TRỞ THÀNH TỔ CHỨC NĂNG ĐỘNG
Chuyển đổi doanh nghiệp trở thành một tổ chức năng động sẽ mang lại những lợi ích tích cực trong dài hạn. Mặc dù các phương thức có thể thay đổi, nhưng kết quả đem lại luôn là tiềm năng vô hạn. Bài viết dựa trên các nghiên cứu của McKinsey để đưa ra lời khuyên cho các doanh nghiệp muốn trở nên năng động hơn, có thể thích ứng nhanh chóng với môi trường biến động.
Những thay đổi nhanh chóng trong cạnh tranh, nhu cầu, công nghệ và quy định đã làm sự năng động quan trọng hơn bao giờ hết đối với các tổ chức để có thể đáp ứng và thích nghi nhanh chóng. Nhưng sự năng động của tổ chức – khả năng tái cấu trúc nhanh chóng, quy trình, con người và công nghệ đối với các cơ hội tạo ra giá trị và bảo vệ giá trị là những điều khó nắm bắt nhất. Nhiều người nói rằng các công ty của họ vẫn chưa triển khai đầy đủ các cách làm việc năng động trên toàn công ty hoặc trong các đơn vị hoạt động nơi họ làm việc, mặc dù họ có những lợi thế là rõ ràng.
Rất ít công ty tập trung vào việc tạo nên một tổ chức năng động, nhưng điều đó có thể sẽ sớm thay đổi. Đối với doanh nhân, sự năng động được xếp hạng là ưu tiên chiến lược cao trong các đơn vị hoạt động của họ. Hơn nữa, các công ty đang chuyển đổi các hoạt động ở một số bộ phận của tổ chức – từ sự đổi mới và trải nghiệm của khách hàng đến các hoạt động và chiến lược – để trở nên năng động hơn. Các lãnh đạo trong tất cả các lĩnh vực tin rằng nhiều nhân viên của họ nên làm việc theo những cách năng động.
MỘT TỔ CHỨC NĂNG ĐỘNG VẪN CẦN CÁC YẾU TỐ ỔN ĐỊNH
Năng động cho phép các công ty phản ứng nhanh chóng với những thách thức và cơ hội mới, trong khi sự ổn định nuôi dưỡng độ tin cậy và hiệu quả bằng cách thiết lập một xương sống các yếu tố không cần phải thay đổi thường xuyên.
Sau khi xây dựng xong chiến lược, các đơn vị năng động nhất thường tuân theo bốn yếu tố ổn định liên quan đến quá trình và con người: chia sẻ, điều hướng kinh doanh; lãnh đạo phục vụ (servant leadership); cách làm việc tiêu chuẩn; cộng đồng gắn kết. Khi xem xét kỹ hơn các cách làm việc tiêu chuẩn, các đơn vị năng động nhất chú trọng các hành động: các quy trình của đơn vị được kích hoạt bởi các nền tảng, chia sẻ công cụ kỹ thuật số và các quy trình được chuẩn hóa, bao gồm cả việc sử dụng của một ngôn ngữ chung và các công cụ phổ biến.
ĐƯỜNG DẪN ĐẾN SỰ NĂNG ĐỘNG PHỤ THUỘC VÀO ĐIỂM XUẤT PHÁT
Sự năng động của tổ chức không phù hợp với tất cả mọi người. Các yếu tố cụ thể mà một đơn vị hoặc tổ chức nên tập trung vào để trở nên năng động phụ thuộc vào việc nó hiện đang “quan liêu”, khởi động hay bị mắc kẹt.
Đơn vị “quan liêu”
Theo định nghĩa, các đơn vị “quan liêu” tương đối ít năng động và thường có đặc trưng làm việc theo sự tin cậy, cách thức làm việc tiêu chuẩn, không yêu thích cho rủi ro, cơ cấu cồng kềnh và kém hiệu quả. Để khắc phục các tiêu chuẩn đã được thiết lập để họ năng động hơn, các đơn vị này cần phát triển hơn nữa các hoạt động nhanh nhẹn và sửa đổi để tăng sự ổn định, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến con người, quy trình và cấu trúc.
- Cần tìm hiểu và giải quyết các vấn đề thiếu năng động ở đâu, đồng thời so sánh với các tổ chức năng động khác.
- Đưa ra các giải pháp công nghệ, hệ thống và công cụ phù hợp để hỗ trợ doanh nghiệp trở nên năng động.
- Thường xuyên khuyến khích hoạt động theo nhóm và đầu tư vào phát triển nhân viên.
Đơn vị khởi nghiệp
Các đơn vị khởi nghiệp có độ ổn định thấp nhưng có đặc trưng là sáng tạo, đặc biệt liên tục thay đổi mục đích và không thể đoán trước. Các tổ chức này có xu hướng hành động nhanh chóng nhưng thường thiếu kỷ luật và thực thi không có hệ thống. Để khắc phục các xu hướng giữ cho chúng duy trì hoạt động hiệu quả, các đơn vị này cần phát triển thêm các công cụ hỗ trợ cho sự ổn định của mình và mở rộng việc sử dụng các cách thức năng động liên quan đến quy trình và chiến lược để duy trì tốc độ .
- Tập trung vào một trụ cột ổn định tổng thể mạnh mẽ hơn.
- Cải thiện việc sử dụng các cách thức năng động, đặc biệt là trong quá trình và chiến lược.
Các đơn vị bị mắc kẹt
Các đơn vị bị mắc kẹt thường liên quan đến mâu thuẫn lợi ích, thiếu sự phối hợp, bảo thủ. Các tổ chức này thiếu cả trụ cột ổn định và khả năng năng động. Trong việc áp dụng các bước tạo ổn định, các đơn vị bị mắc kẹt thường có vấn đề liên quan đến con người. Các đơn vị này thường bị thụt lùi khá xa phía sau về cách tiếp nhận cái mới, sợ rủi ro trong quá trình thử nghiệm và lười học hỏi.
NHÌN VỀ PHÍA TRƯỚC
Để đối phó với những thách thức, dưới đây là một số nguyên tắc điều hành mà các đơn vị hoặc tổ chức của họ cần hành động, cho dù họ có bắt đầu chuyển đổi nhanh hay không:
Chú trọng độ lớn của sự thay đổi:
Những thách thức lớn nhất trong quá trình biến đổi nhanh là văn hóa ,đặc biệt là sự lệch hướng giữa các cách thức hoạt động nhanh và các yêu cầu hàng ngày của công việc của người lao động, thiếu sự hợp tác giữa các cấp và đơn vị, và biện pháp xử lý sự thay đổi của nhân viên. Các biến đổi nhanh có nhiều khả năng thành công hơn khi chúng được hỗ trợ bởi các hành động quản lý để tạo ra văn hóa doanh nghiệp thân thiện và năng động.
Những hành động này phải bao gồm bốn khía cạnh chính
- Các nhà lãnh đạo và những người trong tổ chức điều chỉnh tư duy và hành động họ cần để tiến tới mục tiêu.
- Lãnh đạo mô hình hóa cũng như liên kết các tư duy và hành động mới cho việc thực hiện những thay đổi này.
- Nhân viên được hỗ trợ trong việc phát triển các kỹ năng mới mà họ cần để thành công trong tổ chức tương lai. Các cơ chế chính thức được đưa ra để củng cố các thay đổi, bổ sung và khuyến khích mọi người chứng minh các hành động mới.
Hãy rõ ràng về tầm nhìn
Kết quả cho thấy rằng các đơn vị năng động thành công trong việc tạo ra một tầm nhìn và mục đích chung và phù hợp với tầm nhìn này thông qua hướng dẫn chiến lược cụ thể. Ngược lại, tại các công ty chưa bắt đầu chuyển đổi, một trong những hạn chế phổ biến nhất là không có khả năng tạo ra tầm nhìn có ý nghĩa hoặc chưa được truyền đạt rõ ràng. Một bước quan trọng đầu tiên trong việc quyết định có bắt đầu chuyển đổi nhanh hay không là làm rõ ràng những lợi ích kỳ vọng và cách đo lường tác động của chuyển đổi. Tầm nhìn của tổ chức mới phải được xây dựng và hỗ trợ bởi những nhà lãnh đạo hàng đầu.
Quyết định nơi và cách bắt đầu
Những tổ chức thiếu năng động và chuyển đổi chậm thường thiếu một kế hoạch thực hiện rõ ràng. Một kế hoạch phù hợp sẽ thay đổi tùy theo tầm nhìn của công ty:
- Các công ty phải xác định thành phần và cách thức của tổ chức mà họ muốn chuyển đổi trước khi mở rộng quy mô chúng lên, hoặc bằng cách thay đổi các yếu tố nền tảng.
- Tổ chức nên đánh giá hành động nào mà tổ chức cần nhất để tăng cường đạt được sự năng động, để các hành động được thực hiện theo chiến lược, cấu trúc, quy trình, con người và công nghệ được củng cố lẫn nhau.
- Công ty nên xác định các nguồn lực và khung thời gian mà quá trình chuyển đổi yêu cầu.
Hãy xác định rõ ràng điều doanh nghiệp hướng tới và hãy biến đổi doanh nghiệp của mình trở thành một tổ chức năng động, có thể nhanh chóng ứng biến trước những thách thức và cơ hội mà thị trường, tương lai đem lại.
Tài liệu tham khảo:
- mckinsey.com
- Sea Tessa Basford anh Bill Schaninger “ The four building blocks of change”