MÔ HÌNH PHẢN HỒI SBI
Phản hồi có thể là một điều khó khăn trong giao tiếp. Các nhà lãnh đạo hoặc bất cứ ai đưa ra phản hồi có thể cảm thấy không thoải mái, vụng về và lo sợ. Ngoài ra, có những trường hợp khi việc phản hồi trở nên tồi tệ với người nhận hoặc gây ra ảnh hưởng không tốt, hoặc mục đích khắc phục không được thực hiện theo cách hướng đến cải thiện vấn đề.
Tuy rằng việc đưa ra phản hồi hiệu quả có thể không xảy ra một cách tự nhiên đối với nhiều người trong chúng ta, may mắn thay, có một cách để đưa ra phản hồi mà không rơi vào tình huống phản tác dụng như chúng ta thường làm, và mô hình này được gọi là SBI: Tình hình, Hành vi và Tác động.
Khát quát mô hình SBI
Situation – Tình hình.
Behavior – Hành vi.
Impact – Tác động.
Khi bạn thực hiện việc phản hồi theo cách này, người nghe sẽ hiểu chính xác những ý kiến bạn đang đưa ra và tại sao. Và khi bạn vạch ra tác động của hành vi của họ đối với người khác, bạn sẽ cho họ cơ hội để suy ngẫm về hành động của họ và suy nghĩ về những gì họ cần thay đổi. Công cụ này cũng giúp bạn tránh việc đưa ra các giả định có thể làm người khác khó chịu và làm hỏng mối quan hệ của bạn với họ.
Áp dụng công cụ
1. Situation – Tình hình
Khi bạn đưa ra phản hồi, trước tiên hãy xác định thời gian và địa điểm của tình huống bạn đang đề cập đến. Điều này đặt phản hồi vào ngữ cảnh và cung cấp cho người nghe một cái nhìn cụ thể làm tham chiếu.
Ví dụ:
“Trong cuộc họp nhóm sáng hôm qua, khi bạn thuyết trình …”
“Chiều nay, khi chúng ta tham gia cuộc họp với bên logistics…”
2. Behavior – Hành vi
Bước tiếp theo của bạn là mô tả các hành vi cụ thể mà bạn muốn giải quyết. Đây là phần khó khăn nhất của quá trình này, bởi vì bạn chỉ phải truyền đạt những hành vi mà bạn đã quan sát trực tiếp.
Bạn không được đưa ra những giả định hay phán đoán chủ quan về những hành vi đó. Điều này có thể dẫn đến sai lầm và sẽ làm phản hồi của bạn thiếu tính thuyết phục.
Ví dụ, nếu bạn quan sát thấy rằng một đồng nghiệp đã phạm sai lầm trong một bài thuyết trình, bạn không nên cho rằng họ đã không chuẩn bị kỹ lưỡng. Bạn chỉ cần bình luận rằng đồng nghiệp của bạn đã phạm sai lầm – và, lý tưởng nhất, bạn nên lưu ý những sai lầm là gì.
Đừng dựa vào ý kiến khác, vì điều này có thể chứa những phán đoán chủ quan của người khác. Một lần nữa, điều này có thể làm phản hồi của bạn thiếu thuyết phục và gây nguy hiểm cho mối quan hệ của bạn.
Ví dụ:
“Trong buổi họp nhóm ngày hôm qua, khi bạn thuyết trình, các số liệu tính toán về doanh số của bạn không chính xác”.
“Chiều nay, khi chúng ta tham gia cuộc họp với bên logistics, tôi nhận thấy bạn đã có một vài nhận xét châm biếm liên quan đến bộ phận vận chuyển…”
3. Impact – Tác động
Bước cuối cùng là sử dụng câu lệnh “Tôi” để mô tả cách hành động của người khác đã ảnh hưởng đến bạn hoặc người khác.
Ví dụ:
“Trong buổi họp nhóm ngày hôm qua, khi bạn thuyết trình, các số liệu tính toán về doanh số của bạn không chính xác. Tôi lo lắng điều này đã ảnh hưởng đến danh tiếng của nhóm chúng ta.”
“Chiều nay, khi chúng tôi tham gia cuộc họp với bên logistics, tôi nhận thấy bạn đã có một vài nhận xét châm biếm liên quan đến bộ phận vận chuyển. Tôi lo ngại rằng điều này sẽ tác động tiêu cực đến mối quan hệ đã căng thẳng của chúng ta với bộ phận – thứ mà tôi đang cố gắng làm việc để cải thiện. Bạn nghĩ gì về điều này?”
Bước tiếp theo
Khi bạn đã gửi phản hồi của mình, hãy khuyến khích người khác nghĩ về tình huống và hiểu tác động của hành vi của họ. Cho người khác thời gian để tiếp thu những gì bạn đã nói, và sau đó các hành động cụ thể sẽ giúp họ cải thiện.
Ngoài ra, nếu ai đó đã làm điều gì đó rất tốt, hãy chia sẻ và khuyến khích họ tiếp tục làm điều đó. Ai cũng muốn được khen và động viên tinh thần. Khi họ làm tốt hãy khen ngợi họ trước mọi người, như vậy họ sẽ càng phấn đấu làm tốt hơn nữa để xứng đáng với lời khen của bạn.
“Tôi thật sự rất thích bài thuyết trình hôm nay của anh. Làm thế nào mà anh có thể trình bày trước đám đông thoải mái như thế?”
Quan trọng hơn, một cuộc trò chuyện cởi mở và hiệu quả không được thực hiện khi bạn nói “cho” ai đó, mà không phải là nói “cùng” ai đó. Đó là về việc xây dựng mối quan hệ cho phép hướng tới hiệu suất, phát triển và kết quả tích cực được cải thiện. Đó là một trong những cách đơn giản nhưng hiệu quả nhất để phát triển những người khác.