Quản trị khủng hoảng (QTKH) là một chức năng tổ chức quan trọng. Khi QTKH thất bại có thể dẫn đến tổn hại nghiêm trọng cho các bên liên quan, tổn thất cho một tổ chức hoặc chấm dứt chính sự tồn tại của nó. Trong khủng hoảng sẽ xuất hiện nhu cầu đánh giá tác động chính xác và đánh giá rủi ro. Đặc trưng của các bên liên quan, các phương tiện truyền thông và quản trị khủng hoảng luôn phụ thuộc lẫn nhau.
Các phương tiện truyền thông xã hội đã có tác động đáng kể trong việc thay đổi giai đoạn tiền khủng hoảng của truyền thông khủng hoảng. Các nghiên cứu mới chỉ bắt đầu khám phá những thay đổi đó thời gian gần đây. Vì thế, việc làm rõ mối liên hệ chung giữa phương tiện truyền thông xã hội và khủng hoảng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Một cuộc khủng hoảng được định nghĩa ở đây là một mối đe dọa đáng kể cho các hoạt động có thể có hậu quả tiêu cực nếu không được xử lý đúng cách. Trong quản trị khủng hoảng, mối đe dọa là thiệt hại tiềm tàng mà một cuộc khủng hoảng có thể gây ra cho một tổ chức, các bên liên quan và một ngành công nghiệp. Một cuộc khủng hoảng có thể tạo ra ba mối đe dọa liên quan:
(1) An toàn công cộng;
(2) Tổn thất tài chính;
(3) Mất danh tiếng.
Truyền thông đặc biệt có vai trò quan trọng trong thời kỳ khủng hoảng vì nhu cầu thông tin và nhận thức của toàn xã hội. Khủng hoảng gây ra sợ hãi, bất ổn chung và căng thẳng. Đó là những yếu tố làm tăng đáng kể sự quan tâm xung quanh một chủ đề và hậu quả của việc sử dụng phương tiện truyền thông.
Tuy nhiên, việc quản lý các phương tiện truyền thông trong trường hợp này không thể tách riêng bởi các phương tiện truyền thông vẫn đang hoạt động trong điều kiện chính trị xã hội. Chúng cũng có tác động biến đổi và sửa đổi khuôn khổ diễn giải khi một cuộc khủng hoảng được phát hiện ra. Theo cách tiếp cận này, một trong những yếu tố (kinh tế, chính trị) hoặc ảnh hưởng đến vai trò của truyền thông trong một cuộc khủng hoảng.
Phương tiện truyền thông xã hội (PTTTXH) có tác động đáng kể trong việc thay đổi giai đoạn tiền khủng hoảng của truyền thông khủng hoảng. Nó thể hiện sự đa dạng trên các kênh Internet cho phép các bên liên quan tạo nội dung, đồng thời cho phép bất kỳ cá nhân nào có quyền truy cập Internet để đăng ý tưởng và hình ảnh của họ cho người khác xem.
Có 2 quan điểm về mối quan hệ của truyền thông trong khủng hoảng:
Quan điểm 1: Truyền thông theo cách truyền thống không còn áp dụng được trong quản trị khủng hoảng.
PTTTXH đã tạo cơ hội để thay đổi cách thức truyền thông trong khủng hoảng nhưng nền tảng kiến thức truyền thông khủng hoảng cũ vẫn còn được sử dụng. Các yếu tố cơ bản của truyền thông khủng hoảng không thay đổi. Điều đang thay đổi là cách chúng ta thực thi các yếu tố cơ bản đó.
Một thay đổi khác là việc bổ sung các nhà quản trị truyền thông xã hội vào nhóm quản trị khủng hoảng để nâng cao khả năng phản ứng của tổ chức khi khủng hoảng đang và sắp xảy ra. Vì vậy, những cách làm truyền thông truyền thống mất rất nhiều thời gian, công sức, chi phí, không khoa học và không mang lại nhiều hiệu quả nên không còn được áp dụng rộng rãi trong quản trị khủng hoảng ngày nay.
Quan điểm 2: Chiến lược không còn phù hợp với truyền thông trong khủng hoảng; Tại thời điểm hiện tại, tốc độ phản ứng và chiến thuật của nhà quản lý quyết định tất cả?
Trong quản trị khủng hoảng, cần có một chiến lược truyền thông cực kì rõ ràng, chi tiết, chứ không chỉ là vài ý tưởng truyền thông nhỏ lẻ hay tùy hứng nghĩ ra. Việc xây dựng được một chiến lược truyền thông tốt sẽ giúp tổ chức phản ứng nhanh nhạy trước khủng hoảng và làm cho việc quản trị khủng hoảng dễ dàng hơn, hạn chế tối đa những thiệt hại cho doanh nghiệp.
Các nhà quản lý đang chịu áp lực phải phản ứng nhanh hơn nữa trong các cuộc khủng hoảng với sự ra đời của Internet. Tốc độ xử lý khủng hoảng được thúc đẩy bởi chính sự chuẩn bị chu đáo cho khủng hoảng của mỗi doanh nghiệp.
Người phát ngôn
Một thành phần quan trọng của đào tạo đội khủng hoảng là đào tạo phát ngôn viên. Các thành viên tổ chức phải được chuẩn bị để nói chuyện với các phương tiện truyền thông trong một cuộc khủng hoảng. Đào tạo truyền thông nên được cung cấp trước khi một cuộc khủng hoảng xảy ra.
Quan hệ công chúng có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị người phát ngôn để xử lý các câu hỏi từ các phương tiện truyền thông. Yếu tố quan hệ truyền thông của quan hệ công chúng là một kỹ năng được đánh giá cao trong quản trị khủng hoảng. Các nhân viên quan hệ công chúng có thể cung cấp đào tạo và hỗ trợ bởi vì trong hầu hết các trường hợp, họ không phải là người phát ngôn trong cuộc khủng hoảng
Vì vậy, việc làm cần thiết cho doanh nghiệp lúc này đó là tìm hiểu làm thế nào sử dụng phương tiện truyền thông xã hội vào việc xử lý truyền thông trong quản trị khủng hoảng một cách tốt nhất.
Để chuẩn bị kênh truyền thông khủng hoảng:
- Hãy chuẩn bị để sử dụng một trang web duy nhất hoặc một phần của trang web hiện tại của bạn để giải quyết các mối quan tâm khủng hoảng.
- Hãy sẵn sàng sử dụng mạng nội bộ như một trong những kênh để tiếp cận nhân viên và bất kỳ bên liên quan nào khác.
- Chuẩn bị sử dụng một hệ thống thông báo hàng loạt để tiếp cận nhân viên và các bên liên quan quan trọng khác trong cuộc khủng hoảng
Các phương tiện truyền thông là một cách hữu ích để nhanh chóng tiếp cận một loạt các công chúng mang lại lợi cho việc quản trị khủng hoảng. Tuy nhiên các kênh truyền thông không phải là kênh duy nhất để áp dụng để tiếp cận các bên liên quan của các nhà quản trị khủng hoảng. Bởi các nhà quản trị khủng hoảng cần phải đánh giá mối đe dọa uy tín của một cuộc khủn hoảng tới đâu, sau đó mới xem xét để xác định cách các phương tiện truyền thông đưa thông tin cuộc khủng hoảng.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo:
https://instituteforpr.org/crisis-management-and-communications