Cũng giống như các bộ công cụ khác, các thước đo mục tiêu muốn áp dụng được trong TK21 với công nghệ tiên tiến 4.0 thì càng phải được theo dõi và giám sát thường xuyên. Vì vậy cần phải có những báo cáo để đáp ứng được yêu cầu của những cấp độ khác nhau trong tổ chức (hội đồng quản trị, nhóm quản lý cấp cao, nhóm quản lý cấp trung, và nhiều nhóm khác nhau). Công tác báo cáo KPI cần được thực hiện 24/7, hàng ngày hoặc hàng tuần, để hỗ trợ cho việc ra quyết định đúng lúc.
Công tác báo cáo ở các doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải một vấn đề rất nghiêm trọng. Những người soạn báo cáo thường không hiểu đủ về nền tảng khoa học đằng sau việc báo cáo. Bên cạnh đó có quá nhiều báo cáo dưới dạng hàng tháng, như vậy là quá trễ để có thể kích thích hành động ngay lập tức. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu một số dạng thức thông lệ tốt hơn trong công tác báo cáo qua quan điểm của Stephen Few – ông là chuyên gia trong lĩnh vực này, ông là tác giả của 3 cuốn sách về lĩnh vực trực quan hóa dữ liệu (data visualization) bán chạy hàng đầu trên Amazon.
Công trình nghiên cứu của Stephen Few về trực quan hóa dữ liệu
Trực quan hóa dữ liệu là một lĩnh vực đang ngày càng có tầm quan trọng đối với các tổ chức. Giờ đây các nhà kế toán và nhà quản lý không thể thiết kế ra những dạng thức báo cáo có các trình bày dữ liệu đẹp là được. Có cả một khoa học đằng sau những yếu tố giúp công tác trình bày dữ liệu (data display) phát huy được hiệu quả.
Stephen Few đưa ra một danh sách hữu ích về những cái bẫy thường gặp trong thiết kế bản thông tin (dashboard) bao gồm:
|
Vượt quá giới hạn của một màn hình duy nhất |
Cần suy nghĩ thật cẩn thận về thiết kế và tránh cho phép người đọc được quyền truy cập những lựa chọn khác. Chúng ta cần xác định những gì mà người đọc nên nhìn thấy trên bảng thông tin, thay vì để người đọc phải click vào một biểu tượng để lấy được một dữ liệu quan trọng nào đó. |
|
Không cung cấp đầy đủ bối cảnh cho dữ liệu |
Chúng ta quá thường xuyên sử dụng những giao diện vốn không cung cấp đầy đủ thông tin về vấn đề đâu là hiệu suất tốt, như thế nào là hiệu suất kém. |
|
Trình bày quá chi tiết hoặc quá chính xác |
Các biểu đồ nên tổng kết thông tin và vẽ ra được một bức tranh lớn. Biểu đồ không nên có nhiều hơn một thang đo 5 điểm (5-point scale) và bạn nên tránh trình bày thang đo này chính xác quá mức cần thiết, ví dụ ghi là 5 triệu USD thay vì ghi rõ 5.000.000 USD! |
|
Bắt đầu thang đo từ giữa đường |
Thông thường khi muốn nhấn mạnh một điểm nào đó, báo chí sẽ thể hiện một tỷ lệ thay đổi giữa một khoảng phạm vi rất hẹp, ví dụ từ đô la Mỹ sang euro giữa một khoảng phạm vi 5 cent để phóng đại sự biến động. Nhiều người không biết rằng điều này có thể khiến người đọc hiểu sai và tạo ra những quyết định sai lầm. Tốt hơn là bạn nên trình bày biểu đồ bằng cách bắt đầu thang đo từ số 0. |
|
Chọn sai phương tiện cho việc trình bày |
Chọn sai biểu đồ, đặc biệt là biểu đồ tròn! Few chỉ ra rằng biểu đồ thanh ngang tốt hơn biểu đồ tròn rất nhiều. |
|
Sử dụng sự đa dạng vô nghĩa |
Sử dụng vô số biểu đồ khác nhau chỉ vì chúng ta có khả năng làm như vậy. |
|
Sắp xếp dữ liệu kém |
Không liên kết các vấn đề với nhau và không đặt các biểu đồ về cùng một vấn đề ở cùng một vị trí trên bảng thông tin. |
|
Sử dụng nhiều màu sắc để làm nổi bật mọi thứ |
Few chỉ ra rằng nhiều người đọc không phân biệt được một số màu nhất định, vì vậy hãy tối thiểu hóa việc sử dụng màu sắc, chỉ dùng màu đỏ để làm nổi bật những lĩnh vực đáng quan tâm. |
|
Làm rối màn hình với những chi tiết trang trí vô dụng |
Bạn nên duy trì không gian trắng cho màn hình bằng cách chỉ trình bày những thứ có ý nghĩa với người đọc |
Báo cáo các KPI với cấp quản lý và đội ngũ nhân viên
– Báo cáo trong ngày/ hàng ngày về các KPI
Một lợi ích của việc cung cấp cho nhóm quản lý cấp cáo thông tin hàng ngày/ hàng tuần về các lĩnh vực hiệu suất là khi đó mốc cuối tháng sẽ trở nên ít quan trọng hơn. Nói cách khác, nếu tổ chức báo cáo các KPI theo tần suất 24/7 hoặc hàng ngày thì cấp quản lý thông qua trực giác sẽ biết được ngày liệu tổ chức đang có một tháng tốt hay xấu, thành công hay thất bại. Dưới đây là một mẫu ví dụ về báo cáo KPI hàng ngày:
Tải ví dụ tại đây: https://drive.google.com/file/d/1OZhGgHhZNmNWG_03KlVxidfrFH_Ipi0K/view?usp=sharing
– Báo cáo ngoại lệ trong ngày cho CEO, về các vấn đề nhân sự
Các ngoại lệ quan trọng nhất thiết phải được báo cáo với Tổng Giám đốc Điều hành (CEO) ngay khi chúng vừa xảy ra. Những vấn đề sau cần được đề cập giải quyết trong các tổ chức tư và công:
+ Tất cả các lời mời làm việc hơn ba ngày vẫn chưa có quyết định cuối cùng từ ứng viên nên được CEO trực tiếp điều tra. Trong hầu hết mọi trường hợp, sự chần chừ này cho thấy ứng viên vẫn đang cân nhắc những lựa chọn khác. Một cuộc gọi thuyết phục ứng viên chấp nhận lời mời có thể giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí tuyển dụng mà chỉ cần vài phút nói chuyện.
– Những khóa học nội bộ có số lượng nhân viên tham dự rất ít vì họ nghĩ rằng công việc hàng ngày của họ quan trọng hơn những khóa học này rất nhiều.
– Họ liên tục bị cuốn vào một vòng xoáy khó xử bởi những ràng buộc mâu thuẫn nội tại của nó.
– Những nhân viên đã nghỉ bệnh hơn hai tuần mà không có một chương trình “quay trở lại làm việc”.
– Hầu hết các CEO đều rất xem trọng những vụ tai nạn hoặc vi phạm an toàn lao động, vì vậy những điều này cần được báo cáo với CEO trong vòng một tiếng sau khi xảy ra tai nạn.
– CEO nên tìm hiểu về tất cả những nhân viên quan trọng vừa nộp đơn xin nghỉ việc. Một cuộc gọi cá nhân từ CEO có thể sẽ xoay chuyển được tình thế hoặc, ít nhất, mở ra cơ hội quay trở lại làm việc trong tương lai. Dưới đây là một ví dụ về báo cáo ngoại lệ nhân sự hàng ngày:
Tải ví dụ tại đây: https://drive.google.com/file/d/1mgJ105MdbORVDfBUg7HWL_ocowxX76me/view?usp=sharing
Báo cáo KPI hàng tuần với CEO
Một số KPI chỉ cần được báo cáo hàng tuần là đủ, tất cả các KPI loại này đều được theo dõi bằng biểu đồ theo thời gian, ít nhất là 15 tháng, nhưng trong ví dụ này chỉ có 3 KPI hiện đang cho thấy một sự sụt giảm sẽ được thể hiện bằng biểu đồ. 2 KPI còn lại sẽ được giữ lại và sử dụng khi cần thiết. Những cách báo cáo bằng KPI như này hoàn toàn có thể bị thay thế bằng các phần mềm báo cáo ngoài việc dùng các bảng biểu excel ra.
Báo cáo các thước đo mục tiêu với nhân viên
Doanh nghiệp nên có một dạng báo cáo biểu tượng hàng tháng nào đó với đội ngũ nhân viên. Nếu báo cáo này có lỡ bị bỏ quên trên xe buýt thì nó cũng sẽ không gây tổn hại gì cho tổ chức nếu bị rơi vào tay của một đối thủ cạnh tranh. Báo cáo biểu tượng (icon report) là lý tưởng nhất vì chúng sẽ cho bạn biết cái gì tốt, cái gì đạt, và cái gì cần được cải thiện mà vẫn không tiết lộ dữ liệu cốt lõi. Dưới đây là ví dụ về báo cáo dành cho nhân viên bao hàm các nhân tố thành công quan trọng và nhắc nhở nhân viên về các chiến lược của tổ chức:
Tải ví dụ tại đây: https://drive.google.com/file/d/17ajGTGwxdmSaxTRFdBuoRdWsVku1JPiv/view?usp=sharing
Cách gắn kết, hòa hợp công tác báo cáo các thước đo mục tiêu
Bảng 1.1
|
– Báo cáo hàng ngay/ hàng tuần (KPI, RI và PI) – Tiến độ hàng tuần của RI và PI – Tiến độ 24/7 và hàng ngày với các KPI |
– Tổng kết hoạt động hàng tháng – Bảng thông tin dành cho HĐQT – Nhóm quản lý cấp cao |
– Thẻ điểm cân bằng nhóm – Tiến độ hàng tháng – Báo cáo nhóm hàng tuần – Tiến độ hàng tuần |
Quan trọng nhất là những báo cáo hàng ngày và hàng tuần được thể hiện ở cột bên trái. Chúng sẽ được nhóm quản lý cấp cao và những nhân iên liên quan xem. Một vài báo cáo loại này sẽ có mặt trên mạng nội bộ intranet, được cập nhật 24/7. Vào cuối tháng, thông tin tổng hợp sẽ được cung cấp cho:
– Hội đồng quản trị, để giúp họ hiểu được các hoạt động và tiến triển của các CSF
– Đội ngũ nhân viên, để cung cấp ý kiến phản hồi về những nỗ lực của họ trong tiến triển với các CSF
– Ban giám đốc, tổng kết tiến triển trong các CSF (đã được giám sát trong các báo cáo hàng ngày và hàng tuần), hoặc các nhân tố thành công khác (chỉ được giám sát hàng tháng)
Trong cột bên phải của bảng 1.1, các nhóm sẽ giám sát hiệu suất thông qua thẻ điểm của mình. Nếu một nhóm có liên quan đến một KPI, họ cũng sẽ giám sát việc báo cáo KPI được thể hiện trong cột bên trái.
Các doanh nghiệp muốn thực hiện việc triển khai KPI tốt thì cần những ý kiến khách quan cùng các giải pháp thực tiễn được giám sát chặt chẽ, hướng tới sự phát triển bền vững. OD CLICK với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp Việt Nam tin rằng sẽ có thể cùng doanh nghiệp vươn lên trong cạnh tranh và bền vững trong tương lai.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo:
1. https://davidparmenter.com/
2. David Parmenter, KPI Key Performance Indicators, 2015.
3. Edward Tufte, Beautiful Evidence (Graphics Press, 2006)
4. Jim Collins, Good to Great: Why Some Companies Make the Leap and Others Don’t (New York: HarperBusiness, 2001