Quản trị sự thay đổi có thể là bài kiểm tra với bất kỳ doanh nghiệp nào. Một số nghiên cứu của Tower Watson – đơn vị nghiên cứu và tư vấn uy tín thế giới, cho thấy chỉ 25% những sáng kiến về quản trị sự thay đổi mang lại thành công bền vững. Quản trị sự thay đổi là quá trình tương đối thách thức cho tổ chức. Nếu không nắm rõ được các thành phần của hệ thống tổ chức và sự tương tác của chúng, nhà lãnh đạo dễ sa vào “mê cung” của quản trị thay đổi. Mọi nhà lãnh đạo khi phải trải qua những thay đổi, rất nhiều trong số họ đã thừa nhận rằng trong tất cả những thách thức phải đối mặt, quản trị sự thay đổi là nỗi ám ảnh lớn nhất của họ.
Hàng loạt các giải pháp được đưa ra cho doanh nghiệp, cho tổ chức để đối đầu với thách thức. Nhiều mô hình, lý thuyết đã được các nhà lãnh đạo vận dụng vào quá trình quản trị thay đổi. Vậy đâu là mô hình phù hợp với doanh nghiệp?
OD CLICK xin giới thiệu với các nhà quản lý, lãnh đạo mô hình Kim Cương của tác giả Harold Leavitt. Công cụ tổ chức này được khái niệm bởi Tiến sĩ Harold Leavitt, người từng là giáo sư tại hai trường đại học, Đại học Claremont và Đại học Stanford. Ông nhấn mạnh rằng bất kỳ thay đổi nào thì một trong các yếu tố trong hệ thống tổ chức sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến tất cả các yếu tố khác. Do đó chúng cần phải được điều chỉnh để phù hợp với sự thay đổi. Mô hình kim cương của Leavitt là một cách tiếp cận tích hợp và được sử dụng rộng rãi để quản trị thay đổi tổ chức. Chúng ta hãy đi sâu hơn vào từng thành phần của viên kim cương này và cách chúng tương tác với nhau.
Mô hình đề cập tới sự tác động lẫn nhau của bốn yếu tố trong tổ chức bằng cách xác định ra mục tiêu của tổ chức ở một giai đoạn nhất định, khi hiểu đúng về sự thay đổi và mối quan hệ tương tác giữa các yếu tố, chúng ta sẽ có một kết quả khác. Bốn yếu tố chính trong chiến lược phát triển tổ chức đó là: Con người, công nghệ, cấu trúc, nhiệm vụ
1. Con người:
Những thành viên của tổ chức, đừng nhìn họ với vị trí họ đang giữ, như kế toán, thu ngân, quản lý mà hãy nhìn họ dưới góc độ khác, hãy xét về kỹ năng, thái độ, sự ảnh hưởng và kết quả làm việc. Cùng xem yếu tố con người sẽ thay đổi ra sao:
- Sự thay đổi trong công việc: Ví dụ bạn đang lập một kế hoạch cho công việc sắp tới, bạn sẽ cần đào tạo và bồi dưỡng cho nhân viên của bạn, để họ hoàn thành công việc với một cách làm mới. Con người cần được đào tạo và bồi dưỡng để phục vụ công việc hiệu quả nhất,
- Sự thay đổi trong cấu trúc: Sự thay đổi trong mô hình sẽ dẫn tới sự thay đổi trong nguyên tắc làm việc. Lại một lần nữa, nhân viên sẽ cần sự hướng dẫn để hoàn thành công việc.
- Sự thay đổi trong công nghệ: Sự thay đổi này sẽ đòi hỏi một cuộc đào tạo diện rộng, nhân viên có thể sẽ biết cách sử dụng công nghệ mới, tuy nhiên nếu gặp vấn đề gì khó khăn trong mặt đào tạo thì tổ chức nên cân nhắc thuê người mới, họ sẽ giúp tổ chức quản lý hiệu quả hơn.
2. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ đề cập đến các chức năng mà từng nhân viên được phân công trong công việc của họ Điều này liên quan chặt chẽ đến các mục tiêu của tổ chức về các cấp chiến lược, chiến thuật và hoạt động. Vì vậy, để hoàn thành tốt công việc bạn cần trả lời hai câu hỏi: Làm sao để hoàn thành và mục tiêu của nhiệm vụ này là gì?
Khi đề cập tới nhiệm vụ thì cần cân nhắc về lợi ích bạn nhận và bạn cống hiến, khi hỏi về mục tiêu bạn nên cân nhắc giữa lợi ích bạn nhận và kết quả công việc. Khi 3 yếu tố còn lại thay đổi:
- Sự thay đổi trong nhân sự: Ví dụ đơn giản rằng nếu bạn đang cần một nhân viên kế toán biết sử dụng máy tính, bạn có giữ nhân viên kế toán cũ sử dụng sổ không? Nếu có một nhân sự tốt hơn thì công việc cũng sẽ thay đổi theo.
- Sự thay đổi trong cấu trúc: Điều gì xảy ra nếu một tổ chức quyết định chuyển từ thiết lập phân cấp sang Tổ chức Kim cương của Leavitt, liệu các nhiệm vụ và quy trình cũ có giữ nguyên không? – Tất nhiên là không rồi, như vậy các mục tiêu của tổ chức cũng sẽ thay đổi. Nếu bạn hợp nhất hai bộ phận thành một hoặc tách một bộ phận thành hai, bạn không thể tiếp tục với cùng một mục tiêu.
- Sự thay đổi trong công nghệ: Chuyển sang một công nghệ mới hơn sẽ yêu cầu thay đổi cách thực hiện. Ngoài ra, khi bạn chuyển sang công nghệ tiên tiến hơn, các mục tiêu phải được nâng lên để có lợi nhuận.
3. Cấu trúc:
Khi nói đến cấu trúc trong mô hình của Leavitt không chỉ bao gồm cấu trúc phân cấp, cách bố trí các phòng ban mà còn nhắc tới mối quan hệ. Nó tồn tại ở cách giao tiếp của nhân viên, khả năng điều phối giữa cấp bậc lãnh đạo, các phòng ban và nhân viên. Tất nhiên cũng sẽ liên quan tới nghĩa vụ và trách nhiệm trong tổ chức. Mô hình cần có sự thay đổi cho phù hợp với thời cuộc, khi có sự đổi trong các khía cạnh khác của mô hình.
- Sự thay đổi của nhân sự: Nếu bạn tuyển dụng một người với năng lực và phẩm chất tốt, họ sẽ không cần một trông nom hay giám sát. Điều này đồng nghĩa với việc tiết kiệm chi phí trả công lao động. Cách tiếp cận này đề cập tới việc tập trung nhiều hơn về khía cạnh định tính của từng yếu tố: kỹ năng, phẩm tính và thái độ, ví dụ bạn chỉ cần thay thế nhân viên tiếp tân của mình bằng một nhân viên tiếp tân khác thì chắc chắn sẽ không có bất cứ thay đổi gì với cấu trúc tổ chức.
- Sự thay đổi trong nhiệm vụ: Hãy để nói rằng bạn quyết định làm cho công ty của bạn lấy khách hàng làm trung tâm thì sẽ cần nhiều nhân sự trong công việc chăm sóc khách hàng. Nếu vậy thì doanh nghiệp bạn sẽ cần có thay đổi trong cấu trục để phù hợp với mục tiêu. Khi quy trình kinh doanh được tổ chức lại, nhu cầu về một số công việc có thể giảm hoặc hủy bỏ.
- Sự thay đổi trong công nghệ: Công nghệ hóa hoặc tự động hóa thường yêu cầu cải tổ cấu trúc tổ chức để hưởng lợi từ việc nâng cấp công nghệ, từ đó các nhiệm vụ mới có thể được tạo ra và những nhiệm vụ cũ đóng cửa.
4. Công nghệ:
Công nghệ là thành phần của tổ chức hỗ trợ hoặc tạo điều kiện cho mọi người thực hiện các nhiệm vụ. Máy tính, thiết bị, đường dây, đầu đọc mã vạch, ứng dụng phần mềm, đều được coi là công nghệ. Yếu tố công nghệ giống như tất cả các thành phần khác của mô hình kim cương Leavitt, cũng chịu tác động khi yếu tố khác thay đổi.
- Sự thay đổi trong con người: Nếu chúng ta cần một người kỹ sư thay thế cho người thợ, những sản phẩm cũ không đủ để họ có thể làm việc. Vậy để tận dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có bạn cần thay đổi công nghệ cho phù hợp với kiến thức, năng lực và kỹ năng mà họ có.
- Sự thay đổi trong nhiệm vụ: Sự thay đổi trong nhiệm vụ hoặc mục tiêu là bắt buộc trong cuộc cách mạng công nghiệp. Lấy ví dụ, nếu bạn muốn sử dụng bộ phận chăm sóc khách hàng để xử lý đơn hàng, bạn sẽ cần tích hợp hai dịch vụ là chăm sóc và xử lý đơn hàng làm một.
- Sự thay đổi trong cấu trúc: Nếu bạn đang muốn cắt giảm nhân sự trong tổ chức, bạn cần tự động hóa một số quy trình nhưng vẫn phải giữ hoặc tăng năng suất. Bất kỳ lúc nào khi bạn cần cắt giảm nhân sự trong tổ chức, sự thay đổi trong công nghệ sẽ hữu ích cho cấu trúc mới.
Có thể thấy hiểu được mô hình Leavitt là rất quan trọng cho tổ chức.Tuy nhiên, điều quan trọng nhất chính là áp dụng mô hình. Hãy nhớ rằng tổ chức bạn đang xây dựng một mô hình quản trị sự thay đổi, nếu không tìm ra được điểm cân bằng giữa 4 khía cạnh: mô hình, con người, nhiệm vụ và công nghệ thì khả năng áp dụng thành công dường như rất thấp.
Đây là mô hình kinh doanh rất hữu ích để kiểm tra năng lực cũng như tính nhất quán của hệ thống tổ chức. Lãnh đạo có thể kiểm tra các giả định đã thực hiện về thị trường và các khía cạnh khác của hoat động kinh doanh của doanh nghiệp. Cấu trúc hoạch định chiến lược luôn được thay đổi để phù hợp với nhu cầu của mỗi doanh nghiệp. Mô hình kim cương này có thể hữu ích cho các công ty giới thiệu các hệ thống công nghệ mới đến nơi làm việc theo cách giảm bớt căng thẳng và khuyến khích tinh thần đồng đội.
Thông qua mô hình này, tác giả đã chứng minh rằng mỗi yếu tố trong hệ thống của một tổ chức – con người, mục tiêu – nhiệm vụ, cấu trúc và công nghệ – quy trình là phụ thuộc lẫn nhau. Nói cách khác, những thay đổi được thực hiện đối với bất kỳ một trong bốn yếu tố này là không thể và sẽ không xảy ra trong sự cô lập. Thay vào đó, mỗi một thay đổi được thực hiện trong bất kỳ một lĩnh vực nào trong tổ chức sẽ tác động đến toàn bộ hệ thống.
Trong một thời điểm được đánh dấu bởi vô số sáng kiến thay đổi nơi làm việc, việc lãnh đạo công ty hiểu được mối liên hệ giữa bốn thành phần chính này trong tổ chức trước khi xây dựng một chiến lược thay đổi hiệu quả là rất quan trọng . Ví dụ: Thay đổi cấu trúc của tổ chức sẽ dẫn đến thay đổi mô hình giao tiếp giữa các cấp / bộ phận / nhân viên (ảnh hưởng đến thành phần con người) trong khi việc giới thiệu công nghệ mới có thể yêu cầu một bộ mục tiêu (nhiệm vụ) hoàn toàn mới được hình thành.
Hơn nữa, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, khi một thành phần trải qua thay đổi mà không có ba thành phần khác cũng thay đổi để đáp ứng với nó, ba thành phần còn lại sẽ thực sự đáp ứng theo cách giảm thiểu các sáng kiến mới được thực hiện. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phát triển một chiến lược thay đổi kỹ lưỡng và chu đáo cho mỗi tổ chức.
Các thành phần bao gồm: tổ chức, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp, đối tác sẽ không ngừng thay đổi và phát triển. Thay đổi có thể được thúc đẩy bởi công nghệ mới, quy định của chính phủ, sự thay đổi lãnh đạo, một cuộc khủng hoảng, hành vi người tiêu dùng thay đổi.. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi và thay đổi là điều thiết yếu trong cuộc sống,
Do đó, sự hiểu biết, phương pháp xử lý và làm chủ quy trình quản trị thay đổi là một trong những năng lực quan trọng để tổ chức phát triển. Sự xuất sắc trong Quản trị thay đổi nên được xem là một lợi thế cạnh tranh.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo
http://richardlevinassociates.com
https://tapandesai.doodlekit.com