Thời kỳ công nghệ số với nhiều sự thay đổi nhanh chóng, các doanh nghiệp cần có sự thích ứng để không bị bỏ lại phía sau. Sự thay đổi bị tác động bởi 2 quá trình: Chính thức và không chính thức. Khi thực hiện sự thay đổi sẽ xảy ra một khái niệm trong tổ chức đó là “Politics” – là trọng tâm của quá trình không chính thức. Mỗi tổ chức đều có chứa “politics” vô hình và có sức lan tỏa nhất định. Thuật ngữ này được xem như sự tiêu cực trong tổ chức, đồng thời là động lực mạnh mẽ cho sự thay đổi tích cực nơi làm việc và được các nhà lãnh đạo nắm giữ. “Politics” rối loạn có thể nhấn chìm tổ chức nhưng khi được triển khai hiệu quả thì nó lại giúp công ty đạt được mục tiêu chiến lược, đặc biệt là trong quá trình thay đổi.
Thực chất, chúng tôi cho rằng, “Politics” trong tổ chức có thể hiểu là sự cạnh tranh quyền lực hay gây ảnh hưởng trong tổ chức. Trong một số trường hợp, ở các tổ chức, sự cạnh tranh quyền lực hay tầm ảnh hưởng gây hậu quả xấu đến tổ chức, gây hỗn loạn, cạnh tranh thậm chí là chống lại sự thay đổi của tổ chức. Đây là một thực tế không hay trong văn hóa doanh nghiệp.
Sự cạnh tranh quyền lực chống lại sự đổi mới trong tổ chức là một mối nguy hại cho tổ chức hiện nay, nhất là doanh nghiệp đang đứng trước thời kỳ quản trị sự thay đổi.
Giáo sư Russel E. Johnson tại đại học Michigan đã đặt ra một định nghĩa về quản trị sự thay đổi như là một nỗ lực của toàn tổ chức để gia tăng năng suất của cá nhân và tập thể thông qua tâm lý học. Quản trị sự thay đổi được tạo ra nhằm mục đích giảm thiểu những mối nguy hại tiềm năng trong tổ chức. Đặc biệt là trong mức độ về các yếu tố vi mô và vĩ mô.
Trước hết về mặt bằng chung, mọi việc đều bắt đầu từ những áp lực đặt lên doanh nghiệp bất kể là của nội bộ hay bên ngoài. Khi đứng trước kì vọng về quản trị chuyển giao thành công, xử lí văn hóa doanh nghiệp và đặc biệt là quản trị rủi ro, các doanh nghiệp sẽ bắt đầu suy nghĩ về việc tạo nên sự thay đổi dù là nhỏ nhất. Kết hợp 3 kỳ vọng trên với mong muốn là đạt được trạng thái tốt nhất cho toàn thể sự phát triển của doanh nghiệp thì yêu cầu doanh nghiệp cần phải có sự sáng tạo, chấp nhận rủi ro cũng như tính ham học hỏi. Xây dựng lên lòng tự trọng và hiệu suất cũng là yếu tố chìa khóa để đạt được thay đổi trong tổ chức và công nghệ.
Tác động của politics trong quá trình thay đổi
Cạnh tranh quyền lực là điều không thể tránh khỏi dù chúng ta đang ở trong bất cứ môi trường nào. Tất cả mọi người đều muốn mọi việc xảy ra theo ý của mình, để nhận được sự ngưỡng mộ với tư cách là “người chiến thắng” khi đối mặt với sự thay đổi. Một lãnh đạo muốn tạo nên sự thay đổi trước hết nên khai thác những yếu tố cạnh tranh và biến chúng thành lợi thế để áp dụng sự thay đổi. Việc đầu tiên chúng ta cần làm là công nhận sự tồn tại của cạnh tranh quyền lực như một phần của cuộc sống. Bất kể chúng ta có nói hay làm gì đi nữa, việc cạnh tranh vẫn tiếp tục diễn ra. Việc cạnh tranh quyền lực dẫn đến những dấu hiệu của sự thiếu chắc chắn, rủi ro dẫn đến hỗn loạn thậm chí là những hành vi thiếu minh bạch đang là một hiện thực xấu của nhiều doanh nghiệp. Sau đây là bốn ảnh hưởng lớn nhất của việc cạnh tranh trong quá trình quản trị sự thay đổi.
Thứ nhất – Làm ngơ trước sự cạnh tranh quyền lực
Nhiều người cho rằng những nỗ lực trong việc tạo nên mối quan hệ để tác động đến mọi việc và mọi người xung quanh của họ đều khó nhận ra được. Nhưng trên thực tế, mọi người đều có thể thấy rõ những cử chỉ về việc cạnh tranh hay việc người tham gia cạnh tranh nói rất nhiều về nó và thậm chí có thể thấy trước được kết quả. Nếu chúng ta lựa chọn việc tránh nói đến mặt tiêu cực của vấn đề cạnh tranh quyền lực thì chính chúng ta sẽ là một thành phần cho phép những hậu quả xấu xảy ra. Việc cạnh tranh gay gắt có thể mang lại những tác động xấu đến quá trình quản trị sự thay đổi của tổ chức. Thiệt hại của sự ảnh hưởng sẽ dựa vào văn hóa doanh nghiệp, quá trình hoàn thiện của sự thay đổi. Điều này có thể làm giảm tốc độ của sự thay đổi thậm chí là phá hoại kết quả của sự thay đổi.
Thứ hai – Giải quyết công khai vấn đề cạnh tranh quyền lực
Nếu chúng ta không thể giải quyết vấn đề về tranh chấp quyền lực trong tổ chức, thì ngay cả những nỗ lực để thay đổi tốt nhất cũng có thể trở nên vô nghĩa. Tuy rằng việc xử lý những vấn đề có thể gây những cảm xúc tiêu cực nhưng lãnh đạo cần phải giải quyết những vấn đề về tranh chấp quyền lực khi sự tranh chấp đó gây ảnh hưởng đến sự chuyển đổi của tổ chức. Khi dẫn dắt một sự chuyển đổi, trở thành người đứng đầu trong công cuộc cạnh tranh quyền lực là một yếu tố không thể thiếu cho quá trình hình thành chiến lược chuyển đổi.
Thứ ba – Tạo ra một môi trường làm việc tích cực cho đội ngũ lãnh đạo thay đổi
Tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và trung thực trong đội ngũ lãnh đạo chuyển đổi và cho toàn thể tổ chức là một điều cần thiết để xử lý những vấn đề đến từ việc cạnh tranh. Mối quan hệ, đội ngũ và sự phát triển năng lực của bản thân là chìa khóa giải pháp mang tính xây dựng của những thiệt hại của sự tranh chấp
Thứ tư – Đặt ra những nguyên tắc cơ bản để xử lý những cạnh tranh về quyền lực
Đặt ra những quy tắc trong tổ chức để kịp thời xử lý những vấn đề của cạnh tranh quyền lực. Ở thời điểm đầu của quá trình quản trị thay đổi, việc phân tích sự cạnh tranh và xác định những “patterns” đang lặp lại là những điểm hữu ích, đánh giá sức ảnh hưởng của sự cạnh tranh trong quá trình chuyển đổi và lập ra chiến lược tích cực để xử lý những điểm đó.
Sự thay đổi không diễn ra do tranh chấp quyền lực
Việc quản lý tốt sự cạnh tranh quyền lực sẽ gắn liền với sự thành công của quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp không thể quản lý được vấn đề về sự cạnh tranh, sự thay đổi sẽ không thể diễn ra khi mọi nguồn nhân lực đặt hết sức lực vào việc cạnh tranh nội bộ. Yếu tố lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong tiến độ thay đổi của doanh nghiệp. Chỉ khi lãnh đạo đứng ra giải quyết vấn đề tranh chấp thì khi đó doanh nghiệp mới có thể tiếp tục phát triển không ngừng. Nếu quản lý “politics” không tốt sẽ dẫn đến sự đi xuống của tổ chức như đường nét liền ở mô hình dưới, nếu quản lý tốt doanh nghiệp sẽ phát triển nhanh như đường nét đứt hình dưới thể hiện.
Việc tìm hiểu kĩ về cách quản trị sự thay đổi là một điều cần thiết để có thể đạt được năng suất cao nhất. Khi đào tạo thành công một khóa học quản trị sự thay đổi cho doanh nghiệp sẽ giúp nâng cao tinh thần tổ chức cho nhân viên, tăng độ gắn kết giữa các phòng ban. Những yếu tố này hoàn toàn có sức ảnh hưởng tích cực đến năng suất và chất lượng làm việc đồng thời rút ngắn được quá trình thực hiện sản xuất và giảm thiểu chi phí. Quản trị thay đổi cho phép doanh nghiệp tiến vào trạng thái phát triển không ngừng, cho phép nhân viên làm việc trong một môi trường tích cực về công nghệ thông tin mới.
4 loại “polictics” trong tổ chức
Đứng trước những khó khăn đặt ra cho tổ chức trong quá trình quản trị thay đổi vơi sự có mặt của cạnh tranh quyền lực, chúng ta có một mô hình phân chia rõ ràng 4 lĩnh vực cạnh tranh này bao gồm 4 lĩnh vực ẩn dụ đó là: Cỏ dại, đá, đất cao và rừng. Mỗi lĩnh vực có những quy tắc khác nhau để điều hướng khéo léo tổ chức.
Có 2 hướng trong mô hình này đó là chiều mà mức độ hoạt động cạnh tranh quyền lực diễn ra: Động lực chính trị bắt đầu với cá nhân sau đó phát triển lên cấp độ nhóm. Chiều còn lại là nơi cạnh tranh quyền lực hoạt động. Đó là nguồn sức mạnh mềm (không chính thức) và cứng (chính thức). Sức mạnh mềm là ngầm, sử dụng ảnh hưởng, các mối quan hệ và các chuẩn mực. Hoạt động cạnh tranh quyền lực dựa trên sức mạnh cứng là chính thức, hoặc quyền lực rõ ràng dựa trên quyền lực vai trò, chuyên môn, chỉ thị và cơ chế khen thưởng / kiểm soát. Hai chiều sức mạnh này có thể cung cấp cho chúng ta các công cụ để điều hướng bốn miền ẩn dụ.
Cỏ dại: Nó là dạng động lực phát triển tự nhiên, không cần kiểm soát. Nó là mức độ ảnh hưởng cá nhân và quyền lực không chính thức. Cỏ dại nếu không được kiểm soát sẽ trở thành thảm dày đặc. Trong tổ chức cũng vậy, nếu không được giám sát kỹ càng và để tự do sẽ dẫn đến các tiêu cực cho tổ chức.
Những tảng đá: Quyền lực dạng đá là tương tác cá nhân và các nguồn quyền lực chính thức như chức danh, vai trò, chuyên môn, hoặc quyền hạn. Gọi là đá vì đá có thể tượng trưng cho một nền tảng ổn định giúp tổ chức ổn định trong thời kỳ khủng hoảng. Nhưng ngược lại, các cạnh sắc bén của sức mạnh cứng có thể phá hỏng một kế hoạch.
Vùng đất cao: Mặt bằng cao kết hợp thẩm quyền chính thức với hệ thống tổ chức, yếu tố này mô tả các quy tắc, cấu trúc, hướng dẫn chính sách và thủ tục tạo thành nền tảng của các hoạt động chính trị. Lợi ích của các quy tắc và thủ tục này là họ cung cấp một kiểm tra, giám sát đối với cấp độ cá nhân. Do đó, “vùng đất cao’’ cung cấp đường ray dẫn hướng cho “các tảng đá’’. Đó là một chức năng chính trị. quy trình sử dụng các cấu trúc của hệ thống kiểm soát, khuyến khích và các biện pháp trừng phạt giữ cho tổ chức tuân thủ. Tuy nhiên, như nhiều người biết điều hành, các quy tắc và thủ tục cũng có thể dẫn đến việc công ty trở nên quá quan liêu, trong đó các quy tắc được sử dụng như một thiết bị chính trị để thách thức các lợi ích không phù hợp với các quan chức, hoặc để ngăn chặn sự đổi mới và thay đổi.
Các loại gỗ: Ngoài các quy định, hướng dẫn chính thức có thể thảo luận “gỗ” là các quy tắc ngầm, các giả định ẩn và các thói quen không được nói ra trong tổ chức. Nhóm gỗ có thể cung cấp sự an toàn và bảo mật cho các nhân viên của tổ chức nhưng đồng thời cũng có thể gây ra hỗn loạn và cản trở cho sự thay đổi.
Tóm lại, trong một tổ chức luôn tồn tại nhóm năng lực cạnh tranh, mỗi nhóm năng lực có những lợi thế và hạn chế nhất định. Hiểu được các nhóm cạnh tranh quyền lực sẽ giúp tổ chức chống lại được sự rối loạn. Tuy nhiên trong mỗi hoàn cảnh sự cạnh tranh quyền lực cũng chứa những động lực tích cực. Hãy cố gắng tìm cách kiểm soát thay vì phán xét các hành vi. Các nhà lãnh đạo tốt là những người có thể tránh được các bẫy tiềm ẩn của sự cạnh tranh quyền lực, biết tự bảo vệ mình vận dụng tri thức để hỗ trợ mục tiêu phát triển tổ chức. Một tổ chức muốn phát triển vững mạnh trong thời kì nhiều biến đổi như hiện nay cần nhận biết và vận dụng mỗi nhóm năng lực cạnh tranh trong từng hoàn cảnh cụ thể, tránh sự tổn hại cho tổ chức.
Với sự thấu hiểu đặc thù tổ chức, truyền năng lượng tích cực, gắn kết đội ngũ khách hàng trong triển khai các dự án thay đổi mang tính chiến lược, bằng đội ngũ chuyên thấu hiểu tâm lý và kiến thức cập nhật mang tính hệ thống OD CLICK luôn sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp để giải quyết những khó khăn từ sâu bên trong tổ chức, giúp tổ chức phát triển trong môi trường cạnh tranh biến đổi.
Nguồn tham khảo:
https://hbr.org/2017/04/the-4-types-of-organizational-politics
https://www.thedailymba.com/2011/02/28/how-to-deal-with-organizational-politics/
https://www.michiganstateuniversityonline.com/resources/leadership/organizational-change-management/
http://blog.emergentconsultants.com/2011/12/12/harnessing-office-politics-to-help-drive-change/