TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ HIỆU QUẢ – NỀN TẢNG SỨC KHỎE TỪ BÊN TRONG TỔ CHỨC
Lan tỏa văn hóa doanh nghiệp, tăng gắn kết nhân viên khi luồng thông tin được chia sẻ hai chiều, xây dựng môi trường làm việc gắn kết là những giá trị không quy được thành tiền mà truyền thông nội bộ mang lại cho doanh nghiệp.
Vậy truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ (Internal communications – IC) là cách thức liên lạc và truyền đạt thông tin giữa các thành viên trong một tổ chức. Trong phạm vi một doanh nghiệp, truyền thông được chia làm 2 nhóm: truyền thông bên ngoài doanh nghiệp & truyền thông bên trong doanh nghiệp (còn gọi là truyền thông nội bộ).
Nói một cách dễ hiểu nhất, truyền thông nội bộ chính là hoạt động giao tiếp nội bộ nhiều chiều giữa Ban Giám đốc với toàn bộ cán bộ nhân viên, giữa phòng ban này với phòng ban khác trong một hệ thống. Suy cho cùng, truyền thông nội bộ là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa tất cả các thành viên trong công ty. Xét về thực tế, truyền thông nội bộ có vai trò đặc biệt quan trọng, không thể thiếu trong quá trình phát triển của các doanh nghiệp.
VAI TRÒ CỦA TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
Thứ nhất, Xây dựng mối quan hệ tốt trong nội bộ tổ chức.
Truyền thông nội bộ tập trung đến việc xây dựng mối quan hệ giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, các công ty con trong một tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để toàn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, hiểu rõ mục tiêu chiến lược phát triển doanh nghiệp.
Thứ hai, Cập nhật và điều chỉnh thông tin, đảm bảo đạt được mục tiêu chiến lược.
Truyền thông nội bộ sẽ làm nhiệm vụ chuyển tải những thông tin về mục tiêu, kế hoạch thực hiện của doanh nghiệp tới các nhân viên, đồng thời gắn kết các bộ phận liên quan, biểu dương và điều chỉnh kịp thời những sai sót và bất hợp lý trong quá trình thực hiện.
Thứ ba, Tạo dựng và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp.
Mỗi nhân viên chính là đại diện hình ảnh thương hiệu của tổ chức. Bởi vậy, các thành viên trong doanh nghiệp phải cùng chung tay và ý thức được tầm quan trọng của mình trong việc góp phần xây dựng phát triển hình ảnh của doanh nghiệp.
Bản tin nội bộ cũng là công cụ hữu hiệu trong việc phát triển văn hóa và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp. Thông qua bản tin nội bộ, các doanh nghiệp thiết lập cho mình kênh thông tin tập trung và chuyên nghiệp. Khi đọc bản tin nội bộ của các doanh nghiệp, chúng ta sẽ thấy các vấn đề “văn hóa doanh nghiệp” được thể hiện một cách rất sinh động và gần gũi.
Thứ tư, Đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ cũng kết hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp như nhân sự, thi đua khen thưởng, công đoàn, đoàn thanh niên… trong việc tổ chức các hoạt động đa dạng và phong phú cho các thành viên, góp phần xây dựng những nét văn hóa đẹp trong doanh nghiệp và một tổ chức gắn kết và tạo ra sức cạnh tranh so với đối thủ.
Thứ năm, Xây dựng và củng cố giá trị văn hóa, nền tảng của tổ chức
Một tập thể lớn mạnh là một tập thể mang bản sắc riêng. Dù nhân viên ở bất cứ vị trí nào, cấp bậc lương ra sao, đến từ những nơi xa lạ và có những sở thích khác nhau, những điều họ làm đều thể hiện văn hóa của tổ chức. Đó là những gì mà truyền thông nội bộ hiệu quả đem lại.
Thông qua truyền thông nội bộ Ban giám đốc sẽ phổ biến rõ được cam kết, tầm nhìn sứ mệnh, những quy định của tổ chức. Khi được hiểu rõ về tầm nhìn, sứ mệnh của tổ chức, yêu mến giá trị hóa mà tổ chức đó đem lại, mỗi nhân viên có thể tiếp tục truyền tải trong nội bộ và bên ngoài, trở thành những kênh truyền thông riêng của tổ chức. Ngoài ra, với việc cung cấp thông tin đầy đủ, rõ ràng, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình và chủ động hơn trong công việc.
Thứ sáu, Tạo luồng thông tin xuyên suốt
Truyền thông nội bộ là cầu nối giữa lãnh đạo và nhân viên, để thông tin được truyền tải nhiều chiều. Bản thân lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động bên dưới, những suy nghĩ, chia sẻ của nhân viên. Người cấp dưới có cơ hội được lắng nghe, giải đáp thắc mắc và thấy tiếng nói của mình có sức nặng và những cố gắng của mình được công nhận. Từ đó, hoạt động truyền thông nội bộ sẽ thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực, làm giảm bớt tiêu cực và các thông tin chưa rõ ràng.
Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ luôn bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của tổ chức, góp sức cho sự phát triển chung.
Cuối cùng, Truyền thông nội bộ tốt là cách thức GIỮ CHÂN NHÂN TÀI tốt nhất
Lương, thưởng không phải điều duy nhất giữ chân nhân sự giỏi. Môi trường làm việc sự gắn kết giữa các cá nhân mới là điểm cộng để nhân viên quyết định gắn bó với công ty thay vì đầu quân sang đơn vị khác.
Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, tổ chức các khóa đào tạo cũng như định hướng chuyên nghiệp giúp nhân viên thấy rằng sự phát triển bản thân cũng được công ty coi trọng. Sự phát triển của nhân viên gắn với sự phát triển của công ty và chú trọng đến phát triển nhân lực nội tại.
Tỷ phú Richard Branson, ông chủ tập đoàn Virgin Group, từng nói: “Đào tạo nhân sự đủ giỏi để họ có thể ra đi. Đối xử với họ đủ tốt để họ ở lại”. Và chính truyền thông nội bộ là chìa khóa để giữ chân nhân tài.
Thấu hiểu tầm quan trọng của truyền thông nội bộ, một công ty ở lĩnh vực phần mềm quản lý truyền thông nội bộ đã nghiên cứu và đưa ra 10 lời khuyên giúp cải thiện hiệu quả truyền thông nội bộ sau đây:
- Khuyến khích chia sẻ, đóng góp ý kiến và đối thoại: Nhà lãnh đạo, quản lý, hướng dẫn nhân viên cách đưa ra phản hồi trên những thông tin họ nhận được, khuyến khích đối thoại mở để cùng tìm ra hướng triển khai và giải quyết công việc.
- Lãnh đạo bằng cách làm gương: Người nhân viên chịu ảnh hưởng rất lớn từ nhà lãnh đạo, nếu muốn nhân viên là một người giao tiếp và truyền thông tích cực, nhà quản lý, lãnh đạo phải là tấm gương trong thái độ, giao tiếp và truyền thông tích cực.
- Làm cho nhân viên hiểu được tác động tích cực của truyền thông: Để làm được điều này, nhà lãnh đạo và đội ngũ truyền thông cần cho nhân viên thấy các giá trị tích cực mà truyền thông đem lại đối với hiệu quả và hình ảnh của tổ chức và từ đó khuyến khích và để họ cảm thấy hứng thú với việc chia sẻ thông tin.
- Công khai mục tiêu: Với việc phát triển internet hiện nay, việc truyền đạt mục tiêu lên các kênh truyền thông nội bộ là rất cần thiết, đây được coi như một cách nhắc nhở nhân viên về mục tiêu của bản thân, của tổ chức và giúp họ đi đúng hướng. Theo một nghiên cứu về thiệt hại truyền thông không hiệu quả của trung bình các công ty, người ta thấy rằng “26.041 USB là tổng chi phí bị mất đi trong một năm do một nhân viên làm việc kém hiệu quả vì những rào cản trong truyền thông”.
- Sử dụng các công cụ trực tuyến thay cho các cuộc họp trực tiếp: Cũng cùng nghiên cứu đó người ta thấy rằng, việc thiết lập các cuộc họp trực tiếp thường gây lãng phí thời gian hơn các công cụ và báo cáo trực tuyến. Khi thay đổi cách thức trao đổi bằng công nghệ trực tuyến, hiệu quả tương tác của nhân viên tăng 20 -25%.
- Xây dựng các quy trình truyền thông thường xuyên: Làm việc quy trình thường đem lại hiệu quả ổn định và tốt hơn, truyền thông cũng vậy, doanh nghiệp nên xây dựng các quy trình truyền thông hàng tuần với các quy tắc rõ ràng.
- Huấn luyện nhân viên chia sẻ thông tin bằng ngôn ngữ viết: Viết tốt là một kỹ năng có thể học được. Nên huấn luyện nhân viên thực hành kỹ năng này và khuyến khích họ viết lại chúng, lan tỏa đến các thành viên khác một cách lâu dài hơn.
- Sử dụng các công cụ di động: Có một thực tế hiện nay là con người tiếp nhận thông tin chủ yếu qua môi trường di động, vì vậy hãy cố gắng tối ưu, tích hợp và giúp nhân viên sử dụng các thiết bị di động, máy tính bảng để chia sẻ các thông tin liên quan đến công việc trong nội bộ và lan tỏa những giá trị tốt đẹp của tổ chức ra bên ngoài.
- Khảo sát nhân nhiên viên: Là cách thức chính xác nhất giúp nhà lãnh đạo, quản lý nắm được tình hình truyền thông nội bộ của nhân viên.
Năm 2015, Adidas tổ chức khảo sát nhân viên với một câu hỏi đơn giản “Chúng tôi có đang lắng nghe bạn?”. Ban lãnh đạo thật sự ngạc nhiên khi đa số câu trả lời của họ nhận được là “Chúng tôi được lắng nghe nhưng không được hiểu”. Adidas ngay lập tức bắt tay vào hành động và đội truyền thông nội bộ đã tổ chức hàng loạt chương trình: giám đốc đến thăm nhân viên, lấy ý kiến các nhóm, gửi thư cá nhân, hội nghị, video… nhưng đều không hiệu quả. Cuối cùng, họ tìm ra giải pháp sử dụng app trên smartphone để tiếp cận nhân viên của họ. Đây là động thái tích cực sau khi tình hình kinh doanh của Adidas gặp “ác mộng” vào năm 2014 và sự thay đổi trong bộ máy lãnh đạo.
- Lắng nghe nhân viên: Lắng nghe thường quan trọng hơn cả truyền thông, do vậy hãy luôn khuyến khích nhân viên ở mọi cấp độ đưa ra các ý kiến và thông tin để từ đó có các đánh giá đa chiều.
Các chuyên gia cho rằng, thương hiệu của một doanh nghiệp bắt đầu từ bên trong doanh nghiệp và chỉ có nội bộ doanh nghiệp mới có thể bảo vệ thương hiệu khi có sự cạnh tranh từ đối thủ bên ngoài. Khi đó, chính các thành viên trong tổ chức sẽ là những người phát ngôn và là đại sứ cho doanh nghiệp, xây dựng các cách thức truyền thông nội bộ hiệu quả là nền tảng cho sức mạnh và sự phát triển từ bên trong của doanh nghiệp.