7 CÁCH DỄ DÀNG ĐỂ CẢI THIỆN GIAO TIẾP NỘI BỘ CỦA CÔNG TY BẠN ĐƯỢC TỐT HƠN
Chúng ta ý thức rất rõ hiệu quả của giao tiếp đối việc mọi mặt của đời sống, giao tiếp là công cụ để chúng ta truyền đạt và kết nối thông tin. Với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, việc ứng dụng phần mềm nội bộ trong chia sẻ thông tin đã không còn xa lại với các doanh nghiệp trên Thế Giới và cả Việt Nam. Tuy nhiên thực tế cho thấy vẫn nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc truyền thông, chia sẻ thông tin nội bộ. Do vậy một số gợi ý dưới đây sẽ là công cụ hữu hiệu để giúp các doanh nghiệp cải thiện vấn đề này.
- Hãy bắt đầu suy nghĩ về tổ chức của bạn giao tiếp như thế nào?
Cải thiện giao tiếp tốt hơn sẽ là điều không thể nếu bạn không xác định nguyên nhân của vấn đề. Các phương thức giao tiếp như email, trò chuyện nhóm, phương tiện hội nghị thông qua công nghệ thông tin và điện thoại đều có ưu và nhược điểm riêng.
Ví dụ như Email, đôi khi nó không hẳn là một phương tiện hoàn hảo để trao đổi những cuộc trò chuyện “tâm tình”. Do vậy đây chính là lý do tại sao một số công ty đang bắt đầu ủng hộ phần mềm mạng xã hội và các công cụ cộng tác xã hội để giúp việc giao tiếp được nhanh chóng và phong phú hơn.
Do vậy các nhà làm truyền thông nội bộ nên tạo danh sách các công cụ giao tiếp nội bộ hiện tại và thực hiện đánh giá trung thực về những công cụ bạn nghĩ đang hoạt động tích cực và những công cụ nào cần được thay thế hoặc cập nhật
- Sắp xếp lại văn phòng
Nếu bạn và nhân viên của mình làm việc trong một không gian làm việc truyền thống và ít có sự bày trí lại. Một trong những bước tốt nhất và rõ ràng nhất để cải thiện giao tiếp là suy nghĩ đến việc sắp xếp lại văn phòng làm việc. Ngăn khu vực và phân vùng có thể phục vụ tạo ra một không gian yên tĩnh, nhưng nó cũng có thể cô lập nhân viên và chặn giao tiếp của nhân viên. Nếu bạn nghĩ rằng đây có lý do khiến giao tiếp của nhân viên thiếu cởi mở, hãy thử sắp xếp lại bố cục văn phòng của bạn để làm cho nó cởi mở hơn. Làm như vậy có thể phục vụ để tạo thuận lợi cho sự tương tác và cộng tác của nhân viên, chưa kể đến việc còn khiến cho cho văn phòng của bạn trở nên dễ chịu hơn. Bạn cũng có thể nghĩ đến việc cho phép người của bạn chuyển đổi bàn làm việc theo thời gian tùy thuộc vào dự án của họ.
- Giữ Cửa của bạn Mở và Lên lịch Thời gian để Nói chuyện
Hãy luôn khuyến khích và “mở cửa” để chào đón các cuộc trao đổi với nhân viên cấp dưới của bạn, nên hiểu điều này theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng. Cánh cửa luôn luôn đóng cũng có thể là một vật ngăn cản việc tiếp cận cơ hội được chia sẻ thông tin của nhân viên.
Một chiến thuật khác là truyền thông theo lịch trình, có thể trao quyền cho nhân viên của bạn, xây dựng niềm tin và củng cố nền văn hóa giao tiếp mở trong toàn bộ tổ chức của bạn. Dành thời gian để gặp gỡ mọi người thường xuyên khi bạn cảm thấy cần thiết, mời họ thảo luận về suy nghĩ của họ đối với các dự án, nhiệm vụ và tổ chức của bạn nói chung.
Các cuộc họp nhanh hàng ngày cũng là một lựa chọn tuyệt vời và có thể phục vụ một mục đích thực tế: Bạn có thể làm gì để nhắc nhở các thành viên trong nhóm về tình trạng hiện tại của nhiệm vụ của họ. Các buổi thảo luận chia sẻ hàng ngày có thể được tổ chức trực tiếp hoặc qua hội nghị truyền hình và không nên kéo quá dài thời gian, thường 15 phút. Nếu tổ chức của bạn bạn may mắn để mọi người trong nhóm của bạn ở cùng một múi giờ, hãy thử lên lịch các cuộc họp diễn ra cùng một lúc mỗi ngày — lý tưởng vào đầu hoặc cuối giờ làm việc. Đặc biệt không nên họp và cuối giờ của ngày làm việc cuối cùng trong tuần.
- Khuyến khích được phép thảo luận ngoài lề công việc.
Đối với một số nhà quản lý và giám đốc điều hành, thời gian là tiền bạc nên họ luôn công việc, công việc mỗi khi gặp nhân viên của mình, Nhưng với tư cách là một người giao tiếp, có thể bạn đã nhận ra rằng không thể mong đợi mọi người thực sự xây dựng môi trường phát triển hiệu quả nếu tất cả những gì họ đang nói đến chỉ là công việc, thật là mệt mỏi và căng thẳng. Hãy để cho nhân viên có cơ hội được nói cả chuyện ngoài lề công việc như bạn bè, gia đình, các mối quan tâm của họ…. Một lợi ích lớn của giao tiếp không chính thức là thường các chủ đề và nội dung liên lạc nội bộ sống động nhất của bạn có thể xuất phát từ đó
- Khuyến khích giao tiếp hai chiều
Nhiều doanh nghiệp có cách truyền tin theo cấp bậc trong giao tiếp, và không khó để hiểu tại sao: Thông tin từ trên xuống chứa một yếu tố kiểm soát khiến cho nó trở nên hấp dẫn đối với những người chịu trách nhiệm định hình những câu chuyện của công ty. Nhưng giao tiếp một chiều chỉ nói được một nửa câu chuyện/vấn đề mà người nói muốn thể hiện. Thực tế là tìm cách để tạo thuận lợi cho các cuộc trò chuyện hai chiều, trực tiếp hoặc thông qua các phương tiện công nghệ là một cách tốt hơn nhiều để đảm bảo rằng một nguồn thông tin trong công ty của bạn được lắng nghe trọn vẹn.
- Sử dụng “Hộp đề xuất” ẩn danh
Mọi người không phải lúc nào cũng thoải mái đưa lên mối quan tâm của họ một cách công khai, đó là lý do tại sao dùng cách tiếp cận ẩn danh có thể là điều nhằm tạo điều kiện cho những phản hồi trung thực và cởi mở. Tất cả những gì bạn cần là một cái kênh phản hồi mà có thể giúp nhân viên chia sẻ một cách thoải mái và bảo mật danh tính của họ.
- Tận dụng lợi thế của truyền thông xã hội
Phương tiện truyền thông xã hội đã nổi lên như là một cách mạnh mẽ và hiệu quả cho các doanh nghiệp để giao tiếp với khách hàng, nhân viên. Công ty của bạn có trang facebook không? Tài khoản Twitter? Bạn có trên Instagram không? Với phương tiện truyền thông xã hội, nhân viên có thể thích, nhận xét và chia sẻ thông tin thú vị có liên quan đến tổ chức của bạn.
Sử dụng linh hoạt các cách thức giao tiếp và luôn tìm ra cách khuyến khích sự chia sẻ của nhân viên, xây dựng môi trường cởi mở sẽ giúp việc truyền thông đạt hiệu quả cao.