Trong môi trường kinh doanh có nhiều thách thức, các công ty đôi khi phải lựa chọn phương án cho nhân viên làm việc tại nhà, cho dù đó là việc làm thường xuyên hay tạm thời nhằm hạn chế tiếp xúc với COVID-19. Là nhà quản lý, nhà tuyển dụng nhân sự của công ty chắc hẳn bạn sẽ lo lắng về cách thức cho nhân viên làm việc từ xa, nhân viên có làm việc hay không, chất lượng có hiệu quả không?
Chính vì vậy, việc áp dụng các công cụ, quy trình làm việc, theo dõi và giám sát thời gian là rất cần thiết, nó giúp các nhà lãnh đạo và quản lý có được sự hiểu biết đầy đủ và biết được ai làm việc và làm được đến đâu trong quy trình làm việc của họ. Các chương trình làm việc từ xa cần được thiết lập hiệu quả nhằm tìm kiếm những giải pháp thắng lợi cho công ty, nhân viên và khách hàng.
Nhân viên làm việc tại nhà cần xác định là những người có kỷ luật, khí chất làm việc độc lập, đồng thời là có kỹ năng phối hợp làm việc nhóm từ xa. Giám sát việc làm việc online tại nhà cần xem xét các kỹ thuật khác nhau để quản lý hiệu quả nhân viên.
Nhiều nhà quản lý và nhà tuyển dụng thấy rằng khi doanh nghiệp hoặc nhóm của họ phát triển, việc theo dõi những gì mỗi nhân viên làm hàng ngày, hoặc hàng giờ, là một nhiệm vụ khó khăn. Mặc dù hiện nay, công nghệ đã giúp việc làm việc từ các địa điểm bên ngoài văn phòng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, nhưng có những vấn đề quan trọng về bảo mật, tính nhất quán cần được đảm bảo.
Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để thực hiện các chính sách giám sát từ xa trong công ty của mình, hãy nghĩ về lý do tại sao bạn muốn triển khai? để theo dõi năng suất của nhân viên, tăng doanh thu hay lý do khác không?
Khi bạn đã xác định lý do thực hiện chính sách của mình, hãy tìm phần mềm có các tính năng cần thiết để giám sát chính xác nhân viên của bạn và cung cấp thông tin cho mục tiêu của bạn.
Năm bước giám sát nhân viên làm việc tại nhà
- Cung cấp cho nhân viên các công cụ để thực hiện công việc của họ
Nếu như làm việc tại văn phòng sẽ có sẵn các công cụ để bổ trợ cho công việc thì làm việc tại nhà bạn cũng cần cung cấp cho nhân viên những công cụ đó. Ví dụ như máy tính, phần mềm, máy in, tài liệu…
- Đào tạo nhân viên để họ chủ động thực hiện công việc tại nhà
Đào tạo nhân viên là nhiệm vụ tương đối cần thiết bởi nhân viên cần có thời gian hội nhập với cách thức làm việc tại nhà. Họ cần có thời gian và hiểu được cách thức làm việc độc lập tại nhà. Nếu được trang bị những kiến thức đó thì việc giám sát rất dễ dàng.
- Thúc đẩy nhân viên đạt mục tiêu để cải thiện hiệu suất của họ
Trách nhiệm của nhà quản lý là cung cấp cho mỗi thành viên trong đội ngũ hướng về những ưu tiên của nhân viên là gì và mức độ hiệu suất mà bạn mong đợi từ họ. Điều này sẽ giúp họ đạt được mục tiêu cải thiện.
- Trở thành nguồn đáng tin cậy
Cung cấp cho mọi người công cụ, đào tạo và mục tiêu là một khởi đầu tốt, nhưng điều gì xảy ra khi họ gặp bế tắc? Họ sẽ nhờ bạn giúp đỡ chứ? Bạn có thể khuyến khích nhân viên tìm đến bạn để được giúp đỡ nếu bạn cho thấy rằng đã sẵn sàng lắng nghe với một tinh thần cởi mở. Tuy nhiên, bạn cũng phải cẩn thận để nhân viên giữ trách nhiệm hoàn thành mục tiêu của mình. Bạn nên là một tài nguyên, nhưng bạn không được đảm nhận trách nhiệm của nhân viên.
- Giữ cho nhân viên có trách nhiệm
Hãy cho mọi người cơ hội để giải thích về sự tiến bộ mà họ đạt được cho mục tiêu của mình. Khi họ có trách nhiệm với những gì mình đạt được và những gì cần cố gắng thì họ sẽ có động lực làm việc hơn. Điều này giúp cho quản lý có căn cứ để đưa ra những quyết định phúc lợi xứng đáng cho nhân viên.
Tạo văn hóa trách nhiệm
Khi bạn đã tìm thấy phần mềm giám sát nhân viên từ xa phù hợp cho doanh nghiệp của bạn và giới thiệu chính sách cho nhân viên của bạn, điều quan trọng là bạn phải tạo ra văn hóa theo dõi và giám sát thời gian trong tổ chức của mình.
Để làm điều này, hãy dẫn dắt bằng cách chia sẻ bảng thời gian và mức độ hoạt động của bạn với nhân viên của bạn và khuyến khích chia sẻ bảng chấm công giữa các nhóm làm việc tại nhà của bạn. Chia sẻ công khai bảng chấm công có thể giúp tăng động lực của nhân viên. Nó cũng giúp các nhân viên cá nhân đánh giá hiệu suất, hiệu quả và năng suất của họ so với tất cả các thành viên khác trong công ty. Điều này có thể giúp toàn bộ nhóm của bạn tích cực cải thiện thói quen làm việc hàng ngày của họ.
Để thúc đẩy văn hóa giám sát của bạn, hãy nghĩ về việc khuyến khích nhân viên theo dõi thời gian và theo dõi hiệu suất của chính họ. Cân nhắc tổ chức các cuộc thi cho những nhân viên làm việc hiệu quả nhất. Nhấn mạnh cách theo dõi thời gian giúp trao quyền cho từng nhân viên bằng cách cho họ tự do và linh hoạt với khối lượng công việc.
Xây dựng giám sát vào quy trình công việc của bạn
Để đảm bảo rằng nhân viên từ xa theo dõi thời gian của họ, hãy đưa ra quyết định có ý thức để xây dựng giám sát và theo dõi thời gian vào tất cả các quy trình công việc của công ty bạn.
Để làm điều này, hãy sử dụng phần mềm giám sát nhân viên làm phương tiện tạo doanh thu như một cách theo dõi lượng thời gian nhân viên dành cho các dự án của khách hàng. Sử dụng phần mềm giám sát với một số chức năng được xây dựng để triển khai các quy trình mới.
Lợi ích của hệ thống giám sát nhân viên tại nhà:
- Giám sát nhân viên trong một môi trường làm việc từ xa có lợi ích rất lớn cho cả cá nhân và công ty.
- Theo dõi được thời gian họ làm việc năng suất giúp nhân viên có trách nhiệm hơn với sản lượng của họ mỗi ngày. Vì vậy, họ có nhiều khả năng được thúc đẩy và tạo ra kết quả lớn hơn một cách thường xuyên.
- Giám sát nhân viên từ xa cũng giúp xây dựng lòng tin. Là một nhà tuyển dụng, bạn có thể biết rằng công việc bạn đang trả tiền sẽ được hoàn thành đúng hạn và hiệu quả nhất có thể.
- Giám sát từ xa cũng mang lại lợi ích rất lớn khi nói đến quản lý. Trưởng nhóm và chủ doanh nghiệp có thể tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi, giúp tăng doanh thu và hiệu quả tổng thể, thay vì lãng phí thời gian vi mô.
Một số phần mềm theo dõi, giám sát nhân viên làm việc tại nhà:
Có một số lượng lớn các nền tảng phần mềm theo dõi thời gian và theo dõi nhân viên từ xa trên thị trường, mỗi nền tảng có một loạt các tính năng và trường hợp sử dụng khác nhau.
Time Doctor là một trong những công cụ theo dõi thời gian mạnh mẽ nhất cho năm 2019, được sử dụng bởi các công ty như Apple, Verizon và PwC, là cách dễ nhất để giữ cho nhân viên của bạn làm việc hiệu quả.
Hubstaff là một phần mềm đầy đủ tính năng với một bộ tính năng mạnh mẽ có thể giúp bạn cách mạng hóa tổ chức của mình và tiết kiệm một lượng lớn thời gian và tài nguyên.
Everhour là một phần mềm dựa trên web tuyệt vời để xem nhân viên từ xa có làm việc không. Nó có khả năng theo dõi thời gian được xây dựng tuyệt vời để giữ một tab trên lực lượng lao động từ xa của bạn.
Timely là một phần mềm khác để xem nhân viên từ xa có làm việc không. Một tính năng kịp thời duy nhất là nó có thể phân loại thời gian của bạn dựa trên các tác vụ, trang web được truy cập và các công cụ được sử dụng.
Với công cụ giám sát nhân viên phù hợp, bạn có thế dễ dàng theo dõi những gì họ đang làm và giữ cho tinh thần làm việc cũng như năng suất làm việc của nhân viện hiệu quả. Time Doctor là công cụ toàn diện nhất dành cho bạn. Nó có vô số tính năng và tích hợp để làm cho quá trình giám sát nhân viên của bạn trở nên dễ dàng.
Trên đây là toàn bộ quy trình và công cụ mà OD CLICK đã giới thiệu đến cho các doanh nghiệp. Với những công cụ và quy trình hữu ích, mong rằng các doanh nghiệp sẽ áp dụng hiệu quả và vững vàng vượt qua trong giai đoạn khó khăn thách thức. OD CLICK luôn đồng hành cùng các doanh nghiệp trong phát triển năng lực và tổ chức, giúp các doanh nghiệp ngày càng phát triển bền vững.
OD CLICK biên tập!
Nguồn tham khảo: