ngũ cấp trung giúp các quyết định chiến lược tốt hơn về mặt chất lượng. Các CEO và quản lý cấp trung được phỏng vấn bởi Wooldridge và Floyd (1990) đưa ra sự ủng hộ về quan điểm này.
Sự tham gia của nhà quản lý cấp trung trong thực thi chiến lược
Hướng khác của mô hình đề cập đến mối quan hệ của 4 nhân tố: Sự tham gia của đội ngũ cấp trung trong chiến lược, Sự đồng thuận chiến lược, Cải thiện quá trình thực thi và hiệu suất tổ chức.
Từ góc độ thực tiễn, yếu tố tác động đến quá trình thực thi hiệu quả là sự đồng thuận, thấu hiểu về chiến lược của đội ngũ. Tư duy quản trị truyền thống, lãnh đạo sẽ có quyền lực lớn nhất trong các quyết định, họ đưa ra những quyết sách và định hướng, cấp dưới chịu trách nhiệm tuân thủ và thực thi. Điều này có thể dẫn hết hệ quả là sự mất động lực, triển khai không hiệu quả, đặt lợi ích cá nhân lên trước, bởi họ không được nói lên quan điểm và không được chia sẻ khó khăn. Do vậy, tư duy quản trị đang có sự chuyển đổi theo hướng xây dựng sự đồng thuận dựa trên đối thoại cởi mở. Một mặt, đội ngũ quản lý hiểu được mục tiêu chiến lược và hướng đi của tổ chức. Mặt khác, họ được có tiếng nói phản biện dựa trên góc độ thực tiễn để triển khai chiến lược hiệu quả.
Khi lãnh đạo và cấp quản lý có sự đồng thuận và thống nhất về hướng tiếp cận thì quá trình thực thi sẽ được cải thiện. Đội ngũ quản lý hiểu rõ chiến lược của tổ chức có thể linh hoạt trong các phương án triển khai để phù hợp với thực tiễn. Hiệu suất của tổ chức sẽ được nâng cao khi các cá nhân thực hiện công việc tốt, hướng đến mục tiêu chung. Ví dụ, khi định hướng chiến lược là thu hút khách hàng thông qua trải nghiệm ưu trội và khác biệt, trưởng phòng kinh doanh có thể linh hoạt trong các chính sách chăm sóc khách hàng để nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng cho họ. Khi khách hàng hài lòng, họ có sự truyền miệng tác động gia tăng hiệu quả doanh số.
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CHIẾN LƯỢC GẮN VỚI VAI TRÒ QUẢN LÝ CẤP TRUNG
Thông qua nghiên cứu mô hình trên, có thể thấy ảnh hưởng rõ ràng của đội ngũ cấp trung đến chiến lược theo hai hướng. Để phát huy tốt lực lượng này, doanh nghiệp cần phải trả lời hai vấn đề: Đội ngũ quản lý cấp trung đã được trang bị đủ năng lực để mở rộng quyền hạn và sự tham gia chưa? Ban lãnh đạo có sẵn sàng để đội ngũ tham gia nhiều hơn vào quá trình không?
Lãnh đạo thay đổi tư duy xây dựng chiến lược
Lãnh đạo hình thành “tư duy xây dựng chiến lược thực tiễn”, bao gồm các hành động, sự tương tác và trao đổi của nhiều chủ thể, dựa trên tình huống thực tiễn để có điều chỉnh nâng cao hiệu suất các hoạt động”. Nói cách khác là cho phép sự tham gia nhiều hơn của các quản lý phòng ban/bộ phận vào quá trình để có sự trao đổi đi đến thống nhất.
5 câu hỏi chiến lược sau giúp lãnh đạo có thể định hình rõ hơn sự thay đổi và có thể áp dụng để có cách thức quyết định sự tham gia của đội ngũ cấp trung phù hợp.
- Ai là người xây dựng chiến lược?
Chiến lược được hoạch định bởi người có quyền lực cao nhất là nhà lãnh đạo. Đội ngũ cấp trung đóng vai trò đưa ra ý kiến đóng góp, góc nhìn phản biện dựa trên thực tiễn, để giúp lãnh đạo đưa ra quyết định cuối cùng
- Trách nhiệm của các bên trong quá trình xây dựng chiến lược?
Các nhà quản lý cấp trung sẽ tổng hợp thông tin thị trường, khách hàng và thách thức trong quá trình thực thi, để có tham vấn cho lãnh đạo về những thay đổi của thị trường. Lãnh đạo sẽ phán đoán và đưa ra phương án điều chỉnh nếu cần thiết
- Cơ chế phối hợp giữa lãnh đạo và quản lý cấp trung thế nào?
Với những vấn đề chiến lược lớn, trong quá trình thực thi, đội ngũ cấp trung cần báo cáo lại đến cấp lãnh đạo kịp thời, đưa ra đề xuất. Với những vấn đề trong phạm vi chuyên trách, cấp lãnh đạo ưu tiên trao quyền cho cấp quản lý. Ngược lại, đội ngũ quản lý cần có tư duy dấn thân, sẵn sàng nhận trách nhiệm để hoàn thành công việc
- Hệ thống tổ chức cần thay đổi như thế nào để phát huy vai trò của người quản lý?
Trên thực tế, doanh nghiệp có xu hướng kiểm soát, cơ chế có phần quan liêu sẽ khó phát huy năng lực của quản lý. Họ sẽ dành nhiều thời gian cho các vấn đề hành chính như các cuộc họp, email và quy trình phê duyệt quá nhiều. Do vậy, hệ thống tổ chức nên hướng đến tinh gọn hơn, hỗ trợ cho đội ngũ quản lý trong quá trình ra quyết định cũng như phê duyệt các vấn đề quan trọng.
- Cơ chế đánh giá và đo lường hiệu quả của đội ngũ quản lý thế nào?
Đội ngũ quản lý có nhiều quyền hạn hơn cũng đòi hỏi doanh nghiệp cần có cách thức đánh giá, đo lường mức độ hiệu quả. Bên cạnh các chỉ số về hiệu suất, doanh nghiệp cũng có thể áp dụng cơ chế đánh giá từ nhiều chiều: từ nhân viên cấp dưới, ban đánh giá nội bộ và tự đánh giá. Trong đó, ban đánh giá nội bộ bao gồm lãnh đạo, những người có uy tín trong tổ chức.
Nâng cao năng lực đội ngũ quản lý gắn với yêu cầu công việc
Thực tế người quản lý đi lên từ người có kinh nghiệm, chuyên môn tốt. Khi công ty phát triển nhanh, lãnh đạo cần họ tham gia vào quá trình xây dựng chiến lược của tổ chức. Điều này đòi hỏi đội ngũ cần phát triển năng lực hoàn thiện hơn gắn với các vấn đề quản lý nhiều nhân viên hơn, cần biết lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực tốt hơn. Tập trung vào 3 khía cạnh chính.
Nắm bắt kỹ năng quản lý con người
Xây dựng nhận thức và đào tạo các kỹ năng về quản lý con người là ưu tiên với đội ngũ quản lý. Những kỹ năng điển hình về huấn luyện và đánh giá đội ngũ, lập kế hoạch, phân công công việc, xây dựng sự gắn kết dẫn dắt các thành viên đến mục tiêu.
Khuyến khích sự tự nhận thức/phản tư
Các nhà quản lý trải qua thời gian thường hành động và làm việc theo thói quen trước đó. Khi quy mô nhân sự tăng lên, nhiều nhân viên dưới quyền hơn và được tin tưởng trao nhiều quyền hạn hơn, đội ngũ quản lý cần thay đổi tư duy. Tự nhận thức và nhìn nhận lại vị trí công việc mới, trách nhiệm mới và yêu cầu mới để xem xét những gì thiếu sót ở bản thân.
Tư duy “làm việc thông qua những người khác”
Học cách tin tưởng và gắn kết các thành viên để thực hiện mục tiêu công việc. Thay vì tư duy làm việc độc lập trước đây. Khi hình thành tư duy này, các nhà quản lý định hướng nhìn nhận điểm mạnh và thấu hiểu từng cá nhân. Dành thời gian hiểu về nhân sự dưới quyền, lắng nghe những khó khăn của đội ngũ trong quá trình làm việc để có những hỗ trợ kịp thời.
Nhìn chung, chiến lược quyết định sự phát triển của tổ chức. Quản lý cấp trung đóng vai trò quan trọng quyết định sự thành công của chiến lược. Họ là người phải biến các kế hoạch cấp cao thành các quyết định và hành động được thực hiện hàng ngày có ảnh hưởng đến khách hàng và nhân viên. Nếu không có sự cam kết và hỗ trợ của họ và nhóm của họ, chiến lược sẽ khó đạt được. Do vậy, lãnh đạo công ty cần có góc nhìn chính xác hơn về vai trò của lực lượng này. Từ đó, có kế hoạch hành động để phát huy được vai trò của đội ngũ. Kế hoạch bao gồm xác định khung năng lực cho lực lượng này, tìm ra khoảng trống kỹ năng để đào tạo và phát triển. Đồng thời, lãnh đạo nên khuyến khích sự tham gia nhiều hơn của đội ngũ vào tiến trình và trao quyền để họ thực thi công việc hiệu quả theo sát thực tiễn thị trường.
OD CLICK biên tập
Nguồn tham khảo:
- Floyd, S. W., & Wooldridge, B. (1992). Middle management involvement in strategy and its association with strategic type: A research note. Strategic management journal, 13(S1), 153- 167
- Floyd, S. W., & Wooldridge, B. (1994). Dinosaurs or dynamos? Recognizing middle management’s strategic role. The Academy of Management Executive,8(4), 47-57.
- Thomas Bos (2015), The Ways Middle Managers Can Be Involved in the Strategy Process in a Dynamic Environment
- https://www.trinet.com/insights/who-are-middle-managers-and-why-are-they-important
- https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/investing-in-middle-managers-pays-off-literally
- https://professorannibal.com.br/2021/07/06/the-role-of-middle-management-in-strategy-deployment-and-execution/