ĐÀO TẠO NHÂN LỰC BẮT ĐẦU TỪ ĐÁNH GIÁ NHU CẦU
Việc xác định nhu cầu đào tạo nhằm xây dựng và triển khai chương trình đào tạo được coi là một khâu rất quan trọng. Bởi nó quyết định đến hiệu quả trong việc nâng cao hiệu quả làm việc, khả năng phát triển đối với từng nhân viên, cán bộ trong doanh nghiệp. Việc đánh giá nhu cầu đào tạo của nhân viên có thể giúp doanh nghiệp thấy được những kiến thức và kỹ năng còn yếu kém của đội ngũ nhân sự. Từ đó lên được một chương trình đào tạo mang tính chiến lược, chuyển đổi tư duy hệ thống và phát triển kỹ năng chuyên nghiệp cho đội ngũ.
Tại sao cần phải đánh giá nhu cầu đào tạo?
Đánh giá nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập và xử lý thông tin để làm rõ nhu cầu cải thiện khả năng thực hiện công việc và xác định liệu đào tạo có thực sự là giải pháp thiết thực.
Đánh giá nhu cầu đào tạo là cách tiếp cận hiệu quả để trả lời câu hỏi: Ai cần được đào tạo? Đào tạo cái gì? Tại sao phải đào tạo và sự hiệu quả của chương trình đào tạo mang lại như thế nào? Nó giúp doanh nghiệp xác định việc đào tạo sẽ giải quyết được các kỹ năng cũng như kiến thức mà nhân viên cần phải bổ sung hoặc nâng cao.
Đánh giá nhu cầu đào tạo để nhận biết những nhu cầu đào tạo thích hợp còn chưa được đáp ứng và để xác định mục tiêu đào tạo cho các chương trình được vạch ra, ngoài ra còn đánh giá rút kinh nghiệm, góp ý cho những chương trình lỗi thời, không còn phù hợp với tình hình mới.
Dấu hiệu của một nhu cầu
Khi doanh nghiệp có những biểu hiện như giảm hiệu suất, thiếu động lực làm việc hoặc mất lợi thế cạnh tranh thì là dấu hiệu cần phải có những chương trình đào tạo.
Tuy nhiên, cũng có nhiều dấu hiệu thực tế như sự giảm sút doanh thu bán hàng thực tế so với dự báo trong quý thì không nên quy cho sự thiếu đào tạo. Có thể do các yếu tố như:
- Sản phẩm / dịch vụ không phải là những gì thị trường muốn.
- Công ty đang phải đối mặt với sự cạnh tranh cực kỳ gay gắt.
- Giá cả không quá hấp dẫn để chốt thỏa thuận.
- Thời tiết xấu hoặc suy thoái đang làm tổn thương toàn bộ ngành công nghiệp – không chỉ riêng công ty.
Tuy nhiên, nếu cùng trong một điều kiện như nhau mà có sự khác biệt về kết quả giữa các bộ phận trong công ty hoặc giữa công ty này với công ty khác, thì chắc chắn cần phải xem xét đến yếu tố nhân lực, kỹ năng làm việc hoặc sự phối kết hợp giữa đội nhóm trong tổ chức. Và nó cần có những chương trình đào tạo để bù đắp những thiếu hụt đó trong tổ chức.
Lợi ích khi thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo trước khi thực hiện chương trình.
Cách thức đánh giá chương trình đào tạo
Tiêu chí quan trọng nhất trong việc đánh giá chương trình đào tạo vẫn là hiệu quả làm việc của nhân viên có thay đổi theo hướng tích cực và mong muốn của lãnh đạo hay không? Do đó, cần so sánh hiệu quả làm việc của nhân viên trước và sau khi được đào tạo để xác định chương trình đào tạo đó có đáp ứng được các mục tiêu đào tạo hay không.
Trong đánh giá có thể đi vào các vấn đề cụ thể như sau:
- Phản ứng của người học (các học viên có cảm thấy chương trình đào tạo mang lại những điều bổ ích hay không?
- Kết quả học tập (người học học được gì?)
- Áp dụng kết quả học tập (người học có thay đổi hành vi và cách làm của họ trong công việc hay không?).
- Những hành vi đã thay đổi đó ảnh hưởng đến kết quả của tổ chức (kết quả đem lại từ đào tạo như thế nào?).
- Các học viên có cảm giác tốt đẹp hơn về tổ chức hay công việc đó không ? (thái độ)
- Nhu cầu học tập của người học trong tương lai ( Xác nhận nhu cầu).
- Để đo lường phản ứng của người học chúng ta có thể thăm dò ý kiến của họ thông qua phiếu điều tra đánh giá về khóa học.
Đánh giá nhu cầu đào tạo là một quy trình gồm 3 tầng, phải được thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Đánh giá tổ chức- Đánh giá tổ chức và các mục tiêu
Bước đầu tiên là đảm bảo rằng bất kỳ sáng kiến đào tạo nào được đưa ra đều đồng bộ với mục tiêu chiến lược và tầm nhìn của tổ chức.
Dưới đây là một số điều cần xem xét:
- Đây có phải là một nhu cầu của bộ phận hoặc tổ chức?
- Có tài nguyên đào tạo (hoặc hoạt động) ở nơi nào khác trong công ty có thể được tận dụng không?
- Kết quả đào tạo sẽ hội tụ hoặc phân kỳ với mục tiêu của công ty?
- Có những trở ngại đào tạo toàn công ty phải được loại bỏ đầu tiên?
- Là quản lý chuẩn bị để hỗ trợ những phát hiện của bất kỳ đánh giá nhu cầu?
- Có sẵn sàng tài trợ cho bất kỳ sáng kiến đào tạo nào được xác định?
Mục tiêu của việc xem xét các khía cạnh là nhằm đạt được sự đồng thuận trong tổ chức. Các lãnh đạo trong tổ chức cùng thống nhất về nhu cầu đào tạo và các chương trình cụ thể được đưa ra. Việc đánh giá cũng làm sáng tỏ các giá trị và mục tiêu cần đạt được của chương trình đào tạo đối với doanh nghiệp.
Bước 2: Phân tích nhiệm vụ công việc
Khi xác định được ý nghĩa, mục tiêu chương trình đào tạo thì bước tiếp theo cần làm là phân tích nhiệm vụ công việc. Từng bộ phận trong tổ chức cần phải làm gì?
Bắt đầu với những câu hỏi sau:
- Ai làm nhiệm vụ này?
- Làm thế nào để đạt được mục tiêu?
- Làm thế nào nhiệm vụ này phải được thực hiện chính xác?
- Những kỹ năng và khả năng cần thiết để thực hiện công việc?
- Những công cụ, công nghệ hoặc tài nguyên nào được sử dụng/ cần thiết để thực hiện nó?
- Có các tiêu chuẩn và số liệu của ngành (hoặc thị trường) để đánh giá kết quả thành công của nhiệm vụ không?
Kết quả từ phân tích này phải là một danh sách từng bước về những gì nhiệm vụ liên quan; cũng như các mốc thời gian và các phép đo liên quan đến việc thực hiện đúng, để đánh giá sau đào tạo tiếp theo và liệu có bất kỳ khoảng cách nào giữa các kỹ năng hiện có và các yêu cầu để cải thiện hiệu suất.
Khi các công việc dựa trên kiến thức nhiều hơn (so với dựa trên hoạt động), có thể cần phân tích nhiệm vụ nhận thức. Nội dung đào tạo cũng có thể cần bao gồm các nguồn thông tin bổ sung (mà nhân viên có thể truy cập) liên quan đến nhiệm vụ/ công việc cụ thể này.
Bước 3: Đánh giá cá nhân – Ai sẽ được đào tạo?
Nghiên cứu tại Đại học Cornell cho thấy rằng những nhân viên làm việc kém thường không ý thức về hiệu suất của họ. Khoảng cách hiệu suất có thể không phải lúc nào cũng được thực hiện, đòi hỏi phải đào tạo cho mọi nhân viên trong tổ chức. Phân tích khoảng cách hiệu suất sẽ giúp doanh nghiệp xác định nơi tồn tại (bộ phận, bộ phận, chi nhánh); hoặc thậm chí có thể là những cá nhân với những thách thức hiệu suất cần cải thiện.
Những điều cần xem xét:
- Làm thế nào phổ biến về những thách thức hiệu suất trong tổ chức?
- Ghi nhận của người lao động với những thách thức như vậy là gì?
- Các nhân viên với những vấn đề này có các kỹ năng và khả năng cơ bản (được phát hiện trong phân tích công việc) không?
- Làm thế nào để những cá nhân thích học?
- Những thách thức về hiệu suất có thực sự được chỉ ra đối với từng người và khoảng cách về hiệu suất làm việc của họ với những người khác hay không?
Có nhiều cách thức để phân tích vấn đề này. Có thể phân tích hiệu suất hàng năm của nhân viên mà nhiều doanh nghiệp đã thực hiện. Phân tích này không chỉ cung cấp cho doanh nghiệp một bộ chỉ dẫn mạnh mẽ về nội dung cần đưa vào đào tạo mà còn cung cấp các gợi ý về cách cá nhân hóa việc đào tạo của tổ chức.
Các công cụ và kỹ thuật phân tích nhu cầu
Phân tích nhu cầu đào tạo không thể chỉ được thực hiện thông qua việc xem xét tài liệu của công ty hoặc hồ sơ đào tạo nhân viên. Một số kỹ thuật để sử dụng bao gồm:
- Phỏng vấn trực tiếp: Gặp gỡ giám đốc điều hành, quản lý, chuyên gia nhân sự và nhân viên các cấp để nói chuyện với họ về những thách thức và nhu cầu đào tạo.
- Khảo sát: Thiết kế bảng câu hỏi và khảo sát tập trung để có được đầu vào từ các bên liên quan khác nhau về nhu cầu đào tạo. Sử dụng khảo sát mẫu tốt làm điểm bắt đầu, sau đó tùy chỉnh nó theo nhu cầu.
- Tư vấn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo ý kiến các Chuyên gia và tìm kiếm đầu vào của họ về nhu cầu đào tạo và các thực tiễn tốt nhất của ngành và thị trường.
- Các nhóm tập trung: Khai thác một nhóm đặc nhiệm được ủy nhiệm để xem xét nhu cầu đào tạo và đưa ra các khuyến nghị về cách giải quyết chúng.
- Quan sát tại chỗ: Có một nhóm các cá nhân được chọn vào nơi làm việc và trực tiếp quan sát nhân viên thực hiện công việc của họ. Sau đó, ghi nhận và đề xuất về khoảng cách hiệu suất và nhu cầu đào tạo.
Tổng hợp tất cả các thông tin, chuẩn bị danh sách kiểm tra, phân tích nhu cầu đào tạo của từng cá nhân, bộ phận hay toàn doanh nghiệp. Từ đó đưa ra các quyết định của lãnh đạo về đào tạo trong tương lai.
Trước khi quyết định triển khai chương trình đào tạo cần xem xét tất cả các phản hồi và đưa ra các kế hoạch hành động đào tạo cụ thể. Cần phải đưa ra các mốc thời gian, ước tính nhân lực và nguồn lực ngân sách cần thiết cho từng bước trong kế hoạch.
Doanh nghiệp muốn phát triển tốt cần đánh giá nhu cầu đào tạo trước khi đưa ra bất kỳ quyết định đào tạo nào khác.
Khi đánh giá nhu cầu đào tạo người ta thường bắt đầu từ quan điểm cho rằng kết quả làm việc tồi nên phải đào tạo. Hầu như các doanh nghiệp chỉ nhận dạng các nhu cầu đào tạo theo phản ứng đối với các vấn đề khi chúng nảy sinh. Tuy nhiên, hiệu quả làm việc không như mong muốn của nhân viên do nhiều nguyên nhân; có những nguyên nhân liên quan đến đào tạo và có cả những nguyên nhân không liên quan đến đào tạo.
Chính vì vậy, cần phải có những phân tích, xác định nhu cầu đào tạo chính xác nhằm xây dựng và triển khai những chương trình đào tạo hiệu quả, mang lại lợi ích thực sự cho doanh nghiệp. Một chương trình đào tạo dù ngắn hay dài cũng đều là sự đầu tư của doanh nghiệp đối với đội ngũ nhân lực. Điều quan trọng, chương trình đó phải mang lại sự chuyển đổi trong tổ chức, nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự và củng cố chiến lược hướng đến sự phát triển bền vững của tổ chức.
Nguồn tham khảo
http://vbs.edu.vn/vi/tin-tuc/Thong-tin-noi-bo/Quy-trinh-dao-tao-nguon-nhan-luc-903.html
https://timviec365.vn/bieu-mau/phieu-xac-dinh-nhu-cau-dao-tao-cua-nhan-vien-tl81.html
http://phamthongnhat.com/4-buoc-danh-gia-nhu-cau-dao-tao-cua-nhan-vien/
https://www.shiftelearning.com/blog/corporate-training-needs-assessment-elearning