TỔ CHỨC NHÂN SỰ HIỆU QUẢ
Tổ chức bộ phận nhân sự như thế nào để đạt hiệu quả là vấn đề có nhiều tranh cãi với nhiều quan điểm khác nhau. Bộ phận nhân sự nên được tập trung (điều khiển theo chức năng trên một doanh nghiệp), không tập trung (triển khai trên mỗi doanh nghiệp) hay kết hợp cả hai (dịch vụ chia sẻ)? Cơ cấu nhân sự phải phù hợp với chiến lược và cơ cấu kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, chiến lược kinh doanh đa dạng có cấu trúc phân chia, nối mạng, ma trận, phức hợp, mô hình hoạt động nhân sự hoạt động hiệu quả khi thực hiện ba chức năng: khả năng quản trị sử dụng công nghệ cao, kiến thức và thông tin chuyên sâu về nhân sự, nắm rõ tình hình, chiến lược kinh doanh để thực hiện chiến lược nhân sự. Với mục đích phát triển doanh nghiệp, nhiều người tiếp tục tinh chỉnh các vai trò nhân sự này để giúp bộ phận nhân sự và chuyên gia nhân sự cung cấp giá trị gia tăng cho tất cả các bên liên quan.
Qua nhiều cuộc tranh luận về cải thiện mô hình hoạt động nhân sự, một kết luận được rút ra rằng mức nâng cấp tiếp theo cho mô hình hoạt động nhân sự sẽ phụ thuộc nhiều hơn vào các mối quan hệ được cải thiện bên trong và bên ngoài bộ phận nhân sự hơn là vai trò được xác định lại dựa trên cơ cấu tổ chức. Ví dụ cho điều này là một gia đình không gắn kết. Họ cố gắng để tốt hơn bằng cách mua đồ dùng mới, sofa và trang thiết bị hiện đại. Hầu hết chúng ta đều nhận ra rằng đồ nội thất mới sẽ không giúp gia đình trở nên gắn kết hơn. Trong nhân sự, các công cụ và công nghệ nhân sự mới không có khả năng cải thiện hiệu quả thực sự các hoạt động trong bộ phận nhân sự. Hoặc việc chỉ thay đổi các vị trí trên sơ đồ tổ chức sẽ không giúp các chuyên gia nhân sự làm việc tốt hơn với nhau.
Để các gia đình hoạt động tốt hơn, họ cần phải học cách thuộc về, tập trung vào các mối quan hệ nhiều hơn vai trò. Vợ và chồng không làm một phân tích RACI để quản lý các hoạt động gia đình (thực sự điều này rất ngớ ngẩn); họ cần có một mối quan hệ gắn kết đảm bảo rằng mọi thứ được thực hiện. Đối với các mô hình hoạt động nhân sự để mang lại nhiều giá trị hơn (một khi vai trò cơ bản được thỏa mãn, chẳng hạn như kết hợp cấu trúc nhân sự với chiến lược và cấu trúc kinh doanh), có lẽ chúng ta nên tập trung hơn vào các mối quan hệ hơn vai trò.
Nhiều người đã nghiên cứu những gì làm cho các mối quan hệ hoạt động tốt hơn trong tình bạn, các cặp vợ chồng, gia đình và cộng đồng. Ví dụ, John Gottman, một học giả về mối quan hệ, đã có thể dự đoán với hơn 90% độ tin cậy chính xác khả năng các cặp vợ chồng sẽ ở cùng nhau. Tổng hợp nghiên cứu mối quan hệ của ông và các mối quan hệ khác, Dave Ulrich đề xuất sáu nguyên tắc, khi áp dụng, có thể cải thiện mô hình hoạt động nhân sự hơn là các cuộc tranh luận về vai trò.
1. Chia sẻ một mục tiêu chung
Trong nhân sự, mỗi vai trò có chuyên môn độc đáo (trung tâm dịch vụ với hiệu quả áp dụng công nghệ cao, trung tâm chuyên môn với thông tin chuyên sâu về nhân sự chuyên ngành, nhân sự đi sâu vào thông tin chi tiết về doanh nghiệp và chiến lược kinh doanh). Thách thức đặt ra là tìm một mục đích thống nhất, tập hợp những phần khác nhau này vào một tổng thể lớn hơn. Mục đích lớn này có thể là hiệu quả kinh doanh (nhân sự chiến lược), phúc lợi của nhân viên, hoặc giá trị khách hàng hoặc giá trị nhà đầu tư được tăng lên (bên ngoài nhân sự).
2. Tôn trọng sự khác biệt
Rõ ràng, các phần khác nhau của bộ phận nhân sự tập trung vào các hoạt động khác nhau, với các trung tâm dịch vụ nhân sự nhấn mạnh các giải pháp tiêu chuẩn hóa, nhất quán và hiệu quả về chi phí. Các chuyên gia nhân sự thấu hiểu về kinh doanh xác định các yêu cầu về tài năng, lãnh đạo và văn hóa để đạt được các mục tiêu kinh doanh. Khi các nhóm khác nhau tôn trọng nhau, tập trung vào những gì đúng hơn những gì bất đồng, họ có nhiều khả năng hình thành các mối quan hệ thay thế vai trò riêng biệt của họ. Khi sự khác biệt được tôn trọng, sự khác biệt trở nên tích cực vì có sự phản biện mà không tranh chấp, đối thoại mà không hạ thấp, vv. Mỗi nhóm trong mô hình hoạt động nhân sự là đối tác của nhau vì những mục tiêu chung.
3. Quản trị, chấp nhận và kết nối
Trong nhân sự, chúng ta có thể giả định sai rằng các mối quan hệ giữa các bộ phận của nhân sự sẽ được kết hợp và giải quyết. Những kỳ vọng thực tế hơn chỉ ra rằng các quy trình được sử dụng để quản lý nhân sự sẽ quan trọng hơn các giải pháp. Ví dụ, quản lý quyền quyết định quan tâm ít hơn về người sẽ ra quyết định hiện tại và quan tâm nhiều hơn về một quy trình để biết ai quyết. Khi các nhóm khác nhau của bộ phận nhân sự có thể tập trung vào việc tạo ra một tư duy tăng trưởng, họ lo lắng ít hơn về câu trả lời đúng mà tập trung nhiều hơn về việc đàm phán và thảo luận. Quản lý sự khác biệt với sự bình tĩnh, thấu hiểu và quan tâm sẽ giúp xây dựng mối liên hệ giữa các bộ phận nhân sự.
4. Quan tâm đến người khác
Trong các phòng ban nhân sự, các phần khác nhau của mô hình hoạt động nên quan tâm đến nhau. Mỗi bộ phận nên tự tin rằng công việc sẽ được thực hiện đúng thời gian và chính xác. Trung tâm chuyên môn cần phải được tin tưởng rằng họ sẽ không áp đặt câu trả lời nhưng cộng tác để tìm ra các giải pháp sáng tạo. Các chuyên gia nhân sự chuyên sâu về kinh doanh cần có khả năng chẩn đoán chính xác các vấn đề kinh doanh hiện tại và tương lai. Niềm tin vào chức năng nhân sự cao do mỗi nhóm chức năng đều đáng tin cậy, sẵn sàng trao đổi và nhất quán mục tiêu. Các nhóm khác nhau nên lưu ý tự đánh giá nhau và đánh giá các nhóm khác, ủng hộ thành quả của nhóm khác. Ngôn ngữ “Chúng ta” nên thay thế ngôn ngữ “của tôi” vì sự đoàn kết tạo kết quả cao hơn là cô lập.
5. Chia sẻ kinh nghiệm với nhau
Trong mô hình hoạt động nhân sự, việc tách mình khỏi tập thể là dễ dàng. Nhưng việc các cá nhân làm việc theo nhóm mang lại hiệu quả và hữu ích hơn rất nhiều. Sự hợp tác này có thể có nghĩa là luân chuyển nhân sự giữa các nhóm chức năng, các cuộc họp nhóm nhân sự hoặc các chia sẻ mối quan tâm và chúc mừng thành công chung. Ngoài ra, khi xảy ra sự cố cần có sự thừa nhận vấn đề và tìm kiếm giải pháp chung thay vì đổ lỗi, phàn nàn, hoặc che giấu.
6. Cùng nhau phát triển
Các phòng ban nhân sự cần phải học hỏi từ quá khứ. Những câu chuyện về sự thành công của nhân sự có thể được kết hợp với nhau thành câu chuyện, tấm gương tiến bộ cho đội ngũ. Khi sự phát triển của bộ phận nhân sự tập trung vào mục đích chung là mang lại giá trị kinh doanh bền vững, khi sự khác biệt được tôn trọng, quản trị hiệu quả, mọi người quan tâm đến nhau, và các chuyên gia nhân sự chia sẻ thời gian và kinh nghiệm, thì nhân sự có thể mang lại giá trị ngày càng nhiều.
Vì vậy, đối với mô hình hoạt động nhân sự để mang lại giá trị thực, vai trò của các quy tắc rất quan trọng nhưng mối quan hệ, tương tác thậm chí còn quan trọng hơn. Một ngôi nhà đẹp sẽ không đảm bảo một gia đình hoạt động tốt cũng như một sơ đồ tổ chức tinh gọn đảm bảo một mô hình hoạt động nhân sự hiệu quả. Vai trò quan trọng, nhưng chúng không quan trọng hơn mối quan hệ nội bộ.
Theo Dave Ulrich, How should the HR Department be organized? Relationships over Roles, 2018.