MÔ HÌNH PHÁT TRIỂN TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ
Trong doanh nghiệp, luông thông tin luôn cần thông suốt và liên tục theo cả hai chiều: từ lãnh đạo đến nhân viên và ngược lại. Việc đưa được thông điệp về tầm nhìn cùng mục tiêu của lãnh đạo trong nội bộ của doanh nghiệp rất quan trọng đồng thời cũng rất khó khăn. Để giúp truyền thông nội bộ của doanh nghiệp hiệu quả hơn, Howard Rohm, David Wilsey, Gail Stout Perry và Dan Montgomery đã nghiên cứu ra “Mô hình phát triển truyền thông nội bộ”.
Một doanh nghiệp có phương tiện truyền thông nội bộ hiệu quả, trước hết, cần có kế hoạch cụ thể chi tiết về cách sử dụng các kênh truyền thông trong tổ chức. Mỗi nhóm đối tượng trong tổ chức có tư duy và cách tiếp cận khác nhau đối với các vấn đề trong tổ chức.
Bước đầu tiên của lập kế hoạch truyền thông nội bộ là xác rõ các nhóm đối tượng trong doanh nghiệp cần được truyền thông điệp. Qua đó, lãnh đạo sẽ nhận biết được mong muốn và hành động chống đối từ mỗi nhóm đối với việc thay đổi. Từ đó, lãnh đạo đưa ra phương án giải quyết các vấn đề về lợi ích và xây dựng được thông điệp chính cho từng nhóm thông qua kế hoạch truyền thông cụ thể về phương tiện, thời gian, người truyền đạt.
Để làm hiệu quả được công việc đó, các nhà lãnh đạo có thể tham khảo “Mô hình phát triển truyền thông nội bộ” sau:
Có 6 mục lãnh đạo cần lưu ý khi muốn phát triển truyền thông trong doanh nghiệp của mình:
1. Đối tượng tham gia: các lãnh đạo muốn gửi thông điệp của mình đến nhóm đối tượng nào?
2. Mục tiêu (TẠI SAO): Lý do tại sao các nhà lãnh đạo lại đưa ra những thông điệp đó? (Dựa vào những thay đổi về hành vi mong muốn, sự nhận thức, sự hỗ trợ phụ thuộc vào đối tượng).
3. Nội dung (CÁI GÌ): Nội dung của thông điệp muốn phổ biến và đóng góp là gì? (1 chiều hoặc 2 chiều).
4. Phương tiện (BẰNG CÁCH NÀO): Cách thức mà lãnh đạo muốn đưa thông tin đến với các nhóm đối tượng của mình? (1 chiều hoặc 2 chiều). Ví dụ: họp toàn thể, bản tin, thảo luận cá nhân, áp phích….
5. Thời gian (KHI NÀO): Thời gian mà các nhà lãnh đạo muốn truyền đạt thông điệp của mình đến với mọi người? Tần suất của thông điệp nhiều hay ít? Ví dụ: họp toàn thể (tháng), gửi mail về báo cáo công việc (tuần),….
6. Trách nhiệm (AI): Thông điệp sẽ được đưa ra bởi ai? Được truyền đạt thông qua những người ở vị trí nào? Ví dụ: Cấp trên gặp gỡ cá nhân với nhân viên để truyền đạt về thông điệp tầm nhìn của doanh nghiệp.
Nhiều chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp cho rằng truyền thông nội bộ hiệu quả và có chiến lược rõ ràng sẽ mang lại kết quả cao nhất đối với việc truyền tải những mong muốn và tầm nhìn của lãnh đạo đến với mọi thành viên trong tổ chức. Khi lãnh đạo thành công trong việc truyền đạt thông điệp hiệu quả cho nhân viên của mình, doanh nghiệp sẽ gắn kết, phát triển theo hướng đi chiến lược mà lãnh đạo đề ra.