Trong thời điểm sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, cùng với những biến số bất ngờ xảy đến như dịch bệnh, các doanh nghiệp cần phải đứng vững và chuyển mình trước những khó khăn để hướng đến phát triển hơn nữa trong tương lai. Để làm được điều này, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng đội ngũ nhân sự gắn bó, cam kết, và khát khao cống hiến. Khi các lãnh đạo quan tâm đến suy nghĩ và luôn muốn mang lại trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên, cho họ môi trường để phát triển thì quan hệ giữa nhân viên với tổ chức luôn bền chặt
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng làm tốt được điều trên. Hệ quả là tình trạng nhân sự nghỉ việc tại một số ngành đang tăng nhanh chóng. Cụ thể, theo khảo sát ‘’Chuyện người ra đi’’ của công ty Anphabe cho thấy trong những năm vừa qua, tỷ lệ nghỉ việc tăng liên tục trong các công ty Việt Nam là 19,1% trong năm 2017 và 20,5% trong năm 2019. Đáng báo động hơn tỷ lệ nghỉ việc của những nhân sự nòng cốt như Trưởng nhóm, Quản lý, Giám đốc đang xu hướng tăng cao.
Sự ra đi của những nhân sự cấp cao này rung lên hồi chuông cảnh tỉnh đối với những nhà lãnh đạo công ty về sự thấu hiểu và quan tâm với nguồn nhân lực của mình. Vấn đề có thể đến từ những khía cạnh khác nhau. Thứ nhất, các lãnh đạo chưa thực hiện khảo sát thường xuyên cho nhân sự để tìm hiểu xem họ có đang hài lòng không? và họ có đang gặp phải những vấn đề gì không?. Thứ hai, các nhà quản lý chưa thực hiện đúng cách thức khảo sát để mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Trong khảo sát việc xây dựng những câu hỏi cũng là phần quan trọng nhằm giúp công ty thu thập thông tin đầy đủ nhất về vấn đề công ty chưa tốt, ảnh hưởng đến trải nghiệm nhân viên. Từ đó đưa ra những giải pháp kịp thời.
Martinez, Paraguay và Latorre (2004) cho rằng con người có phản ứng với các tình huống công việc không làm anh ta hài lòng và có thể thay đổi thái độ của anh ta. Kết quả của sự hài lòng công việc từ đó được xác định là cực kỳ quan trọng đối với các tổ chức. Đặc biệt về ý nghĩa của nó có thể mang lại đối với năng suất, hiệu quả, chất lượng công việc và sự tham gia tích cực của nhân viên (Siqueira, 2008 ). Do đó, sự ‘’ra đi’’ của các nhân sự đến từ trải nghiệm làm họ không hài lòng.
Vậy làm sao để khắc phục được tình trạng này? Đó chính là lý do OD CLICK chọn đề tài khảo sát sự hài lòng và cam kết của nhân sự này. Bài viết sẽ cung cấp cho độc giả góc nhìn khái quát về vấn đề này, đồng thời là quy trình để xây dựng khảo sát hiệu quả.
Trước khi đi đến các bước xây dựng khảo sát hiệu quả đạt được mục tiêu của tổ chức, bài viết đưa ra khái niệm và vai trò của khảo sát sự hài lòng và cam kết của nhân viên.
TỔNG QUAN VỀ KHẢO SÁT SỰ HÀI LÒNG VÀ CAM KẾT CỦA NHÂN VIÊN
Khái niệm
Khảo sát sự hài lòng và cam kết của nhân viên là quá trình được thiết kế để đo lường và đánh giá động lực và mức độ gắn kết của nhân sự trong việc thực hiện công việc mỗi ngày. Từ những cuộc khảo sát này, các nhà quản lý có thể hiểu hơn suy nghĩ và thái độ của nhân viên đối với môi trường làm việc của công ty nói chung và công việc của họ nói riêng. Việc khảo sát này giúp xác định được hai vấn đề chính. Thứ nhất, điều gì ảnh hưởng khiến họ không thực hiện hiệu quả công việc được giao. Điều này có thể đến từ việc giao việc không hiệu quả từ cấp trên cũng có thể do tính chất của nhiệm vụ này có độ khó cao. Hiểu được vấn đề này, các nhà lãnh đạo sẽ có những biện pháp giải quyết hiệu quả. Bởi vấn đề đề này nếu kéo dài sẽ khiến nhân sự mất động lực và có thể nghỉ việc. Thứ hai, doanh nghiệp có thể hiểu được điều mà họ chưa hài lòng về công ty. Sự không hài lòng có thể vì mức đãi ngộ chưa phù hợp hay công việc được giao chưa phát huy được hết tài năng của họ. Tất cả đều yếu tố quan trọng tác động đến sự cam kết của nhân sự với tổ chức.
Việc khảo sát này cần diễn ra thường xuyên trong doanh nghiệp. Bởi vấn đề thì luôn phát sinh qua những thời điểm khác nhau, do đó việc khảo sát định kỳ sẽ giúp các nhà lãnh đạo nắm tình hình sát sao hơn để đưa ra những kế hoạch cải thiện kịp thời. Điều này góp phần đáng kể trong việc giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân sự bởi khi thường xuyên khảo sát khiến họ cảm nhận công ty quan tâm đến vấn đề và luôn mong muốn cho họ môi trường làm việc tốt nhất.
Sau khi hiểu khảo sát sự hài lòng và cam kết của nhân viên là gì và những điểm cần lưu ý, bài viết nêu ra vai trò của khảo sát đối với các doanh nghiệp hiện nay.
Vai trò của khảo sát
Thứ nhất, khảo sát góp phần giúp xây dựng đội ngũ vững mạnh. Để làm được điều này, các nhà lãnh đạo cần hiểu những vấn đề mà họ đang gặp phải cũng như điều thúc đẩy họ trong công việc. Từ đó đưa ra những giải pháp kịp thời để giải quyết những khó khăn cũng như tiếp tục đẩy mạnh những gì đã làm tốt tạo cảm hứng cho nhân sự. Khi nhân sự có được sự hài lòng về môi trường làm việc cũng như công việc giúp phát huy hết năng lực của họ, sự gắn kết với tổ chức theo đó mà được nâng cao.
Thứ hai, khảo sát giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe. Trong quá trình làm việc sẽ có những vấn đề bất cập phát sinh, nếu không quan tâm để cho nhân sự tự giải quyết, thì họ cảm thấy áp lực và bất mãn. Việc khảo sát này sẽ mục đích tạo tiếng nói cho nhân viên bằng cách cho họ cơ hội để chia sẻ và phản hồi. Câu hỏi khảo sát mở sẽ giúp nhân sự chia sẻ được sâu hơn và thiết lập giao tiếp hai chiều. Việc quản lý cũng bao hàm phải quản lý cảm xúc con người, khi nhân sự thấy mình được lãnh đạo lắng nghe chia sẻ, họ sẽ có động lực và trách nhiệm hơn.
Thứ ba, khảo sát giúp công ty đánh giá lại mình. Thực hiện các cuộc khảo sát về mức độ tham gia của nhân viên một cách thường xuyên giúp bạn thu thập dữ liệu mà bạn có thể so sánh hàng năm trên cơ sở hàng năm. Những cuộc khảo sát này không chỉ giúp bạn đo lường sự phát triển của mình mà còn có thể hiểu rõ hơn về vị trí của công ty khi so sánh với các tiêu chuẩn tốt nhất trong ngành.
Cuối cùng, khảo sát góp phần phát triển tổ chức. Những cuộc khảo sát này nói lên nhiều điều về sự phát triển trực tiếp của công ty. Từ kết quả có thể thấy được phòng ban nào đang hoạt động tốt có độ gắn kết cao và phòng ban nào có vấn đề. Điều này giúp các nhà lãnh đạo có hướng đi đúng, tập trung vào vấn đề để có kế hoạch cải thiện kịp thời.
Qua phần trên, độc giả hiểu được khảo sát là gì và vai trò của nó trong phát triển tổ chức. Phần tiếp theo, bài viết đưa ra những bước để xây dựng cuộc khảo sát hiệu quả đạt được mục tiêu của tổ chức.
QUY TRÌNH XÂY DỰNG KHẢO SÁT SỰ HÀI LÒNG VÀ CAM KẾT CỦA NHÂN SỰ
Mối liên hệ giữa hiệu suất của tổ chức và sự tham gia của nhân viên là rõ ràng. Do đó mọi tổ chức muốn phát triển trong môi trường luôn thay đổi, họ cần nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của nhân viên cùng với việc thiết kế và thực hiện một quy trình khảo sát nhằm tăng mức độ hài lòng và cam kết của nhân viên. Sau đây là một số bước cơ bản trong quy trình này dựa trên được áp dụng hiệu quả trong các ngành.
Bước 1: Chuẩn bị và thiết kế
Bước đầu tiên của quy trình là việc chuẩn bị. Để chuẩn bị tốt, các nhà quản lý cần phải xác định mục tiêu và nhóm đối tượng cần thực hiện khảo sát. Mục tiêu có thể là đo lường mức độ hài lòng của nhân viên, cũng như tìm hiểu vấn đề họ gặp phải. Các công ty có thể khoanh vùng phòng ban cần khảo sát hoặc toàn bộ nhân viên. Điều này phụ thuộc vào tình hình thực tế của từng doanh nghiệp.
Sau khi có sự chuẩn bị về mục tiêu và đối tượng, các nhà quản lý xác định thời gian và cách thức để thực hiện khảo sát. Thời gian có thể lựa chọn thời điểm thích hợp như khi kết thúc dự án hay khi công ty cảm thấy tinh thần làm việc của nhân viên đang đi xuống. Điều này tùy thuộc vào từng tổ chức. Một cuộc khảo sát có thể theo cách truyền thống với in ra giấy và đưa cho nhân sự thực hiện hoặc có thể làm trực tuyến với những ứng dụng hỗ trợ như Google doc,… Việc sử dụng trực tuyến sẽ tiến lợi hơn cho nhân sự vì có thể điền vào bất kỳ khoảng thời gian nào. Hơn nữa, sử dụng ứng dụng dễ dàng hơn cho việc thống kê phân tích. Tuy nhiên với sử dụng văn bản tạo sự tương tác cao hơn, nhiều khi họ muốn chia sẻ thì việc viết vẫn tốt hơn gõ trên bàn phím. Do vậy, tùy vào quy mô của cuộc khảo sát, các lãnh đạo có thể chọn phương pháp phù hợp. Cuộc khảo sát với số lượng không nhiều thì việc bằng văn bản sẽ đạt hiệu quả.
Bước 2: Khảo sát sự hài lòng và cam kết nhân viên
Sau khi xác định mục tiêu của khảo sát là hướng đến điều gì?, có thể về sự hài lòng bao gồm mức lương, môi trường làm việc. Từ đó, các nhà quản lý sẽ thiết kế ra bảng hỏi nhằm hiện thực hóa mục đích đã xác định. Việc thiết kế bảng hỏi là quan trọng bởi câu hỏi cần được đưa ra khoa học, đúng trọng tâm để thu được kết quả chính xác nhất.
Để thiết kế bảng hỏi hiệu quả cần lưu ý những điểm sau: Thứ nhất, các nhà quản lý cần đưa ra câu hỏi ngắn gọn. Bởi, các câu hỏi ngắn gọn giúp nhân viên dễ hiểu và có nhiều thời gian để cân nhắc hơn, từ đó thu được câu trả lời tốt. Thứ hai, Tối ưu hóa độ dài của khảo sát. Những cuộc khảo sát nên giữ lượng câu hỏi dưới 20 câu để khiến nhân viên giữ sự thoải mái và tập trung để trả lời. Nhiều câu hỏi sẽ dễ khiến họ thấy nản vì thế chất lượng câu trả lời sẽ không cao. Thứ ba, khi thiết kế bảng hỏi cần phối hợp câu hỏi mở và câu hỏi đóng. Câu hỏi mở cho phép nhân viên đưa ra ý kiến và trình bày vấn đề của họ. Từ đó các nhà quản lý có được nhiều thông tin chi tiết hơn. Câu hỏi đóng là những câu nhân sự đưa sự lựa chọn. Do đó, sự phân bổ số lượng câu hỏi phù hợp giúp thu về nhiều thông tin nhất. Thông thường số lượng câu hỏi mở sẽ ít hơn, nếu nhiều quá dễ khiến nhân sự chán nản khi trả lời.
Tuy nhiên để xây dựng hệ thống câu hỏi chặt chẽ, hiệu quả để khi nhân sự trả lời có thể tìm ra yếu tố tác động, các nhà quản lý cần tham khảo bộ câu hỏi khảo sát được các nhà nghiên cứu sử dụng.
Theo một nghiên cứu của Rachelle, Maureen, Tessa được đăng 2013, họ chọn bộ câu hỏi với chủ yếu là câu hỏi đóng theo dạng thang đo từ không đồng ý đến hoàn toàn đồng ý
- ‘’ Tôi hài lòng với cơ hội thăng tiến’’
- ‘’ Tôi được đào tạo để thực hiện công việc’’
- ‘’ Nội quy của tổ chức khiến tôi thoải mái làm việc’’
- ‘’ Tôi đã học được nhiều kỹ năng mới ở công ty’’
- ‘’ Khối lượng công việc tôi phải hoàn thành mỗi tuần là hợp lý’’
- ‘’ Cơ sở vật chất tạo điều kiện cho tôi hoàn thành công việc’’
- ‘’ Công việc của tôi có được đánh giá công bằng không’’
- ‘’ Tôi làm thấy dễ dàng giao tiếp với mọi người trong tổ chức’’
- ‘’ Tôi có cơ hội phát triển nhiều hơn kỹ năng bản thân’’
- ‘’ Công việc hiện tại phù hợp với tôi’’
Một bộ câu hỏi khác của công ty Best Companies Group để khảo sát sự cam kết và hài lòng của nhân sự. Đây là công ty nổi tiền về khảo sát với đề tài ‘’Best Places to Work’’, ‘’Best Companies’’. Họ chia ra những mục lớn để phân bổ câu hỏi khảo sát với dạng thang đo (likert question).
- Về sự lãnh đạo của tổ chức
- ‘’Tôi hiểu chiến lược của công ty’’
- ‘’ Lãnh đạo quan tâm tới quyền lợi của nhân viên’’
- ‘’ Lãnh đạo cởi mở với đóng góp ý kiến nhân viên’’
- Văn hóa doanh nghiệp
- ‘’ Tôi quý đồng nghiệp trong tổ chức’’
- ‘’ Tôi thấy tôi có thể thoải mái thể hiện quan điểm cá nhân’’
- ‘’ Sự giao tiếp trong tổ chức diễn ra thường xuyên’’
- ‘’ Tại công ty, mọi người vui vẻ khi làm việc không’’
- Vai trò trong tổ chức
- ‘’ Tôi thích công việc tôi đang làm’’
- ‘’ Deadline được giao một cách khoa học’’
- ‘’ Tôi cảm thấy mình được đánh giá cao trong tổ chức’’
- ‘’ Công việc phát huy hết cả kỹ năng, khả năng của tôi’’
- ‘’ Tôi hiểu vai trò của mình trong sự thành công của tổ chức’’
- Môi trường làm việc
- ‘’ Điều kiện làm việc của tôi là tốt’’
- ‘’ Môi trường làm việc tạo sự thoải mái cho tôi’’
- Quan hệ với cấp trên
- ‘’ Cấp trên đối xử với tôi công bằng’’
- ‘’ Cấp trên xử lý vấn đề liên quan đến công việc của tôi một cách thỏa đáng’’
- ‘’ Cấp trên sẵn sàng nghe ý kiến và phản hồi của tôi’’
- Chế độ đãi ngộ:
- ‘’ Tiền lương công bằng với hiệu suất công việc’’
- ‘’ Tôi hài lòng với chính sách đãi ngộ của công ty’’
- Đào tạo và phát triển
- ‘’ Tổ chức cung cấp những chương trình đào tạo tôi cần’’
- ‘’ Tôi được tạo cơ hội thăng tiến trong tổ chức’’
- Trải nghiệm chung của nhân sự
- ‘’ Tôi tự hào khi làm việc cho công ty’’
- ‘’ Tôi thấy tổ chức đã tạo ra môi trường tốt nhất để tôi làm việc
- ‘’ Tôi dự định tiếp tục sự nghiệp của mình ở đây’’
Và câu hỏi mở là: tổ chức này có thể làm gì để tăng sự hài lòng và năng suất của bạn với tư cách là một nhân viên?
Bước 3: Phân tích dữ liệu và đưa ra kết quả
Đây là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình. Sau khi thu thập được những câu trả lời mong muốn từ nhân sự, việc xử lý dữ liệu để tìm ra những vấn đề cũng như điểm tốt mang ý nghĩa quyết định đến sự thành công của cuộc khảo sát.
Trong bước này, các nhà quản lý sàng lọc và loại bỏ những câu trả lời không hợp lệ hoặc không đáp ứng được yêu cầu đề ra để đảm bảo kết quả khảo sát là phản ánh chính xác nhất. Sau khi sàng lọc những câu trả lời không hợp lệ, các nhà quản lý tiến hành mã hóa dữ liệu câu trả lời thành con số để bắt đầu quá trình phân tích dữ liệu. Từ việc phân tích dữ liệu, công ty sẽ xác định được yếu tố nào đang ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên, cũng như yếu tố nào là động lực thúc đẩy họ làm việc hiệu quả.
Có nhiều ứng dụng có thể sử dụng để phân tích kết quả khảo sát nhưng thông dụng nhất vẫn là phần mềm SPSS. Với phần mềm SPSS (Statistical Package for the Social Sciences), các câu trả lời sẽ được mã hóa dưới dạng các dãy số từ 0 đến 5 theo mức độ đánh giá của nhân sự. Đây ví như những con số biết nói, khi chạy phần mềm sẽ cho ra kết quả những yếu tố ảnh hưởng. Phần mềm này tương đối dễ sử dụng và có thể tải về nhanh chóng. Hơn nữa phần mềm có thể chạy được với lượng lớn dữ liệu. Do đó, với việc khảo sát trong tổ chức, SPSS là công cụ thích hợp để các nhà quản lý cân nhắc sử dụng.
Điểm quan trọng là kết quả khảo sát muốn đảm bảo tính chính xác thì câu hỏi khảo sát cần chất lượng. Do vậy các nhà quản lý nên lấy xây dựng mẫu câu hỏi khảo sát dựa trên những bộ câu hỏi được nghiên cứu kỹ lượng từ nhà khoa đọc.
Kết quả của cuộc khảo sát nên được công bố cho tất cả thành viên được biết để đảm bảo sự minh bạch. Bởi, xét cho cùng việc khảo sát để dựa trên câu trả lời của nhân sự cũng như mục đích để nâng cao trải nghiệm cho họ. Vì vậy, việc thông báo kết quả cho thấy những câu trả lời đều được ghi nhận và tổ chức sẵn sàng tiếp thu để cải thiện vì lợi ích cao nhất của nhân viên.
Trong bước này, các nhà quản lý cần đánh giá và tổng kết chung về sự kiện khảo sát sự hài lòng và cam kết của nhân sự lần này xem công ty đã đạt được mục đích của cuộc khảo sát chưa? Đồng thời thống kê lại những điểm công ty đã làm tốt góp phần thúc đẩy động lực cho nhân viên, cũng như những điểm công ty chưa làm tốt khiến họ chưa hài lòng.
Bước 4: Lập kế hoạch hành động
Việc khảo sát sự hài lòng và cam kết sau khi thu được kết quả cần đòi hỏi kế hoạch hành động cải thiện nhanh chóng. Làm thế nào để chuyển kết quả của cuộc khảo sát thành một hành động là một câu hỏi đầy thách thức mà các tổ chức cần phải giải quyết một cách thận trọng nhất.
Ở bước này, các nhà lãnh đạo sẽ nhìn thẳng vào những điểm hạn chế để đưa ra kế hoạch cải thiện. Trong kế hoạch cải thiện này sẽ là những bước nhỏ để đạt được điều đó. Đồng thời đưa ra khoảng thời gian ước tính sẽ hoàn thiện để đưa vào áp dụng. Những chính sách mới cần được thông báo rõ ràng tới nhân viên để đảm bảo tất cả đều hiểu. Đó cũng là yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng và gắn kết của nhân sự sau này. Bởi nếu không hiểu rõ, việc thực hiện trở nên khó khăn và quyền lợi của họ cũng không được đảm bảo.
Các công ty có thể cân nhắc tới sự tham gia của nhân viên trong quá trình giải quyết vấn đề. Bởi họ là những người nắm rõ và hiểu vấn đề nhất, việc khuyến khích trình bày những ý tưởng và giải pháp sáng tạo có thể mang lại hướng giải quyết mới. Điều này còn có tác dụng tăng sự cam kết của nhân sự bởi họ cảm thấy mình được trọng dụng và được trao quyền. Những ý tưởng này mang tính tham khảo và trải qua sự bàn bạc của lãnh đạo công ty để đưa ra kế hoạch hiệu quả nhất.
Việc đưa ra kế hoạch cần nhìn theo hướng tổng thể, nghĩa là các nhà lãnh đạo cần xem xét trên toàn bộ chính sách, chiến lược nhân sự của mình để có những sự thay đổi tận gốc rễ. Tránh tình trạng chạy theo từng điểm hạn chế để sửa chữa vì như vậy sẽ chỉ giải quyết được vấn đề trước mắt và không có gì đảm bảo vấn đề sẽ không lặp lại. Do đó, kế hoạch này cần dựa trên góc nhìn tương quan với những công ty cùng ngành như thước đo tham chiếu để xây dựng lại chiến lược nhân sự bao gồm chế độ đãi ngộ, các thức giao việc…
Bước 5: Giám sát và đánh giá
Khi đã có kế hoạch cải thiện cụ thể, các nhà quản lý sẽ áp dụng vào thực tế trong khoảng thời gian nhất định để xem phản ứng của nhân sự. Sau khoảng thời gian áp dụng, công ty có thể có cuộc khảo sát ngắn để thu thập phản hồi của nhân viên xem những giải pháp đó có hiệu quả hay không. Việc lãnh đạo có đánh giá sát sao trong quá trình này thì những vấn đề chưa hợp lý sẽ được giải quyết kịp thời.
LƯU Ý KHI ÁP DỤNG VÀO THỰC TIỄN
Khảo sát sự hài lòng của nhân viên mang lại những điều tích cực cho tổ chức. Bởi, đây là cơ hội cho họ nhìn lại mình xem công ty có đang tạo môi trường tốt nhất cho nhân viên không hay nhân sự có hài lòng với sắp xếp công viên hiện tại? Những điều này là cần thiết giúp tổ chức trưởng thành hơn và xây dựng nội lực vững mạnh trước khó khăn của môi trường. Song, khi áp dụng vào thực tế các doanh nghiệp, có những điều mà các lãnh đạo cần phải chú ý nếu muốn cuộc khảo sát thành công.
Thứ nhất là thời điểm thực hiện khảo sát. Việc chọn thời điểm sẽ tác động đến kết quả của chiến dịch. Nếu thời điểm diễn ra vào khoảng thời gian cao điểm trong công việc của nhân viên thì những phản hồi thu được sẽ ít, bởi họ đang bận rộn với dự án của mình. Ví dụ điển hình, một công ty kế toán ưu tiên khảo sát mức độ gắn bó vào tháng 2 và tháng 3 để tránh thời gian kế toán bận rộn nhất trong năm. Kết quả là tổ chức đã thu được tỷ lệ phản hồi 86%. Ngoài ra, cuộc khảo sát diễn ra vào lúc công ty cũng đang có sự kiện lớn khác thì tỷ lệ phản hồi cũng sẽ ảnh hưởng. Bởi, khi đó công ty bị chi phối sự chú ý vào hoạt động khác. Ví dụ hoạt động khảo sát tiến hành song song với khai trương những chi nhánh mới, lúc này toàn bộ nguồn lực tập trung vào hoàn thành tốt sự kiện này, do đó việc khảo sát cũng bị ảnh hưởng. Cuối cùng, khảo sát nên tránh diễn ra vào thời gian nghỉ lễ. Vì đây là thời điểm nhân sự nghỉ ngơi và tỷ lệ phản hồi theo đó cũng chậm lại. Do đó, khoảng thời gian khảo sát sẽ bị kéo dài cùng với những câu trả lời không chất lượng với tâm lý “trả lời cho có’’.
Thứ hai là sự giao tiếp minh bạch. Sau khi thực hiện xong khảo sát,, các nhà quản lý cần phải công bố cho nhân viên kết quả là gì và các bước tiếp theo là gì. Điều này là quan trọng bởi họ cần được biết những ý kiến phản hồi đóng góp, được ghi nhận và các quản lý đang có những hành động cải thiện, chứ không phải khảo sát xong để đó. Hệ quả của việc này có thể dẫn đến sự thiếu tin tưởng của nhân viên dành cho lãnh đạo và việc khảo sát vô hình chung sẽ tạo hiệu quả ngược làm giảm sự cam kết của nhân sự với công ty.
Thứ ba là truyền thông hỗ trợ khảo sát. Để cuộc khảo sát đạt hiệu quả nhất, các nhà quản lý cần thông báo trước cho nhân viên, việc thông báo trước mang lại hai lợi ích. Đầu tiên, điều này đảm bảo toàn bộ nhân viên nắm được thông tin sẽ có khảo sát diễn ra trong 2 tuần nữa, họ có thể sắp xếp công việc để tham gia và hoàn thành đúng thời hạn. Do đó, tỷ lệ phản hồi và tốc độ phản hồi cũng nhanh hơn. Tiếp theo, họ có thêm thời gian để nhìn lại và tổng hợp những vấn đề còn vướng mắc, chưa hài lòng. Từ đó, chất lượng câu trả lời cũng sẽ nâng cao, thậm chí có nhiều nhân sự sáng tạo còn gợi ý giải pháp cho công ty. Ngược lại, các công ty nếu chỉ đơn thuần thông báo khảo sát ngay khi diễn ra thì nhân sự dễ bỏ lỡ cũng như việc đốt xuất đưa ra câu trả lời thì không có sự chỉnh chu.
Cuối cùng, sự tham gia của nhân viên trong quá trình giải quyết. Vấn đề này vẫn khá nhạy cảm với các công ty Việt Nam, khi ở đây quyền quyết định luôn ở lãnh đạo và sự tham gia của nhân sự vào quá trình này hạn chế. Nhưng vì mục đích của cuộc khảo sát là để đo mức độ hài lòng và hiểu được vấn đề nhân sự gặp phải, do đó việc trao cơ hội cho họ trình bày ý tưởng và giải pháp sáng tạo để cải thiện quy trình cũng là điều tốt. Họ sẽ cảm thấy được trao quyền và qua đó sự cam kết cũng tăng cao. Tuy nhiên, sự tham gia này cũng nên giữ ở mức độ tham khảo và các quyết định khách quan cần đưa ra bởi nhà quản lý.
KẾT LUẬN
Khảo sát sự hài lòng và cam kết của nhân sự luôn là bước quan trọng trong tạo ra nền móng vững chắc góp phần phát triển tổ chức trong dài hạn. Bởi, sự hài lòng của nhân viên khiến họ làm việc năng suất và chất lượng hơn, từ đó thúc đẩy hiệu quả chung của tổ chức. Tuy nhiên, việc tạo cho nhân sự niềm vui và sự thoải mái để làm việc không tự nhiên mà có. Đó là quá trình hai chiều mà ở đó tổ chức phải nỗ lực tìm ra những vấn đề và liên tục hoàn thiện chính sách hướng đến lợi ích nhân sự. Ngược lại khi họ thấy được công ty đang cải thiện vì mình thì họ sẽ muốn gắn bó và nỗ lực vì sự phát triển của tổ chức. Song, việc khảo sát cần phải có kinh nghiệm để tiến hành hiệu quả và nhiều công ty chưa biết bắt đầu từ đâu. Nắm bắt vấn đề này, OD CLICK với cương vị là công ty tư vấn quản lý uy tín sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán này. Với chương trình HR auditing, OD CLICK giúp xây dựng khảo sát về sự hài lòng và cam kết một cách hệ thống bao gồm con người, chính sách, môi trường làm việc. Trên nền tảng khảo sát này sẽ đưa ra những giải pháp hiểu qua cho doanh nghiệp. Ngoài ra, để nâng cao sự hài lòng và cam kết trong dài hạn, các công ty cần xây dựng văn hóa vững vàng và thu hút. Có như vậy, nhân sự muốn làm việc và gắn bó hơn doanh nghiệp. Chương trình tư vấn xây dựng văn hóa doanh nghiệp sẽ hỗ trợ các nhà lãnh đạo tạo nên văn hóa riêng biệt.
OD CLICK biên tập
Nguồn tham khảo:
- https://www.bestcompaniesgroup.com/assessment_tools/programs/BCG_eess.pdf
- https://journals.plos.org/plosone/article?id=10.1371/journal.pone.0079053
- https://www.upskillconsulting.ca/2018/06/25/employee-engagement-pitfalls/
- https://insync.com.au/insights/avoid-employee-engagement-survey-pitfalls/
- https://www.managementstudyguide.com/employee-engagement-process.htm
- MARTINEZ,M.C.; PARAGUAY,A.I.B.B.;LATORRE,M.R.D.O. Relação entre satisfação com aspectos psicossociais e saúde dos trabalhadores. Revista de Saúde Pública, São Paulo, v.38, n.1, p. 55-6, 2004.