BỐN YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH HIỆU QUẢ GIAO VIỆC
Lãnh đạo là người dẫn đầu, là người nắm quyền và cũng là người thực hiện nhiệm vụ chuyển giao quyền lực. Lãnh đạo cũng là một trong những nguồn lực quan trọng của công ty, làm sao để có thể tận dụng tối ưu nhất “nguồn lực đó”? Với một nguồn lực hữu hạn như vậy, sự phân bổ hiệu quả sẽ tạo nên những thay đổi tích cực. Chính vì vậy, một lãnh đạo ôm đồm công việc không phải là một tín hiệu tốt, họ cần phải biết cách lựa chọn và san sẻ công việc với những nguồn lực khả dụng khác nữa. Nhưng làm cách nào để có thể tối đa hóa hoạt động công việc khi giao nó vào trong tay người khác? Trong bài viết hôm nay, OC CLICK sẽ đề cập đến những nội dung để giúp nhà lãnh đạo có thể xây dựng kỹ năng phân công công việc hiệu quả!
1. Hiểu việc
Người lãnh đạo, để ra được một quyết định đúng đắn, trước tiên, phải nắm được thời thế. Giống như một vị tướng bị bao vây trong nhiều lớp quân thù, trước khi điều quân, cần phải hiểu đâu là kẻ địch trước mắt, đâu là kẻ địch giấu mặt, chiến tuyến nào đang nguy cấp và nơi nào vẫn còn có thể trụ vững, trọng điểm nào có vai trò quyết định và những hy sinh nào sẽ mang lại ít mất mát nhất. Tất nhiên, công việc không phải là kẻ thù, nhưng chắc chắn bạn sẽ phải giải quyết nó.
Hiểu việc, là yếu tố tiên quyết trước tiên, là điều kiện cần để nhà lãnh đạo có thể thành công trong phân công công việc.
Với vị trí lãnh đạo, khối lượng công việc cần thực hiện thường rất lớn và không rõ ràng. Nhưng người lãnh đạo cần phải sắp xếp “đống hỗn độn” ấy thành một danh sách có trật tự.
Ma trận thời gian của Eisehower Box sẽ là một công cụ thông minh có khả năng hỗ trợ cho quá trình chọn lựa của lãnh đạo.
2. Hiểu người
Đối tượng của phân công công việc chính là nhân sự. Khi đã xác định rõ được điều bạn muốn “trao” đi là gì, việc tiếp theo đó là tìm ra địa chỉ nhận phù hợp.
Việc lãnh đạo cần làm là xem lại hồ sơ nhân sự, các kinh nghiệm làm việc và các dự án đặc biệt mà nhân viên đã tham gia. Đánh giá quá trình hoạt động của họ trong tổ chức, tìm hiểu rõ những điểm mạnh, điểm yếu của mỗi người.
Công việc này có thể sẽ chiếm nhiều thời gian, vì theo sát để hiểu về con người không phải là chuyện dễ dàng. Nhưng đây hoàn toàn không phải một sự đầu tư chỉ mang lại các kết quả ngắn hạn. Khi bạn đã thấu hiểu được các nhân viên của mình, bạn cũng sẽ tự phân chia được loại công việc nào mà mỗi người có thể làm, loại nào thì chưa hiệu quả và loại nào là “sở đoản” của họ.
Hệ thống này một khi đã được xây dựng, sẽ giúp rút ngắn thời gian mà vẫn đảm bảo được hiệu quả cao cho những quyết định nhà lãnh đạo cần đưa ra trong tương lai.
Trước khi giao việc mang tính chất quan trọng cho một đối tượng nào đó, hãy chắc chắn bạn đã tìm hiểu và nắm chắc cả về tài năng, kỹ năng và khả năng của họ.
3. Đánh giá sự phù hợp
Mục đích của sự đánh giá chính là tiềm cận đế sự tối ưu hóa trong các quyết định phân công công việc. Mục tiêu nhà lãnh đạo theo đuổi không phải là đưa ra một sự kết nối hiệu quả mà đó phải là một sự kết nối phù hợp nhất.
Giống như việc bạn muốn sửa một chiếc áo với vết rách nhỏ, tất nhiên sẽ hiệu quả hơn khi gửi nó cho bác thợ may thay vì cô thợ làm tóc, nhưng còn việc cân nhắc gửi cho mẹ bạn thì sao?
Với những thông tin đã thu thập được ở hai bước đầu tiên, người quản lý sẽ mường tượng ra được một hệ thống với nhiều sự kết nối. Một nhân sự có khả năng đảm đương nhiều công việc và ngược lại, một công việc cũng có thể thích hợp với khả năng của nhiều người khác nhau.
Để ra quyết định, người lãnh đạo cần phải bao quát được nguồn lực, cân bằng và biết lựa chọn ưu tiên. Những kết nối duy nhất sẽ là phương án ưu tiên hàng đầu, sau đó là lựa chọn trong sự cân nhắc để đảm bảo hiệu quả trong việc có đủ nhân sự thực hiện toàn bộ danh sách công việc được đưa ra.
4. Truyền đạt hiệu quả
Thông thường, các nhà lãnh đạo thường không đặt sự chú ý đúng mực trong cách thức giao việc cho nhân viên. Đó là lý do cho những sự không thành công đáng tiếc trong phân công dù nhân sự và công việc, đã được gắn với nhau bằng kết nối phù hợp nhất.
Truyền đạt, là vấn đề của thông tin. Trọng tâm trong truyền đạt kết quả phân công công việc là chuyển giao một cách đầy đủ, rõ ràng, súc tích thông tin, mục tiêu, ý nghĩa của công việc và khích lệ cảm hứng nhân viên đối với công việc đó.
Lãnh đạo là người nắm được bản phác thảo của bức tranh toàn cảnh và phân chia các mảnh ghép cho từng nhân sự. Và để có thể đạt được một bức tranh hoàn chỉnh, nhân viên cần hiểu được vai trò của bản thân, sự ảnh hưởng của công việc cá nhân trong sợi dây kết nối chung của tổ chức.
Một cuộc họp, hoặc một cuộc thảo luận, trao đổi, lắng nghe và chia sẻ sẽ là điều mà lãnh đạo nên làm khi đưa đến nhân viên quyết định phân công công việc của mình. Một phương pháp giao tiếp hiệu quả sẽ giúp đảm bảo phân công công việc thành công.
Nguồn tham khảo:
https://woman.thenest.com/assign-work-employees-2048.html