Một số người cho rằng, giáo dục chính quy là biện pháp tin cậy giúp nâng cao hiệu quả nhân viên. Một số khác lại cho rằng đặc điểm cá nhân giữ chìa khóa cho các hành vi làm việc hiệu quả. Một số người khác lại tin vào đào tạo tại chỗ và nhiều năm kinh nghiệm. Tất cả những điều trên đều quan trọng nhưng dường như không đủ để nêu lên vai trò cụ thể cho tổ chức. Đồng thời cũng không đảm bảo được các cá nhân sẽ thực hiện theo các yêu cầu tiêu chuẩn và cấp độ cho các tổ chức.
Vì vậy, để liên kết hiệu suất cá nhân với các mục tiêu của doanh nghiệp, nhiều công ty đã sử dụng “năng lực”. Đó là những kiến thức, kỹ năng, phán đoán và các thuộc tính tích hợp mà mọi người cần để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Bằng cách xác định một tập hợp các năng lực cho từng vai trò của doanh nghiệp, người lao động sẽ thấy được các loại hành vi mà tạo nên giá trị tổ chức và giúp họ đạt được mục tiêu trong tổ chức. Các thành viên trong tổ chức nhờ đó không chỉ làm việc hiệu quả hơn, phát huy được tiềm năng của bản thân mà lợi ích kinh doanh của công ty cũng tăng từ việc liên kết cá nhân với các mục tiêu, giá trị của công ty.
Khung năng lực là gì?
Khung năng lực là một cấu trúc toàn diện mô tả các năng lực khác nhau với bộ chỉ số hành vi và tiêu chí đo lường cụ thể . Hầu hết các tổ chức có bộ khung năng lực riêng biệt phù hợp với tầm nhìn và sứ mệnh của họ và các mục tiêu tổ chức dài hạn và ngắn hạn.
Khung năng lực được xác định rõ ràng là rất quan trọng cho sự thành công lâu dài của một tổ chức, vì nó có thể giúp:
- Tạo điều kiện cho quá trình tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên phù hợp với vai trò, cũng như tổ chức.
- Xác định khoảng cách năng lực của các cá nhân, nhóm để tạo các tiêu chí tăng nguồn lực và phát triển đào tạo.
- Liên kết hiệu suất cá nhân với các mục tiêu của tổ chức.
- Xây dựng kế hoạch kế nhiệm cá nhân.
Nguyên tắc thiết kế của khung năng lực
Khung năng lực xác định kiến thức, kỹ năng và các thuộc tính cần thiết cho mọi người trong một tổ chức. Mỗi vai trò cá nhân sẽ có tập hợp các năng lực cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Để phát triển khung năng lực này, mỗi tổ chức cần có hiểu biết sâu sắc về các vai trò trong doanh nghiệp. Để làm điều này, bạn có thể thực hiện một vài cách tiếp cận khác nhau:
- Sử dụng một danh sách được thiết lập sẵn các năng lực chung, tiêu chuẩn và sau đó tùy chỉnh nó theo nhu cầu cụ thể của tổ chức của bạn.
- Sử dụng tư vấn bên ngoài để phát triển khung năng lực.
- Tạo một khung tổ chức chung và sử dụng nó làm cơ sở cho các khung khác khi cần thiết.
- Phát triển một khung năng lực có thể mất nhiều nỗ lực. Để đảm bảo khung thực sự được sử dụng khi cần thiết, điều quan trọng là phải làm cho nó phù hợp với những người sẽ sử dụng để họ dễ dàng sử dụng nó.
Ba nguyên tắc sau là rất quan trọng khi thiết kế khung năng lực:
- Thu hút những người thực hiện công việc: Công việc này không nên chỉ phát triển từ những người làm nhân sự – những người không biết rõ công việc thực sự liên quan đến cái gì. Bên cạnh đó cũng không nên để lại cho các nhà quản lý – những người luôn không hiểu chính xác mỗi thành viên trong đội ngũ làm gì mỗi ngày. Để hiểu một vai trò đầy đủ, bạn cần đi đến những người thực hiện công việc, cũng như việc làm nhưng gì để cho họ thành công hơn trong công việc
- Giao tiếp: Mọi người có xu hướng lo lắng về các vấn đề hiệu suất. Hãy cho họ biết lý do tại sao bạn phát triển khung, cách tạo ra và cách sử dụng nó. Bạn càng giao tiếp trước, việc thực hiện của bạn sẽ càng dễ dàng.
- Sử dụng các năng lực có liên quan: Hãy đảm bảo rằng khung năng lực sẽ áp dụng cho tất cả các vai trò, nếu trong khung có những năng lực không liên quan, những người thực hiện nó sẽ có thời gian khó khăn để thực hiện.
Ví dụ: Nếu bạn tạo một khung để bao quát toàn bộ tổ chức, thì quản lý tài chính sẽ không được bao gồm trừ khi mọi nhân viên phải thể hiện kỹ năng đó. Tuy nhiên, một khung bao gồm các vai trò quản lý gần như chắc chắn sẽ liên quan đến năng lực quản lý tài chính.
Các bước phát triển khung năng lực
Bước 1: Chuẩn bị
Nhóm khung năng lực nên được thành lập để xác định phạm vi. Điều bắt buộc là nhóm bao gồm các bên liên quan khác nhau từ tất cả các lĩnh vực kinh doanh để bạn có được một khung phù hợp và mang tính cập nhật.
Mục đích của khung năng lực là gì? Nó sẽ tác động đến tổ chức hiện tại và trong tương lai như thế nào? Ai sẽ tham gia vào việc phát triển nó và nó sẽ được thực hiện như thế nào? Đây là một trong số những câu hỏi chính bạn cần hỏi khi xác định phạm vi.
Bước 2: Phân tích vai trò
Những kiến thức, kỹ năng và hành vi nào cần thiết để thực hiện các công việc cá nhân một cách hiệu quả ngay bây giờ và trong tương lai? Để làm điều này, bạn có thể muốn xem lại:
- Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của tổ chức.
- Các tổ chức chiến lược kinh doanh.
- Mô tả công việc cho các vai trò cá nhân.
- Quy định và yêu cầu tuân thủ.
- Yêu cầu của khách hàng và nhà cung cấp.
Bước 3: Thu thập dữ liệu
Bạn càng thu thập nhiều dữ liệu, khung năng lực của bạn sẽ càng chính xác. Với suy nghĩ này, điều quan trọng là bạn phải suy nghĩ lâu dài và kỹ lưỡng về việc bạn sẽ sử dụng các kỹ thuật thu thập dữ liệu nào.
- Nghiên cứu định tính: Phỏng vấn sâu, nhóm tập trung, lập bản đồ nhận thức
- Nghiên cứu định lượng: Bảng câu hỏi, phỏng vấn và khảo sát có cấu trúc
- Nghiên cứu quan sát: Quan sát bí ẩn, giám sát hiệu suất
- Phân tích công việc: Những hành vi nào được sử dụng để thực hiện các công việc được bao phủ bởi khung?
Bạn có thể muốn xem xét những điều sau đây:
- Kế hoạch kinh doanh, chiến lược và mục tiêu.
- Nguyên tắc tổ chức.
- Mô tả công việc.
- Quy định hoặc các vấn đề tuân thủ khác.
- Dự đoán cho tương lai của tổ chức hoặc ngành công nghiệp.
- Yêu cầu của khách hàng và nhà cung cấp.
Phân tích công việc bao gồm nhiều kỹ thuật và cân nhắc sẽ cho bạn kết quả toàn diện và chính xác nhất. Nếu bạn tạo một khung cho toàn bộ tổ chức, hãy đảm bảo bạn sử dụng một mẫu vai trò cho toàn bộ công ty. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt phạm vi năng lực rộng nhất mà vẫn phù hợp với toàn bộ doanh nghiệp.
Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ sử dụng kết hợp các kỹ thuật nghiên cứu khác nhau.
Bước 4: Xây dựng khung
Khi bạn đã phân tích từng vai trò và thu thập dữ liệu cần thiết về chúng, bạn cần nhóm kiến thức, kỹ năng và hành vi thành các nhóm năng lực.
Đối với mỗi nhóm năng lực, bạn cần tạo ra một tuyên bố năng lực xác định rõ ràng năng lực là gì và các hành vi có thể quan sát được là gì.
Ở giai đoạn này, điều quan trọng là nhóm phải suy nghĩ lâu dài về những năng lực cần thiết hiện nay và những năng lực nào sẽ cần thiết trong tương lai.
Bước 5: Xác thực & thực hiện
Làm việc với các bên liên quan, bạn cần xác nhận các tuyên bố năng lực. Đó là kiến thức, kỹ năng hoặc hành vi hiện đang được chứng minh bởi những người hiệu quả nhất? Những người xác thực nên khác với những người phát triển khung năng lực để loại bỏ sự thiên vị cá nhân. Nhân viên trong doanh nghiệp cần được thông báo và được phổ biến để hiểu về lợi ích của việc xây dựng khung năng lực. Bởi có thể nhân viên sẽ không hợp tác và cho rằng việc phát triển khung năng lực là việc vặt hành chính trong tổ chức.
Tạo khung năng lực là một phương pháp hiệu quả để đánh giá, duy trì và giám sát kiến thức, kỹ năng và thuộc tính của mọi người trong tổ chức. Khung năng lực cho phép đo lường mức độ năng lực hiện tại để đảm bảo nhân viên có chuyên môn cần thiết để tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp. Nó cũng giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt về tuyển dụng nhân tài, giữ chân và chiến lược tiếp theo. Bằng cách xác định các hành vi và kỹ năng cụ thể cần thiết cho từng vai trò, khung năng lực cho phép lập ngân sách và lập kế hoạch đào tạo và phát triển công ty khi cần.
Quá trình tạo ra một khung năng lực là dài và phức tạp. Do đó, để đảm bảo kết quả thành công, cần có sự phối hợp từ những người thực sự thực hiện vai trò đánh giá công việc thực tế và mô tả các hành vi thực tế. Như đã đề xuất ở trên, để phát triển khung năng lực, bạn nên sử dụng tư vấn từ bên ngoài. Một tổ chức khách quan sẽ giúp bạn thực hiện phát triể khung năng lực mà không có bất kỳ sự thiên về cá nhân nào cả. OD CLICK là đơn vị tư vấn đào tạo chuyên nghiệp cho phát triển tổ chức. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, tư duy hệ thống, chuyên sâu, đồng thời am hiểu hoạt động của các doanh nghiệp Việt Nam, chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp phát triển.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo:
https://www.northpoint-training.com