Quản lý cấp trung tác động đến phát triển văn hóa doanh nghiệp thế nào?

“Duy trì một nền văn hóa hiệu quả quan trọng đến mức trên thực tế, nó còn quan trọng hơn cả chiến lược.” – Howard Stevenson, Giáo sư danh dự của Quỹ Sarofim-Rock Baker tại Đại học Harvard. Văn hóa quyết định cách doanh nghiệp phối hợp, ứng xử và thực hiện công việc. Do vậy, trong bối cảnh số hóa hiện nay, doanh nghiệp hướng đến phát triển văn hóa hiệu quả. Đặc biệt, khi doanh nghiệp có thể tăng trưởng nhanh chóng về quy mô, doanh thu, số lượng nhân viên trong vòng 1-2 năm, họ càng cần củng cố và phát triển văn hóa để hướng đến phát triển bền vững.

Một yếu tố quan trọng nhưng thường chưa được chú trọng là tầm quan trọng của người quản lý cấp trung trong phát triển văn hóa doanh nghiệp. Thực tế, văn hóa của một công ty có thể thay đổi đáng kể dựa trên tài năng, kỹ năng và kiến thức của người quản lý, với sự khác biệt 70% về chất lượng văn hóa giữa các công ty có quản lý kém và giỏi. Xét về mức độ tác động, đội ngũ cấp trung có sự gần gũi với thực tiễn và có mức độ ảnh hưởng lớn đến đội ngũ nhân sự phía dưới.

Bài viết này đi sâu khai thác về mối quan hệ của đội ngũ quản lý cấp trung với văn hóa, quy trình phát triển văn hóa gắn với lực lượng này cũng như những kỹ năng cần thiết với đội ngũ cấp trung để giúp củng cố văn hóa mới vào tổ chức.

QUẢN LÝ CẤP TRUNG LÀ NGƯỜI TRUYỀN TẢI VĂN HÓA

Các nhà quản lý cấp trung rất quan trọng trong việc phát triển văn hóa tổ chức do vị trí độc nhất của họ trong hệ thống phân cấp. Họ là chất keo gắn kết các cấp độ trong doanh nghiệp lại với nhau và thường là lớp đệm giữa chỉ đạo từ ban lãnh đạo và hành động triển khai của đội ngũ tuyến đầu.

Trong tổ chức, ở cấp độ vừa và nhỏ, nhân sự tiếp xúc trực tiếp với quản lý cấp trung của họ. Người quản lý được coi như là hình mẫu, thể hiện hình ảnh của tổ chức với nhân viên. Do vậy, nếu họ có sự thấu hiểu và thấm nhuần văn hóa, họ sẽ là người truyền tải tốt nhất đến nhân viên dưới quyền cũng như nhân sự mới. Mối quan hệ của quản lý cấp trung với văn hóa được nhận thấy thông qua các vai trò, chức năng cụ thể:

Biến tầm nhìn thành hành động. Các nhà quản lý cấp trung diễn giải tầm nhìn và giá trị văn hóa doanh nghiệp hướng đến. Chuyển nó thành những hành động cụ thể, những quy định để nhân sự cấp dưới cảm nhận rõ nét và hình thành thói quen mới.

Huấn luyện và hỗ trợ nhân viên. Quản lý đảm bảo rằng nhân viên hiểu và thực hiện văn hóa doanh nghiệp thông qua việc cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ và đào tạo. Họ có thể đóng vai trò là điểm liên lạc giữa lãnh đạo và nhân viên.

Xử lý mâu thuẫn và khó khăn: Trong một tổ chức, có thể xuất hiện mâu thuẫn và khó khăn liên quan đến văn hóa. Quản lý cấp trung cần có khả năng nhìn nhận và giải quyết các vấn đề này một cách hiệu quả, đồng thời tạo ra các biện pháp hỗ trợ để giảm thiểu các mâu thuẫn tiềm ẩn.

Làm mẫu và tạo động lực: Quản lý cấp trung thường là các hình mẫu cho nhân viên khác trong việc thực hiện và thích nghi với văn hóa tổ chức. Họ cần thể hiện sự cam kết và đam mê đối với giá trị và mục tiêu của tổ chức để truyền cảm hứng và động viên nhân viên.

Ý chí của lãnh đạo ở tầng bao quát và chiến lược, để nhân sự cấp dưới hiểu và làm theo cần có sự đồng bộ từ các cấp. Do vậy, đầu tư vào việc phát triển các nhà quản lý cấp trung với tư cách là “các nhà lãnh đạo kết nối” có thể thúc đẩy phát triển văn hóa của tổ chức hiệu quả.

QUẢN LÝ CẤP TRUNG LÀ MẮT XÍCH PHÁT TRIỂN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

Thành phần đầu tiên và quan trọng nhất trong bất kỳ sự thay đổi văn hóa nào phải luôn là con người. Xét cho cùng, văn hóa chỉ là tổng hòa của tất cả mọi người và hành vi của họ trong công ty. Người mà cấp dưới của bạn biết, yêu thích, tin tưởng và muốn nghe ý kiến nhiều nhất là người giám sát trực tiếp, người quản lý hoặc người lãnh đạo hàng ngày của họ. Người quản lý cấp trung như đã đề cập trước đó là người truyền tải văn hóa của doanh nghiệp tốt nhất.

1. Phát triển văn hóa gắn với vai trò của quản lý cấp trung

Quản lý cấp trung như là đại sứ của công ty, thể hiện các giá trị của công ty trong các giao dịch hàng ngày với khách hàng và đồng nghiệp. Phát triển văn hóa đòi hỏi xác định giá trị nhưng quan trọng là truyền đạt giúp đội ngũ cấp trung hiểu và thấm nhuần giá trị này để họ lan truyền xuống các cấp độ nhân sự.

Giống như một con chim bồ câu đưa thư thực sự, cho dù thông điệp trên tờ giấy buộc vào chân có sâu sắc đến đâu, nếu nó không thể bay xa và đi đúng đường thì tin nhắn sẽ không thể tới nơi. Do vậy, để phát triển văn hóa doanh nghiệp, lãnh đạo cần có kế hoạch gắn với 3 trọng tâm hành động chính. Trong đó, vai trò của quản lý cấp trung là trung tâm:

1 – Bắt đầu bằng việc thay đổi niềm tin của CEO, Ban điều hành và Hội đồng quản trị hình thành giá trị văn hóa hướng đến

2 – Sau đó cung cấp đào tạo, nhận thức và hỗ trợ để thay đổi Quản lý cấp trung tin tưởng và thấm nhuần giá trị văn hóa mới

3 – Sau đó thay đổi cách những người quản lý đó phát triển, huấn luyện và trao quyền cho từng thành viên trong nhóm.

Nhiều công ty đã cố gắng thực hiện các sáng kiến thay đổi văn hóa và đã thất bại vì không gắn kết và truyền cảm hứng lớp quản lý cấp trung, được xem là trái tim của công ty. Lớp tiền tuyến này, những người quản lý giám sát là trụ cột chính của mối quan hệ trong tổ chức. Khi họ không thấu hiểu và có niềm tin với giá trị văn hóa của công ty, nhân sự cũng khó có cảm nhận đồng nhất cũng như có động lực để thay đổi. Văn hóa sẽ chỉ nằm trên giấy và trong ý chí của lãnh đạo.

Các sáng kiến từ trên xuống hiếm khi có đủ lực kéo để thu hút sự tham gia của đội ngũ. Nếu chỉ mang tính độc đoán áp đặt thì việc thực thi chỉ mang tính bề mặt và sẽ có những sự chống đối từ bên trong. Do vậy, các thức hiệu quả là thu hút các sáng kiến từ cấp giữa (quản lý cấp trung), mới đạt được nhiều nền tảng nhất và tạo ra điểm bùng phát của sự thay đổi thành công. Các ý kiến từ kiến từ dưới hơn thì nên ghi nhận để thấu hiểu suy nghĩ của nhân viên, nhưng với vấn đề như văn hóa, họ thường mơ hồ nên có thể không hiệu quả.

Thay đổi văn hóa thực sự đến từ việc chuyển sang phong cách quản lý có tính đối thoại và huấn luyện nhiều hơn ở cấp trung này và đã được chứng minh qua nghiên cứu như nghiên cứu do tổ chức Gallup thực hiện.

2. Quy trình phát triển văn hóa trong thực tiễn.

Mô hình thể hiện các yêu cầu quan trọng để thay đổi văn hóa doanh nghiệp thành công được trình bày theo cách tuyến tính, bao gồm sáu bước chính. Mô hình này vẫn nắm bắt được những sai lầm điển hình mà các tổ chức thường mắc phải khi nỗ lực thay đổi văn hóa.

Điểm bắt đầu là chiếc bập bênh nằm ở phía bên phải (văn hóa hiện tại) và ý tưởng là nghiêng nó sang bên trái (văn hóa cần thiết hoặc mong muốn). Quản lý cấp trung là yếu tố quyết định xem ‘chiếc bập bênh’ có thể nghiêng sang văn hóa mới được hay không

1) Lãnh đạo có định hướng văn hóa

Bước đầu tiên cho bất kỳ sự thay đổi văn hóa nào là một CEO hình thành định hướng và giá trị hướng đến. Hầu hết các nhà lãnh đạo có sự thấu hiểu tổ chức và bối cảnh thị trường và xác định ra giá trị văn hóa muốn hướng đến. Nhưng vấn đề đặt ra là họ có đủ quyết tâm để thức hiện hay không cũng như kế hoạch đưa giá trị đó vào tổ chức như thế nào. Có thể, chiếc bập bênh thậm chí còn không bắt đầu di chuyển khi lãnh đạo vẫn ưu tiên vào làm thế nào để tạo ra nguồn tiền nhanh cho công ty, thi vì xây dựng văn hóa bền vững để thức hiện điều đó.

2) Đối thoại, tin cậy và gắn kết mục tiêu

Bước quan trọng thứ hai là thiết lập và mở đối thoại để có sự tin tưởng giữa các cấp để tạo ra sự liên kết giữa các mắt xích để thực thi. Theo kinh nghiệm thực tiễn, đối thoại cởi mở lẽ ra là dễ dàng nhất nhưng thực tế đó lại là nơi mà nhiều nhà lãnh đạo đã trì trệ. Vấn đề chủ yếu là do không biết cách thực sự lắng nghe nhau, dung hòa với cái tôi cá nhân.

Khía cạnh thứ hai của bước thứ hai này là thiết lập niềm tin với nhà quản lý cấp trung. Niềm tin bắt đầu bằng một cuộc đối thoại cởi mở và trung thực. Đây là một điều khó thực hiện nhưng là một bước quan trọng để tiến tới bất kỳ sự chuyển đổi văn hóa nào. Lĩnh vực then chốt thứ ba là đạt được sự liên kết, khác với sự đồng thuận. Sự liên kết là khởi đầu, khi các cá nhân nhận thấy mình là mắt xích có ảnh hưởng lớn trong quá trình thay đổi này. Đồng thời nhận ra sự liên kết giữa lợi ích của các cá nhân gắn với lợi ích chung của tổ chức khi có sự phát triển văn hóa doanh nghiệp. Ở giai đoạn này thì bấp bênh vẫn không hề thay đổi. nhưng doanh nghiệp đã đặt nền móng vững chắc để xây dựng văn hóa.

3) Tính nhất quán, Truyền đạt và Dẫn đầu bằng tấm gương

Bước quan trọng thứ ba đối với bất kỳ sự thay đổi văn hóa nào là truyền đạt tầm nhìn mới và dẫn dắt bằng tấm gương. Trên thực tế, nhiều CEO đi ngay vào việc truyền đạt. Nhưng thực tế để truyền đạt cần có sự dẫn dắt, tạo ra sự liên kết qua bước thứ hai. Nếu chỉ tập trung vào buổi họp, tuyên bố thì dễ dẫn đến sự nhầm lẫn, không chắc chắn và căng thẳng trong tổ chức.

Thành phần thứ hai của bước quan trọng này là dẫn dắt bằng ví dụ. Ví dụ, nếu chúng ta muốn một nền văn hóa trao quyền mới, chúng ta phải bắt đầu thể hiện hành vi đó một cách nhất quán. Rất dễ dàng để thấy những gì người khác cần thay đổi nhưng sẽ không dễ khi chính mình phải thay đổi trước. Đó là thách thức mà lãnh đạo cần vượt qua để hiện sự thay đổi, giá trị văn hóa mới thông qua hành động thực tế của mình hàng ngày. Ở giai đoạn này thanh bập bênh bắt đầu rung chuyển. Nó muốn di chuyển về bên phải nhưng nó chưa có động lượng. Tuy nhiên, nếu cả 3 bước này được thực hiện chính xác và nhất quán thì quá trình thay đổi văn hóa sẽ thành công và có thể chuyển sang bước 3 đến bước 6, mang tính vận hành hơn là chiến lược.

4) Quản lý cấp trung bắt đầu tin vào giá trị văn hóa:

Bước quan trọng thứ tư là thu hút quản lý cấp trung tham gia vào quá trình thay đổi văn hóa đó. Họ là những người theo sát các hoạt động, có tầm ảnh hưởng lớn đến nhân viên cấp dưới. Các nhà lãnh đạo thay vì cả việc bảo họ phải làm gì,cần hỏi họ nghĩ gì về việc phát triển văn hóa, làm sao để tác động thay đổi đến nhân viên.

Để thu hút đội ngũ cấp trung, các chương trình phải được triển khai thông qua sự kết hợp giữa giao tiếp giữa nhóm nhỏ và nhóm lớn (lưu ý rằng giao tiếp ở đây hàm ý tính hai chiều). Chẳng hạn, CEO phân nhóm đội ngũ cấp trung, chia thành nhóm nhỏ theo bộ phận liên quan đến nhau, để có sự trao đổi riêng, thuyết phục về tầm nhìn và khơi dậy niềm tin. Đây là bước quan trọng, nếu chúng ta ngừng nỗ lực thì ở đó sự thay đổi có khả năng quay trở lại vị trí ban đầu.

5) Quản lý cấp trung hoàn toàn tin tưởng vào điều đó

Ở giai đoạn này, lãnh đạo tiếp tục kiên trì với những điều đang làm cho đến khi tất cả quản lý cấp trung hiểu rõ và đồng tình. Tất nhiên sự đồng tinh không thể đạt 100%, chấp nhận từ bỏ 16% người phản đối, nhưng cần xây chắc niềm tin, đảm bảo rằng những người còn lại đang tích cực ủng hộ phát triển văn hóa. Điều này thường sẽ được hoàn thành khi bước thứ sáu đang diễn ra. Vào cuối giai đoạn này có nhiều khả năng đạt được sự thay đổi văn hóa tổ chức hơn là quay trở lại văn hóa ban đầu.

6) Phần lớn đội ngũ chấp nhận thay đổi

Bước quan trọng thứ sáu và cuối cùng là có đủ người trong tổ chức để hỗ trợ thay đổi để nó trở nên không thể đảo ngược. Lãnh đạo tạo điều kiện để đội ngũ cấp trung có thể tác động và thuyết phục 25% nhân viên chủ chốt đón nhận sự thay đổi văn hóa và sống theo nó hàng ngày. Nếu bạn đang hướng tới một nền văn hóa trao quyền và định hướng khách hàng thì cần ¼ nhân sự đồng thuận và làm theo. 25% không phải là một con số khoa học nhưng nó có nghĩa là đa số ban đầu đã đón nhận sự thay đổi. Số còn lại sẽ không có lựa chọn nào khác ngoài việc làm theo. Vào cuối giai đoạn này, người bập bênh đã đổi bên và chỉ cần ổn định ở bên đó.

Dựa vào phân tích quy trình này, có thể củng cố vai trò của quản lý cấp trung với sự phát triển văn hóa doanh nghiệp. Bài toán quan trọng tiếp theo là cần phát triển những năng lực gì cho đội ngũ để giúp quá trình phát triển văn hóa diễn ra hiệu quả

NÂNG CAO NĂNG LỰC ĐỘI NGŨ CẤP TRUNG HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN VĂN HÓA

Chất lượng và sự thành thạo trong quản lý và huấn luyện ở cấp độ này quyết định sự thành công của quá trình phát triển văn hóa này. Vì họ cần đối thoại, lắng nghe, lập kế hoạch hành động để tác động đến nhân sự cấp dưới. Các cuộc trò chuyện về sự thay đổi giữa nhân viên và người quản lý càng thường xuyên sẽ mang tính hỗ trợ, gia tăng mức độ gắn kết, hiệu suất và sự tin cậy để thuyết phục cá nhân theo văn hóa mới.

Giao tiếp: Quản lý cấp trung phải thành thạo cả giao tiếp bằng lời nói và văn bản. Họ cần trình bày rõ ràng các giá trị và kỳ vọng văn hóa của công ty, đảm bảo tính minh bạch và hiểu biết trong nhóm của họ. Giao tiếp hiệu quả cũng bao gồm việc lắng nghe tích cực, cho phép các nhà quản lý hiểu được mối quan tâm và ý tưởng của các thành viên trong nhóm, thúc đẩy văn hóa cởi mở và tin cậy.

Quản trị sự thay đổi: Phát triển văn hóa vốn dĩ là về sự thay đổi. Người quản lý cấp trung phải có kỹ năng quản lý sự thay đổi, bao gồm hiểu biết về các giai đoạn thay đổi, dự đoán những phản kháng và hỗ trợ nhóm của họ trong quá trình chuyển đổi. Kỹ năng này cũng liên quan đến khả năng thích ứng và linh hoạt, vì các sáng kiến văn hóa có thể yêu cầu thay đổi chiến lược hoặc cách tiếp cận.

Giải quyết vấn đề: Quản lý cấp trung thường gặp phải những thách thức đòi hỏi giải pháp nhanh chóng và hiệu quả. Kỹ năng này đặc biệt quan trọng trong quá trình chuyển đổi văn hóa, nơi có thể phát sinh những vấn đề không mong muốn. Giải quyết vấn đề cũng liên quan đến sự sáng tạo và đổi mới, vì các nhà quản lý có thể cần tìm ra những cách mới để điều chỉnh công việc của nhóm họ phù hợp với nền văn hóa đang phát triển.

Gắn kết đội ngũ: sự gắn kết tập trung vào khía cạnh để người quản lý cấp trung làm việc hiệu quả với những người khác, bao gồm quản lý cấp cao, đồng nghiệp và báo cáo trực tiếp. Gắn kết là chìa khóa để xây dựng một nền văn hóa coi trọng tinh thần đồng đội và thành công của tập thể. Nó cũng liên quan đến kỹ năng giải quyết xung đột, vì các nhà quản lý cấp trung thường hòa giải các tranh chấp và tạo điều kiện cho sự đồng thuận

Quản lý cảm xúc: Quá trình phát triển văn hóa có thể gây căng thẳng cho cả người quản lý và nhóm của họ. Các nhà quản lý cấp trung cần quản lý căng thẳng của chính họ và xây dựng khả năng phục hồi để duy trì môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Kỹ năng này rất quan trọng để duy trì năng lượng và sự tập trung cần thiết để thúc đẩy sự thay đổi văn hóa

Những kỹ năng này có liên quan với nhau và góp phần chung vào khả năng của người quản lý cấp trung trong việc hỗ trợ và thúc đẩy quá trình phát triển văn hóa trong tổ chức. Bằng cách nắm vững những kỹ năng này, các nhà quản lý cấp trung có thể đóng vai trò then chốt trong việc hình thành văn hóa công ty tích cực và năng động.

Nhìn chung, quản lý cấp trung là mắt xích quan trọng trong tổ chức gắn với chiến lược, văn hóa và quản trị nhân lực. Để thuận lợi cho thực thi kế hoạch hay phát triển văn hóa, đòi hỏi lãnh đạo cần có sự kết nối chặt chẽ với lực lượng này và hỗ trợ bằng cách cung cấp thông tin rõ ràng, nguồn lực triển khai cũng như đào tạo nâng cao kỹ năng, đáp ứng yêu cầu mới của tổ chức.

Nguồn tham khảo:

Insights, Phát triển quản lý lãnh đạo

Quản lý cấp trung tác động đến phát triển văn hóa doanh nghiệp thế nào?