Theo nghiên cứu Happiness and Productivity của Đại học Warwick: “Nhân viên hạnh phúc giúp tăng 12% năng suất, nhân viên không hạnh phúc có năng suất thấp dưới 10%”. Tại các doanh nghiệp, hoạt động giao tiếp xảy ra thường xuyên, khi nhân viên cảm thấy sự đóng góp của họ có giá trị, điều đó làm cho họ hạnh phúc, sẽ giúp cho sự tham gia của họ lớn hơn trong tổ chức. Giao tiếp nội bộ là nền tảng của sự gắn kết, năng suất và tạo nên một nơi làm việc thành công. Và theo như nghiên cứu trên thì trong ngắn hạn, truyền thông nội bộ tốt có thể thúc đẩy lợi nhuận cho doanh nghiệp
Khi tổ chức có một kế hoạch truyền thông nội bộ rõ ràng, có cấu trúc sẽ giúp tối đa hóa nỗ lực truyền thông. Kế hoạch truyền thông nội bộ thành công sẽ đoàn kết nhân viên, thúc đẩy năng suất và mang lợi nhuận đáng kể cho cá nhân và doanh nghiệp.
Vậy để xây dựng một bộ kế hoạch truyền thông thì cần áp dụng mô hình nào cho hiệu quả? Câu trả lời đó chính là mô hình Canvas. Đây là một mô hình khá phổ biến trong kinh doanh và nó có thể áp dụng tốt cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ. Mô hình Canvas truyền thông nội bộ dựa trên Mô hình kinh doanh Canvas của Alex Osterwalder và được chuyển đổi theo nhu cầu của các chuyên gia truyền thông nội bộ. Mô hình Canvas giúp các chuyên gia truyền thông đo lường và đánh giá chiến lược, thực tiễn truyền thông nội bộ.
Mô hình Canvas bao gồm chín nội dung sau:
- Phân khúc nhân viên
Xác định được nhân viên của tổ chức bạn là ai? Có rất nhiều cách để phân loại nhân viên. Chẳng hạn, họ bao nhiêu tuổi, họ làm việc ở bộ phận nào, các khóa học và chứng chỉ đạt được, mức độ thâm niên…
Tùy theo quy mô nhân viên của công ty mà phân loại số lượng các phân khúc nhân viên khác nhau.
Bạn có thể bắt đầu với một phân khúc rộng như bộ phận của họ. Điều đó sẽ giúp bạn tạo một bức tranh riêng cho mỗi phân khúc vì nhu cầu giao tiếp trong mỗi nhóm nhân viên có thể khác nhau. Đây là phần quan trọng nhất trong kế hoạch truyền thông nội bộ.
- Các bên liên quan và đối tác
Nhiều tổ chức có chuyên gia tư vấn và các bên liên quan bên ngoài khác như nhà đầu tư, nhà thầu và nhà cung cấp, đó là những người cũng cần được thông báo về một số vấn đề nội bộ. Đương nhiên không phải tất cả thông tin sẽ được gửi cho các bên liên quan và đối tác bên ngoài, nhưng các đối tác rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức thì sẽ được chăm sóc thêm và được đưa vào kế hoạch truyền thông nội bộ của bạn.
Bước này xác định những thông tin nào các bên liên quan bên ngoài nhận được? Làm thế nào bạn sẽ giao tiếp với họ? Giao tiếp bằng phương tiện gì?
- Giá trị và mục tiêu của truyền thông
Truyền thông nội bộ cũng đòi hỏi cần chú ý đến sự kết nối với chiến lược của công ty và vai trò của truyền thông nội bộ trong việc giúp đạt được chiến lược của công ty.
Bước này trả lời những câu hỏi:
- Truyền thông nội bộ mang lại giá trị gì cho tổ chức của bạn?
- Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không có nhóm truyền thông nội bộ?
- Truyền thông nội bộ có vai trò gì trong chiến lược của công ty?
Bạn nên đưa ra các đề xuất và mục tiêu giá trị chính cho cấp độ công ty cũng như cho từng phân khúc nhân viên và các bên liên quan bên ngoài.
- Mối quan hệ với nhân viên
Mối quan hệ nhân viên cho giao tiếp nội bộ công ty tương tự như mối quan hệ khách hàng cho bán hàng và tiếp thị của công ty. Bạn cần đối xử và tiếp cận nhân viên của mình với thông tin phù hợp vào đúng thời điểm theo cách mà nhân viên muốn.
Các phòng ban và văn phòng khác nhau đòi hỏi thông tin khác nhau . Ví dụ: Nếu bạn có một văn phòng chi nhánh ở một thành phố hoặc một quốc gia khác, bạn có thể bỏ qua bước gửi thư nội bô có liên quan đến văn phòng chính cách đó 7000 km.
Các chức năng tổ chức khác nhau cũng được gửi thông tin khác nhau, họ mong đợi thông tin có liên quan đến họ. Thông thường, tổ chức càng lớn thì càng mơ hồ phân khúc danh sách email nội bộ.
- Các kênh truyền thông
Sau khi bạn đã xác định được nhu cầu và mong đợi của các phân khúc nhân viên khác nhau, bạn cần quyết định các kênh liên lạc bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu.
Chẳng hạn, nhân viên bán hàng của bạn có thể muốn sử dụng mạng nội bộ của bạn để đọc các tin nhắn quan trọng vì họ muốn đặt hộp thư đến email của họ để liên lạc với khách hàng và khách hàng tiềm năng. Mặt khác, một số nhân viên hành chính của bạn có thể muốn nhận thông tin nội bộ trong hộp thư đến của họ hoặc ứng dụng di động.
Hơn nữa, hãy nhớ các phân khúc nhân viên, ví dụ, trong sản xuất, nhân viên không sử dụng máy tính cho công việc hàng ngày của họ. Các phân khúc này cũng sẽ được hưởng lợi từ các phương tiện liên lạc trực tiếp hơn, ví dụ: Sử dụng các thiết bị của riêng họ hoặc thậm chí các tin nhắn văn bản ngắn ngoài giờ hay khi họ ở nhà.
Bước này xác định về các bên liên quan và các đối tác quan trọng? Họ có quyền truy cập hạn chế hoặc đầy đủ vào mạng nội bộ của bạn hay bạn có sử dụng email để liên lạc với họ không?
- Hoạt động truyền thông then chốt
Những hoạt động bạn sẽ sử dụng để cung cấp đề xuất giá trị truyền thông của bạn? Cũng giống như ở những nội dung trước, có nhiều hơn một cách đúng để làm điều này. Chỉ ra những hoạt động tốt nhất để truyền tải thông điệp quan trọng của bạn đến đối tượng nội bộ của bạn . Bạn có thể sử dụng blog, video, tin nhắn, hình ảnh, bản tin, áp phích trên tường, ngày đặc biệt hoặc tờ rơi trong phòng cà phê.
Mô tả các hoạt động hiện có được thực hiện trên cơ sở hàng năm và tìm hiểu xem liệu sẽ có các hoạt động bổ sung cần thiết để thực hiện các mục tiêu.
Nếu bạn không chắc chắn đó là hoạt động tốt nhất để giao tiếp với nhân viên của mình, bạn luôn có thể kiểm tra các hoạt động khác nhau với các phân khúc nhân viên khác nhau. Chẳng hạn, nếu tỷ lệ mở bản tin nội bộ của bạn thấp hơn đáng kể đối với một số phân khúc, bản tin có thể không phải là phương tiện tốt nhất để cung cấp thông tin cho họ.
- Tài nguyên của đội truyền thông
Những nguồn lực nào bạn cần để thực hiện đề xuất giá trị của bạn và đạt được các mục tiêu đã đặt ra?
Các kênh truyền thông nội bộ của bạn đòi hỏi một số kiến thức đặc biệt?
Hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra các tài nguyên mà nhóm truyền thông của bạn hiện có và xem liệu một số tài nguyên bổ sung sẽ có lợi hay nếu không cần thêm tài nguyên nữa. Nếu nhóm giao tiếp của bạn chăm sóc cả giao tiếp bên trong và bên ngoài, hãy quyết định cách bạn sẽ phân bổ thời gian và tài nguyên giữa chúng. Nhiều tập đoàn và tổ chức đa quốc gia cũng cần giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ làm tăng thêm sự phức tạp chung của giao tiếp nội bộ.
- Cấu trúc chi phí
Để xác định số dư và kinh phí cho nhóm của bạn, hãy bắt đầu bằng cách thông qua ngân sách cho giao tiếp nội bộ. Điều này bắt đầu với các chi phí cố định , ví dụ: tiền lương, chi phí cho phần mềm, đăng ký. Tiện ích và các chi phí khác có thể thay đổi hơn, chẳng hạn như phí của đối tác truyền thông bên ngoài.
Nếu chi phí là cần thiết giảm xuống, hãy xem xét kỹ cấu trúc chi phí và phân tích các chi phí thiết yếu nhất liên quan đến mô hình truyền thông nội bộ của bạn là gì? Hoạt động giao tiếp nào của bạn tạo ra giá trị nhất so với các tài nguyên được sử dụng?
- Giá trị gia tăng
Tính toán doanh thu được tạo ra bởi giao tiếp nội bộ bằng cách sử dụng tất cả các điểm trên là khó khăn nhưng đó là những gì mô tả cách bạn đã thành công. Một cách để bắt đầu là xem giá trị bổ sung nào cho tổ chức mà bạn đã tạo ra với giao tiếp nội bộ hoạt động tốt.
Hãy trả lời những câu hỏi:
- Những nỗ lực truyền thông nội bộ của bạn mang lại giá trị nào cho tổ chức?
- Truyền thông nội bộ có ảnh hưởng tích cực đến sự tham gia, sự hài lòng và hiệu suất của nhân viên không?
- Tất cả những thứ đó có tác động và mang lại kết quả tích cực nào?
Đo lường cách thức thực hiện, mức độ thành công của truyền thông nội bộ và giá trị tạo ra là không dễ dàng. Hầu như không có bất kỳ KPI định lượng trực tiếp nào để đo lường và phân tích định tính cần có thời gian. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ tạo ra giá trị cho nhân viên của mình bằng cách cập nhật cho họ về các vấn đề quan trọng sẽ cho phép họ thực hiện các nhiệm vụ tốt hơn.
Khi bạn xây dựng mô hình dành riêng cho doanh nghiệp mình thì không nhất thiết phải tuân thủ thứ tự các nội dung trên. Nếu bạn bị gặp khó khăn ở bước nào hãy bỏ qua nó hoặc thay đổi thứ tự khác để mô hình được nhanh chóng được thực hiện.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo:
https://eee.do/internal-communication-canvas/
https://www.interact-intranet.com