Những thay đổi trong môi trường kinh doanh, về công nghệ, kinh tế, hay xu thế xã hội, sẽ làm lộ ra những yếu kém trong hệ thống quản lý doanh nghiệp mà biểu hiện rõ nét thường trên hai khía cạnh: hiệu quả hoạt động, sức cạnh tranh suy giảm, và tinh thần thái độ của đội ngũ đi xuống. Khi đó các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thay vì chờ đợi môi trường trở lại như xưa, thì tốt hơn là nghĩ đến việc giúp tổ chức thích ứng với bối cảnh mới, thay đổi tổ chức, tái bố trí lại các hoạt động sản xuất kinh doanh, cắt giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Quá trình này thường liên quan tới hai thuật ngữ quản lý: tái cơ cấu tổ chức, và tái cấu trúc các qui trình kinh doanh. Trong thực tiễn, hai thuật ngữ này tồn tại song song, nhưng có nội hàm khác nhau. Để thực hiện và mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, lãnh đạo phải hiểu đúng và có những hành động phù hợp với thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp.
Tái cơ cấu hay tái cấu trúc
Tái cơ cấu và tái cấu trúc là hai thuật ngữ hiện đang được nhắc đến khá thường xuyên trong quản lý doanh nghiệp. Chúng được nhiều người hiểu một cách chung chung là quá trình thực hiện những thay đổi căn bản trong doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, và thường được dùng lẫn với nhau. Tuy nhiên, đây là hai thuật ngữ mang những nội hàm khác nhau trong quản lý:
Tái cấu trúc hay tái thiết (Re-enginneering): là quá trình doanh nghiệp hay tổ chức tái bố trí lại các qui trình làm việc nhằm nâng cao chất lượng công việc đồng thời giảm chi phí.
Tái cơ cấu (Re-structuring): là quá trình tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động, sức cạnh tranh, và thích ứng với bối cảnh mới, đòi hỏi những thay đổi trong cơ chế quản lý và cơ cấu tổ chức. Quá trình này kéo theo sự thay đổi toàn diện về: Mục tiêu chiến lược, quy mô và phạm vi hoạt động, tổ chức, lãnh đạo, nhân sự, công nghệ, hay văn hoá tổ chức. Như vậy, quá trình tái cơ cấu có thể bao gồm cả hoạt động tái cấu trúc lại các qui trình kinh doanh.
Nhận thức rõ hai khái niệm này sẽ giúp cho nhà quản lý hiểu sâu sắc hơn bản chất vấn đề. Từ đó nhà quản lý có thể đưa ra những hành động cụ thể phù hợp đối với doanh nghiệp, giúp mang lại hiệu quả cao nhất trong quản lý. Trong đó, thuật ngữ mang tính bao trùm hơn trong đổi mới tổ chức, hay rộng ra là nền kinh tế, nên thống nhất sử dụng là tái cơ cấu, còn tái cấu trúc chỉ nên sử dụng theo nghĩa hẹp là tái bố trí các qui trình làm việc.
Những trọng tâm của quá trình tái cơ cấu
Quá trình tái cơ cấu sẽ đặt ra một số trọng tâm chính như sau:
Thứ nhất, tổ chức phải trả lời câu hỏi tại sao phải tái cơ cấu.
Nhu cầu tái cơ cấu trở nên cấp thiết khi hiện trạng của doanh nghiệp bộc lộ những vướng mắc trong quan hệ quản lý, tổ chức hoạt động không hiệu quả, thậm trí trì trệ và đứng trước nguy cơ phá sản. Những biểu hiện cụ thể có thể bao gồm một hay một vài biểu hiện như sau:
- Doanh nghiệp không xác định được chiến lược và kế hoạch kinh doanh mới để thích ứng với những thay đổi của khách hang, đối thủ và thị trường.
- Lãnh đạo suy giảm nhiệt huyết, không theo kịp những biến động, chưa có người lãnh đạo phù hợp hoặc đội ngũ lãnh đạo của tổ chức làm việc không hiệu quả.
- Quản trị nguồn nhân lực yếu kém. Con người là yếu tố quyết định đến hiệu quả hoạt động và sự thành công của tổ chức. Khi có những biểu hiện yếu kém trong quản trị nguồn nhân lực cần phải điều chỉnh và có những giải pháp kịp thời và có định hướng nhằm mang lại sức phát triển lâu bền.
- Cơ cấu tài chính chưa phù hợp, chưa chuẩn mực và thiếu các hệ thống, công cụ kiểm soát cần thiết. Đây là lý do mà nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện nay cần tái cơ cấu để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, và phát triển bền vững.
- Sự phối hợp hoạt động trong tổ chức kém hiệu quả do cơ cấu chưa phù hợp. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tốt sẽ cho phép doanh nghiệp sử dụng các thông tin từ các bộ phận một cách hiệu quả nhất, và từ đó giúp cho hoạt động phối hợp giữa các đơn vị được chặt chẽ và phối hợp nhịp nhàng hơn.
Thứ hai, doanh nghiệp cần làm gì để tái cơ cấu.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, và sức cạnh tranh của doanh nghiệp, hoạt động tái cơ cấu tập trung vào các nội dung sau:
- Xác định các mục tiêu chiến lược mới:Tầm nhìn và các Mục tiêu chiến lược nhằm giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, và phù hợp với những nguồn lực của tổ chức.
- Xây dựng cơ chế và chính sách thực thi :Xây dựng và sắp xếp cơ cấu tổ chức phù hợp để hiện thực hóa tầm nhìn và các mục tiêu chiến lược đặt ra; phương thức phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban để tổ chức vận hành hiệu quả nhất; Phân định chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận, phòng ban để thấy rõ trách nhiệm, quyền hạn trong thực hiện công việc.
- Tạo dựng nền tảng thành công:Củng cố và đầu tư cho nguồn nhân lực giúp nâng cao sức mạnh nội tại, phát triển văn hoá doanh nghiệp, tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, và phát triển năng lực lãnh đạo nhằm dẫn dắt và lãnh đạo tổ chức thành công.
Thứ ba đánh giá kết quả thực hiện tái cơ cấu.
Mục đích của Tái cơ cấu là nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, tăng doanh thu, lợi nhuận, và sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Đồng thời, cũng hướng tới đạt được các mục tiêu cụ thể như sau:
- Về sản xuất: Phát huy tối đa năng lực sản xuất, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hệ thống máy móc, công nghệ và năng lực CBCNV; Giảm bớt chi phí giá thành sản phẩm, giúp tăng sức cạnh tranh trên thị trường và ra tăng lợi nhuận cho Doanh nghiệp; Tăng tiến độ sản xuất, đảm bảo giao hàng đúng kế hoạch, nâng cao uy tín với khách hàng; Tăng chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh; Xác định và thực hiện các tiêu chí về trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp nhằm tạo dựng hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp.
- Về kinh doanh: Chủ động trong quan hệ khách hàng, lựa chọn những khách hàng tốt nhất và phát triển mối quan hệ khách hàng làm ăn lâu dài; Nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và thị trường; Nâng cao hiệu quả quy trình kinh doanh, nhằm giảm bớt thời gian và chi phí; Nâng cao sự hài lòng của khách hàng, đối tác và khẳng định thương hiệu trên thị trường.
- Về tài chính – kế toán: Xây dựng mô hình tổ chức công tác tài chính – kế toán hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp; Xây dựng và hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính và quy chế tài chính doanh nghiệp nhằm kiểm soát tốt hoạt động tài chính doanh nghiệp; Xây dựng quy trình hạch toán kế toán, biểu mẫu, sổ sách kế toán phù hợp nhất với doanh nghiệp; Xây dựng quy trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh chủ yếu trong doanh nghiệp.
- Về quản lý nhân lực: Xây dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp; Xác lập và chính thức hóa chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các Phòng ban trong Doanh nghiệp, đảm bảo mỗi bộ phận và cán bộ phụ trách nhận thức rõ vai trò và chức trách trong hoạt động của Công ty; Qui trình hóa các dòng công việc chính trong tổ chức, nhằm đạt được sự thống nhất trong phương thức thực hiện, nâng cao hiệu quả thực hiện và phối hợp thực hiện nhiệm vụ; Xây dựng mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh cho từng vị trí công tác, để xây dựng nhận thức về công việc đảm trách, từng bước nâng cao hiệu quả và năng lực công tác của nhân viên; Xây dựng và hoàn thiện quy chế lương thưởng nhằm đảm bảo quyền lợi và tạo động lực làm việc cho đội ngũ CBCNV của Doanh nghiệp; Xác lập và từng bước hoàn thiện hệ thống giám sát và quản trị công việc theo mục tiêu; Doanh nghiệp dần hình thành và củng cố Văn hóa trách nhiệm và hiệu quả trong toàn tổ chức, hướng đến sự phát triển bền vững.
Lãnh đạo có vai trò quyết định trong tái cơ cấu
Tái cơ cấu tổ chức là việc làm quan trọng và cấp thiết của doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay. Lãnh đạo doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng trong việc tái cơ cấu tổ chức.
Một là, lãnh đạo là người định hướng thay đổi doanh nghiệp: Trước sự biến động của môi trường kinh doanh và những yếu kém của tổ chức, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ thay đổi tư duy, nhận thức rõ hơn về tổ chức của mình. Đồng thời đánh giá các vấn đề và đưa ra những giải pháp nhằm thay đổi tổ chức cho phù hợp với những biến động của môi trường, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững.
Hai là, lãnh đạo là người quản lý quá trình tái cơ cấu tổ chức: Tái cơ cấu tổ chức được coi là cuộc cách mạng, là dự án lớn của tổ chức. Trong đó, lãnh đạo doanh nghiệp là người chỉ huy cao nhất và chỉ đạo quá trình tái cơ cấu đi đến thành công. Lãnh đạo là người xây dựng kế hoạch, nội dung tái cơ cấu tổ chức; Truyền thông về việc tái cơ cấu và phân công nhiệm vụ cho từng người thực hiện các nội dung trong quá trình tái cơ cấu.
Ba là, lãnh đạo là người truyền thông hiệu quả về tái cơ cấu tổ chức: Lãnh đạo là người có tiếng nói quan trọng nhất trong doanh nghiệp và truyền thông hiệu quả nhất cho việc tái cơ cấu tổ chức. Người lãnh đạo phải thực hiện trước tiên những thay đổi và là tấm gương cho mọi người noi theo. Để kêu gọi mọi người thực hiện thay đổi thì lãnh đạo phải chỉ cho họ thấy được những lợi ích của việc tái cơ cấu. Họ sẽ được hưởng những lợi ích cụ thể nào? Và họ phải làm gì trong quá trình tái cơ cấu.
Bốn là, lãnh đạo là người lựa chọn đội ngũ nhân sự đắc lực cùng thực hiện tái cơ cấu: Một mình lãnh đạo sẽ không thể thực hiện tái cơ cấu thành công. Lãnh đạo cần phải lựa chọn cho mình những thành viên cốt cán hỗ trợ mình trong quá trình tái cơ cấu. Trong đó, họ là những người tận tụy, trung thành và có sức ảnh hưởng lớn trong tổ chức. Nhiệm vụ của họ có thể khác nhau, nhưng đều hướng về mục đích giúp lãnh đạo thực hiện tái cơ cấu thành công.
Năm là, lãnh đạo là người kiểm soát và quản trị rủi ro quá trình tái cơ cấu: Tái cơ cấu tổ chức chắc chắn sẽ làm ảnh hưởng ít nhiều đến quyền lợi của một hay một số nhóm người. Việc theo đuổi mục tiêu chiến lược và dung hòa lợi ích của tất cả các nhóm là điều không dễ dàng. Do vậy, lãnh đạo cần chuẩn bị những phương án dự trù và mạnh mẽ trong các quyết định, cần phải có tầm nhìn dài hạn cho quá trình tái cơ cấu. Đồng thời, lãnh đạo cần chọn lựa điểm đột phá, và luôn kiểm soát tốt quá trình tái cơ cấu.
Cuối cùng, lãnh đạo tái cơ cấu thành công cần có người cố vấn và người đồng minh quan trọng. Người đó có thể là bạn học nhiều kinh nghiệm, người thầy giàu tri thức, hay những chuyên gia tư vấn am hiểu về quản lý và tư duy chiến lược. những người này không phải là người quyết định, dẫn dắt quá trình tái cơ cấu, mà là người cung cấp thêm thông tin, tri thức hệ thống, và khích lệ thêm sự tự tin cho lãnh đạo đổi mới doanh nghiệp thành công.
Đỗ Tiến Long